企业会计电算化运用中存在的问题及对策

　　摘  要：在经济贸易全球化的今天，会计电算化已成为当前会计工作的主要工具，是提高工作效率、运用计算机技术代替手工记帐的基本方式。如何发挥会计电算化的优势，为会计工作提供优效、高能的工作质量，是当前我们必须解决的重要课题。本文共分三个部分：第一部分阐明了会计电算化在我国开展的状况，介绍了什么是会计电算化以及会计电算化和手工会计的区别和联系；第二部分提出了会计电算化在发展过程中存在的各种问题；第三部分针对这些问题介绍改进和加强会计电算化的对策，提出了切实可行的应对措施。

　　关键词：会计电算化；会计信息系统；财务管理

　　一、会计电算化的概述

　　（一）会计电算化的发展现状

　　随着我国社会经济 的发展和科技的进步，越来越多的企业 已经认识到会计电算化的重要性，会计电算化的企业覆盖面和升级率在急速扩大。而另一方面，随着会计电算化的普及，会计电算化软件在安全、稳定前提下，软件功能也在不断扩大。可以说，在经济贸易全球化的今天，会计电算化已成为当前会计工作的主要工具，是提高工作效率，运用计算 机技术代替手工记帐的基本方式。会计电算化推动了企业财会管理手段的现代 化，加强了以财务为中心的企业管理，促进了企业管理的各方面工作。

　　会计电算化制度在国内外都有很广泛的应用和推广，我国的大部分企业也已经实现了这一不发展。自上世纪90年代以来，我国的会计电算化事业已经取得了长足的发展。电算化由简单的数值计算 发展到全面数值核算，进而到具有人工智能的会计管理信息系统，同时会计电算化由单用户操作发展到网络环境。会计电算化虽然在我国已广泛普及，但发展不平衡。由于各地区，各企业的实际情况有较大的差异，导致了我国会计电算化发展的不平衡，通常是经济越发达的地区，效益越好的企业，会计电算化程度越高。

　　（二）会计电算化的含义

　　会计电算化是一个用电子计算机代替人工记账、算账、报账以及代替部分由人脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。具体而言，就是利用财务软件，运用电子技术的手段对企业的财务收支，会计要素的增减变动进行核算，对企业的预算、资金流、物流成本等进行管理的操作系统。会计电算化是会计信息系统，是整个企业信息系统的核心组成部分，是中枢神经，是企业决算、管理、生产经营的依据。广泛意义来讲就是指与会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化制度的建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。

　　会计电算化是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源。

　　（三）会计电算化与传统手工会计的联系

　　1. 基本会计理论和方法一致。两个系统都必须遵循基本的会计理论和会计方法，都必须采用复式记账原理。

　　2. 两个系统的基本功能相同。都具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这五项基本功能。

　　3. 系统目标一致。两者都对经济 业务进行记录、核算和监督，目标都是为了加强企业经营管理，为信息需求者提供会计信息，参与企业经营决策，提高企业 的经济效益。

　　4. 两者都要遵守会计和财务制度，以及国家的各项财经法规和法律，严格贯彻执行会计法规，诚实做帐，严格执法。

　　5. 两者都要有严格的内部控制制度以加强企业的内部控制。

　　6.编制会计报表的要求相同。两个系统都要求编制会计报表，并且都必须按国家要求编制企业外部报表。

　　7. 两者都要按要求保存会计档案。作为会计信息系统的输出部分，会计信息档案必须按要求和年限妥善保存，以便企业和有关机构查询。

　　（四）会计电算化同传统手工会计的区别

　　1.各个系统初始化设置工作不同。传统手工会计的初始化工作包括建立会计科目，开设总账，登录余额等；而会计电算化的初始化设置工作则较为复杂，主要有会计系统的安装，账套的设置，权限的设置，会计科目及其代码的建立，初始余额的输入，自动转账分录的定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。

　　2.会计信息的处理方式不同。在传统手工会计方式下，从经济业务的发生到填制或取得凭证、登记账簿、编制财务报告等要由多人共同完成。而在会计电算化下，只要输入会计凭证，计算机系统即可自动进行记账、汇总、转账、结账、编表等，使复杂的会计核算变得简单、迅速。而且计算机运算速度快、计算精度高、提供信息全面，一定程度上提高了会计工作质量。

　　3.账簿与科目设置不同。传统手工会计方式下将账户设为总账和明细账，明细账大多仅设到三级账户，同时还可以根据管理上的需求设一些辅助账户。会计科目设置和使用除外商投资企业外，一般都是中文科目。而在会计电算化下，有的财务软件将科目的级数设置到6级以上，除设置中文科目外，还设置与之相对应的科目代码，只要输入某一科目代码即可将中文科目和与之相对应的科目代码同时显示出来，操作简单便捷。

　　4. 账簿的格式不同。传统手工会计方式下账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种，现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在会计电算化条件下，由于受到打印机的条件限制，不太可能打印出订本式账簿，因此根据《会计电算化工作规范》规定，所有账页都是活页式，打印后装订成册。

　　5.核算形式不同。传统手工会计方式下一般采用记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等。对业务数据采用分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算的手续，避免差错和舞弊。而在会计电算化条件下常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享。

　　二、企业会计电算化运用中存在的问题

　　（一）思想意识存在偏差

　　会计电算化发展到今天，还有一部分人的思维观念还是停留在手工记账的基础上，还没有认识到电算化的重要意义。他们认为手工记账方式容易接受，要比会计电算化数据更可靠：会计电算化只不过是编写计算机程序，不具有现实意义或者实行会计电算化为时尚早。基于这种观念，在会计电算化人才培训方面，计算机硬件、软件投入上财力支持远远不够。特别是一些中小企业，管理者不重视电算化会计信息系统的管理功能。因为中小企业一般资本总量不够大，生产规模的扩大以及生产设备和技术的更新都比较困难，企业无法形成一套规范的、系统化的、高效的管理。大部分企业是以利润最大化作为自己的财务目标，重视利润，忽略企业的长期可持续发展。这主要表现在许多中小企业的管理人员和会计人员一般使用电算化系统中的总账、应收应付、固定资产、薪酬管理和报表模块进行经济业务的核算以及账簿、报表的生产，而不涉及到成本核算、财务报表分析以及资金预测等具有财务管理功能的模块，电算化管理系统的作用没有被充分利用。这就相当于只是将传统的手工记账转化为电算化记账，并未因此提高财务管理能力和效率，忽略了电算化信息系统的真正意义。也正是由于这个原因，使得企业的管理者产生错觉，认为电算化管理系统对企业是没有多大意义的。

　　（二）电算化基础管理工作十分薄弱

　　会计电算化系统虽然在很大程度上减轻了会计人员的工作量，但同时也增加了操作人员、系统维护人员等的岗位，带来了许多新的要求，提出了新的问题。而目前，我国建立手工操作条件下的基础工作的管理还存在着很多不足，一些中小企业内部控制也不是十分完善。实现会计电算化，就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束，才能充分发挥电算化的优势。基础工作薄弱，建立在此基础上的电算化管理也就会出现一些问题，导致手工与计算机并行时间过长，不但没有减轻会计人员的工作，反而增加了会计人员的工作量。

　　缺少具有管理功能的会计软件功能大同小异，开发不足使会计电算化软件品种众多，但其功能却大同小异，基本上包括账务往来、存货、工资、固定资产、销售、成本和报表等一些模块，主要的功能是核算。然而随着我国市场经济发展，每个企事业单位都要面向市场，需要独立自主地在预测基础上进行生产经营决策，在决策执行过程中还要加强控制，事后要组织好核算分析，因而需要开发真正具有管理功能的会计软件。没有实现管理会计电算化，并不是完整意义的会计电算化。完整意义的会计电算化应该是财务会计电算化和管理会计电算化的有机结合。管理会计一方面充分利用财务会计记账、算账提供的资料；另一方面，它还可以从财务会计基本信息系统之外取得有关信息，根据管理上的要求进行加工计算，借以为管理上提供各种有用的资料。

　　（三）缺乏复合型财务人员

　　财务工作需要扎实的专业知识和丰富的实践经验，专业性很强。会计电算化现今的飞速发展，对财务人员提出了更高的要求，更大的挑战，即对计算机知识的掌握。所以既懂会计学又懂电子计算机技术的复合型会计人才是实现会计电算化的关键。目前，大多数企事业单位的会计人员在计算机技能方面的掌握不足，只能机械性的使用财务软件。会计人员在电算化软件使用过程中，一方面，一般只是使用一些简单的核算模块，发杂的模块不会涉及到，软件的功能运用不完全；另一方面，电算化系统随着会计要求的提高需要不断升级和更新改造，在这个过程中涉及到大量数据的输出、储存和衔接，一不小心就可能造成会计档案的流失，而这些工作是一般会计人员无法完成的。此外，在电算化操作过程中出现的种种错误，使得会计人员无所适从，应为电算化软件的纠错与传统手工账务处理的纠错是不一样的。对计算机的软硬件方面的知识不甚了解，一旦计算机出现技术问题，就束手无策，而计算机维护人员又大多数是计算机专业出身，基本上对财务知识一窍不通，双方不能很好地配合，这也是制约电算化发展的原因。

　　由于会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识，在岗的会计人员虽经过计算机等级培训，但与实际要求水平还有较大的差距。一方面由于计算机培训教材老化，计算机技术发展很快，几年时间，计算速度提高了几十倍，软件操作系统也有质的变化。而现在的教材多为几年前的，所介绍的只是陈旧，实用性不强，经过这样的培训并通过考试的人员实际操作能力可想而知；另一方面，会计人员只是不全面，缺乏对会计人员的再培训和定期考核。电算化会计系统是人机结合的系统，它既需要熟悉计算机操作的财会人员，又需要精通计算机硬件维修、信息系统管理和基本财务知识的系统管理员。但我国这种复合型人才还相当匮乏，培养这一类的人才还需要一定的时间。

　　（四）内部控制制度薄弱

　　内部控制以人为核心，在手工会计系统中，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但会计电算化后，职能划分发生了巨大的变化，新会计环境对内部控制提出了新的要求。因为业务处理全部都是以电算化系统为主，电算化功能的高度集中导致了职责的集中，某些人员既可从事数据的输入、又可负责数据的输出和报送。计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行个性操纵处理，加大了出现错误和舞弊的风险。

　　（五）会计信息系统的安全机制有待加强

　　财务上的数据，是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。由于网络的开放性特征和本身的资源缺乏，从而使会计信息安全易受到威胁。由于受到计算机应用能力的约束，中小企业会计人员在会计软件的运用过程中对会计信息系统的安全性重视不够，操作过程中也缺乏加密防范的技术，因此在实际工作中出现了许多安全隐患，会计数据容易丧失。此外，我国会计电算化应用、推广、发展迅速，但随着网络系统更进一步的发展，会计电算化在信息安全方面有较大隐患，在外部有计算机病毒和网络黑客的攻击等。在内部有软件本身的缺陷，计算机内部控制制度的不完善，为了节约开支，一些单位财务部门电脑也用作其他办公，极其容易受到病毒的侵蚀感染，导致系统瘫痪造成会计数据丢失，将导致会计数据的不完整性、会计工作内部控制失效，这些是会计电算化继续发展要解决的问题。

　　（六）会计电算化下的统一数据接口问题

　　由于我国目前的财务软件都是各软件公司自行开发的，各自使用不同的操作平台和支持软件，数据结构不同，编程风格各异，为技术保密，相互没有交流和沟通，没有业界的协议，自然也没有统一的数据接口，在系统与系统之间很难实现数据信息的共享。统一的数据接口，使彼此数据相通、相容，增强管理的统一性和协调性，是会计电算化的必由之路。但是由于目前没有统一的数据接口标准，造成各自为政，无法系统管理。

　　即使是同一系统的各子系统之间也还不能做到信息的完全共享，这就使得现有的财务信息单一、滞后而且缺乏前瞻性。同时，会计的每一次重大变革，都直接导致审计的重大变革。会计电算化必然对以会计为基础的审计在审计线索的获取、审计内容、审计程序和方法及审计风险等多方面产生重大的影响。国家审计署从审计这个角度非常关注会计软件数据接口的标准化问题，因为，没有统一的数据接口标准，在审计会计系统时无法查账，数据读不出来，审计现代化就无法进行。

　　三、改进和加强企业会计电算化运用的对策

　　（一）更新观念，加强对会计电算化的认识

　　当前，从已实施会计电算化工作的企业来看主要有以下认识偏差：一是认为会计电算化只是会计核算工具的改变，甚至有的认为会计电算化只是用计算机代替人工，打出的帐比手工记的帐好看一些，看不到其对会计职能、企业管理方法和管理流程的深刻影响，因此对会计电算化工作一味求简；二是许多企业领导对会计电算化存在片面认识，仅把会计电算化认为是企业现代化管理的标志，当作树立企业形象的一种手段，把计算机作为主要因素，把财会人员作为次要因素，只重视机的因素，不重视人的因素，不重视人的培训；三是部分财务人员错误地认为实行会计电算化只是一个形式，较为方便，没有意识到实现会计电算化的重大意义，在实际操作中对于会计软件的使用只局限在核算上，对于其他作用、功能不加以使用推行，以至于有些单位花钱买了软件却没有真正使用。

　　目前所定义的会计电算化，是电子计算机在会计工作中应用的简称，是以电子计算机为主的现代电子信息技术应用到会计中，用电子计算机代替人工记账、算报账，以及部分替代人工完工对信息的分析、预测、决策的过程，以提高财会管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。所以单位领导以及会计人员要加强对会计电算化的认识，转变观念，既要重视机的因素，也要重视人的因素，要意识到实现会计电算化不仅是核算工具和核算方法的改进，而且对于会计学科本身也是一次大的革命，这种“革命”可以使会计人员从繁琐的记账、算账、报账中解脱出来，将更多的时间和精力用于资金管理、资金分析上，位科学决策提供可靠的分析数据，从而促进单位经济业务的发展，提高整个会计工作水平。

　　（二）设计与实施电算化系统的方针

　　会计电算化在财务工作中是一个长期的过程，而不是财务工作短期目标，它总是在不断地改进和发展 ,因此需要详细制定单位会计电算化发展规划和工作计划，在统一规划下，分步有序地实施，以免盲目性，保证前后阶段工作的协调，从而扎实地扩大应用范围，最终实现整个企业 的信息化。

　　（三）加强复合型人才的培养

　　培养复合型的会计人才，适应会计电算化工作的要求。会计电算化给会计工作人员提出了新的挑战，要求会计人员提高业务素质，充实知识储备；包括企业经营管理知识也包括计算机的相关知识。所以，必须大力加强人才培训的力度，大力推广会计电算化技术，采用定期培训或分批进行专业进修及自我学习的方式，培养会计人员电算化应用能力，使他们成为精通会计业务、懂软件管理、会硬件维护维修、熟练掌握计算机数据处理技巧的会计电算化复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。

　　开展会计电算化需要一个良好的内部环境和实施平台，企业应根据工作需要，建立健全岗位责任制、操作管理系统、电算化会计档案管理制度以及计算机软硬件和数据管理制度，保证电算化工作的顺利展开。明确各个工作岗位的职责范围，完善会计主管、出纳、会计内部稽核。在会计人员的聘用上，要舍得以高薪留住人才，用人文关怀去温暖人才，提高其工作的积极性，充分利用他们的聪明才智为企业带来经济利益。同时，注意帮助会计人员更新认识，掌握新的工作方法，加强网络技术、决策支持、管理信息系统等新技术的学习，同时更应注意培养“会计、计算机、管理”型的复合型人才，加强会计人员对会计信息系统各个功能模块的掌握与应用。将人才的培养与会计信息系统的利用相结合，最大限度的发挥会计信息系统管理的功能，有效提高企业的管理水平和管理效率。

　　（四）建立健全会计电算化内部控制制度

　　针对会计电算化“电算”的特点，企业必须建立健全一套不同与传统手工会计的内部控制制度。在提高会计人员对会计电算化内部控制制度重要性认识的基础上，按照不兼容权限分离原则和相互制约原则，进行合理授权分工，明确电算主管、软件录入人员、审核员、电算维护员、档案管理员等岗位的职责，保证经济业务处理过程中各岗位间的相互制约和监督。另一方面制定必要的上机操作规定，各岗位人员只能各司其职依照自身操作权限工作，不得超权操作。同时建立操作日志制度，详细记录每天的工作步骤及经办人，方便追查责任，减少发生错误或舞弊行为的概率。

　　建立起一整套内部控制制度，以便对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。由于计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，如果输入的数据不准确，处理结果就会出现差错，影响整个系统的正常运行。因此，系统应该对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。数据输入控制要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查；同时应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验，如平衡校验、二次输入校验等。另外为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故，企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。在电算化会计系统正式运行过程中，如果发现会计软件存在漏洞，需要及时对其进行修改，整个修改过程必须经过周密计划和严格记录，修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制，修改的原因应形成书面报告，电算化会计系统的操作人员不能参与软件的修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。

　　（五）加强会计信息系统的安全性、保密性

　　会计电算化工作中，数据的安全性与保密性是内部控制制度的重中之重。企业要加强财务软件管理，保证软件的安全可靠，降低网络化风险。加强相关人员的网络风险防范能力，及时进行会计信息系统的更新和维护，可以通过数据加密、身份识别、访问控制等系统，防范黑客入侵，非法篡改数据。采用网络防火墙技术，及时更新防病毒软件，定期检测并清除计算机病毒，增强软件自动跟踪能力。如果企业经济情况允许，可以开发符合本企业特点的软件保护系统。同时由于计算机系统的正常运转主要依靠硬件设备，因此必须保证硬件设备的质量，定期检查维护，重要的硬件设备可采用双系统备份，硬件设备的供电系统要保持独立、持续不断的工作。

　　首先，应加强数据处理的控制，建立健全企业内部控制。从软件开发和维护控制、硬件管理和维护控制、组织机构和人员的管理和控制、系统操作的管理和控制、文档资料的管理和控制、计算机病毒的预防和消除等各个方面简历一整套制度，并保证制度能落到实处。其次，财务人员应加强对相关法规的学习，提高自身的防范意识，做好数据的保密工作，不随意泄露系统软件的口令密码，进入系统时除加一些用户口令外，增加指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段。最后，在国家制定并实施计算机安全法律和全社会加强对计算机安全宏观控制的同时，企业应增强网络安全防范能力，积极采用防火墙技术、信息加密存储通讯、身份识别、授权等安全措施。

　　（六）建立统一的财务软件系统

　　向会计决策支持系统和会计专家系统方向发展加快财务软件由“核算型”向“管理型”的转化。管理型的会计软件除了具有完善的会计业务核算功能外，还应大力加强会计数据分析预测，辅助计划的制定和控制，支持高、中、低各管理层次的管理决策。管理型会计软件不但可以实现或辅助实现财务会计和管理会计中的主要功能，而且可以使它们和企业的日常管理工作有机地结合在一起。解决此问题的关键在于尽快开发出以管理为导向的会计软件并推广使用，有关部门应结合企业的管理特点，制定全国统一的、具体的管理规定和标准。有了可操作的管理规定和考核指标体系，会计电算化从核算型向管理型转化才能有据可依，企业的管理才能走上规范化的轨道。

　　会计电算化的发展方向是会计决策支持系统和会计专家系统。会计决策是指根据会计资料，使用会计模型，运用会计分析方法对未来的生产、经营活动的各种备选方案进行优选，从而达到事前决策的目的。会计专家系统是指能模仿专家，并发挥同样作用的计算机会计信息系统。加强会计软件本身界面的友好性、易用性。让掌握计算机知识并不多的用户，在最短的时间内上手，这就需要软件开发人员能够设身处地为使用会计软件的从业人员考虑，使开发出来的会计软件易懂易用。

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