摘要：当前, 随着社会生产力的不断提高, 高校各项事业得到了迅速发展, 高校的财务管理压力也越来越大, 传统的报销模式或者老旧的财务报销软件已经制约了高校财务报销的效率和质量的提升, 不利于促进高校各项事业的良性发展。本文依照《高等学校会计制度》, 结合标准软件工程思路, 通过系统需求分析和流程设计对高校财务报账软件进行了发展设计, 以期尽可能使财务报销过程得以简化, 有效减少报账人员及财务人员的工作量, 提高工作效率, 达到事半功倍的效果。
关键词：高校,财务报销,软件设计
当前, 随着社会生产力的不断发展, 高校事业突飞猛进, 财务收支水平发生了翻天覆地的变化。但这些变化一定程度上也给高校的财务管理工作带来了新的挑战。很多高校会出现这样的情况, 教职工对财务报销业务不满意, 认为报销单据填写困难, 审批程序繁琐, 财务人员报账效率低下等。所以适当改变传统的报销模式能够提高财务报销效率和公众满意度。而改变传统的报销模式首要的就是设计全新的适合时代发展需要, 能够满足广大教职工意愿, 提高工作效率的财务报销软件。
一、需求分析
(一) 用户需求
这里的用户指的是高校财务报销管理系统即财务报销软件软件的直接使用者和服务对象, 具体包括系统管理员、财务处工作人员、普通报账人员、各部门负责人、学校领导等。
(1) 系统管理员作为财务报销软件的最核心人员, 负责整个系统的后台处理。他的需求是能够通过软件后台进行相关设置, 包括设置账套、添加人员、分类设置权限、科目、经济分类科目设置、项目录入、额度控制等一系列具体初始化工作。可以说好的财务报销软件本身设计是一方面, 优秀的系统管理员做的初始化工作是关系将来财务报销软件执行好坏的另一个重要因素。
(2) 财务处工作人员指除了系统管理员以外的财务处一般工作人员, 日常由他们具体负责接待财务报销人员, 认真审核报销票据、报销流程等是否规范, 审核通过后根据网上填报信息及票据实际内容通过报销软件进行制单、办理结算, 审核不通过时则负责填制报销问题汇总清单并及时反馈给报账人员。
(3) 普通报账人员指到财务处报账的学校的普通教师、管理人员、教辅后勤人员等。这些人跟财务处人员直接接触, 活跃在报销的第一线, 他们的需求是根据系统管理员设置的工号等识别信息登录网上报账系统, 在已分配的权限范围内根据原始票据录入报销凭证, 并提交财务审核, 不再需要跑财务处报账, 款项直接存入报账人员银行卡。
(4) 各部门负责人根据系统管理员设置的级别具有相应的审批权限, 从最低级的负责本部门经费签批, 到高级的负责全校某一类专项经费审批等, 他们的需求是在自己职权范围内可以查看使用自己负责审批经费的报销单据, 对符合规定的进行签批, 可以汇总或明细查看自己负责审批经费的具体使用情况等。
(5) 学校主要领导。这其中包括财务处领导及学校领导, 他们的需求是根据系统管理员设置的权限可以查询具体每一笔报销内容, 但更必要的是通过软件可以获得他们想要的强大的分析汇总功能, 可以综合查询学校某一项目支出情况, 汇总分析各类收支, 针对性提供各种统计报表, 以便能为学校整体决策提供财务依据。
(二) 业务流程分析
结合时代发展及财务知识更新, 财务报销系统的报账流程应由传统的手工审批向电子审核转变。具体思路如下:首先, 普通报账人员根据购货或购买服务时取得的发票、文件资料等, 进行整理并顺序粘贴工整;其次, 报账人员到财务网站或学校网站报账系统中填制电子报账单, 并留下相关影像资料;再次, 财务处工作人员对报账人填的报账单和影像资料进行初步审核;第四, 报账人员将已填写完毕并经初步审核的报账单通过网络报至相关部门负责人, 相关部门负责人根据系统中影像资料及报账单进行审核, 通过后进行电子签批 (以前这一步的实现需要报账人员带纸质凭证实地、挨个找部门负责人亲笔签字) , 并加盖电子印章, 报账人将纸质单据封袋投入报账单搜集箱;第五, 财务处人员定期搜集报账单, 通过财务报账系统上再次审核已填制的电子报账单据, 无误并签批合格的直接导入账务系统生成记账凭证、办理结算付款, 打印单据装订, 并通过微信、短信方式告知报账人员具体付款信息, 发现有误则填写问题清单, 联系并反馈给报账人员。
(三) 报账软件功能分析
高校财务报账系统需要实现三个主要功能:
(1) 报账单录入。报账人员通过该节点进行报账单的录入。具体来讲, 该节点应包括报账单录入、报账单管理 (包括查看、修改、删除、排序、送审、状态查询等功能) 。
(2) 单据审核。对于已送审的报销单据, 在该节点进行审核, 应包括审核通过、退回 (附退回原因) 、暂缓处理等功能。这里既包括财务人员对报销单的初审, 也包括职能部门负责人对报销单据的签批过程。
(3) 单据处理:对于完全审核通过的报销单据在该节点进行制单、审批单打印等操作, 该节点还应设置短信通知、单据状态查看、问题清单填写等功能。
二、流程设计
财务报销管理总体功能包括报销单录入、审批管理和单据处理等。财务报销管理模块大致包括四个部分。
(1) 报销人员报销单录入。普通报销人员登录系统后, 在报销单录入界面, 点击“增加”按键弹出报销单录入对话框, 通过对话框, 录入报销事项具体内容, 包括摘要、金额、预算项目编码、报账日期和附件张数、收款单位银行账户信息等基础资料。点击“保存”按键, 将上述录入结果保存。如有其他报销单需要录入, 点击“增行”按键继续增加, 录入完毕保存。通过“影像上传”将报销单据影像拍照上传至系统中, 通过“查看”“修改”按键可以对已录入报销单进行查看和修改操作。点击“报送”按键将已录入完毕报销单送财务部门初审, 点击“送审签批”将单据转至相应项目审批负责人审批。财务部门初审完成前, 不能送审签批。“状态查询”可以查看报账人员送审报销单目前的审批状况。
(2) 审批人审批。审批人登录系统, 在待审批事项界面查看待审批报销单汇总表格。双击具体单据名称, 弹出报销单具体信息, 包括报销人、报销事项摘要、报账金额、预算项目代码、报账日期、附件张数、收款单位银行账户信息等, 审核人不可以直接修改报销人员已录入报销单, 审批人审批权限包括:批准、退回、暂缓处理等。点击“批准”按键通过审批, 加盖审批人电子印章, 转至下一审批流程;点击“退回”按键, 需要填写退回原因, 填写完毕将退回给报销单录入人。
(3) 财务人员报账单处理。财务人员登录系统, 在欢迎界面显示已审批通过的报销单汇总表格。双击具体单据可查看报销单具体信息包括报销人、报销事项摘要、报账金额、预算项目代码, 报销日期、附件张数、收款单位银行账户信息等, 另外还有所有审批人员电子签章, 财务人员审核无误后, 点击“制单”按键, 直接由网上报账系统导入账务系统直接生产记账凭证, 点击“审批单打印”按键, 打印所有审批人电子印章, 与事先取回的原始票据装订。出纳人员登录系统根据已审核制单报账单中银行账户信息办理结算。首付款成功后, 点击“短信通知”按键, 将结算信息发送至报账人手机。
结语
综上所述, 高校财务管理工作在整个高校的管理工作中占据着重要地位, 而适用的高校财务报销软件对于促进高校财务管理工作水平提高具有重要作用。本文根据《高等学校会计制度》, 结合标准软件工程思路, 通过需求分析和流程设计, 对高校财务报销软件进行重新设计, 将一定程度上有助于设计出优质的财务报销软件, 使得财务报销过程得以简化, 有效减少报账人员及财务人员的工作量, 提高工作效率, 达到事半功倍的效果。
参考文献
[1]赵斌.财务报账系统的研究与实现[D].西安电子科技大学, 2014.
[2]蒙焕.面向财务共享服务中心的财务报账系统设计与实现[D].上海交通大学, 2014.
[3]陈刚.高校网上报销管理系统的设计与实现[D].华南理工大学, 2015.
