优化合同管理业务流程

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　　【题目】电力企业非生产项目合同管理问题探究
　　【第一章】电企外委项目合同控制分析绪论
　　【第二章】J公司非生产项目合同管理现状及存在问题
　　【第三章】企业非生产项目合同管理存在问题的原因分析
　　【4.1  4.2】优化合同管理业务流程
　　【4.3】建立非生产项目合同标准化管理制度
　　【4.4 - 4.6】搭建非生产项目链条式合同管理平台
　　【结论/参考文献】电力公司非生产项目管控研究结论与参考文献

　　第四章 J 公司非生产项目合同管理改进方案

　　4.1 确立非生产项目合同管理部门

　　4.1.1 确立非生产项目合同归口管理部门原则

　　企业通常会根据其行业性质、市场环境、公司规模等因素来设置合同管理要集中管理还是授权到各个职能部门分别进行管理。由于合同所确立的是一种受民事保护的法律关系，所以合同管理是不同于企业生产技术管理、人力资源管理、行政管理、财务管理等管理工作，所以企业合同的管理该由专门的机构来执行。一般在大中型的企业中，都会设有专门的企业法律事务部或是专一的合同管理部门来对企业的合同相关进行管理。

　　得益于对合同管理前期工作和法律事务部或其专业合同管理部门意见分析的重视，在合同前期和中期较好地进行风险控制。其实企业是否设置专门的合同管理机构不仅反映了企业的业务情况，还一定程度上能体现企业是否重视法律事务。在对管理机构进行设置时要考虑周全，首先，要对合同管理建立健全主管部门，无论专职的部门还是兼任的的部门，都要能让合同管理遍及公司各个层次。其次，需要考虑到合共管理的归属部门，使其工作职能能与归属的部门相容，而且合同管理归属的部门级别越高越有利于公司对风险进行防控，否则就容易产生舞弊的现象，使得外部风险得不到有效控制之余，内部风险也会随之而增加。建立 J 公司非生产项目合同管理机构及人员参照图 4-1 项目合同管理组织机构及人员设置原则和图 4-2 项目合同管理组织机构及人员设置的基本框架两图的准则进行：

　　4.1.2 确立非生产项目合同归口管理部门及管理负责人

　　经过与 J 公司领导访谈，就目前 J 公司的经营情况、组织架构、人员编制、管理成本等因素所限，目前并无计划成立法律事务部门的措施，而是采用外聘律师的方式。由于 J 公司非生产项目涉及后勤保障、人力资源、金融服务等不同领域的业务类型，各由不同的主管部门立项承办，难以统一操作。所以 J 公司非生产项目合同管理将采用由各个承办部门分口管理统一汇总审核的模式。经研究分析后，将公司生产经营部商务分部定为公司非生产项目管理的归口管理部门，负责确定非生产项目的采购承办部门，并在从立项、合同、变更、验收、结算等环节中进行审核，有权对非生产项目管理策划并按照分部职能实施非生产项目采购及管理相关工作，对 J 公司非生产项目合同管理的全过程进行跟踪、监督和管理。具体负责人为商务分部主任，管理人员为商务分部的合约主管及合约专责。

　　商务分部作为 J 公司非生产项目合同管理的归口管理部门，有如下职责：（1）负责起草制定非生产项目合同管理的规章制度；（2）对非生产项目管理策划并按照分部职能实施非生产项目采购及管理相关工作；（3）负责确定非生产项目的采购承办部门；（4）按照职能对非生产项目立项、比议价、招议标、商务合同、变更结算等流程进行审核；（5）负责组织单项目费用 10 万元及以上非生产类项目（金融服务项目、党群或工会经费项目除外）的采购、商务合同签署与执行、结算；（6）根据公司实际需求组织开展非生产类项目的统计工作；（7）对商务分部员工定期进行合同管理相关知识的培训。

　　除了建立合同管理的主管部门外，还需要保证合同管理部门功能的健全性。除了常规合同管理工作外，还非生产合同管理部门需要负责与各相关部门进行协调沟通，将沟通得出的结果体现在合同的明细条款中，一但签署了合同，很多风险因素就已能确定，便能较有效地控制风险，保障经营活动顺利进行。而 J 公司的财务部和纪检监察部也要对非生产项目合同管理起到审核监督的作用，外聘法律顾问要提供法律意见、审核合同条款等系列与法律业务有关的工作。

　　合同管理负责人（商务分部主任）职责如下：（a） 主管商务分部负责 J 公司非生产项目合同管理，指导合约主管和专责工作；（b） 确保正确建立合同管理系统，并按合同管理相关制度运行和管理合同管理流程；（c）对各部门合同管理相关人员组织相关培训；（d）负责审核业务承办部门提交的合同，在律师协助下对其进行风险评估；（e）根据合约主管提供的报告，在财务部、纪检监察部、外聘律师的协助下，准备公司有关合同风险的报告，定期向总经理进行汇报。

　　合同管理人员（合约主管、专责）职责如下：（a）管理各项目承办人发来的合同并进行审核，将有疑问或歧义的合同提交合同管理负责人复核；（b）建立 J 公司非生产项目合同数据库；（c）协助监督合同的全过程履行；（d）负责审查合同原始文件及相关支持性文件的完整性，并对其进行整理，保存到非生产项目的合同管理数据库；（e）将所有合同原件在分部内归档保存，并对合同进行分类、编码；（f） 每月向商务分部主任汇报工作情况；（g） 协助商务分部主任非生产项目合同管理的相关工作。

　　项目承办人职责：（a）负责发起合同各阶段的审批申请；（b）及时向商务分部提供合同的相关文件；（c）在法律顾问协助下起草、修订、终止合同等。

　　外聘律师职责：（a）负责与合同负责人和管理人员就合同条款的确定进行沟通协商，使合同条款能够符合业务与法律上的双重标准，在合同签订环节发挥关键作用；（b）合同履行过程中对出现问题制定应对方案并监督执行；（c）对于重大合同或关系复杂的合同，负责与业务部门一起参与合同谈判，草拟合同条款，如有必要还应对签订、履行该合同出具法律意见。

　　财务部职责：（a）依据本标准及相关标准审查生产项目商务合同；（b）依据本标准及相关标准审查生产项目商务变更；（c）依据本标准及相关标准审查生产项目结算；（d）参与合同谈判、协助处理合同纠纷；（e）负责生产项目结算及变更文件资料的接收、归档与保存。

　　纪检监察部职责：（a）对生产项目商务合同提出审查和修改意见；（b）对生产项目合同管理工作中违法违纪或违反相关标准的行为，依法或相关标准进行处理。

　　综合部文秘分部职责：（a）对合同办理用印；（b）负责生产项目合同及变更文件资料的接收、归档与保存。

　　4.2 优化合同管理业务流程

　　合同管理是当今市场经济环境下企业管理核心内容的其中之一，上图 4-5 列举优化流程管理的四个主要原因。而从合同管理流程上看，签订一份完整的合同要经过：立项→合同审核→项目变更（非必备环节）→项目验收→项目结算→项目付款→纠纷处理（非必要环节）等几个阶段，结合 J 公司非生产项目的情况，将以上几个环节的审批权限和审批流程作出修订，具体修订情况如下：

　　4.2.1 合理分配各部门及相关人员的权限

　　4.2.2 制定合同管理各阶段审批流程

　　从调查问卷中可看到J 公司非生产项目合同管理的相关人员对合同的流程效率性相对满意（3.2 分），但流程规范性的得分为倒数第二（1.1 分）。不难看出流程效率性之所以得分较高而规范性得分低，是因为在原有的合同审批流程中，J 公司没有采用由某机构/部门对非生产项目合同进行集中管理的方式，而是采用授权给综合部、人力资源部、财务部等项目承办部门来对自己负责的模式进行管理。此种模式下的合同管理有利也有弊，项目可能很快能通过审批并开展相关工作，但是却会导致重复劳动、风险无法有效控制、容易产生舞弊等问题的出现。所以我们要对合同的各个环节制定严谨的流程审批程序，以保证将企业要承受的风险降到最低。

　　（一）项目立项

　　合同的立项是指单位针对特定需要而需订立某一合同的计划。由承办人发起申请，须经部门主任、部门正副经理、安健环、生技分部、财务部、商务分部、生产经营部正副经理、副总经理、总经理进行审批。

　　（二）合同审批

　　合同的审批是是合同成立的最后防线。合同的审批包括法务部门以及有关技术部门的审核、主管领导的决定权限、合同章的管理等内容。由承办人发起申请，须经部门主任、部门正副经理、安健环、商务分部的合同主管、商务主任、生产经营部正副经理、财务部会计、财务部正副经理、财务总监、审计监察、副总经理、总经理进行审批。

　　（三）项目变更

　　在非生产项目实施过程中，如存在项目变更，变更方式须严格按照合同相关条款进行，经采购承办部门、生产经营部生技分部（仅立项为土建或强电类项目时）、生产经营部发电商务分部、生产经营部审核，单项变更金额为 10 万元以下（不含 10 万）或累计不高于原合同金额 15%（不含 15%）的项目变更经主管经营副总经理批准，或单项变更金额为 10 万元及以上或累计高于原合同金额 15%（含 15%）的经总经理批准后完成非生产项目变更审批。合同变更的所有过程文件由采购承办部门整理后交综合部文秘分部归档。变更审批时需附详细变更说明、变更量的计量、第三方有资质核价单位出具核价单据及补充协议由承办人发起申请，须经部门主任、部门正副经理、安健环、生技分部、商务分部的合同主管、商务主任、生产经营部正副经理、财务部会计、财务部正副经理、财务总监、副总经理、总经理进行审批。

　　（四）项目验收

　　在非生产项目完成实施或满足合同相关验收条件时，由各立项部门与承包商共同组织非生产项目的验收，验收后由承办人发起申请，须经部门主任、生技分部、安健环、生产经营部经理审批，审批完成后方可由承办人或合同主管办理合同结算手续。

　　（五）项目结算

　　在非生产项目通过验收或满足合同相关结算条件时，由承办人发起申请，须经部门主任、部门正副经理、商务分部的合同主管、商务主任、生产经营部正副经理、财务部会计、财务部正副经理、财务总监、审计监察、副总经理、总经理进行审批。

　　（六）项目付款

　　由承办人发起申请，须经部门主任、财务部税务会计、财务部项目会计审批后付款。