煤炭运销业务的信息化管理流程规划

　　0 引言

　　煤炭是中国的基础能源,煤炭业的发展直接关系着国民经济命脉.近年来.随着煤炭业市场化程度的不断加深,煤炭业面临的销售局面更加复杂,竞争也日趋激烈[1].中国煤炭储量不均衡,表现为北煤多于南煤,西煤多于东煤的情况[2].煤炭的运销工作作为煤炭销售的核心,面临诸多挑战.从信息化协助煤炭运销业务的角度进行运销流程分析和规划,通过IT手段管理运销业务,提升相关业务的可执行性和准确性.

　　1 现阶段煤炭运销业务面临的挑战

　　1.1 计划制定与执行跟踪

　　科学合理地制定计划,使其真正起到对运销业务的指导作用,加强计划与执行的比对,从中发现问题才能解决问题,实现对业务的持续改进.

　　1.2 合同全生命周期管理

　　如何有效地监控合同的签订、执行、付款及后评价等全生命周期管理,能够让合同真正起到串联与关联的有机结合作用,保障规范、防范风险.

　　1.3 调运及交接管理

　　调运相关各类工具间交接频繁而复杂,涉及请批车、发运单、回空车、交重等众多业务过程.交互信息量大,任何数据错误都会影响业务运转及调运过程中信息与数据的传递效率和质量保证问题.

　　1.4 煤质及仓储管理

　　运输过程的多变性、不可控性增加了煤质监测的难度,煤质监控与保障有效地结合问题,仓储过程中煤质的保证及取煤的合理规划.

　　1.5 业务过程监控

　　整个业务线条较长,涉及单位及部门较多,很难实现有效地将其纳入统一的监控体系进行管理.业务的复杂性、类型的复杂性及环境的复杂性都增加了业务过程监控的难度.

　　2 通过流程和信息化解决现有问题

　　煤炭运销管理需求较为迫切与关键的是通过一个统一流程将煤炭运销的各业务环节和过程关联起来,通过煤炭运销管理系统,实现高度数据共享,使各单位能主动了解煤炭销售订单、仓储和生产状态,为煤炭的调运和销售做好充分准备,统一煤炭运销管理制度,提高煤炭运销效率,规避其调运过程的不安全事件 (见图1).

　　2.1 调运管理整体流程规划

　　调运流程是煤炭运销整体流程中最核心部分,煤炭从生产直至运输到客户完成销售过程的业务监控和跟踪,其中包括请批车、回空处理、矿区装车、地销、交重、港口管理、垛位管理、问题车跟踪等业务.其整体业务流程见图2.

　　通过信息化手段可以解决各类审批工作,也可以解决回空、装车、交重等过程中复杂业务的规范化处理,同时可以进行多维度的统计分析.

　　2.2 合同管理整体流程规划

　　合同管理流程是运销整体流程中非常关键的一环,主要完成销售合同的起草、签订、审批及归档任务.合同的签订指导铁路、公路调运、港口煤炭管理、港口装船及财务货款回收的关键性业务.可以实现对合同实际执行情况的分析、统计,为进一步调整安排调运,为未来的调运计划、销售计划直接起关键性指导作用.通过信息化手段可解决合同签订、变更、合同溯源、合同共享等工作,同时指导铁路、公路、港口等货款回收业务,见图3.

　　3 煤质管理整体流程规划

　　煤质管理流程贯穿整个煤炭运销整体流程的全生命周期,其主要是对煤炭从生产、仓储、运输、到港、存垛、装船、销售全过程的煤质检测,是一个各环节煤质抽检、化验、化验结果信息录入、根据化验结果判断煤质类型、生成报表和查询的系统.通过信息化手段可以解决多口径录入,全生命周期监控,煤质智能配比等问题,见图4.

　　4 销售管理整体流程规划

　　销售管理流程是运销整体流程的另一个核心模块,主要是进行销售确认、内销销售管理、销售台账查询和价格设置,见图5.

　　销售管理主要包括销售计划的制定,销售确认、对各种销售类型和各环节的销售进行管理,销售台账查询和价格类型设置五部分.销售台账查询为相关人员查询销售情况提供清晰的报表;价格类型设置则是对销售台账中的销售记录进行价格设置,为销售的结算提供依据;销售计划的制定、销售确认和销售管理是整个销售管理的主链条.

　　5 结算管理整体流程规划

　　结算管理流程旨在处理煤炭公司与煤炭客户间进行的货款结算过程,伴随着整个调运业务全过程中用户的预付款结算、退款、结算单回款等,见图6.

　　结算业务由于种类繁多,处理方式不尽相同,所以通过信息化手段辅助和标准流程的确认,实现财务数据全过程管控和精细化管理.

　　6 结语

　　煤炭运销业务是非常需要通过信息化手段进行管理的,可以带来如下价值:

　　a) 成本明晰.通过信息化和标准流程管理煤矿、运量、煤质、转运铁路、港口等详细信息,可以自动计算预提成本,为每次转运提供依据.方便煤炭企业和客户随时了解成本税费信息;b) 计划管理.针对公司销售计划、运输计划等管理,按照已经指定的计划,如月计划.按照当天日期,自动计算本月已经销售 (运输) 了多少煤 (油品、化工品),在本月剩余日期里还需要销售多少产品,同比、环比销售了多少产品.一目了然,按进度超欠调整生产或运力;c) 数据统一.各部门业务数据统一以业务系统数据为来源.例如:生产数据、运输数据、销售数据、结算数据.全部业务系统使用统一规范的基础信息,例如用户名称、船名等;d) 系统建模.系统中通过指定模型,对业务进展进行预演,指导调配等工作.如预装船配置模型,系统按照列车来源、煤质数据和垛口堆放信息等自动计算,按照客户对产品品质要求,给出预装船方案,指导码头装船工作;e) 产品溯源.现有产品经过运输、垛口混煤和长时间堆放之后,往往不能追溯产品源头,如果客户针对产品品质发生纠纷也不能很好应对.通过IT系统管理后,产品由矿区出发,经过铁路运输、垛口堆放、装船运输都有据可循,如果发生纠纷,可以追溯源头,监控源头矿区的煤质变化.

　　在充分考虑企业未来发展与变化的前提下,通过对业务流程的梳理与优化,将煤炭公司的核心业务流、数据流和资金流有机地融合起来.采用先进的信息(IT) 技术,构建一个灵活、适用、扩展性强、功能完善的业务管理信息平台.系统在实现业务数据处理和信息共享的基础上,更要强调业务的关联与协作,突出业务流程的管控功能.通过系统的设计与实施使公司的工作效率和业务管理水平得到进一步的提升.

　　参考文献:

　　[1] 张婉霞.煤炭企业运销工作对策研究[J].中国外资,2014(2):25-26.

　　[2] 中国国家统计局.中国统计摘要 2013[M].第一版.北京:中国统计出版社,2013.