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办公室文秘的角度下探讨新形势下做好办公室工作的要求

来源:办公室业务 作者:张新强
发布于:2020-12-08 共3024字

  摘要:办公室处于连接领导和员工的关键位置,是公司的信息处理中心。办公室工作需要明确领导的任务要求、记录上层会议内容、规范撰写公文以及高效处理企业事务。因此,做好办公室工作对公司的发展至关重要。本文站在办公室文秘的角度,探讨新形势下做好办公室工作的要求。

  关键词:办公室文秘工作; 要求与思考; 会议记录与公文撰写;

  众所周知,在办公室工作中,文秘人员发挥着重要作用。作为一个合格的秘书,要做的是在会议上准确记录领导的任务和要求,并整理下发到各个部门。同时,文秘人员能否做到规范撰写公文和材料是判断工作是否合格的标准。因此,办公室文秘工作不仅仅需要优秀的文字表达能力,更需要沟通协调能力,从而更好地进行信息的传达。

文秘

  一、办公室文秘工作的职责

  新形势下,办公室文秘工作的主要职责是:组织会议并记录会议内容、上传下达、负责协调沟通、规范撰写公文与材料,协助领导的工作、负责处理企业的日常活动。办公室文秘工作的职责要求文秘人员具有综合素质,要求其具有成熟优秀的文字表达能力、高效的理解沟通能力、与时俱进的思考能力以及随机应变能力。同时,从企业文秘人员的职责中可以看出,对文秘人员的招聘要求越来越高。因此,文秘文员应结合当下新形势,不断提高自身综合素质,养成良好的职业道德。

  二、办公室文秘工作的思考

  (一)创新服务方式,当好参谋助手。

  如今我国科技水平不断进步,手机、平板、电脑等工具使文秘工作更加便捷,节省了大量的时间。因此,文秘工作的重心可以转移到帮助办公室领导处理日常事务性工作、协调沟通上下级关系、规范撰写公文材料上。同时,为了更好地完成参谋助手的任务,办公室文秘人员要找准自己的定位,不应该认为文秘工作仅仅是记录会议内容、撰写公文材料等文字性任务,应该把文秘工作的定位上升一个高度,充分认识到文秘在企业中的作用,在办公室领导的大方针下合理安排工作,协助领导完成信息传达和决策执行,提高工作效率和质量。

  (二)超前筹划,做好服务工作。

  众所周知,企业对于文秘人员的要求越来越高,文秘人员是连接领导和员工的枢纽,需要时刻关注企业发展,对任何问题要提前思考,尤其是对领导关注的问题要提前介入,充分发挥好参谋助手的作用。同时,文秘工作需要耐心和细心,例如在安排会议时要充分考虑好参加会议的人员,为领导准备好会议安排方案,简要概括会议内容、明确会议时间,更要在会议结束后将详细的会议内容上传至领导,下达至员工。办公室文秘人员只有做到超前规划,耐心细致才能保证工作不出错,才能做好服务工作,不断提高自身综合能力,成为合格的助手。

  (三)规范撰写公文,有效传达工作任务。

  作为文秘人员,要系统学习公文的撰写标准和要求,时刻关注国家下发的文件,及时了解公文撰写的最新要求。同时,文秘人员要熟知不同种类的公文并做到详细区分,在使用时要明确公文类别,不能错用、乱用。文秘人员一定要细致,撰写公文时要认真检核对,全文围绕核心内容,"是什么,为什么,怎么做"来撰写,不能存在逻辑问题,一定要条理清晰,语言通顺,无错别字现象。并且要做到善于思考,与时俱进,具有责任心,充分保证公文的准确性、权威性、政治性。

  (四)健全工作程序,合理安排人员配置。

  作为企业,要想不断发展壮大,就要有规范的工作程序,优秀的企业文化氛围,使每一名员工都各司其职。众所周知,办公室工作繁杂琐碎,若没有规范的工作程序会使办公室人员重复工作、毫无头绪。因此,只有将工作程序和流程明确化,让文秘人员按照流程工作,减轻工作任务,更完美地完成工作要求。同时,办公室工作内容多,文秘人员应根据自己擅长的领域和岗位分工合作,行政秘书、文件管理员等要各司其职,团结合作。

  (五)提高思想高度,主动服务。

  每一家企业都有自己的企业文化,而良好的文化氛围可以增加员工对企业的依赖感和贡献度。因此,办公室的工作人员要加强思想建设,提高对公司的依赖感,热爱自己的工作,更好地服务领导和员工。同时要增强责任意识,明确文秘人员的工作任务,高要求高质量完成,无论是撰写公文材料还是传达沟通时,都要实事求是、耐心细致。作为文秘人员,要主动为领导和员工服务,充分了解员工的工作情况和最新资讯,当领导询问时,及时客观告知,为领导的下一步决策提供有效的提案,并且撰写文章时要实事求是,不能敷衍了事。总之,办公室文秘人员应该培养责任意识,爱公司、爱岗位,做好领导的助手,让员工了解企业的发展前景,促进企业的不断壮大。

  (六)不断学习,提高综合能力。

  无论是新入职的文秘人员,还是有一定的工作经验的文秘,都要不断学习来提高自身能力,与时俱进,了解新形势下对于办公室文秘人员新的要求,更好地服务公司。首先,作为文秘人员要充分了解公司的产业链,明确公司的发展前景,只有这样,才能在领导需要的时候提供值得参考的意见。其次,要努力学习科学文化知识,不断提高文字能力,毕竟文秘人员是需要撰写会议记录和公文材料的。再次,了解领导的工作程序,更好地配合领导工作。因为文秘人员也可以称为领导的助手,只有充分了解领导的工作特点,才能紧跟领导步伐,提高工作质量和工作效率。最后,学会细致办事,办公室文秘人员不仅仅需要文字表达能力,更需要协调统筹能力,在安排会议时,要考虑参会人员的名单、座位、会议内容和会议时间,提前安排好可以避免部分人员时间冲突造成不必要的麻烦。同时在安排领导出差时,也要充分考虑时间冲突问题,提前做好计划,飞机等交通工具的使用,宾馆、车辆的安排,路线的规划等都可以看出你是不是一名合格的办公室文秘人员。

  (七)善于钻研,找到工作规律。

  一个优秀的文秘人员,要做的不仅仅是努力工作,更要学会在繁杂琐碎的工作中找到规律。同样的工作任务,有的人需要一天才能完成,而有的人只需要两三个小时就可以做到。这时你要思考为什么我的工作效率比别人低?而不仅仅是闷头苦干,当领导询问时觉得自己也完成了任务并且工作努力,殊不知这只是自我满足,工作效率极低造成的。虽然办公室工作大多是烦琐的,但也要讲究方式方法,从复杂的小事中找到共有的规律,这样不仅仅可以节省时间,降低工作强度和难度,更能提高工作效率,更好地帮助领导完成工作。

  (八)牢记职责,找准文秘定位。

  各司其职,顾名思义,需要在不同岗位上的员工能够清楚地认识到自己的工作任务,并且按时保质地完成工作。办公室文秘人员的工作职责包括文字表达、撰写公文材料以及会议记录,协调沟通、协助领导完成决策和任务分配、传达领导信息等。因此,办公室文秘人员要找准自己的定位,在做好自己本职工作的同时,要摆正自己的位置,不要越位工作,不要因为野心和欲望抛弃职责道德。

  三、结束语

  众所周知,办公室工作是企业正常运转的核心,而在办公室工作中,文秘人员更是起着至关重要的作用,他们是连接上层领导和下层员工的纽带,只有文秘工作圆满完成,领导的决策才能够及时有效地传达给员工,及时准确地开展下一步工作。因此,作为办公室文秘人员,在新形势下要及时了解国家下发的各种文件,不断提高自身的综合能力,在烦琐的工作任务中找到正确的规律,从而更好地服务领导和员工,成为合格的参谋助手。

  参考文献

  [1]李建忠。办公室工作人员要做到"六多""六少"[J].办公室业务,1998(06)。

  [2] 成峰,姜苏,罗锡健。如何做好基层气象部门办公室工作浅谈[A].贵州省气象学会2010年学术年会论文集[C].贵州省气象学会,2010.

  [3]邓卫平。做好法院办公室工作的辩证思考[A].中国当代秘书群星文选[C].秘书之友,1999.

作者单位:国家能源集团宁夏煤业公司矿山机械制造维修分公司
原文出处:张新强.新形势下做好办公室文秘工作的几点思考[J].办公室业务,2020(19):72-73.
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