档案管理论文
一、引言
在全球化背景下的市场经济中，企业的市场需求和生产要素不断发生着变化，科技日新月异，市场竞争加剧，企业生存面临的内外环境变动愈快，要想在变动的大环境中拥有竞争优势，就必须适时地进行竞争力要素的重新组合。"从接管的可能性来看，没有一家企业被认为是安全的……在企业长期的发展中，内部和外部的成长是互补的",[1]企业重组活动是一个大型企业长期发展中的必然阶段和必要阶段，是企业内部与外部资源优化配置和互补的过程，全球化市场上的成功竞争，很有可能取决于企业通过并购以一个适时而有效的形式获得的能力，当然，企业重组中，并购只是其中的一种。
着名金融学家J·弗雷德·威斯通将企业重组活动的形式概括为扩张、收缩、资产重组以及所有者结构变更等，[2]这种分类在某种程度上是随意的，但它强调了不同类型活动的侧重点。本文所指的企业重组，是指非日常经营类资产和股权的购买、置换、对外合作、出让等商业交易行为。其主要形式包括：对外部企业的增资、参股、并购、合资、重组，资产的收购，经营权的承包、联营等；以企业现有资产或股权为载体与企业外投资者的合作，包括但不限于增资扩股、合作经营等；以企业现有资产或股权为载体，通过出售转让、委托经营等多种方式（不含短期融资性行为）向企业外投资者出让控制权，将其价值变现等行为。
企业重组的实际操作通常会经过机会研究、项目立项、目标企业尽职调查、可行性研究、投资决策、合同签署及履行、交接及评估等基本程序。
二、企业重组的目的及意义
企业重组的目的在于建立更符合现代企业发展和国际化市场要求的运营机制，重组关键在于企业运营机制的转变。其中，资产、机构的划分是最为直观、看得见的硬重组，而涉及到的运营机制问题是软重组。
当资产、机构等形式上的硬重组生效后，重组工作实际上才刚刚开始，要想实现重组的目的并达到最佳重组效果，就要求具有"高人一筹的发展战略，科学的管理制度、组织制度，优秀人才的合理使用，以及由此而形成的技术开发创新能力",[3]而这些能力恰好可以通过企业档案被后来者了解和延续。因此企业重组期的档案管理工作是企业软重组中非常重要的一环，承载着企业重组前后的生产运营及各项工作过程中有价值材料的原始记录，对于重组后的企业有着极其重要的指导意义。
第一，重组期档案能反映重组前各个企业的经营状况，其中与企业资产重组相关的财务原始凭证尤为重要。
第二，企业的人事档案、权益证件证书、许可证、荣誉档案等能反映企业有形资产和无形资产，还原企业发展状况和企业文化，使重组企业借鉴成功经验，吸取失败教训。
第三，企业资产档案能为重组企业的正常运营提供必要的基础资料信息。
第四，企业管理类档案能为企业进行后期并购意向调查、评估、办理所有权变更等提供依据和凭证性材料。[4]然而，在真正的企业重组时期，实施重组企业的工作重心大部分集中在繁杂的资产、机构、人员等重组交接工作中，企业的档案工作往往处于一种失控、无序的状态，许多重要档案资产被成批量当做无用资料处理或销毁，实际上重组前的档案除了少部分对重组后的企业没有价值外，绝大部分档案都有十分重要的价值。
因此，作为企业资产的组成部分，企业重组期档案的重要价值需要被重新认识并充分强调，同时必须采取有效措施及时对企业档案进行妥善处置和规范化管理，防止原始档案的流失损毁。
三、企业在重组过程中档案处置工作面临的困难和问题
企业在被并购和重组期间，由于工作纷繁复杂、人心浮动、高层重视程度不够、企业文化差异以及相关职能部门职责不明确等多方面原因，要真正达到妥善处置企业档案的目的，将面临许多困难和挑战。
（一）企业被重组期间的档案工作易失控
1.被重组企业员工工作状态不稳定
企业被重组期间，人心思动，工作状态不稳定，一些正常的工作不能按常规办理，导致具有归档价值的文件材料不能妥善保管、及时归档。同时，由于企业档案人员兼职过多、更换频繁的情况非常普遍，因此企业重组时期，无论档案员自身还是负责提供文件材料的员工，对档案工作大都抱以应付的态度，思想上麻痹大意，工作中疏于管理。
2.档案管理工作的日常有效监管缺失
企业重组期，被重组企业缺乏对责任心不足员工的有效约束手段，或者自身的组织管理出现空白，档案的正常管理无法进行，极易出现一些未经鉴定的档案资料被当作废品处理掉、日常的借阅记录不详细、部分重要档案借走后长期不还但无从追讨等现象。此外，一些部门在调整、撤销过程中，将大量有归档价值的文件材料直接作为无用资料销毁，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重。
（二）参与并购行为的主体双方领导层对档案资产重视度不足
实施重组企业对档案处置的重视程度是重组工作能够顺利开展的关键。企业面临重组时，工作量大且千头万绪，不可避免会出现由于对档案资产处置重视度不足而导致的档案资产流失或损失现象，集中表现在以下方面：
1.项目前期缺乏提前对被重组企业档案资产进行价值评估的意识
不论是在项目预立项阶段，还是在项目立项尽调阶段，实施重组的企业领导层均缺乏提前对被重组企业档案资产进行价值评估的意识。在项目预立项阶段，实施重组企业往往侧重于对宏观政策及产业背景、被重组企业所在区域政策环境、企业概况、财务状况、业务开展情况、市场状况、人员状况，以及项目初步可行性分析与判断、风险分析与防范等内容进行研究和讨论。在项目立项和尽职调查阶段，诸如项目定位、投资估算、资金平衡、营销或运营方案、财务分析等项目评审工作，以及聘请第三方中介机构进行的尽职调查又将成为工作重心。
根据上文所述，由于企业重组工作一旦进入实体操作阶段，必然不可避免地会出现人心浮动、档案监管"真空"状态，所以如果没有对被重组企业档案价值给予足够的重视，项目中后期或完成后仓促接收，必然会给档案移交工作带来被动，导致被重组企业档案资产流失。
2.项目中期未能及时制定档案资产处置预案
实施重组企业在签署完成重组合同并成立项目工作组时，同样很难意识到应安排档案人员参与工作小组，无法制定专业化的档案资产处置预案，对档案移交进行规范管理并组织实施。因此工作组在实际交接时，对被重组企业应移交档案的归档范围、质量以及移交程序缺乏正式规范要求，从而导致接管被重组企业后，原有档案混乱、缺损，且无法补救，严重影响档案的利用。
3.项目重组结束后未能投入人力和经费对接收的档案进行清理鉴定和安全保管
接管被重组企业后，实施重组企业往往忙于理顺人、财、物等各方面关系，以及各单位权责利的分配、历史遗留问题等生产经营恢复工作，未能及时投入人力和经费对档案资产进行规范的清理处置，更无法建立标准库房进行存放。在人员变动、搬迁调整、新旧档案人员分流更替等频繁发生的时期，有重要价值的档案极易再次流失和损坏。
（三）被重组企业客观上档案管理基础薄弱
1.未进行集中统一管理
2010 年 1 月 1 日实施的《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）规定：企业档案工作是企业研发、生产、经营和党群活动的基础性管理工作。企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。[5]
但是管理基础薄弱的被重组企业很容易出现部门各自为政，且无统一档案业务规范要求，导致企业各级领导和部门成员均保存着应归档文件材料，企业被重组期间进行文件清理时，极易出现个人将公司文件材料当作私物带走，或有意识地窃取公司有价值的文件材料等档案资产流失现象。
2.档案信息化建设滞后
文档一体化管理已成为现代企业信息化建设的重要领域。如果被重组企业此前信息化建设与实施重组企业水平一致，那么这种滞后主要表现在机构和人员重新划分，重组前建设的档案网络随之"解体",新的档案网络在建设中需要在消除因重组后办公、管理上的分散性，兼职档案员与档案馆（室）综合管理人员之间联系困难等因素后推进，从而使得档案信息化建设滞后。如果被重组企业此前的档案信息化建设水平落后或空白，那么这种滞后意味着后期档案建设需要开展诸如系统之间的平台端口对接、服务器建设、纸质档案电子化、人员培训等一系列重大的专项工程，给后续工作带来被动。
四、加强企业重组过程中档案资产保护的建议
鉴于企业在重组期间面临的上述问题与困难，实施重组企业应当从加强重组期档案处置的制度化建设、提前制定档案资产处置预案、稳定档案人员队伍、加强宣传和监督指导等方面着手加强档案资产保护，避免档案流失损毁。
（一）加强企业重组期档案资产处置的制度化建设
实施重组企业可将《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》作为指引性文件，结合企业自身实际，制定本企业的重组期档案资产处置相关制度，明确档案部门的介入时机、工作要求，协同重组项目工作组同步参与项目操作，明确档案资产处置规范，使项目各阶段档案资产处置有法可依，有章可循。
此外，要加强本企业关于重组类项目档案管理力度，做好项目前期、中期、后期各类文件材料[7]的收集归档管理，确保被重组企业档案的连续性。
（二）提前介入，制定档案资产处置预案
1.在双方商讨重组协议内容时介入
实施并购企业应当选派经验丰富、专业素养良好的档案人员在项目确定完成的中期提前介入重组工作，并提出以下要求：（1）被重组企业专业档案人员应同步参与并成立档案资产处置专项工作组，对企业现有档案进行统筹管理；（2）按照国家相关规定，对企业现有档案进行鉴定后，向当地有关档案部门移交或进行销毁，并编制移交目录或销毁清册；（3）建议本企业领导将档案的规范移交作为合同协议条款写入双方重组协议，作为档案齐全、完整、规范的约束性条件。
2.研究制定档案资产处置预案
在与重组工作项目组及被重组企业档案处置专项工作组充分沟通协调的基础上，对被重组企业档案管理现状进行摸底调查，拟写资产处置可行性调查报告，制定被重组企业的档案处置预案，明确被重组企业各业务体系的职能管理部门在档案处置时的职责分工和文件材料归档范围，并及时跟踪监督归档进程。同时根据不同的重组形式，如收购所有权（30%以上）以扩大经营范围和生产规模，收购后并入本企业并注销原企业法人，本企业集团内部企业的合并、注销、转让等，[8]确定被重组企业档案的处置方案，并组织实施。
（三）稳定档案人员队伍
在重组期间，应该尽量稳定重组双方档案人员队伍，采用发放岗位津贴或继续签订劳动合同等形式，提振档案人员持续工作的信心，同时选派经验丰富的档案工作人员接任档案工作，力争实现平稳过渡。
（四）将档案资产作为战略管理重要内容，加强宣传和监督指导
在并购重组过程中档案资产虽然无法像固定资产那样立刻显现实实在在的效益，但从长远来看，却是实施重组企业一项重要的战略资产。由于档案意识淡薄，档案宣传不到位，以及重组期一切向人、财、物的分配倾斜等原因，实施重组企业的领导和工作组成员往往易认为档案的完整安全与否无关大局，因此，除了相关部门的监督外，加强对企业重组中档案处置工作重要性和对未来的战略意义以及有关法规的宣传，增强领导和工作人员的档案意识，协调参与重组的各方面积极主动的配合，是从根本上改善档案处置工作环境的有效途径。
五、结语
无论是在企业日常经营管理过程中，还是处于企业重大重组和战略调整时期，档案工作一直是企业的一项基础性工作，能够最直接、最全面地体现一个企业的企业文化和管理水平，档案也是涵盖了企业生产经营各个环节、经营决策各个阶段的重要战略资产，因此，企业不论是在实施重组还是被重组时期，均应将档案视为无形资产，妥善、安全保护，避免因档案毁坏、流失带来经济、法律等其他方面损失。