加强电算化财务会计档案管理的对策

　　财务会计档案是重要的经济档案和历史资料，具有不可再生的特点。事业单位根据会计档案反映出的各种数据可以科学预测未来，制定最优发展战略，更好的完成国家各项事业计划和公共服务职能，以低成本获取高效益。各单位逐级汇总的会计数据，是考核国民经济各部门预算执行情况，制订适合国家经济建设发展规划的依据。但会计电算化在为我们提供快捷、高效服务的同时，档案管理上存在着一些问题，值得我们去研究探讨。

　　一、会计电算化档案的主要表现形式及新特点

　　较之传统的会计档案，电算化会计档案存储的范围有所增加。除了纸质档案还包含了电子资料和电子数据。会计档案的载体除了打印会计资料的纸张，更主要的是硬盘光盘等磁性介质。表现形式包括由计算机打印输出的各种书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表及其他会计资料，以硬盘、光盘、微缩胶片等介质存储的会计电子数据。电算化会计资料的使用和会计软件的版本密切相关，不像传统的会计档案那么直观，它必须在特定的电脑操作系统中才能使用，不同的会计软件或者相同软件的不同版本所导出的会计档案可能具有不同的格式，因此整套会计电算化软件程序和相关资料也视同会计档案管理。

　　通过计算机操作，财务人员能快捷的计算、记录、上报各种会计资料。形成的会计档案既满足了日常查询、统计分析、数据交换、决策参考的需要，实现了信息资源共享、无纸化办公，还整合了档案资源，使档案管理更专业化，有效提高了工作效率和工作质量。电子档案具有便于修改纠错、重置备份、携带传递的特点。

　　二、电算化财务会计档案管理存在的一些问题

　　（一）会计档案管理缺乏明确完善的规章制度

　　当前很多单位的会计档案管理制度没有针对电算化会计档案管理做出具体明确的规定，致使一些单位电算化档案管理处于无章可循的状态。因为电算化会计档案有易于修改不留痕迹的特点，通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改、复制、伪造、销毁等违法乱纪行为具有很强的隐蔽性和社会危害性，相对手工会计系统而言，发现利用计算机舞弊的难度更大，而且较难分清责任。因此在没有明确会计档案管理人员职责，完善会计档案管理制度的情况下，人为破坏和自然损坏现象时有发生。

　　（二）对电算化会计档案的理解偏差导致档案的不完整

　　虽然目前大多数单位都已实现了会计电算化管理，但单位工作人员对电算化会计档案的组成内容还不是很了解，认为会计电算化就是用电脑自动做账，忽略了重要的决策、分析、预测等功能，缺少对档案管理工作的重视和经验，造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况，很多单位只归档打印出的纸质资料，没有将存储在电脑中的会计信息在介质工具上备份归档保存，导致会计资料的归档缺乏完整性。

　　（三）档案载体性质引出档案管理问题

　　电算化会计档案必须在一定的软件操作系统内才可利用，由于许多单位没有重视会计软件版式及软件系统的保存，造成会计软件升级后不同版本下的会计数据不能被调用；计算机病毒入侵和操作失误导致系统程序出现问题，可能会使会计资料出错或丢失；《会计档案管理办法》规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出的纸质会计档案，并对保存期限作了规定，可一些单位受条件限制，打印机输出的纸质资料达不到规定的保存期限；作为档案载体的介质工具质量低劣，未能起到储存备份作用；备用盘与存储盘没有分开存放，无法避免意外发生时电子数据损坏丢失。

　　（四）计算机网络信息安全维护人才缺乏

　　目前大多数单位都是由原来的会计人员经过简单电脑培训后操作财务软件系统，他们对计算机硬件、软件、系统安全维护管理等一系列问题不熟悉不专业，一旦出现问题无法解决，单位如未能配备一定的计算机专业人员协助，将会造成一些无法避免的损失。

　　三、加强电算化财务会计档案管理的对策

　　（一）完善电算化下会计档案管理的各项制度

　　依据财政部颁布的《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》、《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》等相关规章制度，建立健全适合本单位的会计档案管理具体方案。

　　1.建立电算化会计档案管理的定期备份制度

　　会计电算化档案应按照“AB备份法”定期将系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件备份到磁性介质工具上，设立备份登记簿，登记备份时间、数量、操作员姓名、保管方式等备份细节信息，选用质量优质的硬盘、光盘、微缩胶片等介质存储并定期进行检查和复制。

　　2.建立会计电算化档案的归档保管立卷制度

　　定期打印输出的纸质会计档案应由会计、会计主管或会计机构负责人、单位负责人等相关人员签字盖章，按《会计档案管理办法》规定的保管期限和办法存档管理，以明确经济责任，保证档案的法律效力。电子会计档案还应在存储介质上注明对应软件的类别和版本号。档案保管员要对所有的会计数据进行双备份，按分类顺序对电子会计档案进行编号，标注好时间和内容，贴上封签，制作档案管理卡片，把备用盘与储存盘分别存放在两个符合存放条件的建筑物内，并做好防磁、防潮、防尘、防腐蚀等工作，防止意外事故发生引起整个会计电算化系统的毁损与不可恢复。纸质档案的“备注”栏中注明相对应的电子档案的存档情况，便于相互对照使用。每年形成的会计档案，应依据档案管理类别和保管年限进行立卷，保持档案排列顺序的连续性。

　　3.建立健全会计档案分权限复制、查阅、调用登记制度

　　调阅档案需经授权的相关负责人审批同意，在档案管理员监督下，详细登记调阅日期、姓名、单位、理由、内容、归还日期等后由本单位财会人员调阅、复制处理。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点，管理时应采取必要安全措施：如对不同级别用户设置相应的职责权限进行加密控制；监督系统操作日志；对数据存储使用权限进行限制：普通数据可较大范围使用；涉密数据仅供特需人员使用；原程序文件、数据结构文件等重要数据只有财务主管及相关负责人或程序员能提取使用。通过相应的安全保密设置，确保档案安全。

　　4.建立会计档案的移交销毁制度

　　当年形成的会计档案，由会计机构保管一年后编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。对保管期满的会计档案，由档案保管部门会同财会部门向单位负责人提出销毁意见，财会部门和上级主管部门要派员监销，按相关规定编制销毁清册销毁。

　　（二）加强档案管理基础设施建设，完善会计软硬件条件

　　软硬件设施是档案信息化建设的基础条件，应分别从财务管理和档案管理角度出发，兼顾各方面需要，避免在系统运行过程中出现重叠或空缺，以提高利用效率。在软件方面，应保证财务数据存储形式标准化，使不同软件和软件升级后能相互兼容，达到会计资料可延续性。采用一定的安全保密和定期防毒杀毒措施，保障会计档案不易被修改且便于追溯使用过文件的人员，避免病毒侵入导致系统出错崩溃。改善硬件设备，配备符合要求的电脑及高清晰度打印机，确保电脑设备操作性能稳定，打印输出的会计档案达到规定的保存期限。提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。

　　（三）提高财务人员业务素质，改善人员配置结构

　　系统是否安全稳定，不仅取决于系统本身，更取决于操作使用人员的素质，没有良好职业道德和专业技能的员工本身对系统的安全性就造成了一定威胁。会计档案管理人员在树立良好职业道德、学好本专业知识的同时，还应普及提高电脑知识，使自己成为能更好适应现代化职场要求的复合型人才。单位应适时补充具有计算机、微电子等技术的员工，逐渐改变现有业务人员专业结构单一的状况，适当对现有计算机信息技术人员进行一些档案管理、财务管理方面知识的培训，使其更好地为会计档案管理信息化建设提供强有力的技术支持。

　　随着计算机技术的不断发展，改进和完善会计电算化发展中非常关键环节的会计电算化档案管理，是充分发挥电算化会计的强大功能，使会计信息得以充分合理利用，更好地为社会经济决策服务的重要保证。

　　参考文献：
　　[1]仵立敏.浅谈企业会计电算化后财务档案管理[J].当代经济，2009，（17）.
　　[2]陈琼虹.会计档案管理中存在的问题及对策[J].管理观察，2011，（12）.