J公司非生产项目合同管理现状及存在问题

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　　【题目】电力企业非生产项目合同管理问题探究
　　【第一章】电企外委项目合同控制分析绪论
　　【第二章】J公司非生产项目合同管理现状及存在问题
　　【第三章】企业非生产项目合同管理存在问题的原因分析
　　【4.1  4.2】优化合同管理业务流程
　　【4.3】建立非生产项目合同标准化管理制度
　　【4.4 - 4.6】搭建非生产项目链条式合同管理平台
　　【结论/参考文献】电力公司非生产项目管控研究结论与参考文献

　　第二章 J 公司非生产项目合同管理现状及存在问题

　　2.1 J 公司简介

　　J 公司于 2005 年 9 月 15 日正式登记成立，是位于珠海经济特区的中外合资大型发电企业，担负着两台 600MW 国产超临界燃煤发电机组的生产及后续发展等各项任务，两台机组于 2004 年 6 月初动工，以现代化管理手段"超常规"快速推进，2007 年 2 月份项目较原计划提前投产发电，创下广东电网史上两台 500KV 主变压器同日投产及一周内两台 600MW 机组完成 168 小时试运行的记录，成为 2007 年广东省首个投产发电的 600MW 发电项目，每年可向广东电网供电超过 70 亿度，是国家的重点工程。在国际金融危机逐步蔓延和发电市场竞争日益加剧的双重压力下，公司坚持以科学发展观为指引，稳健经营，励精图治，实现连年盈利，为广东省和珠海市经济社会发展提供了源源不断的电力。

　　J 公司共设九个二级部门和两个临时机构（组织架构图详见图 2-1），中、高层管理人员由中外双方按照公司章程规定派入，当前公司员工有 300 余人，未设有专门的非生产项目合同管理部门。对于目前 J 公司的法律业务情况来说并不是非常复杂，在需要解决法律相关问题时有外聘的律师，所以也没有设立企业的法律事务部。

　　2.2 J 公司非生产项目合同管理的现状

　　J 公司的非生产项目是指公司主管部门依靠本部门自身力量无法完成，经批准，必须委托合同单位来实施的为保障公司生产、行政工作正常运作而开展的后勤保障项目，为满足公司对人力资源要求而进行的人力资源项目，为满足公司对金融服务要求而采购的金融服务项目等外委项目。随着公司不断成熟、业务不断扩张，需要进行的非生产项目的数量也越来越多，就如在非生产项目中比重占得相对少得人力资源项目，在公司 05年成立开始的头几年内都没有进行相关项目内容，但在最近几年，随着体制不断成熟，工种越发细分，进行了不少行政服务人员和外聘专业技术人员的外包项目，而且 J 公司的机组和一线生产技术在行业内处于较为领先的位置，人力资源项目中也多了很多行业内其他公司委托 J 公司对其技术人员进行培训的委培项目。而在非生产项目中比重一直较重的后勤保障项目的数量增长就更加多了，图 2-2 为跟据统计得出历年非成产项目的合同数目，呈线性增长，原有的合同管理方法已经随着非生产项目的数量增长加速而暴露出越来越多的问题。

　　2.3 合同业务管理人员常见问题

　　合同管理人员的知识系统、工作经验和工作态度是影响项目全过程的重大因素，所以对于管理人员的合同管理业务操作能力就应该需要较高的要求。但是由于现阶段 J 公司现阶段无设置专门的合同管理人员，均是由该项目的承办人兼任该项目的合同管理，承办人多数集中在行政管理、生产技术、人力资源管理、财务管理等领域，普遍缺乏专业的合同管理、法律法规等专业知识，难以对非生产项目合同风险进行有效的评估和管理。

　　如在 12 年 J 公司和某电子屏厂家签订一份采购合同，合同约定向该厂家购买一套户外大型彩色电子屏幕设备，厂家负责安装施工及屏幕操作软件的使用培训，合同总金额为$96,000 元，因 J 公司地理位置位于沿海地区，所以在合同约定中约定屏幕包边的不锈钢材质需为具有一定防腐蚀功能的不锈钢，厂家口头承诺会使用防腐蚀功能较强的314 不锈钢防止海风腐蚀，合同约定付款方式为先预付总金额的 10%,在产品安装验收合格后支付总金额 80%,留合同总额的 10%为质量保证金 1 年后支付。在电子屏幕使用不到 10 个月的时间，包边的不锈钢材质陆续出现了腐蚀的斑点，后来经检测发现该不锈钢材质为防腐蚀功能较弱的 304 钢材而非 314 钢材，故此，在到达质保金付款的期限后，项目负责人以此为理由拒绝付款。厂家在多次催款未果的情况下向法院提出诉讼，但由于项目负责人缺乏相关法律意识，相信厂家的口头承诺，且安装完成后又轻率地在验收表上进行签字确认，所以法院经审理后认为该合同系双方当事人的真实意思表示，于法无悖，双方应严格执行合同上相关条款，故判决 J 公司败诉，要求 J 公司在期限内向厂家支付拖欠的质保金和利息，并承担案件受理费用。

　　2.4 J 公司非生产项目合同签署阶段常见问题

　　合同签署阶段作为合同管理的前期阶段，其重要作用可想而知。所以在合同签署阶段必须对合同文本进行严格的把关，一份具有法律效应措辞严谨的合同文本也是履约阶段能达到企业目的的前提和基础，对于整个项目执行和管理都尤为重要，而在合同签署阶段最常见的问题有几个。

　　首先，合同主体不当。合同得以有效成立首先要保证合同当事人的主体是合格的。

　　何谓合格的主体，这就要求合同当事人要具备相应的民事权利能力和民事行为能力。这里要注意防止两种情况：一种情况是此合同当事人虽然具有上述两种能力，但不是彼合同当事人，即当事人错位，这也是合同主体不当；第二种情况是虽然是合同当事人，但却不具有上述两种能力，同样是合同主体不当。

　　第二，合同文本格式不严谨，出现容易发生歧义和误解的语句，让架构出来的合同存在诸多漏洞，导致了最后合同难以履行或引起纠纷。如在 J 公司增建停车场的合同中，其中有一条款为"合同工作量发生调整，引起的增加及减少费用累加合计后金额绝对值超过合同总价 10%（含 10%）时，对超出之部分予以支付。",然而在实际工程中由于沿海区域的地质较为松软，地基夯实的工作量远超预估时的工作量，所以导致合同总额超出原定的 13%,但在结算的时候双方就合同中"对超出之部分予以支付"中的超出部分究竟是指超出的全部额度（13%）还是指超出合同总价 10%以外的额度（3%）发生了争议，如果合同拟定当初将条款说明清楚，修改为："合同工作量发生调整，引起的增加及减少费用累加合计后金额绝对值不超过合同总价 10%（含 10%）时合同费用不予调整；合同工作量发生调整，引起的增加及减少费用累加合计后金额绝对值超过合同总价 10%（含 10%）时，对超出合同总价 10%以外之部分予以支付。",就不会发生以上争议的情况了而有些合同在签订时，合同某一方为了规避一些义务、违约责任等目的，不参照合同模板等或一些既有的规范来修订合同，而是采用自己编写的文本合同进行签约，其会故意将文本写的冗长、含糊，以偷换概念将风险进行转嫁。也有一些企业由于市场竞争激烈，为与业主签下项目，虽然知道合同有不合理的地方依然会为了迎合业主而全部接受，签订了权利义务不平等的合同，导致在合同履约的阶段举步维艰，纠纷重重。所以说依法订立有效的合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现只有靠准确明晰、咬文嚼字后的合同文字。

　　第三，合同条款挂一漏万，合同草拟的内容没有覆盖全面，而被漏掉的通常就是涉及违约责任的部分。由于不同项目合同针对的各个个体存在差异，所以在编写合同条款时要针对共性和个性尽可能详细严谨和覆盖全面，杜绝漏洞。

　　第四，对于境外合同文本存疑较多。随着改革开放这么多年的深入，国家也加入了WTO,国际间的商务往来必然是越来越频繁，但由于与外商的合同多数使用的是境外文本，由于国情、文化、语言都存在差异，再加上翻译的因素，这些合同文本必然会存疑较多。遇到存疑的情况必须在合同上加以说明澄清，弄清其含义，或者补充合同出现的不完整、缺项以及不平等条款，以堵塞其漏洞，使得合同双方当事人都能准确理解合同约定的权利和义务，以免在履约过程中给企业带来麻烦，造成损失。

　　横向比较了 J 公司近三年的非生产项目合同，较多合同尤其不是由 J 公司起草或 J公司承担主要起草的合同文本都存在很多问题，以下列举几个常见合同条款设置不妥的例子：

　　案例一（以设备、材料采购为主的合约付款案例）：预付款为合同总价的 10%,承包方提供等额"见索即付"保函后支付；进度款为合同总价的 30%,订货进度达到合同设备价格的 50%后支付；进度款为合同总价的 10%,订货进度达到合同设备价格的 90%后支付；交货款为合同总价的 20%,合同设备交货完成后支付； 168 小时验收付款为合同总价的 10%,168 小时试运成功后支付；初步验收证书（PAC）付款为合同总价的10%, PAC 证书签发后支付；最终验收证书（FAC）付款为合同总价的 10%,FAC 证书签发后支付。

　　本案例中，预付款合理，国家招标实施条例规定履约保函不得超过合同额的 10%,据此支付与保函对等的预付款，与"见索既付"履约保函抵消提前支付风险；进度款设置不合理，与"稍滞后于实际到货价值"原则不符，发包方存在提前支付合同款风险，应将"订货进度"修改为"到货价值" ;通过 168 小时不代表通过 PAC 验收各项指标，应将 168 小时验收付款额度尽量后置到 PAC 验收款中；FAC 款设置合理。

　　案例二（以建安工程为主的合约付款案例）：预付款为合同总价的 10%,承包方提供等额"见索既付"保函后支付；进场款为合同总价的 20%,承包方施工人员、器具进场，土建开工后支付；工程进度款分四个里程碑支付，每个里程碑点工作完成后，按承包方在本节点完成合同工程量应得款项的 60%并扣除当期其他罚款后支付承包方 ;竣工结算款为按照合同约定变更条件计算合约最终费用后，累计支付至合同结算价的 95%并扣除所有相关罚款；质保金为 5%,质保期满支付。

　　本案例中，预付款合理，国家招标实施条例规定履约保函不得超过合同额的 10%,据此支付与保函对等的预付款，与"见索既付"履约保函抵消提前支付风险；进厂款设置不合理，额度太大，与"稍滞后于实际到货价值"原则不符，建议将额度调整至合同总价 5%以内； 工程进度款设置合理，为里程碑并按实际工程量结算，以往常规的按照里程碑支付，如合同实际工程量较大范围的减少容易造成工程进度款支付完毕时，支付金额已经超过了合同竣工结算金额，因此，注意初步设计或施工图较粗阶段便招标的建安项目，工程变更有可能较大，一定要使用里程碑并按实际工程量结算方式支付工程进度款；质保金设备较合理，质保金额度最好为合同总价 10%.

　　2.5 J 公司非生产项目合同履约阶段常见问题
　　
　　合同生效后就进入了后期的合同履行阶段，履约就是指合同双方当事人本着友好团结的协作理念，按照合同约定的具体条款，完成各自的权利和义务，使合同能够顺利地被执行，实现当初订立合同的目的的民事法律行为。然而，合同签订履行监控不够完善，在实际的履约过程中往往会出现多个问题，常见的有：

　　（一）双方未能及时就合同的相关事宜进行有效的沟通，包括应当变更的合同没有变更、应当发出的书面函会议纪要没有发、应当行使的权力没有行使、应当重视证据法律效力的却没有得到足够的重视。

　　（二）不按时交货。通常是因为由于生产企业自身的原因引起交货延迟、交货后由于生产企业的原因引起返工、业主提出的交货期不合理、不可抗力引起的推迟交货、由于业主变更等原因引起的延迟交货等。

　　（三）已交货物出现问题时责任的界定。

　　（四）不必要的成本增加。

　　2.6 J 公司非生产项目合同档案管理常见问题

　　J 公司与某公司签订一份为期 3 年商务办公用地的租赁合同，作为市区的办公地点使用，在合同即将到期时被告知要按时搬离，才发现由于最初的承办人在合同到期前已离职，无后续人员跟进此租赁合同的相关事宜，经过双方磋商后紧急重新签订租赁合同才得以保证市区办公的正常，但由于已过原合同条款双方就续签合同的期限，无法享受原合同的租金优惠条款，只能参照新合同的条款来签订，增加了不必要的成本。

　　由于 J 公司以往的非生产项目合同管理均由承办人负责归档管理，而且采用的是传统的纸质文件进行流转审配、档案归档，受合同档案管理不受重视、人员业务素质参差不齐、人员流动等因素的影响，企业签订的合同没有及时进行收集整理并进行跟踪、归档，使得合同资料缺失不完整甚至有无档可查的情况，像上述例子的情况经常出现。

　　2.7 本章小结

　　本章节首先介绍了 J 公司非生产项目合同管理的现状，然后结合 J 公司非生产项目合同管理的实际案例，总结了非生产项目合同管理主要在以下几方面存在问题：1、合同业务相关人员业务水平、法律意识较低，缺乏专业的合同管理人员；2、合同签署阶段主体资格审查不严、合同文本不规范等问题；3、合同履行阶段存在没有按照约定及时变更及纠纷等问题；4、合同档案管理存在档案缺失甚至无档可查的情况。