推进电子文件归档工作的建议

　　电子文件归档，是近年来随着信息技术的飞速发展而推行的一种全新的归档管理模式。为保障电子文件的及时归档和有效利用，推进电子文件归档工作，本文提出以下几点合理化建议。

　　一、正确认识电子档案的特点

　　《档案法》规定："对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按规定，定期向本单位档案机构或者档案人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。""机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。"电子文件有以下几个特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

　　二、实行电子档案"两套制"归档，电子、纸质相结合

　　1.电子文件归档应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子档案形成部门熟悉各项管理业务，了解电子档案的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子档案的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子档案归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子档案归档中集成一体，共同形成质量较好的电子档案。

　　2.电子档案"两套制".电子档案一旦归档后，要即时将电子档案集中保存在符合安全要求的电子存储器中；电子文件积累工作要随时进行。对于在网络系统中处于流转状态、对本单位有利用价值的电子文件要及时捕获，集中存储在存储器中；采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠，防止失散；要保证电子文件的真实性、完整性和有效性；电子文件要制作备份，脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案损失。

　　3.对一些具有凭证作用和法律效力的档案必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件、纸质文件转化为档案一般采取"双轨制",归档内容形成"两套制",即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录"备注"项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子档案归档目录"备注"项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎论证，在万无一失的情况下实行。重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。

　　三、做好硬件建设工作

　　各单位电子档案归档工作电脑在条件允许的情况下要使用专用电脑，以免造成档案丢失，同时还要提高保密意识。电子文件归档工作中实施细节和模块非常多，对于计算机硬件的防护要重视，计算机防护牵扯的事项非常多、细节纷繁复杂，主要包括电磁泄漏发射防护和计算机网络软件产品的防护。涉密机管理我们必须注意涉密档案必须在涉密计算机上进行处理，千万不能为了方便将涉密档案存放于工作用计算机中，虽然这是无心之举，但是存在的隐患非常大。有些单位机关工作人员为了自己省事使用文件归档工作专用U盘存储自己的私人资料，这就会造成档案信息通过移动存储介质泄密。