在城乡工程建设中工程资料文件的管理研究

　　随着经济建设的发展，城市建设也正发生着口新月异的变化，到处是万丈高楼平地起的景象。红河县、绿春县削峰填谷打造新城区，蒙自市建设工业园区加大招商引资、建水县古城改造打造历史文化名城，我州各市县的城市建设工作正如火如茶地进行着。然而，不论是工业园区建设、古城改造，还是新城区规划、小城镇建设，都离不开工程施工建设，相应也将产生大量的工程档案。作为一名城建档案工作者，我从自己专业的角度来谈城乡建设中有关工程档案收集管理的儿点看法：

　　一、工程档案的作用
　　
　　（一）工程档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程，直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容。工程档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，工程档案为单位事业发展提供了依据和条件。工程建设是单位不断发展的一项基础工作，按照工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的工程档案资料，是工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动，创造的知识成果，对提高单位发展水平，加强单位基础设施建设力度，增强单位整体档案管理工作合理化、规范化，发抨着重要的作用。

　　（二）工程项目是指在同一个计划任务书和总体设计内进行施工，由一个或儿个单项工程组成，经济上实行统一核算，行政上有独立的组织形式的基础设施或建筑物，工程项目的特点，决定了工程档案具有技术含量强、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，工程档案为工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证，是单位维权的依据，是工程项目的宝贵财富。工程档案工作是工程建设的组成部分，按照工程文件材料形成规律进行收集、分类、整理、鉴定、保存的工程档案资料，实行集,统一管理原则，为工程项目的实施提供档案利用服务，如在筹建一项工程项目的前期工作，需要进行项目可行性研究、上报建议书、选址、土地规划等工作，必须查阅大量的过去和现在的档案资料，作为申报和编报材料的科学依据，在工程竣工验收阶段，更是需要工程全部档案资料作为验收工程质量的必备条件。所以，需加强工程档案管理工作，为提高工程管理水平发挥档案作用。

　　（三）工程档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，工程档案具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、准确的工程档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据，如有时单位部门需要工程管线的具体位置，就到档案室查找相关工程竣工图，这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。工程档案是工程质量的反映，工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，在工程建设中形成、积累的工程档案质量好坏控制了工程项目质量，工程人员根据工程档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过工程档案质量管理，提高工程项目质量，随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对工程档案重要性的认识，齐抓共管，是新形势下工程档案管理的重要任务。

　　因此，认真做好工程档案管理工作是非常重要的，主要体现在以下几个方面：一是加强对档案工作的集中统一管理、是建筑工程档案齐全、完整、规范的重要保证；二是工程档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物；三是工程档案是进行城市规划工作的基础；四是工程档案是城市建设和管理的重要依据；五是工程档案是城市一切建筑物、构筑物维修、改扩建的依据，是提高城市建设经济效益的最佳途径；六是工程档案是城市防灾、挽灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据。

　　建设工程档案对防范自然灾害的破坏及破坏后的恢复建设都有着不可替代的作用，更是预防自然灾害、减少损失的重要手段之一；建筑工程档案是工程建设过程中的真实记录，客观记录和反映工程各个环节的内在联系和本质规律，对工程后期检测、维修、改建、扩建、拆除和其他工程建设具有指导作用、借鉴参考及工程科学技术研究等有着重要的作用：一是建筑工程档案与工程使用管理有着十分紧密的联系，工程的使用管理始终离不开档案的支持；二是建筑工程档案不仅对本身工程有指导利用作用，而且对其他同类工程设计建设有着重要的参考借鉴作用，可以使档案得到重复多次利用，是工程档案活力和价值的体现；三是促进了建筑工程科学技术的研究发展。

　　二、做好工程档案管理工作的对策
　　
　　（一）增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念
　　正确认识工程档案重要性是提高工程管理和档案管理水平的关键和保证，以人为本，贯彻科学发展观，工程档案人员应做好档案管理工作，变被动为主动，有为才有位，使档案人员和各级领导达成共识，齐抓共管，提高工程档案管理水平。工程档案工作涉及建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位、质量监督部门、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法完成工作的，努力争取各部门和领导的重视和配合，通过档案利用事例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。

　　（二）完善工程档案管理体制，建立健全工程档案管理规章制度
　　工程施工单位、监理单位来自全州、全省各地，他们大都按照各自长期形成的习惯进行工程管理，对资料管理也都按习惯做法立卷归档。而作为一个项目工程，则要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特点。因此，要加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通，在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的档案资料所要求的表格及样本，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作。这样才能避免资料格式的多样性、不规范性。工程档案工作涵盖了工程项目的立项、勘察、测绘、初步设计、施工、竣工验收、评优选优等阶段，工程档案业务工作包括收集、鉴定、整理立卷、利用、保管等内容，细化各项制度并真正落实到各部门和人员工作中，保证工程档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。

　　（三）做好工程档案管理工作，建立工程档案管理机制。工程档案业务工作是工程档案管理的基础工作之一，严格按照工程档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作
　　1、加强工程档案的收集工作。工程各阶段相互衔接，一个环节连着一个环节，档案资料收集不完整，可能影响其他阶段工作的开展，所以，制定工程档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表，抓住工程关键阶段进行收集，档案部门要实行全过程跟踪服务，改进工作方法和态度，贯彻落实工程档案工作的规定和措施。采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制、合同约束等工作机制，分工明确，责任到人，确保各参建单位履行工程档案归档移交的责任。

　　2、工程档案管理工作纳入工程项目管理过程中，工程档案工作与工程建设进程同步。建设项目申请立项时，即开始工程文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制工程档案管理质量。建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的工程档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，有效的控制、监督、检查工程档案的质量。采取工程档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即工程档案工作纳入工程计划中，纳入工程规章制度中，纳入岗位责任制中；工程档案工作与工程立项同步，与工程建设进度同步，与工程工作检查同步，与工程竣工验收同步。保证工程档案归档工作顺利进行，从而保证了工程质量。

　　3、工程档案整理立卷质量是工程档案管理和利用工作的保证，各参建单位应严格做好职责范围内的工程档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循工程档案的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程又相互独立，便于利用的原则，构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决工程档案工作问题，形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件，得到有效的沟通和效果，采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式，对工程档案业务工作进行指导，规范工程档案整理立卷工作，统一工程档案管理标准、操作方法。

　　4、严格把住竣工验收关，使工程竣工资料发挥凭证作用。进行竣工验收的一个重要条件必须是竣工资料达到项目要求，因此在竣工验收阶段，档案管理人员要严把审查验收关，对各参建单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷是否合理等。总之在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理部门、工程项目专兼职资料管理员、项目主管部门档案管理人员要密切配合，确保竣工资料档案的真实性和准确性，使竣工资料在工程项目决算时，真正发挥凭证作用。

　　总之，工程档案反映工程项目的真实面貌，工程档案管理工作是工程建设中不可或缺的一项重要工作，是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复杂性工作，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。工程建设中，必须保证工程资料完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映工程建设全过程。