事业单位构建自动化办公系统的意义与要点

计算机应用毕业论文第六篇：事业单位构建自动化办公系统的意义与要点

　　摘要：事业单位办公自动化系统建设的必要性主要包括满足事业单位发展需要，提升工作效率;为事业单位决策提供更有效的信息，节约工作时间;实现标准化管理，提高行政管理效率。事业单位办公自动化系统建设要点主要包括突出的公文处理能力和档案管理能力，对人员、资源的有效统筹管理能力以及规范性需求、性能需求。办公自动化系统需要对收文和发文进行管理，对起草、公文审核、电子签章、手写批注、发文痕迹等进行保留，对电子文件和实体档案进行管理。通过运用办公自动化系统，可以帮助管理人员高效地完成人事档案管理、绩效考核与日常考勤等诸多工作。对信息结构进行规范化管理，有利于节约办公时间，提高对信息的处理效率。系统的可靠性则主要由系统的兼容性来决定，系统兼容性越强，系统运行越可靠;系统的负荷能力越强，出现性能瓶颈几率的可能性越低。

　　关键词：事业单位; 办公自动化; 系统建设; 必要性;

　　The necessity of office automation system construction in public institutions

　　WANG Jia-nan

　　Institute of Natural Resources and Ecology,Heilongjiang Academy of Sciences

　　Abstract：The necessity of the construction of OA system in public institutions mainly includes meeting the development needs of public institutions,improving work efficiency,providing more effective information for decision-making of public institutions,saving working time,realizing standardized management and improving administrative efficiency. The key points of OA system construction in public institutions mainly include outstanding document processing ability and file management ability,effective overall management ability for personnel and resources,normative demand and performance demand. The OA system needs to manage the receiving and sending documents,keep the drafting,official document review, electronic signature, handwritten annotation, sending traces, etc., and manage the electronic documents and physical files. Through the use of office automation system,it can help managers to efficiently complete personnel file management,performance appraisal and daily attendance and many other work. Standardized management of information structure is conducive to saving office time and improving the efficiency of information processing. The reliability of the system is mainly determined by the compatibility of the system. The stronger the system compatibility,the more reliable the system operation is; the stronger the load capacity of the system,the lower the probability of performance bottleneck occurs.

　　随着信息技术的快速发展，办公自动化已经成为目前新型的办公方式，该方式可以实现无纸化办公，提升办公效率，规范办公行为，对整个组织的人员、资源和信息进行整合，是未来办公的主要发展趋势。

　　1 事业单位办公自动化的相关概念

　　1.1 事业单位的概念

　　事业单位是以政府职能、公益服务为主要宗旨的一些公益性单位、非公益性职能部门，主要参与社会事务管理，要履行管理和服务职能，宗旨是为社会服务，主要从事教育、科技、文化、卫生等活动。

　　1.2 办公自动化的概念

　　办公自动化[Office Automation(OA)]是将计算机、通信等现代化技术运用到传统的办公方式中，进而利用现代化设备和信息化技术优质而高效地处理办公事务和业务信息，实现对信息资源的高效利用，达到规范化、高效化办公和辅助决策的目的。

　　事业单位的办公自动化系统具有特殊性。办公自动化与事业单位结合后，个人办公、公文系统、请示审批、计划统筹、会议管理、财务管理、行政管理、档案管理、部门人员管理和系统维护等都能够得到统筹有效的管理。有效信息经过充分沟通和筛选，减少了对人力、财力和时间的浪费。事业单位数据信息的安全性在一定程度上关系到国家安全，事业单位在进行办公自动化系统建设时，会尽量减少软件缺陷，促使平台软件的可靠性与稳定性大力提升。

　　2 事业单位办公自动化系统建设的必要性

　　2.1 满足事业单位发展需要，提升工作效率

　　以往传统的事业单位管理工作大多只是用电脑打印出表格或文本，用于纸质行文存储。虽然上传、下达也与时俱进的使用了微信或QQ等即时通讯工具，但随着信息化的发展，事业单位产生的信息和数据量逐步增加，纸质行文存储和不规范的即时通讯已经与之不相适应，而且工作效率逐步变低，数据遗失风险逐步加大，无法更好地满足事业单位的发展需要。随着信息技术的快速发展，专业办公自动化系统应用而生，它能够科学合理地利用计算机技术和互联网技术，使事业单位管理实现了信息化，并推动事业单位内部与同一部门或相关系统部门进行交流共享。同时，事业单位办公自动化实现了无纸化办公和信息化办公，节省了办公时间，提高了办公效率，有效解决了办公效率低下、程序复杂等问题，提高了事业单位的口碑。

　　2.2 提供更有效的信息，节约工作时间

　　通过推进办公自动化系统建设，使得信息的流通和共享更为便捷，各种报表的生成也更为迅速，为管理者提供的有效数据有助于提高决策的准确性。同时，压缩了工作时间，各部门信息可以有效、迅速地进行流转，层级审批和领导签字都可以在短时间内完成。

　　2.3 实现标准化管理，提高行政管理效率

　　办公自动化系统在事业单位中的广泛应用，使单位内部的业务和项目进展一目了然。以黑龙江省科学院自然与生态研究所为例，通过办公自动化不仅能够实现标准化管理，提高行政管理效率，还可以对科研项目进行统筹规划，更好地实现项目管理，人员、资金、项目进展等情况也清晰明了，有利于把握今后的科研方向和科研课题内容。

　　3 事业单位办公自动化系统建设要点

　　3.1 突出的公文处理能力和档案管理能力

　　在事业单位中，公文的收发文工作和档案管理工作都是非常重要的，办公自动化系统需要对收文和发文进行管理，对起草、公文审核、电子签章、手写批注、发文痕迹等进行保留，对公文传阅、来文登记进行记录，支持与各种格式的文档进行嵌入整合，支持收发文全过程的查询、跟踪、催办、控制和办公流程结束后的自动归档。在档案管理中，不仅需要对电子文件和档案进行管理，也需要对实体档案进行管理，将收发、起草、会签、归档、检索、利用文件进行一体化管理，科研单位单位更要对科研档案进行系统全面地管理。

　　3.2 对人员、资源的有效统筹管理能力

　　近年来，行政事业单位开始重视对人员的考勤和绩效考核，通过运用办公自动化系统，可以帮助管理人员高效地完成人事档案管理、绩效考核与日常考勤等诸多工作。事业单位的财力是有限的，全额和差额的事业单位需要做好财政预算工作。从现有资源的统筹管理和下一年度的预算来看，办公自动化系统都能够起到很好的辅助作用。

　　3.3 规范性需求

　　规范性需求是指无论办公自动化是PC端还是移动端的系统，都要实现业务操作和信息的规范化。利用网络技术和计算机技术建立起的自动化办公系统必须有助于事业单位对办公流程和操作进行规范化管理。通过对业务流程、办公流程进行规范化管理，使事业单位的信息结构得到优化。对信息结构进行规范化管理，有利于节约办公时间，提高对信息的处理效率。办公自动化系统不仅能够实现事业单位内部系统之间的信息交流，还能与外部组织或个人进行信息交流，规范化的系统是事业单位实现办公自动化的必然要求。

　　3.4 性能需求

　　目前，办公自动化系统常见的性能需求主要体现在系统安全、可靠性与负荷能力三个方面。事业单位多种多样，对办公自动化系统的需求也不尽相同，应针对不同组织的需求建立个性化办公自动化系统。办公自动化系统会涉及大量的事业单位内部数据信息，因此，系统的安全性是首要需求。系统的可靠性则主要由系统的兼容性来决定，系统兼容性越强，系统运行越可靠，而且系统在更新升级期间，不会因为兼容问题而导致数据丢失。系统的负荷能力越强，出现性能瓶颈几率的可能性越低。

　　参考文献

　　[1]国务院关于修改《事业单位登记管理暂行条例》的决定[J]．安徽省人民政府公报，2004,(21):7-10.
　　[2]周潇，张亚.事业单位综合办公自动化系统的优化途径[J]．科技风，2019,(10):244-245.
　　[3] 王攀.事业单位办公系统与智能档案管理的整合研究[J]．现代办公，2017,(01):176-177.
　　[4]常颖.事业单位办公自动化系统的特征和建设目标探讨[C]//天津市电视技术研究会2014年年会论文集，2014.