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新常态下企业办公室管理的不足和完善

来源:办公室业务 作者:张贞记
发布于:2021-06-21 共3241字

  摘    要: 基于对新常态下企业办公室管理困境与对策的研究。首先,阐述新常态下企业办公室管理的必要性。其次,分析新常态下企业办公室管理面临的困境,包括管理制度有待完善、管理人员能力有待提升等。最后,在新常态下,为促进企业更好落实办公室管理工作,给出构建完善管理制度、提升管理人员素养、强化协调工作等对策。

  关键词 :     新常态;企业;办公室;管理,

  新常态发展背景下,企业办公室管理是企业发展中的一项重点工作,通过落实办公室管理工作,促使办公室工作人员了解自身工作的实际内容,正确认识需要肩负的责任,这样才能认真对待自身工作,提高工作质量与效率。传统管理方式已经不适合企业办公室发展,因此,要及时创新与完善管理工作,促使办公室管理水平得到提升,为企业更好发展打下基础。所以,本文将针对新常态下企业办公室管理的困境与对策进行阐述。

  一、新常态下企业办公室管理的必要性

  新常态发展背景下,企业办公室管理的必要性,本文主要从以下几点进行阐述:

  1.在社会的快速发展中,各个企业之间的竞争逐渐激烈,企业如果想要在激烈的市场竞争中,实现自身更好发展,那么需要企业将自身优势与价值发挥出来。实际上企业之间的竞争就是人才的竞争以及技术的竞争。在此背景下,通过落实办公室管理工作,促使每一位工作人员正确认识自身工作,在未来工作中,端正工作态度,提升工作质量与工作效率。
 

新常态下企业办公室管理的不足和完善
 

  2.通过办公室管理,在一定程度上,确保企业能够在社会市场中树立良好形象。办公室管理水平,在一定程度上反映了企业实际发展水平。企业的更好发展,需要各项工作的顺利进行。在办公室工作开展中,通过管理及时发现办公室工作中存在的问题与不足之处,给出相应调整措施与解决措施,促使办公室内各项工作能够顺利实施。企业能够良好运作,在社会市场中树立良好形象,那么企业的产品将会得到社会市场更多重视与关注,创造更多经济效益与社会效益。

  二、新常态下企业办公室管理面临的困境

  (一)管理制度有待完善。

  通常情况下,在企业办公室管理工作开展中,需要完善工作制度,为管理工作开展提供有效引导,促使管理人员能够正确认识自身管理工作,能够在自身工作中发挥专业能力与素质。但工作开展中不难看出,企业办公室管理制度并不完善,导致管理工作经常会出现混乱,同时工作人员对于办公室管理工作,以及自身工作重要性没有正确认识。管理效率低下,任何事情,都无法在第一时间给出相应解决措施,导致问题影响范围的逐渐增大,制约企业的更好发展。

  (二)管理人员能力有待提升。

  在企业办公室管理工作中,管理人员在其中发挥着不可替代的作用,如果管理人员能够对自身工作有深入了解,同时具备较强管理能力与综合素质,那么管理工作也将会有序进行。但实际上,有很大一部分管理人员,意识不到企业办公室管理工作的重要作用。忽视管理工作,对于当前广泛使用的大数据技术以及云计算技术等,没有进行合理应用,影响管理水平的进一步提升。

  三、新常态下企业办公室管理对策

  (一)构建完善管理制度。

  新常态发展背景下,为促使企业办公室管理工作能够得到更好落实,应对构建完善管理制度给予更多重视与关注,通过管理制度为办公室管理工作提供有效引导,避免工作出现混乱情况。在实际管理制度的完善中,可以从以下几点展开:

  1.在以往企业办公室管理中,会制定相应管理制度,尽管当时的管理制度已经不适合如今企业办公室发展,但其中有很多条例具备可操作性,能够达到良好的管理效果。基于此,在管理制度的完善中,要在传统管理制度基础上进行,细化完善其中有效条例,然后添加新的内容。

  2.要积极鼓励更多工作人员参与到管理制度的构建中,结合企业发展实际情况,提出自身看法与意见。领导者与管理者对于每一位工作人员提出的建议,要安排专业工作人员进行详细记录,这样才能将可行性建议融入管理制度中。通过该种方式,可以提升管理制度的完善性与可操作性。

  3.管理制度在完善后,要将其落实到实际办公室管理工作中,发现其中存在的不足,并作出调整,确保管理制度在办公室管理工作中,将自身优势与价值发挥出来。

  (二)提升管理人员素养。

  上文说到管理人员在企业办公室管理中,发挥着不可替代的作用,因此,要在最大程度上保证管理人员能够掌握更多管理技巧,具备较强管理能力,从而不断提升管理水平。在提升管理人员的素养过程中,可以从以下几点展开:

  1.企业可以适当为管理队伍注入新鲜血液,结合管理岗位实际情况,引进更多管理人才。在人才招聘中,要根据实际情况,对招聘时间、招聘岗位、岗位工作内容以及薪资待遇等作出明确规定。这样才能确保招聘到的人才,符合企业岗位工作,在进入企业后,可以在最短时间内适应岗位工作,不需要企业方面花费更多时间与精力对其进行培养。

  2.定期做好管理人员教育培训工作,在实际教育培训期间,要将工作重点放在管理能力的培养与提升上。确保管理人员在教育培训过程中,掌握更多管理技巧与管理知识,对于自身管理工作能够有全面认识与了解,意识到该项工作重要性,这样才能在未来工作开展中,发挥自身专业能力。对于教育培训的内容,要进行及时考核,通过考核可以掌握管理人员学习情况以及学习态度,并将考核纳入日常考核当中,与薪资挂钩,确保管理人员能够重视教育培训工作。

  3.为确保管理人员能够始终保持饱满的工作热情,对在办公室管理工作中表现较好的工作人员,企业方面可以适当给予其奖励。奖励可以采用不同方式,比如,物质或者提供升职机会等,将管理人员工作积极性调动起来,使得提升办公室管理水平。创建高素质管理队伍,为企业办公室管理工作开展打下良好基础。

  (三)强化协调工作。

  企业是促进我国更好发展的重点与关键,在科学技术快速发展背景下,办公室管理人员自身要具备一定创新能力,在新常态下,更好落实管理工作,挖掘更多资源。在这一过程中,需要管理人员及时做好协调工作。在具体协调工作的落实中,可以从以下几点进行:

  1.办公室管理人员要能够为企业各部门以及各个办公室,提供有效资料。在日常工作开展中,要收集及时对割裂数据信息,并做好整理与分析工作,这样不仅可以了解各办公室实际工作情况,同时利用有效数据信息,为企业领导者决策,以及后续办公室数据信息的利用打下良好基础。在各办公室工作的落实中,管理人员要根据领导安排,对工作进行科学合理规划,确保各环节工作都能够有专业工作人员负责,避免出现工作混乱的情况。

  2.在实际管理工作开展中,要采用信息化的工作方式,合理应用先进信息技术,这样可以减轻工作人员工作量,减少其工作压力,全面调动工作人员的工作积极性。管理人员要促使各个办公室之间进行沟通与交流,促使工作人员之间能够形成良好关系,创造良好工作氛围,随之提升工作效率与工作质量。

  (四)细化工作项目。

  在企业办公室管理工作开展中,要细化工作项目,办公室职能涉及许多不同内容,工作覆盖面更加广泛。因此,为促使办公室管理工作能够发挥自身优势,真正起到管理作用,管理人员要结合实际工作情况与工作流程,按照先后顺序,分析其逻辑的可行性,全面研究不同工作细节,在此基础上,对工作进行量化与细化,这样才能对工作进行有效把握与分解,促使管理质量与管理效率得到提升。在办公室工作开展中,管理人员要将不同工作安排到每一位工作人员身上,促使各环节都会有专业工作人员负责,提升整体工作质量。

  四、结语

  综上所述,办公室管理对于企业发展而言具有重要作用。因此,在企业发展期间,对于办公室管理要给予更多重视与关注,实现企业自身可持续发展。

  参考文献

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作者单位:中国船舶重工集团有限公司第七一〇研究所
原文出处:张贞记. 新常态下企业办公室管理的困境与对策[J]. 办公室业务,2021,(09):6-7.
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