试论信息时代图书馆办公室秘书工作——以江阴市图书馆为例

　　内容摘要：在这个信息飞速发展的时代，秘书工作因其具有信息提供、信息交换的作用而显得尤为重要，秘书也已日益成为当代社会急需的软人才。于图书馆而言，图书馆办公室的秘书工作对秘书工作者各方面的要求不容小觑，包括职能技术和素质修养。

　　江阴市图书馆是信息资源共享工程的支中心，数字图书馆的建设水平领先于全国各县级图书馆。文章以江阴市图书馆为例，通过文献研究、案例分析等方法，综合研究了信息时代的图书馆办公室秘书工作，探讨在信息时代背景之下，与企业、机关秘书工作相比，图书馆办公室秘书工作的特点、要求、机遇及挑战等，同时也试着分析了相应的应对策略。这既有利于了解当今时代图书馆办公室秘书工作的现实情况，又为秘书专业的就业及秘书学研究提供了参考。

　　关键词：信息时代 图书馆 办公室 秘书工作

A Trial Exploration of Library Office Secretary Work in the Information Era——Taking Jiangyin Library as an Example

　　Abstract:In such an era that information develops rapidly, the secretary work becomesparticularly important because of the role of information providing and information exchanging,secretary has also increasingly become the soft talents as contemporary social need. In the library,during the office secretary work, the requirements of all aspects to the secretary of workers cannot be underestimated, including the functional technology and cultivation of personal qualities.

　　Jiangyin library is the center of the information resource sharing project, and the constructionlevel of digital library is ahead of the national library in China. Taking Jiangyin Library as anexample, by using the methods of literature research and case analysis, this paper studies theoffice secretary work in the library of the information age, discussing that under the backgroundof the information age, what is the difference of characteristics, requirements, opportunities andchallenges between the library office secretary work, the business secretary work and theauthority units secretary work. In view of the situation, the paper also tries to analysis somecorresponding countermeasures. It is helpful to understand the reality of present secretary workin the library office, as the same time, it provides the reference with the employment of secretaryand professional studies.

　　Key Words: information age; library; office; secretary work

目 录

　　一、引言
　　（一）课题研究基础
　　（二）江阴市图书馆简介
　　二、信息时代图书馆办公室秘书工作特点
　　（一）兼容性
　　（二）专业性
　　（三）信息化
　　三、信息时代图书馆办公室秘书工作职责
　　（一）对内日常管理
　　1.人事类
　　2.协调类
　　3.文书类
　　4.财务类
　　5.后勤类
　　（二）对外宣传策划
　　四、信息时代图书馆办公室秘书工作面临的挑战
　　（一）时代要求严苛
　　1.信息技术操作要求
　　2.“智商”与“情商”要求
　　（二）秘书人才紧缺
　　1.社会偏见误解
　　2.工作琐碎繁重
　　五、信息时代图书馆办公室秘书工作持续发展策略
　　（一）上层予以重视
　　1.招贤纳才
　　2.人才培养
　　（二）秘书素质养成
　　1.时代素养
　　2.政治素养
　　3.创新素养
　　4.综合素养
　　六、结语
　　参考文献

　　一、引言

　　（一）课题研究基础

　　图书馆属服务型单位，与传统的图书馆相比，当今的图书馆是一个全面开放的多功能服务型窗口。图书馆服务工作完成了从“信息供给”向“知识服务”的改变，主要体现在服务重点从书籍转为读者群众，服务范围由区域向全社会扩展，服务方式由手工操作更新为智能型服务等。也就是说，图书馆服务已从被动变成主动、封闭转为开放、单一通向智能。新的历史时期，信息发展的速度飞快，图书馆办公室秘书工作自然也被赋予了许多新的内涵，需要承担更多新的责任。

　　目前国内外有关于办公室秘书工作的研究还是较多的，且偏于对秘书工作具体职责的分析与总结，也有一部分关于秘书工作在新时代下的职能转变探讨。但是单就信息时代图书馆办公室秘书工作这一方面而言，其专业性资源相对匮乏，原因可能在于秘书学是一门新兴的学科，现有秘书理论研究成果比较单薄，对图书馆办公室秘书工作尤其是信息时代图书馆办公室秘书工作的研究甚少，因此可借鉴引用的理论成果并不丰厚。

　　（二）江阴市图书馆简介

　　本文以江阴市图书馆为例，研究当今信息时代图书馆办公室的秘书工作。早在 1936 年，江阴市图书馆就已被创建，直到 1987 年才独立建馆，2005 年新图书馆竣工完成。5100 平方米的占地面积和超过 14300 平方米的建筑面积，使得新图书馆看上去格外宏伟气派。图书馆内设施完善、设备先进，体现了当代图书馆开放、综合、多功能的要求特点。在设备技术方面采用了自动化管理系统，拥有先进的现代信息设施如微机网络检索和多媒体导读；在资源方面拥有纸质书 60 万余册、电子图书 3 万余册、报纸 130 多份以及年订阅期刊 1200 多种；在数据共享层面创建了中国期刊全文数据库、龙源电子期刊、中国基本古籍库等数据库给读者提供参考。江阴市图书馆是信息资源共享工程的支中心，数字图书馆的建设水平领先于全国各县级图书馆。作为城市文化设施的基础，江阴市图书馆立足于传统的文献服务，将现代信息服务作为主导，进一步加强数字图书馆的建设，不断提升图书馆的服务水平。

　　以江阴市图书馆为例，便于探讨在当今时代背景之下，与企业、机关秘书工作相比，图书馆办公室秘书工作的特点、要求、机遇及挑战等，同时能更有针对性地分析提出应对策略。这也有利于了解图书馆办公室秘书工作的现实情况，为秘书专业的就业及秘书学研究提供参考。

　　二、信息时代图书馆办公室秘书工作特点

　　信息时代图书馆转型，办公室秘书工作出现了许多新变化，呈现出很多新特点。如李全菊教授所说，“信息技术的发展，一方面，为作为信息集散中心的图书馆的发展提供了良好的技术环境；另一方面，又对图书馆的传统工作模式、工作人员的传统观念提出了挑战 1”。

　　（一）兼容性

　　事业单位因其人员编制的局限性，没办法多设职能部门，很多事务只能由办公室兼做，图书馆正是如此。以江阴市图书馆为例，图书馆办公室秘书由办公室主任兼任，秘书工作也主要由其承担。同时，办公室还要负责人事招聘、绩效考核、后勤管理等一般其他部门需要负责的事务。在其它部门工作的时候，兼职协调各部门的工作，是图书馆办公室秘书工作中的一部分。

　　图书馆办公室在全馆处于中心地位，办公室秘书工作的重要性甚至可与党政机关的秘书工作相提并论。江阴市图书馆设有七个部门，其中办公室总领协调其他六大部门共同处理图书馆事务。

　　办公室的秘书工作繁琐复杂、包罗万象，虽然不需要考虑一些特别专业的技能，但其它后勤、安保、薪酬等细小事务都要照顾周全。图书馆办公室主任反映：“看起来我好像拥有挺大的权力，但我真的很忙，几乎没有完整的节假日和休息时间。”同时，因其浓郁的文化性质，图书馆办公室秘书工作中还要兼职宣传外联，进行知识推广、形象树立等活动，这也是其与党政机关秘书工作不同的地方。

　　（二）专业性

　　图书馆办公室秘书工作的终极目标是为图书馆服务，那么作为办公室秘书，自然应该掌握有关图书馆学的专业知识。当今时代虽是网络信息时代，动一动手指就能从网络中搜索到你想要的信息，但现实社会的信息资源总是有更便捷的地方，也并不是每一个人都会正确使用网络功能。

　　笔者在江阴市图书馆实习期间，就有不止一位读者询问与江阴市图书馆建馆以及文献资料查阅等相关问题。幸好在实习之前做好了充分的准备，仔细阅读过江阴市图书馆工作手册以及江阴市图书馆建馆史册，因此能热情帮助读者了解与此有关的知识点。这充分说明了图书馆办公室秘书工作的专业性，图书馆办公室秘书人员必须认真学习与图书馆学相关的专业知识，扎实图书馆管理的专业技能，以备不时之需。

　　此外，图书馆办公室秘书工作的专业性在一定程度上也是由其兼容性决定的。秘书工作的分工在信息时代秘书职业的发展下不断详细化，秘书工作的要求也愈发严格。作为办公室秘书人员，不仅需要掌握图书馆学的专业知识，还必须熟悉会计、保险、企业管理、税务等多项专业知识，如此才能更加有效地协调图书馆各部门工作，更好地服务于图书馆建设。

　　（三）信息化

　　自改革开放以来，“信息”这个词语才被普及没多久，可信息工作几乎已占据了秘书工作的全部内容。秘书信息工作是一个单位了解外部情况，与这个社会接轨的重要途径。

　　十一届三中全会之后，领导决策走向民主化、集体化、科学化，同时也暴露了一个方面的问题——秘书工作的参谋作用。中央要求秘书部门采用调查研究与秘书信息工作相结合的方式，发挥好对领导的参谋作用，也就是指提供信息的作用。那么秘书信息工作具体指什么呢？这可分为横向和纵向两个层面来说：横向主要指信息工作与调查研究相结合，纵向则包括信息收集、筛选、研究、传输、贮存、反馈等一系列工作。

　　同时，信息时代的图书馆是数字图书馆，图书馆信息化服务是一个以信息技术为根本、信息资源为内容来建设信息化社会的综合体质系统。对图书馆办公室来说，秘书工作信息化是伴随着图书馆服务信息化逐渐呈现出来的特点。由于图书馆打破了传统模式，更加注重文化信息交流，为知识创新和信息更新打造了全新的环境，办公室秘书工作的效率也在办公数字化的条件下不断提升。比如江阴市图书馆拥有先进的现代通讯设施和自动化管理系统，各部门在工作过程中需要及时与相关部门报备或沟通，这时就可利用馆内的信息系统进行交流，办公室则可随时跟进各部门的工作完成度，有效监督各部门日常事务。这样既减少了事务工作的时间，又使得一些复杂费力的秘书工作变得方便简捷，办公部门有了更加充足的时间学习新的业务技术知识，有更加多的精力去参与图书馆信息服务和图书馆建设的相关决策过程。在未来，信息技术发展越快，图书馆秘书工作信息化的程度也将越来越高。

　　三、信息时代图书馆办公室秘书工作职责

　　图书馆办公室是图书馆的行政管理部门，也是中心部门，对内协调、对外联系，后勤安保、宣传决策等都是办公室需要承担的责任，因此办公室秘书工作对图书馆建设贡献了不可估量的作用。秘书工作者在馆长的指导下处理本馆的日常事务，协助馆长拟定工作计划和规章制度；宣传策划并安排组织各项全馆性活动，助染图书馆的文化氛围。

　　近年来对图书馆办公室秘书工作的职能职责进行探讨的文章还是相对较少的，且多是对秘书工作的直接总结。下面我以江阴市图书馆为例，分对内日常管理和对外宣传策划两个角度来阐述图书馆办公室秘书工作的具体职责。

　　（一）对内日常管理

　　1.人事类

　　制定、监督执行本馆各项规章制度，做好全馆人员考勤、考评、奖惩等工作。接受并及时处理读者投诉；负责本馆人事工作，做好人员薪酬调整，劳动工资制表、职称评定报送等工作；承担参观接待等工作。

　　一般单位的秘书工作与人事工作是分开的，但由于图书馆办公室秘书工作的兼容性，江阴市图书馆办公室也要完成相应的人事职责，这也是事业单位办公室秘书工作职责与一般企业单位有所差别的地方。因其公益事业性质，图书馆的来访者络绎不绝，办公室秘书工作者需陪同馆领导接待来访者，做好摄像、采集信息等工作。新时代的江阴市图书馆已被打造为数字图书馆，秘书工作者也需向来访者介绍数字图书馆相关知识，并带领来访者参观电子阅览室。

　　2.协调类

　　负责单位协调外联工作，做好参观交流接待工作，做好馆内各项数据统计工作，各项年报、年审、信息等材料的汇集上报工作；协助总服务台做好办证、缴费、咨询等各项事务工作，遵守现金制度。与其他各部门职员增强沟通，密切配合，互相撑持，在工作上能做到主动负责，确保整体工作不出纰漏。

　　江阴市图书馆办公室秘书工作有一项特殊的工作原则——不管该任务是不是在自己必须完成的计划列中，都要主动承担或协助负责，不能让这项工作出现没人理睬的情况。

　　如参考咨询部、少儿馆等共同编辑的《江阴市图书馆数字图书馆推广活动》和信息技术部、社工部等编辑的《江阴市图书馆文化共享工程江阴市支中心资源发布动态》，都由办公室主动承担印制，供读者、来访者阅览。办公室秘书工作者需配合各部门一同推广数字图书馆信息文化共享的概念，主动帮忙、热情服务是其工作宗旨。

　　3.文书类

　　负责单位文案工作，负责草拟馆内发文、通知，协助馆长室制定工作计划和各季度总结；负责本馆档案的采集与归纳工作；做好年度大事记汇编、文件的传递和立卷工作。

　　办公室秘书工作者要及时了解政府公报、网站、文件，将信息传达给图书馆领导；反之，也要将图书馆领导的信息及时反馈给各部门和读者大众，以便更新。比如中国江阴党政集群网于 2017 年 3 月份发布了一条“市图书馆将调整每周一开放时间”公告，规定从 4 月 1 日起，图书馆总馆（江阴市图书馆）周一开放时间调整为 9：00-12：00（国定假日除外），各分馆开放时间不变。办公室秘书工作者应及时将此条信息反馈到馆内各部门和读者个人，保障图书馆开放时间的有效调整。

　　4.财务类

　　负责财务工作，做好全馆资金管理、运作、使用工作，财务预、决算，人员工资、奖金核算、发放工作，窗口收银汇集工作；负责本馆固定资产管理。

　　与人事工作的情况近似，因图书馆办公室秘书工作的兼容性特征，江阴市图书馆办公室也要履行相应的财务管理职责。

　　5.后勤类

　　负责馆内后勤保障工作。做好办公用品、物资的采购、验收、管理工作；负责馆内消防安全、文明卫生的创建；对馆内信息科技设备开展定期检查，及时消除安全隐患，做好安全生产台账。

　　任何一个单位都是由职工和日常工作组成的，只要有人事物在运转，就会不停消耗能源与物资，所以必须有后勤工作予以不断的支持。1994 年中央召开全国秘书长座谈会，会上明确了机关单位的日常后勤是秘书部门的基本职责所在。不管是机关单位还是企事业单位，后勤都是秘书工作职责中至关重要的一部分。对此江阴市图书馆办公室积极响应号召，图书馆每天消耗的物质与能量，诸如机械设备、办公用品、水电气等等，都属于办公室秘书工作中的后勤管理范畴。

　　（二）对外宣传策划

　　除了上述日常工作职责，信息时代的新型图书馆一般还要求办公室履行本行业的知识宣传、形象维护等相关职责。

　　以江阴市图书馆为例，其办公室秘书工作中有一项任务就是协助策划文化活动、宣传文化知识。随着“十三五规划”、“数字图书推广工程”的深入，江阴市图书馆越来越重视信息时代之下的信息文化共享，办公室安排时间多次协助举办了馆外数字图书馆讲座和数字资源线上线下的互动节目。

　　每年 4-6 月份江阴市会举办“书香江阴”读书节，读书节期间江阴市图书馆会围绕“爱读书·爱生活·爱江阴”活动主题，策划举办一系列全民读书活动。那么谁来思考那么多丰富多彩的创意金点子，谁来主写策划案，重担自然就落到了图书馆办公室的肩上。再如“暨阳大讲坛”邀请着名学者开展名家系列讲座，“江图之窗”展览展出全民阅读展览，市民读物书目推荐、开展全民诗歌朗诵大赛、江阴儿童绘本剧表演大赛、江阴市阅读知识现场大赛等阅读活动。协助这些活动的顺利开展是办公室秘书工作中特殊的一部分。

　　具体来说其中最为重要的“暨阳大讲坛”，它是一场大型市民公益文化活动，市民可免费听取。开讲以来有郦波、阎崇年、葛剑雄、莫砺锋、胡阿祥、鲍鹏山等央视百家讲坛的专家学者作客暨阳大讲坛。通过文化共享工程、江阴市图书馆网站视频点播进行二次传播，提高了大讲坛的社会效益。而类似的联系名家讲师、安排场地等也是图书馆办公室需要处理的秘书工作。同时近年来，暨阳大讲坛撷集出版了《聆听智慧的声音：

　　“暨阳大讲坛”精选集（一）》、《聆听智慧的声音：“暨阳大讲坛”精选集（二）》，其中自然也蕴含了图书馆办公室秘书工作的心血与努力。

　　信息时代是信息产生价值的时代，如何迅速将一个消息传播到大街小巷，这也是秘书工作需要考虑的问题。江阴市图书馆办公室秘书工作就掌握了现代宣传推广技能，通过海报、网络等媒介进行宣传推广，在微信、微博上开展线上阅读互动活动，广泛吸引读者参加，打造全民阅读氛围。读者可通过窗口宣传海报、中厅海报、大门口宣传海报、微信、微博、图书馆网站、江阴新闻移动字幕、暨阳社区“书香暨阳”专栏、QQ 交流群、《城市生活》活动宣传等各种途径了解活动信息。

　　四、信息时代图书馆办公室秘书工作面临的挑战

　　图书馆办公室职责任务的繁琐复杂决定了秘书工作者不仅需要专业知识储备过硬，也应具有各方面的综合素质。同时，新的时代对其信息工作的操作水平有一定的标准门槛。

　　（一）时代要求严苛

　　1.信息技术操作要求

　　早前，我国就已大力倡导构建全国公共文化服务体系。有了党中央、国务院的正确领导和当地政府的支持，全国文化信息资源共享工程建设进展迅速，已构建了一个内外联通、层次分明且具备多方面作用的数字信息文化网络体系。在此期间，图书馆事业积极推进文化建设，彰显文化保障和文化共享的价值，建设信息文化图书馆的活动如火如荼地展开。

　　江阴市图书馆的信息文化建设在全国县级图书馆中处于领先位置，不受时间和空间限定，24 小时全天候提供服务。它是文化信息资源共享工程支中心，创建了共 21 个数据库，包括中国期刊全文数据库、中国基本古籍库、中国重要报纸数据库、江阴地方文献、江阴古桥以及非自然遗产等自建数据库。办公室秘书工作在整个江阴市数字信息图书馆建设过程中发挥了巨大作用。图书馆的服务器中存放着数以万计的文献数据，因此对服务器操作管理的要求非常严格，是图书馆工作平台特别强调的一项技能。江阴市图书馆的办公室工作者必须掌握服务器的操作技能，比如采编、典藏、期刊管理、参考咨询、信息开发、公共查询、电子阅览室管理、网上业务等信息事务，都需要秘书工作者熟练运用网络服务器来操作，完成的工作进度都能在系统内呈现出来，以便各馆员随时沟通了解。总而言之，数字化背景对图书馆秘书工作的信息技术操作要求愈来愈高。

　　2.“智商”与“情商”要求

　　在信息飞速交换发展的今天，“智商”和“情商”的结合在人们的生活中显得越来越重要，“智商”从我们自身的知识储备中可以表现出来，“情商”则是在遇事时如何运用自身知识储备的一种能力。高“智商”与高“情商”相结合代表了一个人拥有极高的修为涵养，这也是当今社会对秘书工作提出的一个新要求，具体表现为秘书工作者的常识框架与能力结构要求。

　　首先，秘书性人员要在专业知识方面具备深厚的基础，同时也需要拓展宽广的社会知识面。图书馆办公室秘书工作的专业性也说明了秘书工作在这纵横两个方向上都要有较高的水准。专业知识自然不必多说，包括图书馆学、信息学等相关专业知识以及应用文写作、档案管理、会议安排、信访接待等基础秘书性事务技巧。但除了要掌握以上这些专业知识外，图书馆事业单位的文化性质还要求秘书工作者要一定程度上熟知文化科学知识，包括语数外、政治历史、生物地理、化学物理等。其次，行政管理、文化事业管理等管理知识，经济、法律、心理学、社会学等相关社会知识，也都是秘书工作中需要随时运用到实践当中来的。也等于说，秘书工作须要熟谙全数知识领域，即便没有精通，但略知一二是最基本的。

　　此外，出于工作需要，图书馆办公室秘书工作可能经常涉及到接待信访和读者交流。

　　因此秘书工作必须关注人际沟通的能力技巧，天文地理、文学艺术、新闻时政——很多话题需要能够信手拈来。如何能迅速形成融洽的人际关系，也是工作过程中值得深思的问题。

　　因此想要胜任图书馆办公室秘书工作，必须具备良好的沟通理解能力，社会交际的能力，观察应变的能力，协调组织的能力，以及信息技术数字办公自动化的操作能力，可谓是专才和全才的统一结合体。如此来看，信息时代对于图书馆办公室秘书工作的要求还是相对严苛的，对于当今大多数眼高手低的年轻人来说，还真得苦心修炼不可。

　　（二）秘书人才紧缺

　　1.社会偏见误解

　　目前社会对秘书工作的研究有一定拓展，但传统意义上还是有偏见地把秘书工作定义为“跑腿员”或是“收发员”，完全忽视了它的专业性特点。这在一定程度上也制约了图书馆秘书工作的发展。甚至在当今社会中，有很多人都没能真正了解秘书工作这类行业，以致带着有色眼镜去看待秘书工作。其实大多数时候，这些都是无良媒体采用的营销手段，舆论和人云亦云使得社会对此产生了错误理解。

　　2.工作琐碎繁重

　　信息科学技术的飞速发展逐步提升了各机关单位、企事业单位对秘书工作的要求。

　　如今的秘书工作早已不再是打字、整理文件、会议记录那样简单，取而代之的称号是“桥梁”、“助手”和“管家”。与一般企业单位的秘书工作相比较，图书馆办公室的秘书工作因其兼容性会显得更加繁重且琐碎，对工作人员的自身素质要求也更加严格。

　　江阴市图书馆办公室的基础性秘书工作包括人事、协调、财务、文书和后勤五大类。

　　大到决策——图书馆办公室秘书工作很多是由办公室主任兼职的，办公室主任有一定的决策权，但其必须确保决策的正确性与可行性。在决策的实施过程中，秘书工作者必需把决策意图传达妥帖，确保各个部门能准确体悟到决策的重要性，从而进行科学执策。

　　与此同时，秘书工作者还要有能力协调好各职能部门的关系，这样才能促进各部门间的完美配合。小到卫生监督——每日做好后勤卫生工作，安排清洁表，监督清洁工按时认真地完成图书馆各个部门、各个窗口的卫生服务，保障图书馆干净整洁的环境。

　　图书馆办公室处于整个图书馆单位的中央位置，办公室秘书工作者则是连接馆长领导与馆员读者的一根绑带。大大小小、复杂繁琐的要求贯穿其秘书工作的日常，想要挑起这大梁也是一件不容易的事。

　　五、信息时代图书馆办公室秘书工作持续发展策略

　　如何解决图书馆秘书人才短缺问题是当今社会相当紧迫的问题。相关部门应对办公室秘书工作予以一定的重视，秘书工作者必须实现自我提升，做出适合自身角色的调整，准确定位好自身角色，顺应当代社会不断变化的形势需要。

　　（一）上层予以重视

　　1.招贤纳才

　　至今为止尚有很多人对图书馆办公室的秘书工作不甚了解，觉得图书馆不是大企业也不是党政机关，对图书馆办公室的招聘公告不大重视，在人员编制方面也很容易有疏漏。对此我认为，这是需要相关部门共同关注的问题。图书馆领导既要学会如何使用秘书，又要学会如何留住好的秘书人才；劳动人事部门则要关注图书馆事业单位的需要，帮助其物色合适的秘书人才；当地秘书学会和党政秘书部门也应时时关心图书馆办公室的秘书工作，加强领导，提高图书馆秘书人才的素养，才能适应信息时代之下的工作需要。

　　2.人才培养

　　信息时期信息科技的发展对图书馆的传统工作模式提出了挑战，图书馆办公室秘书工作也多多少少受到了影响。因此必须增强办公室秘书工作的人才培养建设，锻炼针对秘书信息工作中的计算机操作技能、文献资料二次开发等技能，在争取引进专业秘书人才的同时，通过集体上课和自主接受培训相加的方式，对馆内秘书工作者进行培训。具体可邀请业内秘书工作专家和同级图书馆秘书工作者到此沟通经验，展开各图书馆之间以及企业与图书馆之间的秘书工作交流。

　　“人是创造、传播和应用信息资源的主体，人在信息资源发展中处于核心的地位。

　　没有出色的信息管理员，就没有优质的信息资源 2”。秘书工作的重心就在于接收、甄选与交换信息，因此上级领导有必要对秘书人才的用留问题予以重视。用人要做到知人、发展人，留人要做到情感留人、待遇留人、发展留人，管理时则要了解人才的个性和心理，巧妙结合疏导和鼓励的方式提高其工作的积极性。将秘书工作与图书馆事业的发展紧密联系起来，创建一个平台并营造文化氛围供人才成长，这样秘书工作人员才能尽可能发挥自己的能力，推动秘书工作发展上一个新的台阶。

　　（二）秘书素质养成

　　1.时代素养

　　信息技术给秘书工作带来发展机遇的同时，也赋予了传统工作模式一个新的挑战。

　　在新的形势下，图书馆办公室的秘书工作不断增加难度，秘书工作者不仅要抓住协调的普遍性，努力学习理论知识，另一方面应该顺应时代，注重研究信息时代的工作实际，掌握切实可行的工作技巧。对此，加强业务学习，提高信息技术水平尤为重要。办公室秘书工作者应充分利用网络、数字系统等先进技术，加强同图书馆各部门、各员工甚至读者群众的沟通，建立开发人事档案数据库、读者咨询服务系统等，在电脑操作过程中就可把纷繁复杂的工作变得井然有序，同时还能提高工作的速度与质量。

　　信息时代的图书馆管理，需要通过先进理念的运用与先进技术的支持。学习先进理念与先进技术，帮助新理念渗入人心并注入到实践操作中，与新技术融会贯通，图书馆办公室秘书工作者更是责无旁贷。

　　2.政治素养

　　信息时代是一个新的时代，新的政治理论思想不允许我们固步自封、夜郎自大，我们必须具有先进的观念，与党中央政治思想保持一致，才能适应互联网中心未来的发展。

　　作为图书馆办公室秘书工作者，应该积极学习“三个代表”重要思想，党的十六届三中、四中全会精神等，提高政治理论水平和政治思想素质，进一步增强党性。

　　图书馆办公室干部的品德在本质上是一种政治品德。因此办公室秘书工作者应始终谨记党的宗旨和原则，增强自身政治素养，正确处理好自我与社会、人性与党性、“权”

　　与“利”的关系，把公共责任作为自己“头顶的星空和心中的道德律”，尊崇全心全意为人民服务的宗旨，牢固树立正确的世界观、人生观和价值观。同时锻炼自己的政治洞察力，在工作时能从中心大局出发，从中心整体利益出发，努力打造图书馆办公室的政治氛围。

　　3.创新素养

　　这个世界是公平的，没有谁天生聪明，也没有谁特别愚笨，关键在于谁比谁用心，谁比谁会思考。身处岗位，我们真正用心了多少，用心又该怎样去衡量呢?举一个例子来说：如果一个老板有两个职员，这两个职员的想法做法都是一样的，那就说明其中有一个是多余的，你可能就会面临被淘汰的处境。这个例子说明了什么？说明无论做人做事，一定要有自己独特的、与众不同的一面，“创新”是当今时代成功与否最重要的因素。

　　对于图书馆办公室秘书工作来说，认真负责地完成日常工作是本分，但一味地埋头处理事务难免会让秘书工作者感到枯燥乏味，在职业生涯中也无法有效提升自我。这就需要秘书工作者处理好“承”与“创”的关系。首先，传统工作方法是基础，秘书工作者必须在继承传统的基础上掌握各项秘书性业务，有效完成组织交代的工作任务，其次再在思想上与时俱进，工作上大胆探求，努力做到继承与创新的统一。这在图书馆办公室秘书工作中具体可以表现为在文字草拟上“出新”——大到工作报告，小到会议记录，都应该增强行文的思想立异、文体创新和内容创新，让馆员或读者有耳目一新的感觉；在工作方法上“求新”——经常对图书馆服务工作做周全性的思索，有长远的目光，擅长对具体事务想出新方法，并能将信息技术手段灵活运用于实践中来提高做事效率；在服务范畴内“拓新”——图书馆是服务型单位，要尽量克服秘书服务工作的被动局面，施展自己的主观能动性，主动拓宽服务范畴，办别人想不到的事，走别人看不到的路，保质保量地服务好单位领导干部以及图书馆各位读者群众。

　　4.综合素养

　　何谓综合素养？其实就是上文提到的“智商”与“情商”的结合，专业知识与社会技能的综合运用，即做秘书工作要有悟性。记得一篇文章中曾提到过，“好秘书应该有一种灵气”。应该用什么来解释与定义这悟性或是灵气呢？通俗地说它就是一种感觉，但这种感觉是对一个人综合素质的反映，比如对突发事故反应快、察言观色能力佳、写作总结能力强、电脑信息技术操作技术高等等。没有长年累月的实践，没有持之以恒的学习，没有始终如一的敬业精神，是很难修炼出这种悟性与灵气的。秘书工作最大的好处便是可以在工作中不断提升自我，一方面被动地接受并处理大量的信息，另一方面也在吸收很多有益于自我成长的信息与知识，日积月累之下受益匪浅。

　　笔者曾专程采访过江阴市图书馆办公室的秘书工作者之一——江阴市图书馆办公室主任。他是这样定义图书馆办公室秘书工作的：

　　“图书馆的秘书工作对象其实是个复杂的系统，它具有诸多要素，没有一个整体的概念就无法正确把握这个系统。图书馆对信息处理这个工作特别重视，但信息处理本身的专业性是很强的，所以对秘书工作者的专业性要求也很高。看上去我们好像在不停强调秘书工作的专业性，要对图书馆有一定程度上的深入认识。但又一直提倡做综合型的全能人才，两者表面上互相抵牾。其实这很好解释，当代的秘书工作是综合性和专业性的统一体，我们也把这个叫做综合素养。”

　　对此，图书馆办公室的秘书工作者应提高本身的综合素养，善于抓住参加会议、调研考察等活动的机遇去吸收了解来自四面八方的信息，拓宽自己的眼界和知识层面。同时注意汲取素材养分，努力做到学以致用。信息社会在不断进步，对图书馆办公室秘书工作者的综合素质要求只会越来越高。他们是专才与通才的统一，有了这样的综合型人才，才能打造一个更加完善的秘书工作系统，服务于图书馆和大众社会。

　　六、结语

　　本文以江阴市图书馆为例，从性质特点、职能要求、机遇挑战以及应对策略四个方面对信息时代之下的图书馆办公室秘书工作进行了初步探讨。信息时代是一个新的时代，传统图书馆已向数字图书馆转型，办公室秘书工作也不再局限于收发文件和日常管理。

　　联系其专业性特点，秘书工作者需要有过硬的专业知识储备；兼容性特征以及各种具体工作职责则表明图书馆办公室任务的繁琐复杂，要求秘书工作者具有全方面的综合素质技能；秘书工作的信息化也对办公室信息技术操作水平有一定的标准门槛。

　　了解了图书馆办公室秘书工作的现实情况之后，文章有针对性地分析提出了几点应对策略，也为秘书专业的就业及秘书学研究提供了一些参考。面对逐渐拔高的工作要求与挑战，笔者首先建议的是相关领导部门要把如何解决图书馆秘书人才短缺问题视为相当紧迫的问题，对办公室秘书工作予以一定的重视，秘书工作才能井然有序地进行；再对秘书工作者个人提出一系列要求，信息时代只有综合性人才才能跟上时代的步伐，顺应当代社会不断变化的形势需要。也就是说，两者携手共同面对挑战，才能推动图书馆办公室秘书工作更好地可持续发展。

　　由于时间、资料及自身专业水平和研究水平的限制，许多问题还有待完善。从资料来源来说，绝大多数的资料出自图书馆的电子资源数据库，资料收集方式较为单调，来源范围狭窄；从论文内容来看，本文对图书馆办公室秘书工作的具体论述较多，但缺少对信息时代这个大背景条件的探讨，针对信息时代图书馆办公室秘书工作“信息”之所在的研究空间还很大，案例分析也不详尽。在之后的学习中，会尽自己所能修正这些问题。

　　参考文献

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