摘要：小微企业创业后“较为危险”的三年, 是企业特别需要关注的经营管理重点, 而云服务正好能够与小微企业所需要的方便快捷、实时高效相呼应。因此, 根据云服务的特点, 分析云服务到底能为企业提供怎样的管理方法, 并以金蝶集团旗下的云服务产品为例, 为小微企业使用云服务平台和云服务产品, 解决现有的财务、销售、管理等难题, 提出了可行的解决方案。
关键词：小微企业; 云服务平台; 云服务产品; 管理方案;
小微企业, 是小型企业、微型企业, 以及家庭作坊式企业、个体工商户的统称。在国家大力支持小微企业发展的各项政策背景下, 小微企业如何从艰难生存, 到进入平稳的成长期, 是目前亟需探索解决的问题。
随着时代的进步、科技的发展, 以及云计算的出现, 都预示着小微企业可以有不同的选择, 进入更加系统化、协同化、简便易行的云服务时代, 帮助小微企业迅猛发展, 实现经营管理的信息化和一体化。
一、云服务平台的内涵与小微企业云服务平台发展现状
(一) 云服务平台的内涵
云服务平台, 是针对由谷歌最先提出的云计算, 来进行服务的虚拟互联网平台。其中的服务, 是指将基础设施、平台、软件作为服务的混合概念演变升级。
(二) 小微企业的云服务平台发展现状
1. 小微企业云服务平台的运转模式
目前, 我国市场上出现的云服务产品, 是将企业信息化管理、互联网应用、计算机技术三者相结合, 按照小微企业自身的需求进行租赁使用。该云服务产品, 只需要一个能够联网的终端, 即可满足销售采购、管理运营、营销财务等多重企业需求, 为企业决策层与管理层提供真实的数据, 有效方便地实现决策层、管理层对企业的管理。也可以说, 云服务平台既能够使企业决策方向实时调整, 又能帮助企业更好地发展。
小微企业在发展前期都会出现的问题, 主要在于资金不雄厚, 即资金链易出现断裂。这也说明了小微企业的风险承担能力较弱, 没有充足的资金。2016年初, 我国大多数小微企业对云服务类的产品还处于观望状态。但之后, 互联网上不断公布的消息显示, 一部分小微企业已渐渐地转变其固有的思想, 开始进行新的经营管理尝试。而云服务平台的发展恰恰为他们找到了适合方式, 即对于云服务产品可进行租赁式的使用。
2. 一些主力集团都完成了初步云端ERP服务的转型
针对小微企业的需求, 金蝶集团进行了一次云服务调查, 并根据这项调查, 金蝶集团确定了云服务所指定的目标定位, 具体如图1所示。
处于国内ERP类管理软件龙头的用友集团, 其针对的小微企业用户群为:根据网上现有公布的信息, 在2017年末, 以开发并销售ERP软件, 且面向小微企业的主力集团, 如用友、管家婆、金蝶、浪潮。目前, 这些主力集团都完成了初步云端ERP服务的转型。
金蝶精斗云推出的精斗云系列, 是专门针对小微企业的云服务平台。这一系列产品在应用上, 采用了电脑网站直接登陆与手机APP相结合的模式, 在使用上更加体现云服务的便捷与信息化, 可以随时随地进行业务操作, 即时即刻完成销售和管理。
而如今出现的云服务平台, 都是依托于阿里集团、腾讯集团等大型云服务商, 能够保障企业使用云服务时传输数据的安全与数据处理的高效。目前, 云服务基本上都可以满足小微企业的运营需求。
二、小微企业信息化管理存在的问题及其原因
(一) 小微企业信息化管理存在的问题
现阶段, 我国小微企业的现代化管理水平较低, 主要体现在管理规范问题、资金融资问题、企业工作效率问题这三个方面。而在信息化管理方面存在的问题, 主要体现在以下几个方面:
1. 信息化基础较低
根据目前的市场占比分析, 小微企业作为市场上占比最多的企业, 虽然在我国企业总数中占97.3%, 但其信息化程度, 还未达到现有小微企业总数的10%。而已转变观念并使用云端ERP类产品的小微企业, 多为一些具有创新性产品或观念的企业, 原因在于当企业发展不断需要创新性时, 这种企业更容易接受新事物, 更有耐心对云服务进行探索。
我国小微型企业的市场占有率和企业信息化占比, 如图2所示。
2. 对信息化管理的认识较低
小微企业多数存在非正规的管理标准, 长此以往, 不仅会影响日常的工作效率, 而且会导致企业无法对公司出现的问题及时予以解决, 进而影响企业的发展。这是很多小微企业最终失败较明显的原因之一。当然, 小微企业对信息化管理的认识较低, 从整体大环境来说, 也说明云服务类平台的建设还在成长期, 没有成熟的技术和更广泛的宣传效果。
3. 对信息化认识的层次不同
如今, 政府对小微企业在税收和发展上已经出台了很多极好的扶持政策, 从大学生创业、个体创业、公司创业, 到兼职创业、大赛创业、合伙创业, 这么多的创业形式, 都能帮助小微企业在市场上招揽更多的人才。但是因为小微企业的人才来源不同, 其对于信息化的认知与了解也是不同的。
比较靠近信息技术、金融电子类的小微企业, 他们的信息化意识比较强。但是一直处于基础性行业的单纯销售类企业, 或者制造类的传统行业, 则接受企业信息化的程度较差。这是因为传统的行业一般都满足现状, 同时也没有足够的资金招揽高端信息化人才, 以改善企业传统管理下出现的问题。
4. 对信息化管理的资金投入较少
小微企业的管理者, 一般本身也是创业者, 由于没有足够的资金支持, 只能依靠自身发展来进行资本累积。同时, 在小微企业的发展模式中较少存在爆发式增长。缓慢的发展过程, 还未使小微企业经营者认识到, 企业信息化必须施行;也还未认识到, 信息化的云服务模式, 将成为未来企业发展的主要实现模式。所以, 经营者对于云服务平台使用时的资金投入较少, 也影响了对云服务使用的判断。
(二) 小微企业信息化管理存在问题的原因
调查结果表明, 小微企业信息化管理存在问题的原因, 主要是受传统思想的影响。一些较为传统的小微企业经营者不愿接受云类产品的原因, 基本在于三个认知:一是认为信息化不一定能够有助于小微企业的管理或经营, 因为现有的传统ERP方式, 就能很好地满足企业发展需要了。二是认为信息化对小微企业很有好处, 可是对已经在市场上有一定发展的小微企业来说, 重新让企业适应信息化趋势较复杂, 也没有什么必要。三是认为云服务类的产品多为租赁方式, 这对企业来说属于长期投入资金, 资金投入较大。但是由于小微企业自身资金不足, 可以在企业发展更好一些的时候, 再选择实行信息化管理。
三、小微企业对云服务的主要需求
(一) 企业的数据传输与管理
1. 企业数据传输需加速
大部分小微企业的经营者, 在未使用云服务产品时, 会较看重云服务产品的价格与质量、功能与使用方法, 而忽略云服务产品带给小微企业信息化工作效率的提高与信息化管理的规范化。小微企业在使用经验式管理方法或传统的ERP进行管理时, 会出现数据信息无法及时传达的问题, 导致信息更新不及时, 从而对企业会产生不必要的损失, 而这些损失的根源, 在传统管理或者传统的ERP系统中不易查找。
企业数据无法及时更新, 也会影响经营者对于企业发展方向的判断, 这会使得企业无法把握市场动向, 从而加大企业走向失败的概率。另外, 传统的ERP系统作为固定式的公司资产, 地点固定, 不易让业务人员或者出差人员进行数据反馈。而传统且非标准化的管理, 也会使小微企业在面对人事或者财务问题出现不公平、不公正的情况, 这也会影响公司的工作效率与长远发展。所以, 传输数据加速就成为了小微企业选择云服务平台及产品的主要诉求点。
2. 企业数据需整合
小微企业虽然人员和产生的信息数据较少, 但是市场上分析数据已成为目前的主流趋势, 而且在大数据时代, 各种数据的海量分析已经成为洞悉市场的武器。企业可从这些大型数据的分析中, 得到未来发展的趋势和方向。
然而, 小微企业在分析这类海量数据时并不占优势, 原因在于, 大数据分析作为一个专业分析需要专业人才, 而小微企业没有过多的资金招聘专业人才进行分析数据。如果小微企业未进行信息化管理, 其产生的数据较少, 也没有办法得出准确的信息。企业自然无法根据信息得到市场的需求、找到企业自身已有问题, 提出适当的解决方法。
而云服务平台的出现, 使小微企业的需求就能得到基本实现和解决, 即使得不到非常准确的数据分析, 也会使经营者得到一个大概的市场走向, 满足小微企业对市场需求的探究。
(二) 企业工作协同与实施
1. 企业工作程序需要简化与流程化
从小微企业的现状来看, 其管理者大部分是非管理专业, 对企业实施的是探索式管理。在小微企业的业务、财务、人事等各项工作中, 工作程序的繁琐与冗杂, 成为了资源浪费的主要原因。小微企业的工作程序是由管理者与经营者指定的, 首先就会出现四个问题, 即这些工作程序是否合乎管理标准、是否制定了管理标准, 以及工作程序是否重复、是否简便易行。就目前市场上小微企业的发展现状来看, 这四个问题都还存在, 且为主流小微企业的突出管理问题。
小微企业的经营者需要使用最简便易行的方法, 来实现对企业的管理与工作调整, 而云服务平台及其产品作为智能化系统平台, 也应满足小微企业的发展蓝图和工作程序的流程化与简便化。
2. 企业业务实施效率需提高
小微企业的业务流程不明确, 管理方式不明了, 容易造成企业业务的低效率。而对于那些已经使用传统ERP系统的小微企业来说, 其业务人员在进行业务工作的时候, 需要面对另一个问题, 就是业务活动无法协同办公, 系统模块的登录与数据的统计较为分散, 数据不能共流共享, 当然也不能实现跨系统协同办公。因此, 业务人员需要不断在其他模块中同步登录并录入数据, 这样就会增加时间成本, 业务效率降低。而如果小微企业对更换云服务类系统或产品, 增加成本之后, 对以上这些问题肯定能找到一个合适的解决方式, 并提高办公软件的使用效率。
四、云服务系统对小微企业的优势
(一) 实时与便捷
小微企业使用云服务类软件后, 首先在管理企业上就会出现很大的不同。这主要体现在对企业信息的传达更加便捷。企业内部交流可通过专门的企业云端产品完成, 更加专业化, 方便企业管理者对人员的去向和工作进度进行实时查询, 增加工作人员的信息化, 更快地提高企业的信息化管理。这对小微企业的管理者而言, 是让企业管理更加标准, 更加规范的一种方式。此外, 云服务类产品不仅可针对小微企业的管理层进行使用, 还可面向小微企业的员工进行数据传输交流。企业实时沟通性的提升, 更加有助于企业数据化的步伐加快。
2017年, 各类云服务产品在都在进行不断改进, 而且对小微企业没有充足高信息化人才的问题提出了解决方案。例如, 金蝶、管家婆都推出了较最初一代云服务产品来说更加简单方便的最新一代, 其管理模块更加清晰明了, 功能尽可能一目了然。帮助使用云服务产品的用户更加容易使用, 其功能方向也更加细致, 不同云端系统模块也更加专业化。这种微调, 使得云服务系统更加贴合小微企业实际的需求, 而且此类云服务系统大多都有一项功能, 即权限设定。这项功能设定不同权限, 可以帮助管理者和工作人员进行管理, 并进行自身实时的监督, 促使企业管理各个方面的效果也更加显着提高。
(二) 数据的交互与简易
传统的ERP系统存在小微企业无法实现数据共流的问题, 在云服务产品中都可以予以解决。因为云服务类产品面向小微企业需要的数据传输方式和使用数据的调用方式更加便捷。所以, 结合云服务产品云端储存的特点进行直接分析, 可以帮助企业得到一些基本的数据分析结果, 有利于企业在资金不足的情况下, 拥有最好的分析洞察企业自身问题的分析方式。
与云端紧紧互联的云服务平台, 依托于云端大企业的数据分析与数据加密储存, 也使得数据更加安全, 储存的时效更加长久。不会出现传统ERP系统常有的问题, 即使硬件需要更换时, 数据繁琐且耗时的搬运, 能够帮助小微企业更加轻松地管理数据。
(三) 业务的协同与智能
由于云服务平台只需要链接网络登录即可使用, 所以企业业务人员可直接上门服务, 服务的流动性增加, 给业务人员更多的业务工作时间, 能够减少处理业务的时间成本, 提高业务的效率和成功率。同时, 云服务产品可以以手机APP的形式使用, 许多的远程业务洽谈都可以完成。在手机终端就可以完成下单、补货、采购、财务和人员管理等工作, 帮助业务人员更好地管理客户数据与自身工作信息。
云服务类的系统模块, 还可以更加智能化, 提醒管理者企业产品库存等信息, 也可显示饼状图、条形图和折线图, 展现出企业近期的销售现状、资金流向和员工业绩。
(四) 资金专业化与低成本
云服务平台连接模块, 能够实时更新国家对小微企业的政策, 尤其是在财务方面, 一键报账与审核反审核, 会更加简化财务人员的工作。财务人员不用再到政府排队报账, 只需云服务平台连接政府的财务审核系统, 就会更加容易地进行无纸化财务审核审查。这对小微企业来说更加专业, 对政府来说也更加便捷。小微企业资金的管理在使用财务软件以后, 也会让管理者对企业的利润与负债走向更加清晰, 不用再等月末、季末或年末才会了解企业的资金情况, 直接在云服务平台使用权限进行实时监控, 发现问题更加及时, 也更加安全放心。
云服务产品模块, 会针对不同需求、不同资金流量的小微企业, 提供不同的版本, 帮助小微企业管理者根据自身实际, 以及对于云服务产品功能的需求与价格的支付能力更好地进行选择。从长远角度来看, 企业可以根据自身需求与短板进行付费使用, 云服务平台承包了传统ERP软件繁琐的后续更新维护费用, 并且为企业提供更好的试用体验。当小微企业不断发展, 目前使用的云服务产品无法满足企业发展需要的时候, 企业可以根据自身试用感受进行第二次选择, 从而完成购买。
对于企业需求和租赁的模式, 云服务产品也可以保证企业在后续发展过程中, 更加方便地更换服务。同时, 企业旗下的云服务平台, 也可以更好地保证数据传输与同步。
五、基于云服务的小微企业管理方案
(一) 企业人员整合
当小微企业使用云服务平台和云服务产品进行人员管理时, 可更加清晰每个员工的职责, 对管理还未标准化、规范化的小微企业, 云服务能够对企业员工的职责用权限设置直接分工, 避免产生一些人为因素对企业管理的影响, 便于实现小微企业的管理专业化。
云服务平台和云服务产品权限的设定, 也保护了企业人员所能查看资源的安全。因为通过每个账号的管理, 管理者能够自行设定和更改权限, 便于人员调整更换, 适合于小微企业人员不固定的现实情况。
(二) 企业定制化
虽然企业需要统一管理, 实现管理标准化, 但是从使用云服务平台及产品来说, 每个小微企业的需求不同, 所针对问题的云服务产品及平台模块的选择也是不同的。这里以用友集团旗下的畅捷通和金蝶集团旗下的精斗云为例进行说明。
用友集团旗下的畅捷通平台模块及解决的小微企业问题, 如图3所示。
金蝶集团旗下的精斗云云服务平台模块和功能, 如下表所示。
金蝶精斗云云服务平台模块和功能
小微企业可根据自身不同的发展弱点来选择云服务平台和产品, 这种选择, 既不用小微企业投入过多的资金, 加大企业负担, 也不用完全抛弃现有的管理经营成果, 只需要选择自己最急切的问题尝试解决, 从而一步步完成企业信息化的转变。
六、结论
通过使用云服务平台及云服务平台拥有的一些组合产品, 就可实现小微企业管理、经营、销售、财务等必备需求的专业化和规范化。这种按照企业需求而进行模块的选择, 能够满足小微企业的定制需求, 帮助小微企业轻松解决最注重的财务、销售和管理难题。
当然, 云服务平台及产品选择的模块越多, 使用起来也会更加复杂一些。但是, 随着云服务平台在企业的应用, 未来即可显现出它的强大优势, 帮助小微企业的发展更加迅速高效、经营管理更加信息化和一体化。有理由相信, 云服务平台的使用, 在这两年将会成为主流的管理运营企业新趋势。
