有效提高电子商务写作水平的策略研究

　　内容摘要：电子技术的发展深深影响了人们的办公写作方式，现代化办公环境下的办公人员成为了电子商务写作的主体。在这一背景下，电子商务写作这一概念成为我们审视的对象。电子商务写作对商务活动提出了新挑战，改变了传统商务活动写作主体的思维模式、写作习惯、思想观念、写作的方式与形态等。电子商务写作活动中存在的速度和质量不匹配、内容和形式脱节等现实问题是研究的重点，针对这些现存的问题分析其原因，从人为和技术这两个角度深度剖析，找出这些问题存在的根源所在。为了提高办公人员的电子写作水平，企业或社会组织不仅要提高办公人员的综合素质，还要加大投入，依赖电子技术发展电子写作平台，只有这两方面都得到了提高，人们的电子写作办公效率才会达到最高。

　　关键词:电子商务 写作水平 策略研究

Research on the strategy of improving the writing level of electronic business

　　Abstract：The development of electronic technology has deeply influenced people "soffice writing style, and the office staff in the modern office environment have become the mainbody of the electronic business writing. Under this background, the concept of electroniccommerce writing has become the object of our survey. Electronic business writing to thebusiness activities of the new challenges, changes in the traditional business activities of writingthe main thinking mode, writing habits, ideas, writing methods and forms, etc.. Does not matchthe speed and quality of existing e-commerce writing activities, the content and the form ofdisjunction between the real problem is the focus of the study, aiming at the existing problems ofthe reason, from the two angles of the depth of the human and technical analysis, find out theroot of these problems. In order to improve the electronic writing level of office workers, socialorganizations or enterprises not only to improve the comprehensive quality of the office staff, butalso increase investment, rely on electronic technology development of electronic writingplatform, only if the two aspects are improved, people writing electronic office efficiency canreach the highest.

　　Key Words:Electronic commerce; writing level; operational research;

　　一、引言

　　信息技术的飞速发展，使得人们工作中的写作方式由传统的纸质化办公转变为信息化电子写作办公，人们利用科学技术解决了生活工作中的许多问题，同样，科学技术也可服务于我们的工作中。我们应该对技术与写作之间的关系加以重视，将技术与写作结合起来，利用二者结合起来的优势来满足人们商务写作活动的需要。大数据环境之下，电子商务写作在办公中扮演着无可替代的作用，电子商务写作大量充斥在每一位办公人员的工作中，正在成为办公环境中人们交流沟通的新方式。为了提高办公人员的电子商务写作的效率，实现写作内容与形式上的完美统一，适应新形势下的办公要求，特别需要对新形势下电子商务写作水平的策略问题进行研究。

　　（一）电子商务写作概念

　　新世纪环境下，写作方式逐渐变革，人们对这方面的研究并不是十分成熟和系统，国内外学者对电子写作或商务写作都有涉及，但对电子商务写作的定义并未有一个权威的说法，因此在研究中对电子商务写作如何定义是本次研究中的首要任务。

　　文章针对现代办公室人员工作中接触到的写作进行研究，电子商务写作的写作主体应该是企业或社会组织，媒介是计算机网络技术，性质是商务交流。因此，我们将电子商务写作定义为：在办公自动化的趋势下，企业或社会组织为了实现商务文件通信交流，在计算机网络技术媒体的媒介下，运用电子语言符号进行阅读处理写作的商务写作行动。

　　它与传统文书写作相比具有方便、快捷和节省空间资源的优点。

　　（二）电子商务写作研究现状

　　21 世纪以来，从已有的学术文献来看，国内外学者对电子写作和商务写作的研究还处于一个比较零散和分散的状态。

　　国外学者对这方面的研究比较具体，他们善于将电子写作与计算机技术或网络环境结合起来研究，但对电子商务写作这一方面还未单独研究过。国外“Computers andComposition”杂志，是专门研究写作与计算机相结合领域的先驱。时至今日，“计算机与写作相结合”已经作为一门专门的学科来单独研究，而且发展前景十分广阔。例如：由 Jay David Bolter 主编的《写作空间：计算机、超文本和写作史》是研究计算机与写作交叉学科的奠基者。读写这种实践活动与技术的使用之间关系复杂，要研究的东西很多，其中还探究了课程、教育与技术使用的关系等。无纸化办公已成为现代化办公的新形势，依靠计算机网络已逐渐改变传统的办公关系。

　　从国内来看，电子写作文书正在成为新的写作方式而被社会广泛接受，吕晓阳在《办公自动化与电子政务项目实训》中介绍了办公自动化的工作环境下，电子政务办公的方式要领及注意事项，其中介绍到了电子政务写作部分应该遵循的规范和要求。再如张永明与夏睿，2009 年 12 月刊登在《现代交际》的《浅析电子商务文书的几种形式》揭示了我国经济的快速发展，国际贸易的加速转型迫使了传统商务向电子商务的转变，因此也就有了电子商务写作的诞生和发展。与此同时，出现了一些相关的网站，如第一文秘网，写作事务所，公务员之家等。虽然我国在这方面的研究不断进步着，但是其科学性有待进一步提高。

　　（三）电子商务写作内容分类

　　从写作主体来看，电子商务写作的内容是以商务活动主体为写作对象的。因此电子商务写作的内容与传统商务写作的内容并无太大区别，都是企业或社会组织在工作中常用到的写作文种。

　　商务活动中较常见的写作文体在一般工作中会经常接触到，史玉峤在《现代文秘写作》中说到：“各行各业的文秘文字工作基本包含了一般人工作中接触到的所有商务文体。”1他对现代文秘写作进行了分类整理归纳，史玉峤先生将文秘写作文体分为行政公文、事务文书、经济文书、传播文体和社交文书。我们日常工作中所接触到的问题都可从中细分出来，由此可见电子商务写作内容的文体与传统相比并无太大区别，只是在写作方式上发生了变化。

　　二、电子商务写作活动中现存问题

　　随着网络的普及，办公自动化以其科学化、便捷化和智能化的优势已经在广大企业和社会组织工作中普遍适用，电子商务写作也如此。电子商务写作被广泛应用的同时，也带来了一些问题。

　　从国内外研究来看，学者们对电子商务写作的研究并不是很多也不是很深入，因此对于电子商务如今的现状问题只能通过深入的调查研究得出结论。文章中的调查结果是基于笔者自身周围的企业组织中调查所得，故文章的结论并不能普遍适用于所有企业或社会组织。

　　针对如何得出电子商务写作当中存在的问题这一中心点，文章的结论来自于设计的问卷调查的结果数据分析。根据问卷调查主要结果统计如下：

　　从调查的结果来看，96%的人在工作当中会接触到电子商务写作，而在这些人群中平均每天接触电子商务写作的时间 5 小时以上的占 83%。可见在现代社会办公自动化的环境下，人们的工作方式已经在往无纸化办公转变。

　　就办公人员使用情况来看，使用“撤销”这一功能的人群占 10%，能够在 5 分钟之内完成一篇完整的写作的人群仅占 16%；而有将近 94%的人群借助于商务模板来写作，其中有 80%的办公人员并不是十分清楚每一种写作文体的具体规范，他们只是在办公资源中现存的模板中去套用。

　　在这次调查中，结果显示了如今的办公人员比较依赖电子商务来写作办公，但不得不承认当中存在着不完善的地方，其中有两大问题比较明显。

　　（一）电子商务写作速度和质量不匹配问题

　　电子商务写作在发展过程中以其网络快捷化的特点被社会各界所应用，人们在工作中享受到这一好处的同时，也承担着某些风险。

　　1.速度的即时性

　　电子邮件编辑完成便可点击发送，一旦发送就要承担后果。的确如此，在商务活动中，一旦电子邮件发送出去，对方便会在第一时间收到，如果在发送完发现有内容错误后悔也没用了，传播速度之迅速，这也是好处和弊端并存的特点。

　　在实习期间有个印象深刻的事例，在发送给财务的申请中忘了添加扫描件的复印件，被追问的时候才意识到自己的粗心，的确，当点击发送的那一刻起我就该承担起这一后果。二次发送或追问无论是对自己还是对方的工作都会带来一定的影响。

　　网络办公环境中人们整天对着一台电脑出现视觉疲劳和脑力疲劳，习惯性的快速点击和敲击键盘，人们为了追求速度，反而会出现语言顺序等还没组织好就已经编辑好文字的现象，正如调查中显示，人们会使用邮件撤回这一工具，这样就出现了电子商务写作速度和质量并不成正比的现象。

　　2.阅读的随他性

　　金波在《职业经理商务写作能力训练》中也对电子商务写作存在的特点进行了描述：

　　“在电子商务往来中，花费大量时间和精力不一定会收到很好的反馈效果，比如甲方精心雕琢，详尽周全的电子商务写作，乙方收到之后未必会认真赏读和处理。”2在网络办公环境下，人们长时间对着电脑，面对大量涌来的文字占满屏幕，会消耗人们时间去阅读，人们多少会产生一种抵触和厌烦的情绪，在这种心理下，人们处理商务的效率并不是最高的。

　　调查得知，阅读一封写作的时间往往在五秒到三十秒之间，在繁重的工作量下，人们并不会花时间去细究这封邮件的质量高低；同样，写作者自身也不愿意花时间去雕琢一篇高水准的写作，而是用更快的速度写出一封邮件，因为他们写邮件的目的本身只是基于简单表达沟通的需要。

　　（二）电子商务写作的形式与内容脱节问题

　　现代商务写作呈现出文字与文字、声音、图像等的拼接、开头结尾与任一其他部分的跳转、书面与口头的穿插等多元形态，使原来从文字到文字、从开头到结尾、从书面到书面的线性写作形态被打破。不单是写作过程。这种情况还影响到了阅读、传播、交流、反馈等诸多环节。

　　1.写作文本内容增加

　　电子技术发达的今天，传统的写作方式遇到了新的挑战，那就是电子商务写作范畴大大拓展，网络上的文本已不再是我们熟悉的那些相对封闭的白纸黑字。从参与调查的员工身上发现，在信息网络上，人们在不停地通过高亮度的链接进行无穷无尽的跳转，声音和图像挤压着文字的中心地位，文本和文本相互镶嵌、叠套和指涉，以至于它们之间的界限变得越来越模糊。

　　关于这一点本人也有深切的体会，在实习单位期间，若遇到紧急情况需要向上级提出请求时，在邮件中除了文字的描述，经常还会附上工厂实际情况的图片，或者公司系统中的数据截图，有时邮件中会有很多网址链接。与传统的信息相比，这些信息在内容上过于丰富，内容描述让人在阅读时难免分散掉时间和精力。

　　2.写作文本形式的滞后

　　我国早期心理学学者孙文本认为：“社会心理学应以个人行为与社会的相互影响为研究对象。”3这句话是说从个人的立场说，社会心理学研究个人在社会中的行为，从社会的立场说，社会心理学研究社会中个人的行为。电子商务写作在内容丰富的同时，它的写作形式并未保持着同样的速度发展。在工作当中，当有现成的模板格式套用时，所有人都会毫不犹豫地选择捷径。从心理学角度来说，这就是人们的惰性和依赖性，运用现成的格式模板而不去考虑其正确性，这样虽一时享受到了成果但长此已久弊端便会慢慢显露出来。

　　从调查中的办公人员来看，现代办公人员更注重的是在套用格式模板的基础上，增加图片、声音、视频和超链接等工具来丰富写作内容，而忽视了具体文本应有的规范标准。从企业或组织的现有资源中去保存使用，自身并不去细究模板格式的正确性和标准化程度，即使在并不确定其格式规范正确与否的情况下，一般人也选择带过的态度去对待。久而久之，商务写作的形式不更新、而文本内容越来越丰富花哨，长此已久，不予以重视并修缮的话，将会拉大电子商务写作的内容与形式脱节程度。

　　三、电子商务写作存在问题原因分析

　　经过分析，探究电子商务写作活动中问题出现的原因，主要有以下两点：

　　（一）个人原因

　　人们是写作主体，我们通常称之为作者。作者这个称呼往往暗含了一种价值判定，即他要对作品负责，要对作品的读者负责。在我们的传统视野里，写作是一件“立德”“立言”的大事，作者是写作活动的中心。

　　1.主观原因

　　从主观来看，人们的办公形式从纸质办公转变成为电脑办公，在长时间的疲劳之下，人们会自觉或不自觉地抵触甚至屏蔽一些电子信息，有时甚至出现在电子办公时大脑并没有跟随者电脑一起运作，但是为了追求速度上的快速，人们的大脑只是在机械的工作。

　　根据参与问卷调查的办公人员反映，长时间对着电脑工作的状态下，忙碌的工作会让他们与工作对象在写作沟通之后需要二次追问或回答或催促，数据中显示，这种现象高达 35%，久而久之大家也都习惯了这种工作模式。这样写出来的文本总是会出现着各式各样的问题。

　　2.客观原因

　　从客观来看，与传统的办公形式相比，现代化电子办公在资源使用方面没有了原先的限制，人们面对的电脑等办公对象是机械的没有意识的，虽然人们办公的使用工具是机械的，但是人们使用它的过程中不可能没有错误的存在，所有的事物都有误差存在的合理性。可见，即使在办公环境中人们百分百的投入和集中，人们难免会有产生错误的可能，这是不可避免的。毫无疑问必须承认这一方面原因存在的合理性，这也是影响办公人员写作效率的原因之一。

　　（二）技术原因

　　技术本身是没有感情的，理论上技术是不会出错的，但是技术的本身离不开人类的操作。

　　1.技术条件的限制

　　技术本身的限制是人们写作沟通中出现问题不可避免的因素。美国纽约大学商学院在 2010 年对 5 家上市公司做过一次调查，调查期间，针对办公人员在电子写作这一方面出现的错误进行统计，整个调查持续了整整一个月时间，调查对象总共有 50 人。结果显示，办公人员因为自身原因的疏忽而犯错误的平均每天 8 起，由于系统软件技术原因导致办公错误的有 5 起。这个数据说明，除了人为方面的因素是可控的，技术这一不可控因素占据着不小的比例。

　　在这 50 人中，尤其是刚入职的新员工和资历老练的员工对技术方面会有疑惑、要求。

　　新员工并没有完全熟悉操作系统软件平台，这需要时间和经验的慢慢积累。而老员工由于他们资历丰厚，工作技能专业，即使是企业特有的系统软件，但在一些操作上并不能满足他们的写作要求，他们对写作系统技术有着特定的要求。随着企业的发展和壮大，企业内部自身对写作要求也越来越严格，这就要求企业内部的技术不断更新也满足企业日益增长的写作需求。电子商务平台技术发展得越完善，电子商务写作的基础就越牢固。

　　2.技术开发成本的限制

　　技术开发成本即指企业为开发新技术、新产品、新工艺发生的研究开发费用。派遣具有一定技术专长和知识的专业技术人员、专家、教授或管理人员，为承担项目的技术指导、咨询，提供设计文件、技术资料，进行可行性研究，传授技术，培训人员，参与管理等发生的费用。

　　在奇瑞捷豹路虎汽车公司的实习期间，了解到在这个行业中的同行或者汽车零部件供应商大都使用 SAP 管理系统。与同学在交流中发现，其所在公司使用的是金蝶管理系统，二者都是企业级管理软件，由于 SAP 在管控上延伸到业务末端，实物流与价值流同步这一优点，SAP 一年的维护费用要几百万，所以很多中小型企业会选择金蝶系统来维护运作。同样的，在电子商务写作这方面也是如此，目前处于电子商务写作的发展初期，但是相信在未来几年内，电子商务写作会有较大的发展空间。到那时候就会有技术上的差异，公司规模的不同也会影响到其选择电子写作技术的成本。

　　除了上述原因，调查中发现，影响办公室人员的写作效率的因素是复杂的，办公室环境、办公人员的入职时间长短等因素也会对办公写作效率产生影响。

　　四、提高电子商务写作水平的方法策略

　　电子商务办公的趋势十分明显，电子商务写作水平也会在这种环境下越来越高。随着科学技术的不断发展，电子网络办公的形势会越来越好，除了寄希望于不断发展的科学技术，我们还可以从自身方面做点改变来提高电子商务写作水平以提高办公效率。

　　（一）提高现代办公室人员综合素质

　　在电子商务沟通中，商务写作是沟通渠道中必不可少的一种沟通方式，借助商务写作的形式，你可以向其他人传递准确、必要的商务信息。良好的商务写作是商务礼仪的一种表现，能够给人留下良好的印象。因此，为了使办公人员在写作沟通方面达到高效率的交流，可以从提高办公人员的综合素质来实现。

　　1.组织内部培训或比赛

　　对于企业和社会组织来说，员工的积极性和生命力是其生存发展的动力因素。在工作当中提高员工的积极性，调动员工的工作热情是保障工作高效率的前提。

　　在员工的电子商务写作这一方面，企业或社会组织可以通过组织内部的培训来提高办公人员综合素质。企业或社会组织应定期做员工培训需求调查，根据员工的需求来制定写作培训方案。对于组织者来说，可以邀请高校讲师或知名企业学者来为员工做写作讲解，让办公人员在培训当中了解电子商务的写作要求和基本规范。培训结束之后，组织者还应继续追踪培训效果，根据效果制定以后培训发展方案。

　　根据调查满意度发现，企业或组织内的员工普遍认为日常工作十分机械，尤其是整天面对着电脑工作的人群，这些员工认为他们的日常工作比较枯燥无味。为了提高办公人员的工作积极性，企业或社会组织等主体可以定期举办电子写作等比赛。通过设置优厚丰富的奖品吸引广大员工团队报名参加，比赛环节可围绕电子写作水平和格式规范等中心点展开，具体环节设置可由举办单位自行规定。

　　员工在培训比赛的同时，不仅巩固和发展了办公写作知识，而且也增进了同事之间的感情交流，有利于办公气氛的活跃。

　　2.实行写作规范考核制度

　　要想保持办公人员高效率的沟通办公，除了员工自身工作的饱满的积极性是不够的，企业对员工进行能力考核，一方面可以安排到合理的职位、而且通过能力考核，员工也会对自己的情况更加清楚，有利于其扬长避短，避免工作中的盲目性，可以增加其工作效益。

　　在如何提高办公人员电子写作交流沟通水平的问题上，企业或社会组织应当制定合理的考核标准，在公平、公正、公开的原则上进行判定。企业可自行设置能力考核的周期，通常在一季度内，一般的企业会选出考核通过的员工，除了对其加以表扬和鼓励外，还可让其与同事们分享其写作沟通的经验心得。比如在与不同的生意伙伴进行交流沟通时，怎么样与对方达到即时、高效的沟通，与不同行业层面的工作对象合作时，用什么样的语气和书面格式，这也体现了一个人的对事态度，让其他员工积极听取他人经验，这样可提高整体办公写作水平。

　　除了企业内部的培训和考核措施，提高员工工作积极性的方法还有很多，比如营造良好的工作环境，员工自身积极谋求的发展等，在比较严谨积极的氛围下工作，与在懒散放松的工作氛围下工作的效率肯定是完全不同的。企业营造好良好的工作氛围，让员工对待每一件事都严谨细致，在电子写作方面自然会呈现出高效率和高水平的效果。

　　（二）开发使用高效电子商务写作软件

　　科学技术发展迅速的今天，人类利用科学技术解决了许多以前不能完成的问题。在商务活动中的电子写作这一块，也呈现出人们越来越依赖网络技术的支撑。

　　从实际调查得知，虽然每个企业内部都有一套适用自身发展的系统软件，但员工在办公过程中，系统软件有时仍然会出现错误，员工并不是百分百对公司的系统软件满意。

　　1.不断发展电子写作平台

　　针对电子商务写作发展中目前遇到的挑战，企业组织等应该做好准备来应对未来发展趋势的变化。企业组织等的工作群体是员工，电子写作平台是否好，是否实用，首先应该听取的是它的用户的反馈。

　　从实际调查可知，每个企业组织内都存在员工对所在团体里的系统软件不满意的现象。作为企业来讲，若想要利用电子商务协作这一平台为自己的工作和发展提供便利，顺应时代发展潮流，这就不得不引起重视。在企业组织内，单位主体可以收集员工体验反馈意见，根据员工们切身的使用情况，不断去更新发展自己的电子写作平台。

　　同时，除了从员工处得到发展更新的信息，企业组织也可学习引进国外先进技术，看看国外的企业组织是如何展开电子写作这一工作的，在引进国外经验技术的同时，根据我们特有的实际情况出发，开发出一套适合自己发展的系统写作平台。

　　2.开发人工智能软件

　　企业应该强化创新意识，自主开发适用于自身的电子商务平台，进行“创造性”写作，企业应该有雄心能够开发出能够独立思考，理解分析材料，组织语句的人工智能技术。

　　事实上，机器人入职新闻业已久，逐步应用于财经、体育报道等领域。清华大学新闻与传播学院教授沈阳在接受记者采访时指出，随着人工智能的发展，机器人在新闻中的应用会越来越广泛，特别适用于程序化、模板化的快速新闻写作。但就目前来讲，机器人写作更智能化且水平更接近人类还需要一定时间。相信随着科学技术的发展普及，机器人智能写作将会被应用到各行各业中去。

　　除了依赖于机器人写作，人们还可以制定发展智能便于写作的软件。通过对这类软件的研究，制定出一套符合企业或社会组织需要的软件平台。例如，企业可以通过对这类平台的设置，员工使用本公司内部的写作平台，在写作格式和写作字数等方面的限制下，只有符合其规范要求才可发送出去。这类的写作平台软件可在根源上避免掉写作会出现的格式规范错误。除了格式上的规范，这类软件也可智能识别语句语法上的错误，当员工在组织语句上出现问题但自身没有识别出来发送出去时，写作平台也可以提示警报，并在有问题的地方标红作为提示，只有人工解除这一警报时方可发送。我们相信科学技术将有一天会发展到如人们所期盼，有了这一类写作软件，将会大大提高员工的写作效率。

　　五、结语

　　通过对电子商务写作的了解和学习，深入了解其写作要求和规范，可以实现工作中人与人之间没有阻碍的交流和沟通，实现信息共享。人们进行商业活动的方式发生了变化，从而有助于加强商务的流动性。电子商务写作还处在起步阶段，远没有其他写作形式发展得成熟，理论的缺失和实践的不足使其成为一个新的课题展现在大家面前，因此对其研究的人并不多，且参考资料资源匮乏，为论文写作带来了一定的难度。以上就是笔者关于电子商务写作方面的探讨和研究，表述中难免会有所疏漏，不足之处还请各位老师给出建议，以便今后进一步改进。

　　本文的研究意义在于，解读技术对于电子商务写作活动的影响，探讨电子商务写作的特质及其与传统写作的差异，并借助媒介理论与传播视角来认识电子商务写作活动。

　　在此基础上，进一步把握与理解电子商务写作活动的人文价值与未来走向。为更多的企业和社会组织提供理论和现实的指导意义。

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