会计毕业论文
摘 要： 针对C销售分公司在财务管理方面存在的非油业务“账账不符”问题,本文首先从四个方面剖析了“账账不符”所带来的财务风险,然后概括了引发财务风险的原因,最后从业务和管理两个层面提出了对账策略。
关键词： 非油业务; 账账不符; 对账策略;
一、C销售分公司非油业务“账账不符”的概念
自2011年开始,中国石油C销售分公司通过HOS系统进行非油上线业务,非油业务部门在HOS系统内进行非油品(19大类)的购进、退货、调拨,加油站非油品销售日报、支付日报处理、核对,销售成本核算,非油供应商信息结算,并将上述数据传递到中间库,从中间库再传递到财务FMIS账加管接口,形成与HOS账一致的财务FMIS账非油购销存数据及非油供应商结算数据。但是目前C销售分公司出现了FMIS账库存与HOS账库存商品账账不符问题,涉及品类较多差异金额较大。FMIS账中非油供应商往来账务自HOS系统上线以来未单独拆分核算,全部从“应付账款—预入库”下进行入库后付款。长此以往,逐渐形成了应付账款借方余额。
二、C销售分公司非油业务“账账不符”的财务风险
第一,“账账不符”不利于财务部门进行非油库存监控,使得账实盘点没有正确的标准,容易造成中央仓商品缺失,加油站商品赊销、存在账外商品和账外资金,加油站不扫码,借码、窜码销售,不利于资金及时回笼体外循环形成资金风险。
第二,非油供应商往来账务未拆分核算不利于财务部门对供应商的付款进行监控,容易造成超付错付风险。
第三,财务账务混乱,账务核算流程不规范,无法监控HOS系统的不合规操作。发票不在HOS系统预制,供应商付款流程不规范,无法核对入库环节商品数量与价格,不能及时发现采购金额错误,造成库存采购成本失真,形成利润虚增纳税风险。
三、引发财务风险的原因
(一)缺乏对关键岗位人员的培训机制
上线初始,各系统之间的衔接有待完善,随着运行时间及系统间的磨合才逐渐得以完善。公司对上新系统重视不够,系统运行前仅进行简单的培训,培训人员对新系统只是有初步的印象,并不能很好的了解系统间的关联关系就仓促上马。在运行及完善的过程中,公司缺乏对关键岗位人员的再培训及定期培训。关键岗位人员离岗换岗后,新上岗人员在无培训的状态下只能依葫芦画瓢机械性的重复前任工作,出现了半吊子师傅传帮带徒弟,传到最后出现了无论是理论还是实践都处于似懂非懂的状态。
(二)关键岗位人员业务水平低较低,责任心不够强
C销售公司无论是财务人员还是非油业务人员缺乏进取精神,理论水平较低,违规操作随意性较大。一些财务人员不懂财务管理系统之间的勾稽关系,只是定期机械性的生成凭证,并且在生成凭证后不进行FMIS账与HOS账购销存核对,或者核对后为了平账而在混乱的往来科目上调整。
(三)业务部门缺乏规范的操作流程,财务部门缺乏有效的监督管理机制
非油业务部门一直延续错误的工作流程,商品入库无人复核出现错入少入现象;遇到站级同一销售商品既存在退货又出现销售负库存等复杂问题时,处理混乱致使形成销售日报负值,虚增HOS账库存;给供应商付款时HOS系统内不走发票预制流程,每月考核时无发票虚拟预制,财务部门虚拟过账;付款缺乏合同约束,对付款周期没有明确界定,随意性较大;HOS系统内不真实退货,供应商付款无系统数据支撑形成财务往来科目出现借方。财务部门跟着业务部门的错误流程进行账务核算,而不是按照规范的财务管理办法从源头约束业务操作,未将财务管理办法落到实处,缺乏有效的监督管理机制。具体表现在FMIS账中未将入库的商品挂在过渡科目,而是挂在了往来会计科目中直接进行付款。
四、对账策略的研究
(一)业务层面
第一,解决FMIS账与HOS账库存不符的问题,财务应先查出账账不符的加油站,比对出差异的数量金额,再将差异站点做为查找整体从后向前逐月推进。此时需要财务人员自行设计对账表样(涉及VLOOKCUP函数及SUMIF函数),以HOS系统购销存数据为基准查找财务对应生成的购销存,以年为单位进行差异及差异原因汇总。因财务人为原因造成的错账、漏账需财务人员根据查找的差异进行更正补做,因非油人为冲销HOS日报导致的库存差异,需非油关键岗位人员在HOS系统中进行操作痕迹分析,核实情况后向上级公司财务部门开物料账冲销负值销售日报。受相关规范限制(仅可开启近三个月的物料账),此问题为历史问题因此开账冲销策略未必可行。另一策略即在手续齐全的情况下可在HOS系统中进行初始化操作,找平库存。
第二,解决完FMIS账与HOS账库存不符的问题后,财务才能进行非油供应商往来账务拆分工作。财务人员导出FMIS账加管接口“非油品采购及退货信息”数据与HOS系统导出的购销存入库及退货数量金额进行对比,如果有差异也是接口少收或重复接收数据,且情况比较罕见。少收的数据在HOS系统中查找供应商,重复接收的数据在FMIS账中导出的数据中删除。再用FMIS账中导出的数据与“应付账款—预入库”科目帐页中的数据进行比较,查找出现差异的供应商。利用与HOS系统导出的购销存中入库退货数据比对后的FMIS接口数据进行数据透视分析,即可快速拆分供应商。再根据已经形成的财务帐页数据,在拆分后的供应商数据上进行账期间的调整,使得拆分的供应商入库退货金额与财务入账金额(即贷方金额)相等。“应付账款—预入库”借方金额为给各供应商的付款金额,关于所付款的供应商通过查找原始凭证。最后通过上述办法汇总出的供应商入库付款差额合计即为账面出现的应付账款借方余额。
非油部门先用HOS账中购销存数据与部门内留存的原始送货单据进行购进退货核对,查找出入库差异。对于少入部分进行补入,补入的部分无法开具发票进行发票预制,财务只能将补入部分冲抵应付账款下往来供应商的借方余额;对于入库单价错误导致的成本失真利润虚高问题,只能完善相关手续后财务进行账务调整增加成本冲减利润。
双方部门分别完成各自的账务核对后再进行两方对账,确定出现借方余额的供应商为公司人为因素所致还是确为超付。
(二)管理层面
第一,强化培训力度,充分利用职工教育经费。C公司应完善培训体制,根据工作需要制定合理的培训计划,尤其在系统应用方面要加强对关键岗位人员的专业技术能力继续教育。制订各业务部门相关的信息系统标准化操作手册、规范的工作流程等专业或系统培训教材。定期邀请具有实战经验的专业讲师解读相关的会计准则以及与公司业务相关的新政策,在合理的范围内充分利用公司的职工教育经费,切实提升员工的理论水平和实践经验。
第二,建立切实可行的绩效评价制度,关键岗位人员定期轮岗制度,以提高全员工作责任心。公司可通过工作流程分解法识别关键流程,确定关键岗位。将具有较强的专业技术水平以及良好职业道德的从业人员确定为关键岗位人员,再通过切实可行的绩效评价办法考核关键岗位人员的综合水平,形成与之关联的奖惩制度。严格执行关键岗位人员定期轮岗,使得整个公司全员形成爱岗敬业的文化氛围。
第三,规范业务部门的操作流程,强化财务部门的监督管理。业务部门要不定期的修订规范的操作流程,商品入库及退货后结算岗位人员及时开具发票在HOS系统中进行发票预制,借以实现入库退货信息的审核,确保商品成本真实可控,杜绝不真实退货问题。财务部门要对采购发票的信息及供应商付款信息进行严格审核,按照规范的核算办法进行财务操作,利用财务终端形成的有效数据来监督和规范业务部门的操作流程。财务部门与非油业务部门在精细化管理上要有明确的责任分工,实现相互监督、相互牵制。例如,财务部门非油核算人员每月核对FMIS账与HOS账商品购销存出具购销存核对表,非油部门关键用户每月核对HOS账与站级系统商品购销存出具核对表,各自及时查找账账不符的原因。财务部门每月与业务部门进行入库供应商未开具发票的往来签认,年中年末与供应商进行往来签认。