新冠疫情下OA办公系统的特点及运用

　　摘    要：　现今OA办公系统已经在各个领域得到广泛的应用，OA系统的无纸化办公、高效审批、知识管理给人们的工作和生活带来了极大的便利。通过论述OA所具备的特点与功能，详细介绍了OA系统应用在新型冠状病毒肺炎疫情背景下对抗击疫情，帮助企业复工复产中起到的积极作用。

　　关键词：　OA系统; 疫情;

　　1 、概述

　　当前，新冠疫情已经成为一个全人类共同面对的巨大挑战，应对疫情，思想上的警醒与正视是前提。同病毒较量，与时间赛跑，比的是速率，拼的是效能，犹疑和拖沓只会阻碍疫情狙击的步伐。面对疫情过后紧接到来的“复工潮”，更加不能放松警惕掉以轻心，居家办公成为越来越多企业应对疫情的工作模式。新型肺炎疫情背景下，企业怎样才能正常开展日常管理和业务工作，同时保证职工的健康安全？在家利用OA系统远程协同办公，目前是企业面对这场疫情阻击战的必然选择，不光是能够保障企业的日常运转，而且更加的安全、便捷、高效，OA系统的使用也由原来的辅助企业管理转变为主要的工作方式。

　　2、 OA系统特点

　　OA办公系统（Office Automation System，即办公自动化系统），主要是基于工作流协同理念，利用先进的网络技术和软件技术使企业工作人员方便快捷地共享信息，克服时间和空间的限制能在任何地点开展高效协同工作；彻底的改变了以往线下手工办公的低效、办公成本高的工作模式，信息数据的共享和利用率得到显着提升，为企业管理与决策提供科学的数据支撑。OA系统在提升个人办公效率的同时，更具优势的是实现了办公的协同。在面对不同的使用层级中OA系统具有着不同的应用场景：对企业决策层来说，办公自动化（OA）是一个能提供决策支持，展示公司运行概况的平台。它结合与管理企业相关的各类信息，为企业领导的决策提供参考和依据；对于企业中层管理者来说，它提炼出各个业务环节有用的管理信息帮助管理者提高经营效率、降低运营风险；于企业普通员工来说，它为员工提供快捷、规范的办公模式，使之准确、高效地工作。在突如其来的疫情下OA系统的3个特点为实现远程居家办公提供强有力的支撑。
 

　　2.1、 连续性

　　OA办公是依据时间的线性顺序或者逻辑关系将业务的流程清晰地制定出来的前提下，在多个因素的共同作用下处理公务的过程。对于在办公进程中产生的文档、信息以及数据需要在一定权限的限制下在员工之间进行处理式传播，这种模式一般称为工作流。它是对工作过程进行描述的一个模型，整个过程保障了业务的连续性。工作流中所包含的信息主要包括：工作流程、工作内容以及工作模式。疫情下人们能在家通过互联网以OA工作流进行办公，实现工作的连续运转，避免直接接触，降低了病毒感染的风险。

　　2.2、 信息快速传递

　　因为疫情防控是一种紧急状态，必须与时间赛跑，政府各级管理部门的防控政策和企业紧急制定的各种措施都能通过OA系统快速、准确地传递到每一个人；同时，为了及时、精准和全面掌握各类群体的健康状况、所在位置、旅游探亲情况、同住人员信息等，OA系统能通过线上信息采集方式和统计手段来分析、研判当前需要采取的措施。信息的快速传递能让人们更加了解病毒的知识，能更好的保护自己不被病毒感染。

　　2.3、 协作性

　　往往一个项目的进行并不能由某一个人单独完成，而是需要多人相互配合，共同协作才能完成。比如说在企业内部公文流转的过程中一般就分为拟稿、审核、签发和办理等几个步骤，这项工作的每一个步骤都需要由专人对其进行处理。在工作开展的过程中，如果遇到工作人员外出的情况，往往导致工作不能正常进行。使用OA办公系统可以无视物理位置与时间的阻隔，实现事务处理快速响应，每一个流程的参与者不需要考虑时间与空间的问题，办理完毕自己职责范围内的流程即刻就能转交到下一个办理人，实现流程在各个环节之间的高速流转。疫情期间这一特性克服了物理空间隔离给人们工作带来的影响。

　　3、 疫情下OA系统的应用

　　3.1、 实现信息系统的自动化处理

　　工作流技术成为当前实现OA办公自动化系统的关键技术，用来解决办公环境中的协同问题，提升办公效率和节约办公成本。为工作流建模是实现OA的自动化处理的必要步骤。这样做的目的是为了让工作流在自动化处理过程中准确无误流转来满足高效的业务需求。建模过程一般先是收集分析实际的业务流程，然后将其转化成计算机所识别的数据存入系统中。工作流建模一般包含了流程的类型、基本属性、流转过程这3个方面的内容。流程类型是对业务流程进行一个分类，阐明了流程的适用场景。基本属性主要涵盖了工作流程的流水号、名称等用来描述工作流程执行的基本情况。流转过程是指工作流程内的节点按照预先设置的顺序、出口条件进行退回或提交到下一步的操作。工作流建模中最核心的步骤就是对业务和过程的定义。（1）业务定义，文中用一个起始节点表示流程的开始，用一个归档节点表示流程的完结，以办理公文下发的流程为例来讲解OA系统中的工作流建模。公文下发一般包含文件的起草、部门负责人审核、领导批示、办公室下发、单位（部门）办理、意见反馈、归档这几个节点，其中的某些节点根据实际情况是可以进行跳过的。为准确进行业务定义我们需要梳理出业务的基本属性，例如：流程标题、类别、流转条件、起始时间、参与流程的人员范围；业务操作者：定义操作人员；操作者权限：权限是用来确保操作者在授权范围内进行合理的操作来保证流程中信息的完整、有效，例如某个流程的流转过程中操作者能对什么样的字段进行什么样的操作都需要有清晰的设定。（2）过程定义。工作流业务描述：描述工作流中每一步节点的内容；主要字段包括：工作流节点名称、模板、属性定义。工作流对应表单：流程信息的主要载体，包含表单字段、计算规则、明细表。过程定义：描述各个节点中事务间的时间顺序关系与流转条件，主要有：当前工作流流转执行条件、后续工作流出口条件。

　　在企业信息管理中往往有很多的请示、申请和合同需要领导的审核和批示，一旦领导外出工作有些业务就会产生停滞，也造成了送签人员反复找领导签字的窘境，在签字的过程中浪费了较多时间。如果把流程信息化后在OA系统中进行文件和信息的审批，这无疑将大大提高办公效率缩短审批时间。由于权限的差异使得员工在OA系统中处理事务的时候只能按照预设规则进行操作，这样既避免了代办和越级办理的事件发生，又明晰了员工自身的权责。每个步骤的办理人完成自己的工作后，把需要保存的数据信息和文件保存到系统后提交，下一步的办理人就能紧接着继续处理工作流程，无缝的流程处理过程极大地提高了办公效率，也让信息数据与文件处理自动化在OA中得以实现。此外，使用OA系统还能够对企业文件处理情况与系统中的重要信息进行跟踪和统计，通过实时查询和监控流程的运行状态，能及时地处理流转过程中出现的问题，极大地提高了数据和文件的处理效能，实现了企业信息管理真正的自动化。

　　3.2 、实现企业的知识管理

　　OA系统中的知识管理是将企业内各种纸质化的知识通过电子化后转换为电子化知识库。OA办公系统可以分门别类地有效整合各类知识，打造企业资料中心，例如形成知识共享中心、规章制度中心、个人资料库等，分类的管理便于员工自主学习，探究问题，为自己赋能提升个人素质。以知识管理为重点的OA平台，通过帮助企业完善知识管理的手段，提高企业的生产效率、创新能力、技术水平，最终实现企业竞争力的显着提高。将企业员工头脑中有用的知识按照一定的逻辑关系有形化、规范化、实用化、系统化，通过运用OA系统协作和交流，挖掘、创造企业隐形知识；分类整理、储存、更新管理显性知识，让知识来源于工作、分享于工作，并能在工作中得以实践运用。

　　3.3、 信息收集与发布

　　OA系统能搭建一个统一的信息发布平台，实现信息的准确、快速、大范围播报，提升信息的管理效率。疫情其间OA系统通过通知、论坛、公共等工具，将各类疫情信息、企业消息及时地传达给相关的单位、部门、人员；及时获取的消息，使得公司的领导和员工之间能够做更多、更广泛、更有效的沟通；通过数据收集功能把员工的健康、工作情况进行汇总分析。管理员通过发布采集及任务，相关人员就可以收到需要填写的采集信息，填写完毕以后直接提交到采集任务发布人，接收办理查看，也可以对未提交的用户进行单独催办或者批量催办，采集内容可以是一般数据的采集，也可以是文件采集。管理员可以对已发布的采集任务进行监控管理。应用架构为：（1）任务发布：可以发布各类数据采集任务；采集标题、填报人、类别、数据源、采集日期、填报状态；（2）数据填报：填报人根据表单填写完成需要采集的内容；（3）在线监控：监控采集任务各个阶段的运行情况；（4）事后查阅：对已完成的历史采集任务进行统计分析；（5）文件采集：发布文件采集任务。如图1所示。

　　图1 信息收集与发布应用架构

　　3.4 、为领导层提供有效决策支持

　　领导科学决策的基础是依据及时、准确、有效的数据做支撑。OA系统可以整合企业内所有有效的信息数据，通过对系统内外部数据的整合、统计、联机处理分析，为企业管理者提供全面、即时、精准的报表和图形化工具，一目了然的让管理者了解真实、有效的资讯，为决策管理提供支持，杜绝拍脑袋决策的事例发生。

　　3.5、 电子签章

　　电子签章是电子签名的另外一种表现样式，与数字证书一样都是用来做身份验证的技术。人们利用图像处理技术将电子签名所呈现的样式转换成与传统纸质文件上的印章可视效果一致，再以电子签名技术确保电子文件信息的真实、准确、完整以及签名人的不可抵赖性。一般来说，都是从技术角度来对电子签章的真假进行鉴别的。主要是通过特定的技术手段来甄别当事人的身份信息及确保提交的资料内容没有被非法篡改的安全保障措施。从目前应用范围上讲，电子签章不仅包括通常意义上讲的"非对称性密钥加密"，也包括计算机密码、指纹识别、生物笔迹辨别，以及近年演变出的眼虹膜透视辨别法、面部识别等。电子签章技术就目前而言是最为成熟的"数字签章"，它是以公钥及密钥的"非对称型"密码技术制作的。OA电子签章通过集成电子签名来解决OA系统中电子文件的真实性、完整性、安全性和不可抵赖性等问题的一个功能。OA办公系统的电子签章支持多种网络环境下应用，采用安全加密口令对电子印章信息进行加密传输。电子签章也支持多种办公环境下的应用。在线电子签章应用主要是在流程发起或审批时，对文档加盖签章、手写批注。同时，也可以离线环境下使用电子签章对文档盖章或批注，然后通过及时通信软件发送给其他人在OA系统内发送或流转，任何接收人对该文档将无法修改，成为无法编辑模式，如若想要修改必须通过授权才能更改文档内容，这就保障了文档的内容安全。

　　4、 结语

　　疫情期间，为了保证健康和安全，选择在家办公；通过OA系统维持高效的办公，节约时间和精力，还能让员工在工作学习中快速成长，使企业更具活力和发展力，这体现了OA系统的高效、协同。OA系统就这样成为疫情中维持企业正常运转的利器，只要有网络无论何时、何地都能快乐高效工作。