分析会展企业在财务管理中存在的问题及完善建议

　　摘要：ERP是当前企业财务管理中最为重要的工具, 在企业破解传统财务管理问题中具有非常突出的作用。研究首先介绍了ERP的内涵、特征以及价值, 继而以会展企业为对象, 探讨了ERP在会展企业财务管理中的应用价值, 包括提高管理效率、强化管理水平、转变管理模式, 紧接着系统性分析了当前会展企业在财务管理中存在的问题, 如环境建设不达标、系统功能不全面、系统选型不合理、前期工作不深入、人员素质不匹配、后期完善不及时, 最后就如何有效克服此类问题给出了针对性的建议。

 

　　关键词：会展企业; 财务管理; ERP; 完善对策;

 

　　改革开放以来, 随着社会经济的持续发展与国内外交流的日益频繁, 我国会展事业获得了长足的发展, 会展举办的频率与规模日益增加, 会展企业也不断增多。财务管理是会展企业管理中的重点, 信息技术的持续发展为会展企业创新财务管理模式提供了巨大的技术支撑。目前, ERP系统已经被大量的应用于会展企业的财务管理中, 有效地提升了会展企业的财务管理水平。但受各种因素的限制, 会展企业在ERP应用中也暴露了一些问题, 必须采取有效的完善策略。

 

　　一、ERP的内涵、特征与价值

 

　　ERP是Enterprise Resource Planning的首字母缩写, 翻译过来为企业资源计划。ERP是以信息技术为基础, 全面集成企业资源信息, 为企业管理与决策提供助力的系统化平台。从当前有关ERP的研究来看, ERP既是一种管理平台, 也是一种先进的管理思想, 更是一种在管理实践中广泛应用的方法, ERP从MIS、MRP、MRP II发展而来, 具有集成性、时效性、预测性三大特点, 集成性指对生产控制、物流管理、财务管理的有效整合, 实效性指具备实施处理与分析的功能, 而预测性则指在财务数据处理的基础上进行预测、管理和控制。ERP的三大特征使得其在企业管理中具有突出的应用价值, 有助于管理者随时把握企业运行状况, 对资金的透明化运行以及管理效率的整体提升均有着很好的作用。

 

　　二、ERP在会展企业财务管理中的应用价值

 

　　(一) 提高管理效率

 

　　管理效率低下是当前会展企业财务管理中面临的严峻问题, 因为传统的财务管理在数据的搜集、整理、分析、处理中以人力资源为主, 工作进度相对较慢, ERP系统在财务管理中的应用能够大幅度减少人力操作的内容, 以高速、便捷的信息系统取代重复、繁琐的人力系统, 极大地提升了财务管理的效率。不仅如此, 借助ERP系统的应用, 会展企业可以将各种应用系统, 比如人力资源管理系统、OA系统等有机地整合起来, 为企业推行扁平式管理提供一体化工作平台, 在提高企业的内部管理效率, 强化企业的执行力度以及有效整合财务管理与其他综合管理中具有突出的价值。

 

　　(二) 强化管理水平

 

　　ERP系统在财务管理中的应用对会展企业管理水平的整体提升同样有着突出的价值, 首先, ERP系统的应用可以大幅降低财务管理中人为错误的风险, 因为借助信息处理工具, 能够将易于犯错的大量环节纳入到信息处理中, 在提供处理效率的同时, 也保障了数据处理的准确性。其次, 财务管理不仅具有财务层面的意义, 对企业综合管理乃至战略决策同样有着很好的作用。当前, 发挥财务管理的增值作用已经成为管理的热点, ERP系统能够借助各种有效地分析工具, 将分散的财务数据整合为财务资源, 为企业负责人制定战略决策等提供参考依据, 推动企业财务管理水平的强化与提升。

 

　　(三) 转变管理模式

 

　　管理模式是财务管理所遵循的基本模式, 与时俱进是管理模式的基本要求。企业管理模式的转变主要体现在两点内容上, 第一是管理内容的发展, 即根据财务管理的需求, 不断拓展管理范围, 实现管理模式的创新发展;第二是管理技术的发展, 即不断加强新技术在财务管理中的应用, 优化管理模式的效果。ERP系统的应用属于第二种。ERP系统是信息技术发展到特定阶段的产物, 具有多样化的财务处理功能, 可以有效弥补传统财务处理中的欠缺与不足, 从而推动管理模式的创新, 为会展企业财务管理的深入开展与有效推进提供技术支撑。

 

　　三、ERP在会展企业财务管理应用中的问题

 

　　(一) 环境建设不达标

 

　　良好的外部环境是会展企业财务管理ERP应用的重要保障, 因此, 会展企业在ERP应用中, 必须将环境建设作为重点内容, 确保外部环境与ERP建设的需求相吻合, 从而提高ERP的建设效果。但从当前ERP建设的现状来看, 外部环境不达标是常见问题。首先, 从思想观念层面而言, 企业领导层对ERP建设缺乏正确的观念。不少会展企业的ERP建设并非从财务管理以及企业发展的实际需要出发, 而是一种盲目跟风的行为, 这就导致ERP建设根本无法实现优化财务管理的目标, 削弱了ERP建设的针对性;其次, 从制度建设层面而言, 会展企业未能将ERP建设与应用纳入到企业整体的制度建设中, 既没有围绕ERP应用出台细致完备的制度, 也没有从严格制度执行的角度出发, 设置相应的奖惩措施, 制度建设有浮于表面的现象, 对ERP建设的外部环境带来了一定的负面影响。不仅如此, ERP建设对企业的信息设备等有一定的要求, 不少会展企业在信息设备配置以及网络配置中同样存在问题。

 

　　(二) 系统功能不全面

 

　　ERP系统是当前会展企业深化管理改革, 提高管理效果的主要凭借, 而全面、完善的系统功能则是充分发挥ERP系统作用与价值的前提条件, 然而, 从当前ERP系统的应用现状来看, 系统功能不全面是比较典型的问题。首先, 系统功能以财务管理为主, 其他层面的功能有所欠缺, 无法发挥ERP系统的整合价值。如前所言, 集成性是ERP系统最为基本的特点, 能够借助功能模块的设置将不同的管理内容有效的整合起来。但不少会展企业的ERP系统功能仅仅落在财务管理层面, 展览项目管理、观众服务等欠缺;其次, 功能设置不完善。即便在财务管理领域, 功能设置不完善也是比较典型的问题, 财务管理功能设置中没有将订单管理、收付管理、预算管理等有机地结合起来。

 

　　(三) 前期工作不深入

 

　　“合抱之木, 起于毫末”。对会展企业财务管理ERP应用而言, 扎实的前期工作是保障ERP应用效果的先决条件, 但从会展企业ERP应用现状而言, 前期工作不合理是比较典型的问题。比如, 财务管理现状调查不足。ERP主要应用于企业财务管理, 财务管理现状是ERP应用必须参考的内容, 它决定了ERP应用的思路与任务, 但很多会展企业在ERP建设中存在随大流的现象, 未能以财务管理现状为ERP应用的出发点和立足点, ERP建设中出现了偏差, 弱化了建设的效益;又如, 企业环境分析不足。ERP应用具有很强的系统性, 对外部环境有着较高的要求, 因此, 会展企业在ERP的应用中需要对外部环境有充分的了解, 有效克服外部环境的负面因素。但在实际的应用环节中, 很少有会展企业会意识到此点, 对ERP建设以及后期运行带来了一定的负面影响, 降低了建设效果。前期工作不深入导致会展企业在ERP应用中缺乏目标意识与规划意识, 致使ERP建设脱离企业的实际情况, 未能实现ERP建设的预期目标, 弱化了ERP建设的价值。

 

　　(四) 系统选型不合理

 

　　系统选型是ERP建设中最为关键的问题, 系统选型是否具有科学性、合理性、针对性, 直接决定了ERP应用的成败。当前, 我国市面上的ERP供应商为数众多, 既有国外大型软件公司, 也有国内公司。国外公司因ERP研发较早, 系统专业性更强, 稳定性更佳, 但存在售价偏高, 售后服务困难的问题, 且国外ERP系统设置复杂, 不符合会展业营改增要求, 国内公司ERP价格普遍低于国外公司, 且售后服务较为完善, 但国内公司适用会展业的少, ERP容易出现质量问题。会展企业在ERP选型中要充分考虑自身的应用目标以及资金实力, 着力提升系统选型的科学性。但在实际的操作中, 系统选型不合理是比较普遍的问题。相当一部分会展企业在ERP建设中存在随大流的现象, 往往以其他企业的选型作为依据, 未能考虑企业自身的特殊情况, 削足适履的问题比较显著。不仅如此, 部分企业存在盲目追求先进系统的现象, 忽略了ERP建设的适用性问题, 为后期功能完善留下了隐患, 这些行为都是缺乏战略目光与科学思维的表现, 对企业的ERP建设乃至长远发展均带来了不容小觑的负面影响。

 

　　(五) 人员素质不匹配

 

　　财务管理工作, 归根到底, 要有人来完成。财务信息化建设虽然能够提升财务管理的效率, 推动财务管理从人工化向智能化发展, 但财务人员仍然是财务管理的中坚力量, 财务人员自身的专业能力与综合素质, 对财务管理的实效性有着重要的影响。在传统的财务管理模式中, 财务人员仅需具备专业的财务处理技能则可, 但随着ERP建设应用的不断深入, 传统的财务处理技能已经不能满足财务工作的需要, 特别是在ERP环境下, 财务管理对财务人员的素质提出了更高的要求。但从会展企业的实际情况来看, 不少企业均存在人员素质不匹配的问题, 财务人员的素质根本无法有效承担起ERP运行的责任。首先, 信息技术操作能力不高。会展企业财务管理ERP以信息技术为依托, 对操作者的信息技术操作能力有着较高的要求, 掌握企业重要财务信息的财务人员大都操作能力有限, 无法把财务信息应用到ERP财务管理系统的拓展与维护中, 既降低了ERP系统的建设价值, 也不利于财务信息资源价值的充分实现;其次, 培训工作欠缺。会展企业未能从ERP应用的实际需要出发, 加大财务人员的培训力度。

 

　　(六) 后期完善不及时

 

　　ERP在财务管理中的应用不仅是会展企业变革财务管理模式的重要方式, 更是会展企业创新管理体制的有效手段。ERP的应用对会展企业的影响是全方位的, 企业除了做好前期调查与环境建设的工作外, 更要将工作触角延伸到后期, 但从当前会展企业在ERP应用中的实际表现来看, 后期完善不及时是比较典型的问题。ERP系统具有开放性, 需要随着技术的发展以及管理需求的变化而不断地调整、充实, 但在当前的应用实践中, 会展企业并未有效地开展相应的完善工作, ERP应用总体处于较低的水平。

 

　　四、会展企业财务管理ERP的应用的完善对策

 

　　(一) 落实外部环境建设

 

　　ERP应用是一项系统性工程, 不仅在财务管理中有着巨大的应用价值, 对企业管理的整体变革与发展完善也有着很好的作用。企业外部环境欠缺是ERP应用中的常见问题, 对此, 会展企业必须将外部环境的建设作为ERP应用的保障。首先, 提高重视程度。ERP应用是信息时代会展企业推动企业信息化建设, 强化财务管理的必经之路, 企业领导者要深刻地认识到ERP应用之于企业的重要性, 将ERP建设作为当前企业发展的重要举措, 合理引导企业资源向ERP流动, 保障ERP的应用效果;其次, 提高员工认知。ERP不仅是财务人员的操作系统, 更是企业强化管理的重要载体, 让每个员工都了解ERP的本质以及实施的意义, 是促使ERP有效运行的必然要求。会展企业要做好ERP建设、应用的宣传教育工作, 提高全体员工对ERP的了解;最后, 加强配套制度建设。“没有规矩, 不成方圆”, 在ERP应用中, 制度建设居于中心地位, 健全的制度体系是保障ERP运转的必然要求, 会展企业要围绕ERP应用的实际需要, 不断加强配套制度的建设。一方面从ERP应用后企业财务管理所发生的变化出发, 调整财务管理制度, 另一方面制定专门的ERP操作制度。

 

　　(二) 明确完善系统功能

 

　　系统功能不齐全是ERP在会展企业应用中的典型问题, 企业需要从财务管理乃至企业管理的高度出发, 完善系统功能, 首先, 凸显系统功能的集成性, 在重视财务管理基本功能的同时, 将业务层面的内容纳入其中, 比如展览项目管理模块、展商服务模块、展位分配模块、观众服务模块, 其次, 健全财务功能模块。针对财务管理功能模块中存在的缺陷, 会展企业要围绕财务管理的内容与需求, 不断丰富功能模块的内容, 包括但不限于订单管理模块、收付管理模、发票管理模块、搭建管理模块、成本核算模块、会计总账模块、报表统计模块、预算管理模块。

 

　　(三) 加强前期调查工作

 

　　前期调查不足是会展企业ERP应用中最为常见的问题之一, 前期调查不足导致会展企业在ERP应用中缺乏明确的目标与清晰的路线, 不仅使得ERP建设无法实现预期的效果, 更会加剧企业的成本支出。因此, 在财务管理ERP的完善中, 会展企业必须将细致的前期调查作为前置内容, 从以下几点出发, 采取有效的措施, 首先, 调查企业财务管理现状。ERP是会展企业深化财务管理的有效工具, 当前的财务管理现状则是影响ERP应用的重要因素, 会展企业要以财务管理现状的分析为基础, 总结归纳当前财务管理中的问题, 为ERP建设铺平道路;其次, 调查企业财务管理信息化的建设状况。在应用ERP之前, 会展企业大都已经具备了一定的财务信息化基础, ERP应用需要从既有的财务信息化水平出发, 做好拓展与延伸工作, 这是降低ERP建设难度的客观需要;最后, 调查企业财务管理ERP应用的基础条件。ERP应用是企业系统变革财务管理, 创新管理模式的重要手段, 对企业的整体环境有着较高的要求。会展企业要从ERP建设的内容与特点出发, 做好基本应用条件的分析工作, 重点分析当前企业环境中不利于ERP应用的因素。

 

　　(四) 科学选择系统软件

 

　　系统选型是ERP应用的核心环节, 选型是否科学合理, 不仅关系到ERP的应用效果, 对企业的成本控制也有重要的影响。对此, 会展企业需要从以下三点出发, 采取有效的措施。首先, 关注系统功能。不同品牌ERP在具体功能设置上有一定的差别, 就以国内普及程度较高的用友和金蝶为例, 金蝶操作灵活, 更加人性化, 适用于中小企业一般的财务管理, 而用友具有独立的核算模块, 细分程度高, 更具专业性, 适用于大企业的精细化管理。会展企业要结合自身的规模、财务管理需求等, 选择功能对口度最高的系统软件;其次, 比对产品价格。财务管理ERP建设的根本目标在于用最少的投入打造最适宜的信息管理系统。会展企业在ERP应用中要综合比对功能相近ERP的价格, 在其余条件不发生变化, 或者变化幅度很小, 可以忽略不计的情况下, 选择价格最为便宜的ERP系统;最后, 注重售后服务。完善的售后服务是保证ERP系统顺利应用的客观需要, 企业在系统选型中要注重供应商的售后服务内容与质量, 以此作为选择的主要参考因素。从市面主要产品来看, 目前可以购买到模块化ERP系统软件一般只适用于工商业企业, 与会展业贴合度不高, 不能满足会展管理的需要, 会展企业在软件选择中可以采用合作开发的模式, 将对软件功能的需求发送给开发公司, 让其提供定制化的产品, 同时, 规模较大, 技术人员充足的会展企业可以自行开发。

 

　　(五) 加大人力资源培训

 

　　ERP的应用既为会展企业变革财务管理提供了巨大的技术支撑, 也给企业财务管理人员带来了新的挑战。传统的财务人员已经难以满足企业财务管理的需要, 破除财务人员与技术人员之间的壁垒, 推动财务人员的技术化转型, 成为当前会展企业深化ERP应用效果的客观需要。对此, 会展企业需要加大人力资源的培训力度, 首先, 丰富培训内容, 培养复合型财务人员。以往的财务人员培训以财务处理专业技能培训为主, 虽然涉及到部分信息操作内容, 但缺乏系统性, 无法满足ERP应用的实际需要。会展企业在ERP应用前需要开展财务人员的集中培训工作, 围绕ERP应用给财务管理带来的变革, 加强信息技术的培训力度, 推动财务人员从单一技能型人才向复合型人才转变, 实现业务能力发展与技术能力提升同步的培训目标;其次, 创新培训机制。ERP系统具有开放性、兼容性、拓展性等特点, 随着其在财务管理中应用的不断深入, 对财务人员各项能力的要求也在日益提升。因此, 仅仅依靠岗前培训无法满足ERP的应用需求, 企业要创新培训机制, 将岗前、岗中以及转岗培训等有机结合起来, 推动财务人员向成长型人才发展。

 

　　(六) 加强后期系统完善

 

　　系统的后期完善是充分保障ERP系统应用价值, 不断提升企业财务管理水平的客观需要。会展企业需要从以下几点出发, 做好后期完善工作, 首先, 拓展ERP系统的功能设置。财务管理的内容与要求并非一层不变的, 它会随着企业的发展变化乃至外部环境的变化发生变更, 因此, ERP系统在功能设置上也不可能一劳永逸, 会展企业需要从财务管理的实际需要出发, 不断优化功能设置, 增设新功能的同时, 将不符合当前财务管理需求的功能模块剔除出去;其次, 注重系统整合。信息化是会展企业管理发展的主要趋势, 财务信息化仅仅是信息化的一个部分, 会展企业需要将ERP系统与其他信息化系统, 如自动化办公系统等有效地整合起来, 打造良好的信息化管理平台。

 

　　五、结语

 

　　时至今日, ERP系统已经被广泛地应用于企业的财务管理中, 在提高财务管理效率, 强化企业管理水平中发挥着突出的作用。会展企业在ERP的财务管理应用中, 既取得了显著的成绩, 也暴露了一些问题, 因此, 会展企业需要从落实外部环境建设、明确完善系统功能、加强前期调查工作、科学选择系统软件、加大人力资源培训、加强后期系统完善等角度出发, 采取好有效的措施。

 

　　参考文献

　　[1]郭学珠.基于ERP的财务管理系统的研究与实现[J].财经界, 2017 (3) .

　　[2]程艳秋, 王岩.论ERP在我国财务管理应用中存在的问题及解决办法[J].商业经济, 2008 (01) .

　　[3]鹿晓荣.ERP模式下企业财务管理模型及功能创新的研究[J].时代经贸, 2018 (34) .

　　[4]李娜.ERP在财务管理应用中的问题及对策[J]韶关学院学报, 2013 (01) .

　　[5]张剑.论ERP在企业财务管理应用中存在的问题及改进措施[J].经营管理者, 2014 (26) .

　　[6]张瑶.实施ERP系统对企业财务管理的作用探究[J].科技经济导刊, 2018 (30) .

　　[7] 林汉辉.论ERP在企业财务管理应用中存在的问题及改进措施[J].中国商论, 2018 (18) .

　　[8]胡有顺.略论ERP在企业财务管理应用中的问题与对策[A].2006年度中国总会计师优秀论文选, 2007.

　　[9]沈青.ERP信息化建设对财务管理关注的促进和影响[J].企业改革与管理, 2016 (9) .

　　[10]宫立新.基于ERP环境的财务管理研究[J].中国总会计师, 2010 (9) .