OA协同办公系统在企业信息化中的运用

　　摘    要：　随着互联网技术的快速发展, 互联网的应用愈加广泛, 与互联网相关的OA协同办公系统逐渐被接纳, 因而, 在企业信息化建设过程中, OA协同办公系统应用广泛, 并发挥了重要的作用, 研究企业信息化建设中OA协同办公系统的应用具有重要的现实意义, 以此展开研究, 通过OA协同办公系统的概述, 检验, 现状以及应用, 可以发挥OA协同办公系统的重要作用, 可以达到理想的信息化建设效果。

　　关键词：　企业; 信息化建设; OA协同办公系统; 应用;
 

　　Abstract：　With the rapid development of Internet technology, the application of the Internet is becoming more and more extensive, and the OA cooperative office system related to the Internet is gradually accepted. Therefore, in the process of enterprise information construction, OA is widely used in collaboration with office system and plays an important role, studying the OA cooperative office department in the construction of enterprise informatization. The application of the unified system has important practical significance to carry out the research. Through the overview, inspection, current situation and application of OA cooperative office system, it can play an important role in the cooperative office system of OA, and can achieve the ideal effect of information construction.

　　Keyword：　enterprise; information construction; OA cooperative office system; application;

　　1、 OA协同办公系统的概述

　　随着办公自动化的快速发展, OA协同办公系统在企业现代化建设过程中发挥重要的作用, 研究OA协同办公系统的相关内容, 发挥OA协同办公系统的显着优势十分必要, 可以为OA协同办公系统在企业信息化建设中的应用打下基础, 做好铺垫。OA协同办公系统的发展历程主要分为四个阶段。第一阶段, 纸质文档数字化阶段。在第一阶段, OA协同办公系统基本实现了企业统计数据以及文档写作的电子化, 主要办公软件就是office, wps等办公应用软件, 其中主要包括表格, 文档以及幻灯片演示等, 基本实现了纸质文档的电子化, 数字化。第二阶段, 工作流程自动化阶段。OA协同办公系统主要以网络技术为主, 其中协同工作技术是其中的主要特征, 通过实现流程管理的自动化, 可以转变收发文的形式, 从传统手工方式, 转化为工作流自动化方式, 实现方式的转变, 确保软件工程的有效应用。第三阶段, 组织运营信息化阶段。到了2010年, 组织运营信息化成为OA协同办公系统应用的关键, 已经走向成熟, 发挥着重要的作用, 利用Java平台开展办公信息服务, 苦熬大组织内部的各项管理活动, 发挥其重要作用。第四阶段, 协同办公阶段。OA协同办公系统今后的发展就是协同办公阶段, 通过协调办公, 可以有效进行协同办公, 知识管理, 门户技术, 扩大组织内部各项管理活动, 成为组织运营的重要部分[1]。

　　OA协同办公系统具有显着的优势, 在现代企业信息化建设过程中, 发挥着重要的作用。其优势主要体现在以下几个方面。第一, 节省工作成本, 有效进行文件的管理传阅。在OA协同办公系统应用过程中, 与纸质文件的审阅方式相比, 凡可以节约工作成本, 还可以实现信息资源的共享, 可以大量节约纸张, 降低办公成本。同时, 在OA协同办公系统进行直接阅读, 审批, 可以保留阅读, 修感痕迹, 形成对比, 可以进行有效地更改, 修正, 方便文件传阅管理质量, 有效进行文件保管, 故绝纸质文件的丢失。第二, 促进信息共享, 方便检阅。在OA协同办公系统应用过程中, 实现网上办公, 可以效进行信息资源共享, 及时了解全新的信息, 方便部门之间的协作, 沟通, 利用OA协同办公系统强大的检索功能, 为文件资料的查询创造有利的条件, 提供便利, 有效进行资料收集, 提高资料效率与质量[2]。

　　2、 OA系统的检验

　　OA协同办公系统的检验是企业信息化建设的主要应用, 研究OA协同办公系统的检验方法十分必要, 直接关系到OA协同办公系统的检验效果, 关系到OA协同办公系统在企业信息化建设中的应用。OA协同办公系统的检验主要体现在以下几个方面, 一, 功能检验。在OA协同办公系统检验过程中, 功能检验发挥着重要的作用, 通过功能检验, 可以从三个方面进行证明, 首先, 单功能证明。在考虑过程中, 需要考虑可能出现的情况, 对功能进行验证, 检查是否达标。其次, 功能间交换。在进行OA协同办公系统检验时, 需要检验组合点的所有程序能否达标。最后, 功能间交换, 检验是否可以进行交互情景。第二, 易用性检验。易用性检验易用性检验的标准主要围绕直观性, 一致性, 灵活性以及舒适性检验, 首先, 直观性。直观性主要指客户使用界面是否整洁, 干净, 不能为客户造成阻碍。其次, 需要保证易用性检验的灵活性。通过检验可以工作和数据传递的简便性。最后, 舒适性。舒适性主要指检验外形的感受性, 保证任务以及操作人员需求的一致性。第三, 安全性检验。在进行安全性检验时, 需要注意网络安全与内部安全两方面内容, 需要保证检验系统的数据安全, 有效拦截外界系统以及黑客的非法入侵。此外, 需要注意内部安全, 保证客户账户的登录安全, 进行专门的检测。

　　3、 企业信息化建设中OA协同办公系统的应用

　　3.1、 现代制造企业OA系统应用技术方案

　　在现代制造企业信息化建设过程中, OA协同办公系统应用广泛, 研究OA协同办公系统应用技术方案十分重要, 可以有效进行OA协同办公系统的应用与建设, 在我国制造企业建设应用过程中发挥重要的作用。现代制造企业OA协同办公系统应用技术的核心主要体现在以下几个方面。第一, 基于j2ee, net服务器与数据库, 可以开发OA协同办公系统, 应用典型软件, 保证系统的兼容性, 软件的实用性, 发挥OA协同办公系统的优势, 利用工作流引擎和安全机制进行自主研发, 发挥OA协同办公系统的重要作用。第二, 基于微软exchange平台的OA协同办公系统, 在此平台下, 微软产品的集成度较高, 与企业的epr, crm等集成度较低, 适用于windows操作系统, 但是, 不适用于其他操作系统, 在OA协同办公系统应用过程中, 占据着不可替代的重要作用。第三, 基于IBM平台的OA协同办公系统。在此平台下, 集成度较高, 体系架构清楚, 存在大型软件兼容, 但是平台不够开放, 大数据下频繁操作会降低性能[3]。总而言之, 研究现代制造企业信息化建设中OA协同办公系统应用技术方案十分必要, 具有重要的意义。

　　3.2、 现代制造企业OA系统选型分析

　　在现代制造业OA协同办公系统选型过程中, 研究选型内容, 进行选型分析十分重要, 也十分必要, 可以根据现有资源以及技术人员的现状, 业务流程, 工作能力以及企业的发展运营情况对OA协同办公系统进行恰当的选择, 选择恰当的类型, 确保现代制造企业选型的恰当性与合理性。现代制造企业OA协同办公系统的选型需要注意以下几个原则。第一, 需要注重OA协同办公系统的安全性, 易用性以及灵活性。第二, 需要注重OA协同办公系统的可扩展行, 充分考虑其他元素, 综合利用其他系统。第三, 注重OA协同办公系统的后期为, 充分利用已有的软硬件条件, 降低总成本选型原则。第四, 需要结合实际情况, 具体问题具体分析, 根据企业运营的实际需要, 以OA协同办公系统选型为出发点与落脚点。

　　3.3、 现代制造企业OA系统改进策略

　　注重现代制造企业OA协同办公系统改进策略, 需要从两大方面着手。一方面, 需要对OA协同办公系统的兼容性与拓展性进行改进。通过改进兼容性, 可以促进OA协同办公系统的有效应用, 可以为综合企业提供软件支撑, 提供管理信息, 实现信息的共享, 方便办公工作的顺利实施。在现代制造企业信息化建设过程中, 利用组件技术与门户技术, 采用SOA结构, 可以有效进行云计算服务, 可以提供安全, 高效的应用平台, 有助于实现支持业务系统的快速开放, 保证软件以及OA协同办公系统的安全, 高效运行, 提高系统的运行效果。另一方面, 需要注重安全性与易用性平衡策略, 通过合理利用web技术, 提供灵活的分级授权管理机制, 可以保证系统的易用性与实用性[4]。

　　3.4、 规范管理信息流, 有效整合各种资源

　　在企业现代化建设过程中, 对各种资源进行整合, 规范管理信息流十分重要直接关系到OA协同办公系统应用效果, 关系到OA协同办公系统功能与优势的发挥。规范管理信息流, 有效进行资源整合最为重要的就是发挥OA协同办公系统思维优势, 革新先进思想, 为企业提供科学高效的信息化工作平台, 降低管理成本, 减少工作内耗, 提高办事效率, 管理力度, 有效整合资源, 促进信息共享。

　　4、 总结

　　在企业现代化信息建设过程中, OA协同办公系统是其中的关键与核心。对OA协同办公系统进行检验与了解, 研究OA协同办公系统在企业信息化建设中的应用具有重要的现实意义, 可以有效进行OA协同办公系统的改进, 选型, 应用, 实现信息流的规范处理, 对各种资源进行有效地整合处理。总而言之, 研究企业现代化信息建设过程中OAOA协同办公系统的应用具有重要的现实意义, 本文的研究具有重要的价值。

　　参考文献：

　　[1]夏维.企业信息化建设中OA协同办公系统的应用[J].中国管理信息化, 2016, 19 (19) :55-56.
　　[2]郝子瑜.校园信息化协同办公系统的设计与实现[D].大连理工大学, 2017.
　　[3]余达人.以协同办公系统为平台推进地电企业信息化建设[J].农村电气化, 2017 (S1) :72-73.
　　[4]刘陈童, 胡海龙.协同办公系统在我局信息化建设中的应用[J].科技信息 (学术研究) , 2017 (09) :532+534.