浅谈办公礼仪细节与应对技巧

　　摘要：在职场活动最多的办公室中遵守个人形象、场所环境、岗位职责、人际协调等方面的办公礼仪规范, 掌握办公礼仪细节和应对技巧对提高工作绩效、营造和谐氛围和实现组织愿景大有裨益。

　　关键词：办公礼仪; 应对技巧; 细节规范;

　　办公室是日常工作的场所, 职场中, 要较好地胜任自己的工作职责, 必须恪尽职守、高效规范、勤奋敬业以及很好地适应办公环境与人际氛围。办公礼仪是指在工作岗位处理、执行公务时应当遵守的基本礼仪规范。具体而言, 办公礼仪应当涉及个人形象、场所环境、岗位状态和人际和谐等四个方面。

　　一、个人形象

　　办公室是执行公务的特殊公共场所, 应保持昂扬向上、朝气蓬勃、精神振奋的整体形象。办公人员的形象可分为着装、语言、举止等。

　　办公场所对服饰最基本的要求为整洁, 忌肮脏、忌残破、忌折皱、忌乱穿。如果职业人不注重个人服饰卫生, 邋里邋遢或萎靡不振, 就会给人无法承担工作职责的印象。其次应做到素雅端庄, 即服饰的色彩少、质地好、款式雅、做工精、搭配准, 既突出朴素大方, 又显得文明得体。办公场所忌讳浓妆艳抹, 可通过化淡妆提振精神和掩饰缺陷。在职场交往中, 真诚的眼神、微笑的表情和温暖的手掌是使用最频繁的身体交际工具, 给人以信赖和好感。

　　语言是职场中不可或缺的基本交流工具。在日常性交谈中, 应力求用语规范和文明。规范即指使用正式的标准的普通话。文明用语即指表达尊敬的问候语、请托语、感谢语、道歉语和道别语等, 以表达自己的热情、亲切、委婉、友善和耐心的态度。尽量避免格调不高的谣言、谎话、黄话、粗话等, 避免生硬的语气和急躁的情绪。

　　举止得体即举止尽可能地符合礼仪规范标准, 符合身份和场合, 并且恰如其分地传达出个人的意愿, 包括坐、立、行、走, 托、拿、递、送。这些细微的动作往往体现在公务接待中的问候、会面、介绍、倾听、谈话等活动中, 应在规范的基础上做到优雅、端庄和大方。

　　二、场所环境

　　场所环境的好坏直接反映个人的素质和工作态度, 影响工作情绪和工作效率。办公人员的案头是否整齐、有条不紊是衡量个人工作质量、评判其是否具备严谨有序的工作品质的标准。应力求办公环境的整洁、明快和简朴。

　　公用场所要勤于打扫和整理, 收拾干净并保持卫生状况的良好。为使案头整齐, 可将办公桌划分为三个区:正前方为工作区, 用于打字、写作、阅读;右前方为存储区, 用于存放文具、材料、电话、传真等办公用品;左前方用于接待、接收、投递材料和文件等。正在办理的文件应一并放在文件夹中, 有关资料收集在一起, 私人用品不应放置在办工桌内。

　　暂不使用的办公用品不要杂乱无章地堆放在办公桌上, 涉及秘密的文件、资料不能放在桌前, 应及时锁入柜子和抽屉。应尊重他人领地, 局部空间不宜侵犯。在征得他人同意后才能进入其办公室, 同事的私人用品不得随意取用, 借用的物品及时归还, 不宜乱翻他人的抽屉等。

　　三、岗位状态

　　每一名职员在上班时间都应保持良好工作状态, 努力做到勤于事务, 爱岗敬业, 忠于职守, 遵守职业道德, 一心一意地做好本职工作。要真正做到两个方面的事宜, 一方面严守纪律, 既热爱本职工作, 又严守工作岗位。守时、迅捷是现代职业人的工作品质, 有计划地安排诸项事宜是优秀者成功的必备素质。做到不迟到早退、不擅离职守、不办理私人事务、不忙里偷闲、不违规办事。另一方面忠于职守、钻研业务, 干一行通一行。精通自己所应掌握的专业技术, 争当专业尖子或技术能手是追新求异时代对职业人的基本能力要求。要开阔视野, 努力学习现代科学技术的基本知识, 注意知识更新, 努力学习新知识、新技术。要熟练掌握各项工作流程和业务操作技能, 以务实担当精神出色完成本岗位的职责, 不拖沓, 不误事。要有开拓进取精神, 不因循守旧、不墨守成规, 创造新思想、制订新举措、拥有新面貌, 以积极向上的朝气打开工作新局面。

　　四、人际和谐

　　良好的人际关系是事业成功的保障, 必须妥善地协调自己的各种内外人际关系, 高度地重视自己的每一位交往对象, 与人为善, 广结善缘, 以内求团结, 外求发展。工作中所面临的人际关系不外乎内外关系和上下关系:对内与同事的关系, 对外与来访客人的关系;对上与上级的关系, 对下与下级的关系。

　　要服从上级的领导, 维护其威信, 尊重、支持上级, 恪守本分。要尊重、体谅、关心下级, 重视双方的沟通, 支持下级的工作。与平级同事要相互团结、相互配合、相互勉励, 不制造矛盾、彼此拆台、讽刺挖苦。对客户要待人热诚、主动服务、不厌其烦、一视同仁, 不能冷言冷语、漠不关心、缺乏耐心、亲疏有别。与社会交往时, 要掌握分寸、公私有别、远离财色、正视权力、广交朋友, 防止表现失当、假公济私、腐败变质、权钱交易、拉帮结派。

　　总之, 应真诚和善地对待每一个人, 虚心地向他人学习, 不因自己曾经的辉煌而流露出过分的骄傲, 尊重每一位交往对象, 以礼待人, 内求团结, 外求和睦, 妥善地处理和协调好人际关系。

　　参考文献

　　[1] .唐晋.领导干部礼仪大讲堂[M].北京:国家行政学院出版社, 2008, 8

　　[2] .张淑华.现代职业人礼仪[M].长春:吉林教育出版社, 2004, 3