企业非生产项目合同管理存在问题的原因分析

    本篇论文目录导航：

　　【题目】电力企业非生产项目合同管理问题探究
　　【第一章】电企外委项目合同控制分析绪论
　　【第二章】J公司非生产项目合同管理现状及存在问题
　　【第三章】企业非生产项目合同管理存在问题的原因分析
　　【4.1  4.2】优化合同管理业务流程
　　【4.3】建立非生产项目合同标准化管理制度
　　【4.4 - 4.6】搭建非生产项目链条式合同管理平台
　　【结论/参考文献】电力公司非生产项目管控研究结论与参考文献

　　第三章 J 公司非生产项目合同管理存在问题的原因分析

　　影响合同管理的因素非常多，主要可分解为组织结构系统、法律服务能力、人力资源系统、制度建设系统、业务流程系统、诚信建设系统等几个系统模块，根据理论与实际相结合整理出如下图 3-1 的合同管理系统运行因果关系：

　　鉴于导致合同管理存在问题的因素具有一定的模糊性，对合同的风险分析和评价比较难采用客观的数据去进行定量分析，只能采取打分法等主观方式来分析和综合评价合同风险，所以此次采用了模糊综合评价法和层次分析法。下面我们将结合 J 公司非生产项目合同管理的实际情况，研究导致 J 公司非生产项目合同管理现存问题的原因。

　　3.1 J 公司合同管理现状满意度调查

　　3.1.1 抽样问卷调查

　　（一）问卷调查目的

　　通过本次进行问卷调查表，需要达到以下几个目的：（1）需要进行风险识别，找出J 公司现今非生产项目合同管理合同管理存在缺陷的成因；（2）需对各个成因的现状进行评价，确认合同管理的薄弱环节和改进的重点；（3）对合同管理工作相关人员的思想认识和管理经验定量化，将定性的认识转化为定量的表达，本次表达的转化主要是通过向相关业务人员调查这种主观评定的方式获得，结合同类行业的成功案例，进行主客观的对照分析得出说服力强的结论。

　　（二）调查表设计原则

　　（1）理论与实践相结合。由于针对合同管理缺陷的调查表没有已有成果可以借鉴，加上合同管理的实践性很强，不是单纯的理论分析可以达到目的，所以设计调查表的首要原则必须是合同管理理论要与工作实际情况紧密结合，从各层级的管理人员受访过程中找出更多合同管理的隐性知识，达到调查目的。

　　（2）重点突出原则。在文献查阅的阶段和查看相关合同纠纷的案例时，不难发现合同的风险点非常多，我们需要结合 J 公司实际情况，规避开已经较好控制和管理的风险因素，突出现阶段存在问题的重点因素让被调查者进行评定。

　　（3）借鉴性原则。虽然无类似调查表可借鉴，但在设计调查表内容时，可以整理出公司和同类行业出现合同纠纷案例的资料，以便提供思路给调查表内容的设计。

　　（三）调查表内容设计

　　此次调查表分为合同管理内部要素风险调查表和合同管理满意度调查表两部分，通过多个维度对非生产项目合同管理存在的问题进行分析。

　　（1）合同管理内部要素风险调查表

　　合同管理内部要素风险调查表的填写对象为公司负责人、部门相关负责人、项目具体执行人这三类管理者，这三类管理者特点明确，存在于同管理流程中的不同阶段。

　　调查表填写人需要填写的调查内容主要为两部分，一是对公司现今非生产项目合同管理现状的观点，二是认为 J 公司需要改进的合同管理要素有哪些。本调查表采用访谈的形式进行记录。

　　在对访谈记录进行整理的过程中，受访者谈及关于合同管理的决策思维、影响因素等方向和内容较多。而通过层次分析法，可以将对复杂决策问题的本质、影响因素及其内在关系等进行分析后，建造一个层次结构模型，利用较少的定量信息把决策思维具象化，从而为求解多目标、多准则、无结构特性的复杂决策问题提供一种简便的决策方法。

　　故此，我们对调查问卷的内容梳理后，对其进行层次分析，将决策问题（J 公司非生产项目合同管理的现存问题）的有关元素进行分解。结合图 3-1 因果关系图进行分析，整理出模型结构的第一层为目标层，是四个合同管理主要要素，分别是管理机构设置、人力资源设置、管理流程制度设置和管理方式，其各自对应的第二层为准则层，主要衡量是否达到目标层的判别准则。

　　（2）合同管理满意度调查表

　　为了能更直观地了解 J 公司对合同管理改进的主要需求，应用模糊综合评价法进行调查分析，将不一定量的因素定量化、进行综合评价的一种方法。这种方法具定量化、计算简单、指标综合科学、定性和定量的指标可以充分融合等优点。据此，结合用层次分析法得出 J 公司非生产项目合同管理内部风险相关要素的具体内容设计出调查问卷（见表 3-2），对非生产项目涉及的相关人员进行抽样问卷调查，确认合同管理的薄弱环节，根据需求导向确立改进的重点。

　　本次调查问卷按非生产项目合同管理涉及到的层级按比例进行派放，分别是：（1）公司领导层（2）部门经理（3）分部主任/主管（4）项目承办人（基层员工）本次派放问卷 50 份，收回有效问卷 46 份，通过对 46 份有效问卷。

　　3.1.2 分析调查结果

　　从图 3-3、图 3-4 两张图表看出，项目各层级的相关人员对 J 公司合同管理四个模块的评分都很低，只有人力资源设置略高于平均水平，管理制度的设置得分最低。而在具体内容各分项的得分中，得分最低的分别为制度健全程度（0.5）、流程规范性（1.1）、制度明确程度（1.4）、合同信息流转及保存的安全性（1.4）和专门合同管理机构设置情况（1.5），而过合格线（得分高于 3 分）的只有流程效率性（3.2）、公司负责人对合同管理的重视程度（3.1）。

　　本章将会辅以第一章对理论知识梳理后得出的合同风险发生机理（图 1-1）和合同全生命周期管理（图 1-2）总结出的风险因素，结合 J 公司现今非生产项目合同管理存在的问题，分析造成这些问题的成因。

　　3.2 合同管理机构设置不健全
　　
　　合同管理部门是在企业运转中一个很重要的部门，它不仅跟内部各个部门有着频繁的工作来往，协调各个部门间的关系，还要配合用户各方，促使项目可以更加顺利地进行。但不难发现当前仍有很多企业没有设置合同管理的专职机构，只是由项目相关人员兼职合同管理工作，而由于非专业的原因导致其在进行合同管理工作的时候业务水平会相对业余，无法发挥合同管理的作用。另外一种情况是有些企业虽然建立了合同管理的机构，但是由于配备了专、兼职的合同管理人员，由各个牵头部门各自管理自己业务范围的合同，形成了多头分散的合同管理，使得合同管理机构不能发挥到合同归口管理的职能，无法全面掌握到企业的合同管理情况。

　　我们先从 J 公司的组织架构进行调查分析，以便于我们更好地分析该公司在合同管理方面存在问题的成因。J 公司共设九个二级部门和两个临时机构，在公司成立初期非生产项目的数量比较少，故从公司成立至今并无设立专职的非生产项目合同管理部门机构。而目前 J 公司的法律业务情况来说并不是非常复杂，在需要解决法律相关问题时有外聘的律师，所以也没有设立企业的法律事务部门。对于非生产项目的合同管理，采用了授权制度，各个非生产项目的合同管理均是由项目承办部门和承办人兼职进行管理，即其相关的合同管理由项目承办部门、财务部、综合部等各个职能部门分别担当。

　　3.3 缺少合同管理人才，管理积极性较低

　　合同管理在其专业性和技术性上都较为复杂，所以相应在对合同管理人员上也有较高专业素质的要求，他们需要熟悉相关法律法规、企业管理、造价管理等方面的知识，但在大多数企业中，合同管理人员与以上要求相比仍存在较大的差距。由于缺乏专业的合同管理人员，合同从起草到登记等各个环节便缺少了专业的监控，很难保证合同的管理工作得以出色地完成，使得在碰到专业的合同问题时无法采取合适的防范措施，使企业处于一个被动的地位。而且大多数无专职合同管理机构的企业里，合同管理的兼职人员往往都是由项目负责人兼任，因为合同管理工作繁琐辛苦之余又不容易看到成绩，很多员工对于合同管理这一工作都是缺乏积极性的。

　　J 公司的非生产项目合同相关业务是由项目承办部门和其他各相关部门人员协同完成的，加上合同管理无论是专业上还是法律上都是一项专业性很强的职业，所以非生产项目合同管理相关人员的风险，存在于 J 公司各个层级管理人员的风险中，也存在于各个部门对合同管理工作的支持度有多高中，总的来说，人员风险，也就是所谓的人力资源风险，主要体现在以下几个方面。

　　第一，公司领导层对非生产合同管理工作的重视程度。在 J 公司的各项工作中，领导层的重视程度很大程度决定了该项工作的可行性和成败，对于合同管理也是不例外的。如果设有合同管理部门，那它将是 J 公司与其他公司开展商务往来的枢纽，对于此枢纽环节必须进行很好的控制，以防止发生潜在的风险，对公司造成危害。随着 J 公司近年来的发展，要开展的非生产项目越来越多，原有的关于非生产项目合同管理的方法已暴露出越来多的问题，已经不能适应 J 公司目前的步伐，所以公司领导层也对非生产项目的合同管理日益重视。有了领导层的支持，非生产项目合同管理的改进取得了可行的一大保障。

　　第二，合同管理部门经理的专业程度高低不一。合同管理部门经理是介于公司领导层和合同管理人员两者之间的地位，他要处理对上和对下的关系，在上下级间工作沟通起到重要的作用。而除了进行信息沟通外，他还要起到一个很好的监督管理作用，这就要求了承办项目的部门经理要有坚实的法律知识、财务知识、专业技术知识和管理沟通能力等方面的知识。由于 J 公司当前没非生产项目合同管理的归口管理部门，所以非生产项目合同的监督和管理也分别由各承办部门的经理进行，由于每个部门经理的所擅长的领域不一，合同管理专业程度必然也会出现高低不一的情况。

　　第三，合同管理人员的业务水平参差不齐，积极性不一。按照合同管理的层级来分，非生产项目合同管理中直接进行实际业务操作的基层人员就是项目承办人，项目承办人对该项目涉及业务的判断力、敏感度、熟悉度都会受承办人的学历、专业背景、工作经验、工作态度、社会阅历等因素影响，所以对合同管理员的业务水平能力有一定的要求。

　　J 公司目前非生产项目的合同管理人员，也就是具体项目的承办人，普遍在合同管理专业知识方面掌握的技能和实际的要求存在着不少的差距。因为 J 公司没有专门的非生产项目合同管理机构，合同管理的工作由各承办人兼职负责，毕竟他们多数是属于行政管理、生产技术方面的领域，不是非专业的合同管理人员，所以难免在进行合同管理工作时会缺乏相关专业知识及相应的经验，难以对合同进行有效的风险评估和管理，无法真正发挥合同管理的作用。而且合同管理的工作繁琐辛苦之余又较难看到成绩，所以很多员工对于非生产项目合同管理这项工作都是缺乏积极性的。

　　第四，合同管理专业力量严重不足。由于在 J 公司内部各部门没有配备专业的合同管理人员，所以从合同起草开始的各个环节都缺乏专业的合同管理人员来监控，使合同管理工作较难出色完成，且由于法律事务采用经济的外包方式，外聘法律顾问来解决问题，所以 J 公司也没有配备法律人员，造成这些合同管理中必须的专业人员十分缺乏。

　　第五，相关部门间的配合程度不一。J 公司目前有关非生产项目的事项各个部门是处于一种各自为政各行其是的状态，因为缺乏统一的项目规划和合同管理，很多时候配合成都的高低取决于部门负责人对该项目的态度，各部门间的沟通和合作都是有所欠缺的。合同管理工作的开展需要得到如行政部门、技术部门、财务部门、生产经营部门的协助和支持，他们专业领域的知识系统、经验对合同管理能起到不俗的成效，如果各个部门能够相互配合，发挥自己部门的所长，会使合同管理工作得到强而有力的保证。
　　
　　3.4 缺少规范化合同管理流程

　　J 公司在某一非生产项目需要进行时，具体流程如下：项目承办人先进行立项申请，待承办人的部门经理及公司分管领导审批同意后，承办人则可开始与承包方开展合同的内容和条款订立的工作，订立好的合同经承办部门经理、公司分管领导审批同意后，双方则按既定合同既定的内容和条款履约开展工作，项目承办人在其部门内将合同存档保存。在合同执行的过程中，承办人需要将合同的原件、发票等相关材料递交至财务部，财务部才会根据合同所规定的付款方式、付款时间、付款金额等进行合同金额处理。

　　因为 J 公司非生产项目涉及的项目类别繁多，要由不同职能部门来牵头执行，所以当前 J 公司没有采用由某机构/部门对非生产项目合同进行集中管理的方式，而是采用授权给相关职能部门来管理自己部门合同的模式来对非生产项目合同进行管理。此种模式下的合同管理有利也有弊，项目可能很快能通过审批并开展相关工作，但是却会导致更多的问题出现。譬如容易造成重复劳动的现象，合同管理机制臃肿效率低下，而且由非生产项目的审批流程图（图 3-5）可见，合同从前期准备到合同的履约阶段乃至存档的管理，除了财务部能从合同获得项目相关信息外，整个合同管理流程承办部门内及公司分管领导内独立完成，缺乏审核和监督，容易造成 J 公司在非生产项目合同管理中存在的风险无法有效地控制，造成损失的事件。其次，由于 J 公司非生产项目合同管理的分散，使得合同的履约阶段缺乏有效的反馈及跟踪监督，使公司往往无法享有合同规定的全部权利，也无法全面掌握非生产项目合同管理的情况。

　　3.5 缺少标准化合同管理制度

　　目前 J 公司非生产项目合同管理的制度很不完善，缺乏科学、成熟的建设纲领，加上合同管理由各个承办部门分散管理，必然会产生很多问题，具体问题如下：

　　第一，合同管理制度不健全。作为某项工作现存的管理制度，要覆盖到此项活动的方方面面，让每个步骤和环节都按照该制度在办事，这才可让相关工作进行时，做到有制可依，而不是依情办事。目前 J 公司非生产项目合同管理制度虽然有但不能覆盖到合同管理的方方面面，很多内容只是笼统带过，使得各相关人员在进行非生产项目合同管理的相关工作时没有具体的规章制度可以依据，使得每个部门有自己一套的管理办法，使得合同管理缺乏合理性的判断标准。

　　第二，岗位、权限及义务设置不明确。非生产项目合同管理制度中没有明确界定各个程序的相关责任人和相关业务流程，使得部门间或人员见容易出现互相推搪责任的现象，同时也容易出现积极性低的现象。另外授予承办部门及承办人的权限和自由度比较大，而且没有相应的部门或措施对其进行监管，使其容易享有了权限而没有进行相应的义务，还容易产生舞弊的情况。

　　第三，合同签署阶段存在的风险。J 公司在非生产项目合同签署阶段存在的主要风险是文本法律风险。合同文本是以书面形式约定了交易各方权利和义务，由合同标的、数量、交易地点、价款价格或报酬、交易期限、履行方式等一些要件构成，具体表现为各种条款。这些条款都是与企业利益息息相关的，文本中如果不能准确反映交易的实质和约定，则会让企业承担很大的风险。J 公司的文本风险问题成因主要体现在以下几个方面：

　　（1）合同起草人专业水平较低，合同法律意识较差。受合同编写人员的水平制约，主要原因有二。首先，合同文本主要是通过语言及文字表达出来，而语言文字又是极容易产生模糊、歧义的情况，由于非生产项目的合同拟定基本是由项目承办人主要进行拟写，各承办人的语言文字水平有高有低，不一定能做到语义准确无漏洞，导致一项条款可能生出两种释义甚至多种释义，保证不了合同语言的周密性和准确性。此种情况下便会导致合同内容文本质量不高，文字表述不严谨，语义模糊。其次，合同内容明确、条款齐备是对合同文本起码的要求。由于非生产项目中本身很多外委项目就是承办部门依靠自己部门能力无法完成或与本身从事岗位不相关的工作，不同项目的个体存在差异，所以承办人在编写相关合同条款时碍于项目的专业领域不熟等原因，合同内容和条款难免会考虑不周全，挂一漏万，内容没有覆盖全面。甚至发现有些承办人为图方面，将合同起草这个权利拱手让给对方，那合同条款和内容就会隐藏更多不易发现的问题，会为后续的一系列合同履约等合同管理和企业利益埋下更多的风险，是万万不可的。此种情况往往体现出来就是同内容不明确、条款不齐备，覆盖面不全，缺少具体交易事项约定。

　　（3）审查机制缺失。J 公司缺乏专业的合同管理人员和法律事务人员对非生产项目拟定好合同进行审查，仅由部门负责人和公司主管领导来审查，受人为因素的影响较大，无法对合同质量好好把关，令公司承担较大风险。

　　第四，合同履约阶段存在的风险。在前文分析过履约阶段常见的几种风险里，J 公司在此阶段主要的风险是未按合同约定履行的风险和合同变更的风险。未按合同约定履行最常出现的情况有两种，一是未按合同约定时间完成相关的合同约定。二是合同当事人履行的合同内容不符合合同的约定。

　　第五，重合同的静态管理，忽视了合同的动态管理。J 公司在签订合同前一般都会对合同对方当事人进行审查，但通常只从对方当事人的主体资格、资信情况和以往的履约能力等方面进行审查。而履行合同是属于一个动态的过程，它是通过整个合同履行过程来体现的，它涵盖了合同签订、产品交收、财务结算等环节，我们不能因为对方当事人过往的资信高就判断其现阶段履约能力的资信高，从而忽略了上述环节的管理工作。

　　所以在实际工作中合同动态管理工作被忽视，成为了合同管理工作中的一大问题。

　　第六，不重视合同归档管理。首先，档案管理人员业务素质参差不齐，特别是能熟悉档案内容，对档案信息进行深层次研究和开发的专业人才十分匮乏；其次，档案管理不规范，主要表现为档号、党卷标题不规范，案卷无卷内目录，又或是组卷混乱；再者，很多企业签订的合同没有及时进行收集整理并进行归档，使得合同资料缺失不完整甚至有无档可查的情况。

　　3.6 项目合同管理手段落后
　　
　　在已是全球一体化经济的今天，企业的采购、销售对网络信息的依赖程度越来越高，但仍然有不少企业的合同管理还停留在传统手工作业的模式中，没有合同管理系统的开发和应用，电子信息化程度较低，浪费资源也增加了费用的开销，降低了合同的办理效率。且合同管理的信息采集、维护手段较为落后，使得在签约前和履约过程中对对方当事人的资信情况的调查、履约能力的审核都会变得非常困难，会让企业在激烈的充满风险的市场竞争中处于一个不利的位置。

　　J 公司非生产项目从立项审批、合同审批、付款结算等程序的流转依然采用传统的纸质文件进行流转审批，这种方式在现今推行电子化办公的潮流下是十分落伍的。遇到相关的审批人出差等不在公司的情况时，项目合同进展往往就要被搁置不能到达下一步，这样的管理时段效率是很低的，还浪费资源增加费用开销。而且没有通过电子信息系统来对合同从头到尾的信息采集留底，当需要将资料进行整合提取一些相关信息时，会耗费大量的人力物力。

　　3.7 员工合同法律意识较低

　　企业还没有把合同管理真正纳入到企业的经营管理之中，造成企业在经济往来中容易产生合同纠纷，使企业陷入困境并为此耗费大量的人力物力。企业在与关系单位或个人发生经济往来时，容易只是将签订合同当作一种形式。比如，在企业的采购、工程建设及维修等项目的实际操作过程中，往往先实施，在需要付款时后补合同，在项目实施过程中一旦发生纠纷，就很难将双方的责、权、利划分清楚，给项目的履行带来隐患。

　　另外据调研，70%的商业企业签订合同金额不足经济往来总额的 40%.部分企业在购销过程中仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易，给合同的实际履行带来隐患。

　　J 公司部分项目负责人常会出现对对方的过分信任或是为了图省事，盲目轻信口头承诺而不签署书面合同，造成了一旦一方失信，便使公司卷入纠缠不清的业务纠纷之中，致使事后需花费更多的精力来弥补和处理因对合同不重视而造成的种种恶果。

　　3.8 本章小结

　　本章通过第二章发现的问题表象进行分析，通过对 J 公司非生产项目合同管理存在的问题进行调研和与相关从业人员的访谈，识别出导致现今合同管理存在问题的四个主要风险因素，分别为组织结构风险、人力资源风险、制度及流程风险和管理风险。通过对形成这四个主要风险因素的原因分析，结合调查问卷的综合结果可知，目前 J 公司非生产项目合同管理改进方向应以管理流程及制度改进为重点，其次设立专业的合同管理部门和配备合同管理人员，再者建立新型的合同管理手段，最后是加强各阶层相关人员的风险管理意识。为下一章节找出改进 J 公司非生产项目合同管理的研究方案奠定了基础。