大学论文
摘要：在小型企业中，行政秘书是一个不可或缺的工作岗位，它作为一种管理性质的职务，工作内容繁多，涉及领域广泛，常常需要在领导不在公司时对有关事务做出准确的决断，极具重要性。以快板电子商务有限公司为个案（以下简称快板公司），结合对其他小型企业中行政秘书工作情况的咨询调查，可以发现小型企业行政秘书的工作，包括常规工作和兼及其他岗位的工作都具有多样性特征，而工作多样性的产生主要原因在于社会发展趋势的导引、小型企业的发展现状和行政秘书角色的内在要求，岗位多样性的特征对小型企业的行政秘书的知识结构、职业素养、工作能力等方面都提出了更高的要求。探求新时代背景下对小型企业行政秘书工作的多样性、形成的原因及要求，有助于加强行政秘书岗位的从业人员对该工作的了解及认知，提高职场的适应能力，增强社会竞争力。
关键词：小型企业 行政秘书 多样性
The Diversity of SME's Administrative Secretary Work
Abstract：The administrative secretary is an indispensable work in SME. As a kind ofmanagement job, the fact that its function involves organization management to a certain extent.The job is of great importance because it covers various significant work contents and widerange of work fields, requiring practitioners make accurate decisions about the business when theleader is not in the company. The assay will go through discussion on the diversity of SME'sadministrative secretary work based on the real case of Kuai Ban electronic commerce co., LTD(hereinafter referred to as the Kuai Ban company) and researches of other similar companies. Itcould be found that administrative secretaries' tasks, involving regular ones and others relative todifferent positions, tend to be diversified, which might attribute to the following factors: development of the society, secretary job requirement as well as diversified work of leaders. Thefeature of diversity requires more abundant knowledge structure, career quality and workingcapability for administrative secretary. It aims to explore SME's administration secretary workrequirement for new era, enhance people's understanding of the specific job description, andeventually help potential candidates to improve the professional capability and competitiveadvantages.
Keywords: small business；administrative secretary；diversity
目 录
一、引言
二、小型企业行政秘书工作多样性的表现
（一）行政秘书常规工作的多样性
1.协助领导开展的工作
2.参与公司管理开展的工作
（二）兼及其他岗位的工作多样性
1.人事工作
2.企划工作
3.财务工作
三、小型企业行政秘书工作多样性的原因
（一）社会发展趋势的导引
（二）小型企业现状的影响
1.公司规模的限制
2.资金不足
3.招聘难度高
（三）行政秘书角色的内在要求
四、工作多样性对小型企业行政秘书的要求
（一）职业素养
1.严守底线
2.保守机密
3.谦虚谨慎
（二）知识结构
1.行政秘书的业务知识
2.其他的相关知识
（三）工作能力
1.社交能力
2.思辨能力
3.执行能力
五、结语
参考文献
一、引言
改革开放以来，社会经济快速发展，小型企业凭借其管理费用低、经营机动灵活、满足市场特定需求等方面的优势迅速占据市场经济的半壁江山。小型企业的发展带来了大量的就业机会，对于小型企业中不可或缺的行政秘书岗位，成了不少就业者的热门选择。不久前网上就有报道，一个小型企业行政秘书岗位在招聘时平均有 7 个应聘者竞争。
然而行政秘书并不是简单的“端茶倒水”的角色，在众多教科书中，除了给行政秘书工作以准确的定位以外，还充分说明了这一岗位的极大重要性。它作为一种管理性质的职务，工作内容繁多，涉及领域广泛，对从业者的要求较高。很多学者都曾在研究中提到过相似的观点，一个行政秘书，作为领导与员工、领导与各部门之间联系的桥梁，一言一行，都直接或间接地影响到企业的形象。尤其是在小型企业中，行政秘书需要完成更多样化的工作，承担更重大的责任。工作的多样化对行政秘书的知识结构、能力素养、工作能力等各方面都提出了朝多样化发展的更高要求。
前人对小型企业的研究大多从企业战略、企业发展的角度论述，对行政秘书的研究大多从行政秘书的工作特点、职业道德展开，几乎没有直接研究小型企业里行政秘书的相关资料。本文把实习中的公司——快板电子商务有限公司作为小型企业的个案，从小型企业行政秘书工作多样性的表现，工作多样性的成因，以及对就业者提出的要求进行研究，给小型企业的行政秘书提供一定的参考。
二、小型企业行政秘书工作多样性的表现
现代行政秘书是从事日常行政管理工作、为领导和公司提供日常行政服务的工作人员。他们担负着接收、处理、储存、反馈各种信息的职责, 处于沟通上下、联系左右的中介地位, 起着桥梁、纽带的作用。他们在处理文电、参与各种活动以及处理各种事务中,捕捉和发现带有倾向性的问题, 把自己看到的、听到的有价值的东西反映给领导, 为领导决策提供参考和依据，行政秘书岗位是和领导岗位相伴生、相辅相成的。由于领导的工作内容繁多，涉及领域广泛，作为助手的行政秘书，工作内容本身便具有多样性。而在小型企业中，由于企业的精简特殊架构，行政秘书需要兼及本身工作内容之外的职责，因此它的多样性特征尤为突出。
（一）行政秘书常规工作的多样性
随着社会的进步和发展，行政秘书的工作职责也在与时俱进：从处理一般的行政事务，拓展至为领导工作提供全方位“管家式”服务，提升至为领导决策提供主动“智囊式”服务，延伸至为企业发展提供多元化“保障式”服务。行政秘书的工作正在变得越来越多样，越来越复杂也愈显重要。通过对众多公司的招聘简章研究发现，无论大小公司行政秘书的常规工作存在着共性：协助上司更好的开展工作、管理公司；处理好公司的大小行政事务。而行政事务琐碎繁多，在具体研究时可以从领导和公司两个层面深入探究。
1.协助领导开展的工作
（1）日程管理
行政秘书的工作直接向领导汇报，对领导负责。而领导作为战略层的代表，每日的工作纷繁复杂，为了更好的协助其有条不紊地处理各项事务、避免遗漏，行政秘书需要为领导做好每天的时间管理，制定日程表。在这个过程中需要注意：安排行程前必须事先征得领导的同意；及时提醒，以免领导遗忘；在安排每天的日程表时既要做好安排，又要兼顾领导的体力。最后，谨记作为一名秘书的职业道德：对日程安排做好保密工作。
当领导事务繁多，行政秘书感觉无从下手安排时，可以参考时间管理四象限的原则，按照重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要且不紧急对事务进行分类，认真权衡后酌情安排。
（2）出差安排
当领导有出差安排时，行政秘书需要为领导合理规划出差行程。了解领导习惯乘坐的交通工具，提前为领导预定往返机票（车票）。但在这个多元化的社会，外部的接触联系增加，作为行程中双方或多方的联络员，并不只是简单的规划行程，更承担了外联的角色。联络酒店：致电酒店前台，确保在领导到达目的地之前成功预定住宿酒店，保证领导在出差期间能够休息好，不影响工作。联络会晤方：一般领导出差多是参加会议或者视察工作，行政秘书应提前与会晤方联系，确定见面时间以及会议/工作行程。联络公司/领导：行政秘书在领导出差时也扮演着公司和领导之间沟通的桥梁。领导出差无法及时了解公司的情况，如果行政秘书陪同领导出差，行政秘书应及时联络公司，了解公司近日的情况汇报领导。如果行政秘书驻守公司未随领导出差，则需适时向领导汇报公司情况，解决公司的后顾之忧。这对行政秘书来说，即是机遇也是挑战。
（3）财务报销
行政秘书掌管领导的私人报销，比如领导的差旅费。当行政秘书与领导一同出差时，往往需要垫付行程中的费用，行政秘书应保留好飞机票的原票以及食宿发票，由领导确认签字，以便回公司报销。当行政秘书未同领导出差时应在领导回公司后及时向领导索要发票。另外还有一些其他的报销费用，如话费、汽车加油费、业务招待费用等等，都要及时向领导索要相关凭证。及时贴好发票到财务进行报销。
2.参与公司管理开展的工作
（1）办公室管理
创造一个科学良好的工作环境，加强对日常工作环境的管理，营造一个令人心旷神怡的工作环境，是行政秘书一项常规性的工作，也是一份责任和义务。
快板公司在 2016 年 10 月的时候搬了新的办公地址，搬迁后经理发现办公室的环境和布置杂乱无章，不仅让来访者留下不良的印象，也大大地影响了办公的体验和效率。
于是经理把我叫到办公室，针对目前办公室存在的问题拿出一套整改方案。
回去后我先在办公室转了一圈仔细观察了一下，果然发现了很多问题，总结来说可以分为两类，一类是由于公司搬迁造成的比如：办公室的设备虽然是新的但是由于搬迁时间仓促设备随意摆放；办公室的公共区域缺少绿色植物，显得没有生气，空气比较污浊… …第二类问题是由于个人造成的：男职员的办公桌上文件、文件夹乱糟糟地堆在一起；女职员办公桌上的个人照片、零食、化妆包到处可见；打印纸东一堆西一堆地摆放在窗台上… …
回到位置我查阅了各种办公室布置的条例和模板，制定出了一套可行的办公室环境改造方案。针对搬迁遗留下来的问题，合理安排办公区域的布局，腾出一定的空间摆放办公设备，如打印机、碎纸机、空气净化器等。并且在 X 月 X 号延长半小时午休时间，用于挪动设备位置，合理摆放。此外购置一定的绿色植物，增添办公室的绿化，也有助于改善环境质量。针对个人习惯造成的办公室混乱，制定了一套办公环境评比方案：方案首先落实环境监察人员，每周不定时对个人环境卫生作出考核，考核的结果作为奖金的参考因素之一。整改方案落实一周后，办公室整洁有序，办公桌上的电脑、电话、文件夹整齐规范，公共区域的绿色植物生机盎然，走在这样的办公环境中感觉非常舒适，也得到了经理的夸赞。
（2）文书处理
在对秘书的定义上，一般文书处理是由文字秘书来做，但是公司作为一个利益集合体，需要实现价值最大化，因此一般不会单独设立一个文字秘书，而是把文书处理交给行政秘书来做，因为一方面，行政秘书的工作职责比较广泛，其中也有文书处理的相关内容；另一方面，为公司节约了成本，实现了人力成本的最大化，这也是行政秘书在社会中具有的竞争优势之一。
在工作中行政秘书一方面作为文件的主要生成者，需要直接负责档案的收集和整理工作，是文书档案工作的重要参与者；另外一方面，行政秘书在支持领导决策、开展日常工作中，需要查阅使用大量的档案，是档案的重要利用者。因此，行政秘书对于文书工作与档案工作的处理上起着重要的作用，应肩负起处理文书和档案工作的责任。在快板公司实习中，文书处理所涉及的主要工作包括起草撰写各种文件；整理上司的口述指示，做好会议记录；进行文件的打印复印、编排装订；进行公文的收发、传递、办理、收集、立卷、归档、清退、销毁等工作。这和大型企业中行政秘书的文书处理工作相差不远。
（3）会议支持
会议是每个公司的一项日常活动，也是行政秘书的日常工作任务之一。每次会议开始之前，行政秘书需要协调会议资源，确保会议室未被占用。其次布置会议室：将桌椅摆放整齐，检查领导需要的设备工具是否齐全，包括水，话筒、投影仪等；根据与会人员数准备 A4 纸和笔以及会议所需的文件；需要台签的重大场合提前准备并按照位置摆放好。随后沟通会议信息，和所有与会者确认好时间、地点，并记录下因故缺席的人员名单和原因。准备会议文件。在会议中做好会议记录以及后勤的工作。最后在会议结束后整理会议室，将文件带回避免泄露重要信息。
（4）团队建设
团队建设是在组织的活动中以团队合作的形式完成任务，展现出 1+1>2 的优势。通过这类活动加深对团队合作的认知以及对公司企业文化的认可。行政秘书首先需要根据实际情况定下团建的时间和地点。其次联系目标地点的社区，充分沟通协调，争取到最优的资源。最后策划活动方案，控制好团建所需费用，和有关部门协商团建的活动细节和相关流程，协助做好后勤、安保等工作。在大型企业中，团队建设的难度高任务繁重，不可能由行政秘书一人完成，但行政秘书也扮演了不容小觑的角色，需要及时将领导的意见反馈给团建的相关组织策划部门，协助部门商议具体方案。在小型企业中，由于人员有限，开展的活动规模较小，行政秘书可以全权负责，策划出符合公司情况有利于公司发展的优秀团队建设活动。
目前，国内外很多企业把加强员工团队建设当作企业文化的一个重要内容，被越来越多的企业决策层重视，纳入企业战略决策的重要组成部分。在市场竞争日趋激烈的情形下，加强企业文化建设，打造过硬的员工团队，对企业大力拓展市场空间、增强核心竞争力，具有十分重要的意义。
（二）兼及其他岗位的工作多样性
除了上述大中小企业行政秘书工作的共性，小型企业由于一般处于成长和发展的初期，部门精简、人员较少，它的行政秘书会比大型企业行政秘书工作内容更多更杂。另外，小型企业的大小事务一般都由老板进行决策，行政秘书的存在可以很好地为老板出谋划策、分担各种事务，避免领导独断带来的不良后果。因此行政秘书是小型企业中不可或缺的一个工作岗位，他广泛的工作职责也使他可以承担起多个岗位的工作内容，相当于一个企业的管家。
1.人事工作
在小型企业，人员比较少，所以人事工作相对比较轻松，不少企业选择将人事和行政部门合并，小型企业行政秘书往往需要承担或者协助人事秘书的工作内容，所涉及的具体工作包括以下几个部分。
（1）招聘
行政秘书需要根据公司的岗位需求和工作岗位职责说明书，利用各种方法和渠道，吸引应聘人员。并且经过资格审查，如接受教育程度、工作经历、年龄、健康状况等，从应聘人员中选出候选人，再经过领导的面试确定最后录用人选。
在快板公司实习的第三个月，由于负责人事的同事休了一段时间的产假，经理便暂时把本应她负责的招聘的工作交由我负责。虽然平时没有系统接触过招聘工作，但平时和负责人事的同事座位临近，平时耳濡目染了不少招聘的技能，并尝试性地介入招聘工作。整个过程中通过电话与候选人不断沟通，增进对候选人的了解，有助于初步判断候选人与岗位的匹配程度。
（2）管理劳动关系
行政秘书在招聘过程结束后需要与候选人建立劳动关系。因为候选人一旦被公司聘用，就与公司形成了一种雇佣与被雇佣、相互依存的劳资关系，为了保护双方的合法权益，有必要就员工的工资、福利、工作条件和环境等事宜达成一定协议，签定劳动合同。
行政秘书的工作内容是起草劳动合同、让员工签订劳动合同、保管人事档案。在这一环节中，尤其需要注意的是，在签订劳动合同之前，必须让该员工提交上一份公司的离职证明，以免违反法律法规，或造成不必要的麻烦。
（3）考核绩效
行政秘书需要根据工作岗位的职责说明和领导要求的工作任务，对员工的业务能力、工作表现和工作态度等方面进行评价，并给予量化处理。这种评价和考核可以是自我总结式，也可以是他评式的，或是综合评价。行政秘书负责的是每月的考勤、总结的收取，协助领导对员工进行考核。考核结果是员工晋升、接受奖惩、培训等的有效依据，有利于调动员工的创造性和积极性，检查和改进管理工作。
（4）设计薪酬福利
合理、科学的薪资福利体系关系到公司中员工队伍的稳定与否。行政秘书要协助老板从员工的学历、工作年限、实际表现和工作成绩等方面，来为员工制订相应的、具有吸引力的薪资福利标准和制度。薪酬福利体系的设计比较专业，这项工作考验行政秘书的人事知识储备。比如销售人员需要设计和绩效相关的薪酬福利，这一模式下也要根据公司实际情况确定是高底薪高提成，还是高底薪低提成或是低底薪高提成。
2.企划工作
一个企业在推出新活动或者品牌前都会召开一系列的前期准备会议，目的是集思广益拿出最佳方案。在小型企业中，因为部门人员的限制，又想达到头脑风暴的效果，领导可能会要求支持部门的员工也加入到企划工作的讨论。作为行政秘书，虽然不是专业学习市场或者营销，但也可以在公司业务规划和产品规划时探求市场的需求，谏言献策，规划出有利于公司发展的商品或服务。
在快板公司的实习中我参与了公司周年庆的企划会议，负责资料打印以及记录工作。
会中市场部的同事根据市场调研的结果做出了一套详细的方案，领导点头表示认可。接而领导依次询问在座其他人的意见，其中领导并没有因为我是实习生跳过我，认真地询问了我的看法。其实在这次会议之前我对此次活动有一定了解，于是谨慎地发表了我的观点。站在大学生的立场，市场部的同事忽视了学生这一消费群体，虽然大学生的购买力不如其他群体强大，但是购买欲却丝毫不低，针对这一现象，我提出设立一个分期平台，加入平台的可以是年轻人所热衷的电子商品或者是女大学生所喜爱的热门化妆品奢侈品品牌等等，这一分期平台可以吸引更多想要购物却缺乏一定购买力的群体。
虽然我的观点只是一个不成熟的框架构想，具体的实施方法有待进一步讨论，但是拓宽了消费群体，得到领导的赞赏。因此我也明白，行政文秘不能只了解自己所做的事务工作，也应该真正融入公司，尽自己最大的努力为公司的发展出谋划策。
3.财务工作
行政秘书涉及到的财务工作是比较有限的，专业的报盘报税、公司财务管理都会有专门的财务部门人员负责，行政秘书一般只涉及工资发放前的考勤和审核，以及部门报销的发票整理和黏贴。这些工作都和员工的切身经济利益相关，结果将会直接导致财务工资、补贴的发放，而工资和补贴一向是员工密切关注的重点，每月按时准确发放是一项不容马虎的工作，它涉及到各种相关数据，一旦出现差错，会影响员工的工作积极性以及对公司的信任感。行政秘书需要在财务发放周期内认真做好考勤、考核记录以及发票的整理黏贴工作，再三检查后将发票、考勤考核数据交给财务部门。在这个过程中行政秘书必须把握好每一个细节，对员工的切身利益负责，对公司负责。
三、小型企业行政秘书工作多样性的原因
行政秘书有别于技术、研发类岗位，工作内容一般都是以事务性为主的支持性工作，这些工作看似简单，却也纷繁复杂，尤其是在小型企业中，一个行政秘书往往承担着好几个岗位的职责。这与社会发展趋势、小型企业的现状以及行政秘书的内在要求密不可分。
（一）社会发展趋势的导引
自从改革开放以来，社会的经济增长速度向中高速转变，各企业与外界的联系和摩擦不断增加。面对节奏日益加快的多元化社会，小型企业没有过多的时间去摸索和缓慢成长，必须在对内对外的不断摩擦中求生存求发展。行政秘书的工作不仅需要在内部建立起沟通的桥梁，还需要建立起公司与外部客户、同行、政府、物业等各部门的联系，等同于承担了公关部门的角色。因此社会对秘书专业的要求也越来越全面，日渐呈现出多样性、综合性的特点。为适应国内外企事业单位对实用型行政秘书的需求，应准确把握秘书专业的多样性，努力提高自身各方面的素质，领悟行政秘书工作的多样性并正确发挥秘书的角色职能，为提高工作质量和办公效率打下坚实的基础。
（二）小型企业现状的影响
随着市场经济的发展，小型企业凭借其管理费用低、经营机动灵活、满足市场特定需求等方面的优势迅速占据市场经济的半壁江山。但是，小型企业的发展模式利弊共存。
一方面小型企业部门精简，人员较少，减少了经费开支；另一方面，小型企业由于自身影响力较小，在吸引人才和投资的方面也增加了难度；小型企业的竞争力也相对较弱，受市场和外部冲击的影响较大。
1.公司规模的限制
对于小型企业的定界，各国各地都有不同的标准，但是对小型企业的基本特征，国际上都有共同的标准，即独立所有、自主经营、在它所在的行业领域内不占垄断地位。
小型企业投入产出规模小，工作的覆盖面较窄，工作量较少，本身没有必要设置过多的岗位造成组织结构的冗余和公司资金在人力成本上的浪费。因此行政秘书和其他岗位的人员一样，往往需要承担更全面更多样化的工作内容。
2.资金不足
小型企业在贷款方面，由于资本实力较弱，符合银行偏好的抵押物不充足，使得小型企业的信用等级偏低，因而取得银行贷款也会有较大的困难。与大型企业相比，小型企业贷款规模不大，银行对小型企业贷款缺乏规模经济效应，单位经营成本相对较高，这无疑降低了银行向小型企业提供融资的积极性。此外，有个别小型企业不惜通过损害自身信用来获取短期利益，存在欠息、逃债、恶意偷税欠税等行为，从而影响了小型企业的整体信用形象，进一步加重了小型企业的融资难度。再者小型企业受外部冲击的影响较大，遇到金融危机或者某一资金链短缺就会使整个企业陷入困境。这一致命的劣势使得小型企业不得不减少不必要的人力投入，避免设置工作内容和范围类似的岗位。因此一个职员往往需要承担多个岗位的职责。在快板公司中，我除了本职的行政工作，还要承担人事工作，财务工作，有时更要协助市场、规划的工作。虽然工作任务繁重，但是在短时间内极大程度地提高了个人能力，实现自身价值最大化。
3.招聘难度高
小型企业人数较少，社会影响力较小，大多数专项人才更倾向于体系成熟的大型企业；此外，小型企业大多不会选择在市中心的繁华地段，位置的偏僻在一定程度上又增加了招聘的难度，所以相比来说，小型企业缺乏吸引高素质人才的优势。然而尽管在招聘中小型企业不占优势，但并不意味着其招聘标准会降低。网上曾有人做过调查，接近70%的小型企业对行政秘书的学历要求为本科及以上，并需要有 2 年以上的行政经验。招聘的难度导致公司短期内的岗位人员无法全部到位，往往出现在职员工身兼数职的情况。
在人事组同事休产假的那段时间，我承担了快板公司的招聘工作，更直观得感受到小型企业招聘的难度。公司缺少专业型的人才，作为行政秘书，只能继续兼任着人事、财务等其他岗位的工作内容。
（三）行政秘书角色的内在要求
除了社会发展趋势、小型企业现状这些外部因素带给行政秘书工作的多样化，行政秘书的内在要求也决定了这是一份复杂繁琐的工作。行政秘书作为一种管理性质的职务，主要协助其上司处理日常事物，譬如处理函电起草文书、收发文件、组织会议、管理人事、招聘员工、外部联络、内部协调、办理手续等具体性的工作，确保公司正常地运作。
行政秘书作为领导和其他员工的桥梁，作为领导层和其他部门的桥梁，在上报工作或传递信息时，需要了解其他部门岗位的内容、知识。相对应的在小型企业中，由于岗位精简，很多部门的人员都承担了多种岗位职责，作为行政秘书，在工作的对接中所需具备的工作技能、内容也必须是多样又全面的。
行政秘书的角色在于为领导服务的辅助性人员，小型企业中领导工作的多样性也导致了行政秘书工作的多样性。小型企业由于人员的限制、公司发展的需求，很多的事务需要领导亲力亲为，领导的工作涉及到公司内外的各个部门，各个方面，作为助手的行政秘书自然会接触到多样性多元化的工作，需要具备多样的技能和素养。
四、工作多样性对小型企业行政秘书的要求
小型企业的行政秘书是一个兼具综合性和专业性的职业，对从业人员有很强的能力要求，并且这些能力要求是综合了多方面素质的庞大体系。结合了一些小型企业在招聘行政秘书时发布的职位描述和在实习过程中的经验积累，本文把小型企业对行政秘书的要求分为职业素养、知识结构和工作能力三个方面。
（一）职业素养
职业道德是行政秘书从事日常工作、行使公共权力等管理活动过程中必须遵循的道德行为规范。无论在大中小企业，职业道德是每个行政秘书必备的品德。而在小型企业中，由于公司人员较少，彼此相对都比较熟悉，很容易了解某位同事的素质和修养。因此作为一个小型企业的行政秘书，更需要具备良好的职业素养和个人影响力，保证工作的有序开展。
1.严守底线
行政秘书直接为领导服务，而在小型企业中，领导层较少，行政秘书又对各部门工作的了解最为深刻，因此行政秘书往往会成为企业管理的参与者，直接影响领导的决策。
特殊的身份使得行政秘书享有比普通职员更高更广泛的权利。权力越大责任越大，作为行政秘书应时刻提醒自己严守职务底线，归纳起来可以分为三点：对上司不能越权、对同事不能擅权、对自己不能特权。在上司的授权范围内合理行权，在同事的充分沟通中协调职权，在部下的积极配合下有效用权。逾越这三条底线，则是失职。
TCL 的执行董事吴士宏就曾担任过行政秘书的工作，她曾在采访中她分享过当年的经历，提及行政秘书的职业道德有三戒：戒傲，戒懒，戒贪。在现在看来，这三戒对行政秘书依旧具有很强的警醒作用。戒傲：但凡做秘书的经常狐假虎威，仗势行事，傲得心安理得，很容易成为一种恶习。戒懒：勤快是秘书的本分，几乎所有上司都对懒散的秘书深恶痛绝。戒贪：有私心杂念的秘书不仅贪小便宜，更会贪权，贪钱，其结果必然会对上司对自己造成伤害。行政秘书要达到能力的底线，做好自己的本职工作，还要守住自己的人格底线。
2.保守机密
秘书在英文中是 secretary，包含秘密的意思，作为行政秘书，必须保守好机密，包括公司、领导和同事的机密。特别是在小型企业，人员较少，一旦某个机密泄露，会在短时间内在整个公司迅速传开，造成不良的影响。此外行政秘书的工作具有多样性，了解的信息和机密也更多，因此行政秘书必须对信息管理加以足够的注意。
在快板公司搬迁之前，有一些风声传出，有很多同事借着一起吃午饭的机会向我询问，为了避免不必要的麻烦我每次都是借口自己不清楚内情蒙混过关。很多时候装糊涂不失为一种聪明的处事方式，避免了泄露公司秘密，又不至于恶化同事关系。
行政秘书不仅能够接触到公司的机密，也是人员信息的枢纽中心。由于在小型企业行政秘书兼任招聘的工作，同事总会对自己的“领路人”有着更深厚的情谊和信任，更容易吐露自己内心真实的感受。相对应的，一个优秀的人事行政职员不仅要有高效的招聘率，也要降低离职率，所以我们需要对刚入职尚未熟悉公司、稳定性不高的同事多加关怀，跟进职员的工作状态和生活情况。一个小型企业行政秘书往往对每个职员的情况是最了解的，掌握了这些信息不能作为闲聊的资本，而是应该守口如瓶，并帮助每个同事更好地工作和成长，这样才能提高行政秘书的个人可信度，创造良好的人际关系和工作氛围。
3.谦虚谨慎
谦虚谨慎是为人的基本素养，作为小型企业的行政秘书，在工作中接触到更多的部门和成员，为人处世，工作中的言行态度更需要谦虚谨慎，切勿因为与领导所属的特殊工作关系放大自己的角色，对同事颐指气使。在领导面前，即使才华横溢也需要谦虚谨慎，切勿自大自满。行政秘书所处的位置可以接触到更多的公司机密，要时刻保守机密，谨慎言行。
古代幕僚的角色和现今的行政秘书有所相似，都是为领导服务，管理整个团队。三国时期的田丰为袁绍幕僚，才识超人但为人自负。历史上田丰因出言不逊顶撞袁绍，被关入大牢。后来袁绍兵败，田丰更在牢内击掌大笑，讽刺袁绍，结果被下令处死。忠心耿耿的田丰因为一时对主公的不谦逊，没有认清自己的角色和地位，落了个悲惨的下场。
历史的教训告诫我们作为领导的助手要谦虚谨慎，淡泊大度。秘书一方面被领导重用，一方面又服务于人，要努力充当配角，因此行政秘书一定要把握好“谦虚谨慎”这四字金言，否则在工作上不仅得不到各部门的支持，反而会被孤立，加大职业发展的阻力。
（二）知识结构
行政秘书的工作内容复杂，所需要的知识储备也更为丰富。对于小型企业的行政秘书来说，除了工作中所需具备的行政业务知识，也要加强对其他岗位相关知识的积累。
优胜劣汰是这个社会的发展规律，行政秘书需要与时俱进，不断优化自身的知识结构。
1.行政秘书的业务知识
第一，了解各种公文写作的格式、内容，具备良好的文笔，才思力求敏捷；第二，具备相应管理知识，了解本公司的历史、发展过程、注册资本、具体业务内容、具体产品等，同时还要了解本公司竞争对手的一些情况。这不仅对企业经营管理情况有一定的了解，还对辅助领导的工作非常有益；第三，办公自动化设备的应用使秘书工作方式发生了巨大变化。行政秘书由于需要在电脑上处理较多的工作，要求秘书人员掌握办公自动化的知识和技能，以提高办公设备的操作能力和工作效率。第四，会务管理知识。在秘书专业的课程中有一节专门培养会务管理的课程，秘书工作避免不了会务的管理、会议的筹备，会务工作要细致周密，有备才能无患，确保万无一失。
2.其他的相关知识
行政秘书不仅仅需要具备基本的业务知识，还需要了解其他部门涉及的相关知识。
作为全球最具权威性的秘书工作指南，美国的《韦氏秘书手册》中，作者就对秘书的职业要求做了非常全面而详细的规定，他除了明确秘书要求的学历、经历、品质外还特别强调了秘书的知识，这里的知识包括：一、具有经济学和管理学的专业知识；二、具有商业法规和公共政策的专业知识；三、具有财务管理和财务分析的专业知识。从上述这些要求不难看出，小型企业的行政秘书作为企业管理的直接参与者，应该具备与此相适应的知识结构，这些知识的掌握和运用可以有效地保证行政秘书发挥对人事的控制能力和对事务的处理能力。
在快板公司的实习过程中，老板经常会把财务报表的制作交给我。由于本身不是财务专业，个人对数字也并不是特别敏感，制作过程中总是感觉力不从心，需要花费大量的时间。第一次我先按照网上的模板制作了一份，虽然工作效率不高，但是领导也表示理解，并表示希望我补充了解财务方面的有关知识，对现金支出、报销事宜都有莫大的帮助。不只是财务，小型企业的行政秘书必须是个多面手，对于人事、法律、心理学、经济等知识都需要一定的掌握，不仅是对工作的便宜，也是对个人能力的提升。
（三）工作能力
一个优秀的行政秘书不仅要有良好的职业素养、全面的知识结构，还必须具备出色的工作能力。由于小型企业行政秘书所处的重要地位，其工作能力的强弱将会对公司和领导的工作造成直接的影响。
1.社交能力
行政秘书应具备优秀的社交能力，尤其是当前社会发展迅速 ，在人和人之间，沟通、交往更加广泛。身为秘书人员，应提高在交际方面的能力，在交际过程中，通过良好的沟通，获取重要信息，展开科学有效的工作。对于行政秘书而言，应多多学习社交礼仪，提升沟通协调能力。
在小型企业中，行政秘书对内需要与大量的部门沟通，长传下达领导的旨意；与领导沟通，反馈部门的情况，进一步做好工作部署。对外，行政秘书需要陪同或者代表领导与外部进行联系沟通。这项工作在大型企业中一般由专人负责参与。比如参加外部组织举办的关于销售业绩的会议/讲座，公司会派销售部门的人员参与；有关于市场拓展的活动，公司会派市场部的同事参与……
在小型企业，公司处于拓展阶段，很多会议或场合领导会亲自参加，行政秘书作为陪同或代表，需要展现出一定的沟通能力，才能对公司、领导带来正面的影响。
2.思辨能力
虽然秘书处于辅助性的地位，但仍需具备思辨能力，拒绝成为一个传声筒。尤其在小型企业中，作为公司管理的直接参与者，各个部门事务的联络者，更需要有独立思考，辨别判断的能力，多站在领导的角度看问题。
在实习过程中，经理安排和一位江总的见面，并递给我一张名片。回到办公桌我习惯性地看了一眼名片，发现名片上印的是“冮”很容易看成“江”，但是读音却并不相同。
我并没有按照流程直接安排时间，而是上网查询了一下，确认了我的疑问，随后才开始制作会议流程表，并及时给了经理反馈：“经理，您看您和冮(gang)总的会面安排在下周三下午 3 点如何？”经理接过日程安排表，上面的“冮（gang）”用重点线圈了起来。
停了几秒种，经理点了点头说：“没问题。”秘书需要独立思考分辨的能力，并且也要掌握语言技巧，谦逊地向领导指出问题，否则田丰就是一个具有警示意义的反面教材。
3.执行能力
作为秘书常常能从领导的讲话中听到这样的词句：“要落实”“切实落实好”“要抓好落实”……这里重复出现的“落实”二字，其实就是执行。所谓的执行力就是指贯彻战略意图，完成既定目标的工作能力，是把企业的战略规划转变为效益成果的关键因素。
执行力的含包括义完成任务的意愿、能力和完成任务的程度。观察身边比较成功的领导，大多雷厉风行，处于领导身边的秘书人员，也必须具备较高的执行力。
如何培养自己的执行力，首先，要强化自己的思想认识，准确领会领导指示、上级文件的意图，这样好政策才能出好效果。第二，做好工作备忘录，并学会区分轻重缓急。
紧急重要的事抓紧做，重要不紧急的事做好规划再做，紧急不重要的事可以委托别人做，不重要不紧急的事可做可不做。最后，依靠团队合作，二十一世纪是团队合作工作的时代，在小型企业中，行政秘书大小事务一把抓势必会导致力不从心的情况，通过合作实现共赢。
五、结语
随着小型企业的飞速发展，行政秘书得到了更多的工作机会和就业选择。有机遇也有压力，小型企业的行政秘书需要处理多样性多元化的工作，必须掌握更全面的知识和技能，具备优良的职业道德。他们为领导出谋划策，是领导的左膀右臂，甚至有些时候就是公司里的“二把手”，对小型企业的成败起着举足轻重的作用。
对于小型企业行政秘书岗位的从业者需要认识到，行政秘书工作的多样性利弊共存。
利在于行政秘书工作多样纷繁复杂，在工作的过程中丰富了知识结构，增强了职业素养，大幅度提高了工作能力。弊在于工作杂而不精，无法把自己培养成一个专门型人才。在就业选择前，从业者需要根据自身的实际情况谨慎选择。
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本文把实习中的公司——快板电子商务有限公司作为小型企业的个案，从小型企业行政秘书工作多样性的表现，工作多样性的成因，以及对就业者提出的要求进行研究。...