国内外图书馆领域项目管理的理论与实践研究(2)

　　1.1.6 效果评价。
　　
　　2014 年，罗宾·布瑟（Robin A. Buser）等人的《图书馆项目管理实践》 （Project managementfor library:A practical approach ）[21]出版，提出项目管理的逻辑、方法和对于责任、职能、时间、标杆以及报告的程序，为图书馆业务管理提供了路线图；项目管理可以改变和提升图书馆服务，对于图书馆运作是促进而不是阻碍。罗宾将图书馆项目大致分为七类，分别是馆舍建设和搬迁、系统迁移和升级、资源数字化、自行开发小软件、活动或特殊事件、工作流程再造，以及共享协作类合作。总之，当图书馆遇到不熟悉的新业务或者跨部门的复杂工作时，经常会想到用项目管理的方法。
　　
　　1.2 国内理论研究。
　　
　　国内图书馆界关于项目管理的研究起步较晚。1996 年，索传军在信息咨询服务中较早采用项目管理方式，分为预备、项目控制和报告三部分[22].2003 年，《中国图书馆学报》 相继刊发三篇图书馆项目管理相关论文，即 《图书馆项目管理应用探析》[23]、《城市图书馆通借通还项目管理与体制创新研究》[24]和 《图书馆构建新型管理模式研究》[25],其中 《图书馆项目管理应用探析》介绍了项目管理的基本理论框架包括项目的进程管理和项目管理要素，认为图书馆的许多管理活动都可以分解成不同规模的项目管理，运用科学的方法，以最小的成本获得最好的效果。2006年，蒋知义和邹凯探讨了图书馆业务流程重组中的项目风险管理[26].此后，国内图书馆界对于项目管理的理论研究和实践不断发展。例如，丰素贞认为，项目管理的核心是确定“问题”,把问题当作项目来运作，找到解决问题的办法。图书馆实现项目管理的关键是对工作进行“切分”,针对存在的问题，运用项目管理的方法进行“设计”[27].大家共同的认识是：项目管理可以节约成本，提高效率，锻炼队伍，调动员工积极性，顺利完成跨部门的工作；共性问题是：图书馆自上而下缺乏项目管理的知识和经验，多数项目是单项目管理方法在图书馆的应用；与国外相比，项目管理的研究缺乏图书馆学情报学教学单位和图书馆学会在学术研究和教学方面的支持，是自发模仿和摸索。
　　
　　1.3 理论探讨。
　　
　　综合分析发现，扁平化和矩阵式组织结构在中外文献中均有不同程度的涉及。传统的图书馆组织结构通常呈金字塔型，处于塔尖的是由馆领导组成的决策者群体，处于中间层的是由部室主任组成的管理者群体，处于基层的是由馆员组成的执行者群体。随着图书馆规模的不断扩大，中间层越来越多，从决策层到执行层的距离也越来越远。传统的图书馆组织结构，将图书馆分成采访、编目、阅览、流通等部分，这种传统的组织结构曾经推动了图书馆事业的发展，在保证馆长统一指挥的同时发挥了职能部门的作用。但随着社会对图书馆的需求呈现多元化、专业化、综合化，传统的职能化组织结构已不能适应图书馆的发展，开始有图书馆引入矩阵式组织结构。
　　
　　矩阵式组织结构是把按职能划分的部门与按项目划分的小组结合起来的一种组织形式，是为了改进直线职能制横向联系差、缺乏弹性的缺点而形成的一种组织结构。其最大的特点在于具有双重命令系统，小组成员既要与原职能部门保持业务上的联系，又要参与项目小组的工作。尽管图书馆矩阵式组织结构有鲜明的优点，但它在国内外图书馆中的使用却并不十分普遍，究其原因是它违背了统一指挥的传统组织原则。正如乔安妮·尤斯特（Joanne R.Euster）所说，由于矩阵式组织结构与传统的组织文化完全不同因而它很难实施，它非常复杂且模棱两可，需要持续的监督管理以保证矩阵式组织的正常运转。大多数人生活在层级制的组织结构中，我们甚至都很难想象矩阵式组织，更别提适应它了[28].目前国内外很少有图书馆在管理中完全采用矩阵式组织结构，国外有图书馆采取在部门内嵌入项目组的方式，但这种嵌入制并不能有效解决跨部门出现的问题。理想的矩阵式组织结构应当兼具稳定与弹性的特点，过于稳定无弹性会影响组织效能的发挥；过于弹性缺乏稳定会陷组织于混乱中，故保持平衡是图书馆组织结构研究的重要课题。
　　
　　2 图书馆项目管理实践研究。
　　
　　2.1 国外实践。
　　
　　项目管理被广泛应用于图书馆自动化系统和数字图书馆建设过程中。1983 年，切尼·哈尔（Cheney Hal）介绍了印第安纳州立大学采用项目管理对图书馆自动化系统进行管理的经验[29].1995 年，安斯利·刘易斯（Ainsley C. Lewis）详细介绍了威尔士班戈大学图书馆采用 PRINCE2（Projects IN Controlled Environments,受控环境中的项目）方式选择图书馆自动化系统中的经验[30].1996 年，爱德华多·桑切斯（EduardoSanchez）讨论了德克萨斯州立大学利用项目管理方法开展图书馆自动化项目[31].甚至有学者定义，图书馆项目管理即图书馆在自动化项目及技术项目中采用的管理方法[32].
　　
　　其实，项目管理在图书馆的应用范围十分广泛。1983 年，伊利诺伊大学香槟分校图书馆采用项目管理方法在全校范围内开展了一次大规模的阅读活动[33].1997~1998 年，英国纽卡斯尔大学的图书馆员接受了正式的关于项目管理的培训后在全馆范围内开展了项目管理，当时被定义为“项目”的工作非常多，从更换流通服务台到期刊评议均采用项目管理的方法[34].1996 年，比尔介绍了爱丁堡大学的苏格兰高等教育资金委员会向图书馆赞助的一些项目，这些项目包括回溯建库及缩微胶片等[35].1997 年，唐纳德·辛普森（Donald B. Simpson）提出采用项目管理办法在图书馆各部门之间开展合作以促进电子馆藏的收集[36],类似的采用项目管理的实践还包括报纸数据库项目的建设[37]、信息素养数据库的建设[38]以及多个图书馆共同合作的在线实时参考咨询项目[39].
　　
　　英美图书馆界除了上述零散的项目管理经验。介绍之外，也有较大规模且成效突出的图书馆项目管理实践。
　　
　　案例 1:英国纽卡斯尔大学罗宾逊图书馆。
　　
　　该项目的发起人是英国图书馆研究与改革中心主任雪莉·钱伯斯（Shirley Chambers）和纽卡斯尔大学图书馆副馆长戴维·佩罗（David Perrow）。他们发起这项项目的意图是调查项目管理方法和项目管理软件在英国高校图书馆的使用情况，试图通过调查和分析，在英国高校图书馆全面开展项目管理。该调查以英国纽卡斯尔大学为基础，从 1997 年 5 月持续到 1998 年 4 月。这项调查在英国全国高校图书馆和数字图书馆中发放调查表，了解各馆项目管理的开展情况，调查表中的内容包括是否有采用过项目管理方法的经历、是否接受过项目管理方法的培训及是否使用项目管理软件。调查结果显示，图书馆管理者几乎没有采用过项目管理方法，只有 3%的管理者表示他们仅仅在主要工作中采用过项目管理。然而，却有 69%的管理者认为图书馆能从项目管理中受益。尽管没有采用过正式的项目管理方法，27%的图书馆表示他们采用过项目管理的个别方法，例如定期计划会议、制定计划、时间表、甘特图表及网络图。作者在调查结论中指出：采用项目管理方法和软件对于图书馆管理及图书馆项目团队成员都是十分有益的，但是这种方法的优势需要随着项目管理能力的不断提高在多年后才能显示出来。这项关于高校图书馆项目管理情况的调查随后在英国图书馆界引起了极大的反响，在一定程度上推动了英国图书馆项目管理的大发展[40].
　　
　　案例 2:美国中央密西根大学图书馆。
　　
　　2000 年，美国中央密西根大学图书馆为了提高信息检索课的水平，在学生中开展的一项研究能力自我评估（Research Readiness Self-Assessment,RRSA）的测试中采用项目管理方法。这是一项在线的水平测试，通过学生在线回答 ALA 《高等教育信息素养能力标准》 中的相关问题，以及他们个人对于科研的理解来判断他们的信息搜索及信息评价能力。对于学生信息搜索能力和信息需求的衡量，能够帮助图书馆员在制定信息检索课程的内容时更好地满足学生需求，同时让学生意识到他们对于网络资源的依赖并不能更好地满足学术研究项目的需要。通过项目可视化、定义及计划、实施、完成这样一套完备的项目管理环节，这项测试取得了成果，学生们发现他们并没有自己想象的那么善于进行科研，他们开始积极地在图书馆寻找资源；同时，图书馆员也有了更强的动力不断学习并帮助学生在检索课程中提高技能[41].