地方性大学档案信息化管理问题与宏微观策略

　　摘    要：　研究发现，当下地方性高校档案信息管理普遍在管理制度、管理人员职业素养有待提高以及信息服务内容等方面的问题。针对当下高校档案信息化管理中存在的问题，则可以采用宏观策略与微观路径相融合的方式加以优化。在宏观上可以从以下三个方面入手：第一，统筹规划机构建设，加强软硬件与技术落地；第二，明晰国家档案文件，建立自恰性标准；第三，适度分层整理，确定整体推进思路。在微观路径上，则可以从以下三个路径着眼：第一，强化档案学科意识，突出学科建设需求；第二，加强人才培养，建设专业化档案服务团队；第三，加强基础性工程建设，突出网络服务体验。

　　关键词：　地方性高校; 档案信息化; 现状; 优化策略;

　　从目前档案信息化建设的情形来看，地方性高校档案信息化是大势所趋，然而，目前部分高校的档案信息化建设却不容乐观。有学者抽样了115所地方性高校，在所抽样的地方性高校中有38所院校档案网站无法打开；15所院校档案网站存在信息更新滞后的情况。窥一斑而观全身，可以说，地方性高校档案信息化问题仍需进一步深入研究。如何破解当下档案信息化建设存在的问题是本文关注的重要内容。本文意在从地方性高校档案信息化管理现状入手，对地方性高校档案信息化存在的问题进行一系列梳理，并在此基础上，提出优化地方性高校档案信息化的宏观策略与微观路径，以期为档案管理与工作人员提供一定的借鉴与参考[1]。

　　一、地方性高校档案信息管理的问题所在

　　(一)档案信息化管理制度有待提升

　　众所周知，数字信息化早已深入到校园的各个角落，地方性高校档案信息化管理理应与数字信息化高度融合。然而，部分地方性高校档案在数字信息化建设上相对滞后，尚未跟上时代的步伐，一度难以适应新时期档案工作的需要。地方性高校档案的相关的管理制度缺乏“校本性”。按常理来讲，不同地方性高校所面对的实际问题也必然有所差异，如资料的收集、鉴别、整理、归档、利用与转递等环节都或多或少会涉及到其自身院校的实际情况，在档案信息化管理的过程中都应该有其自身的特点，然而，当下照搬照抄同类地方性高校档信息化案管理制度的现象时有发生。
 

　　(二)档案信息化管理人员职业素养有待提高

　　对全国百所地方性高校档案工作人员的调查发现，档案专业人才仅占总数的18%，计算机相关的专业人才占总数的15%，有43%的档案管理人员不是专业档案管理人才，他们对计算机相关知识掌握也相对较少。从目前调研的数据结果不难看出，当下地方性高校档案部门专业人才是相对不足的，并且，呈现出人员结构不合理、信息素养普遍相对不高的态势。显见，在“馆际合作，信息共享”成为常态化的当下，档案管理员的素养则已成为制约地方性高校档案管理的一个重要因素[2]。

　　(三)档案信息服务内容有待完善

　　由于目前大部分档案管理人员均是在传统档案处理体系下成长起来的，在数字信息化日益增加的当下，大多数从业人员虽然对档案信息化有一定的认识，但在主观上还是过于依赖传统档案管理模式，对信息化处理手段的应用仍是相对较低的，其服务方式相对滞后。换言之，当下部分地方性高校档案信息仍是以人工笔录、归类及统计为主的处理模式，信息化档案尚难以形成体系，这也严重地影响了档案信息化功能的发挥，使得档案的信息化内容发挥也受到了严重的影响。

　　二、地方性高校档案信息化管理宏观策略

　　(一)统筹规划机构建设，加强软硬件与技术落地

　　毋庸置疑，地方性高校若想要建设优质的档案工程，则必然需要在前期进行一系列统筹策划。一方面，要将地方性高校数字档案建设纳入学校发展规划之中，并在人力、物力、财力等方面给予支持。另一方面，要成立专门的档案信息化建设工作机构，将具体工作落实到个体，促进具体工作有序地推进。从综合发展的角度上来说，档案信息化建设不仅仅是档案部门的事情，同时，也是关乎学校各个部门的事情，需要各部门通力合作、协同支持。

　　(二)明晰国家档案文件，建立自恰性标准

　　自2005年起，国家档案局颁布了一系列档案信息化建设规范与标准方面的文件，包括《电子文件归档与管理规范(2002)》、《归档文件整理规则(2000)》、《档案信息化外包安全管理规范(2014)》等等。梳理以上相关规范与标准不难发现，各类文件均对“落地化”规范与标准建设进行了要求，各类文件统一指出：在实施档案信息化建设时，必须依据这些标准、规范，同时，要结合本校工作的实际情况，制定统一的操作规范，建立自恰性操作标准，对每一个工作环节均要提出具体的要求，使参与本工作的人员有规可依，这是极为关键的。

　　(三)适度分层整理，确定整体推进思路

　　一般而言，各类地方性高校档案馆有着大量的档案资料，在数字信息化的过程中，在了解整体规划的前提下，要有区别地对档案资料进行分类，制定相对有序的工作计划，分阶段、分批次地进行。一方面，在实施与实践的过程中，要建立档案业务自动化流程。同时，建立业务流程自动化处理系统后，要加强电子档案、资料的归档与接收。另一方面，要对地方性高校档案专题性资料进行梳理，使其实现信息化转化，这部分工作可以由档案馆专业人才来完成。对各类馆藏资料进行相应的信息化处理，可以由档案馆专职人员来完成，也可以交给校外外包的专业机构来完成。

　　三、地方性高校档案信息化管理的微观路径

　　(一)强化档案学科意识，突出学科建设需求

　　在某种程度上来讲，在学科档案方面，地方性高校档案信息资源更加具有优势。随着数字信息化技术的不断发展，学科档案资源的信息化比例日益提高，信息化信息资源也日益丰富，影像资料、电子出版物、系统化数据，均不断成为学科档案的重要来源，也成为反哺学科教学的重要支持。地方性高校档案部门要深入把握本校学科建设的目标、具体内容以及地方性高校学科建设的未来走向，强化学科建设相关的档案的内容建设与分类，使其更为便捷地为教学与科研所用。简言之，地方性高校档案与社会档案相比，除了要有档案意识外，更重要的是要有学科化建设意识，要突出其特色与优势。

　　(二)加强人才培养，建设专业化档案服务团队

　　对于大多数地方性高校而言，加强培养档案数字信息化人才应该放在档案信息化建设的首位。具体而言，档案数字信息化人才不外乎培养档案管理、系统维护、数据库建设等等方面的各类人才，将这些人引进到体系中来，需要这些人来拟定数字档案管理规划，结合单位实际制定各类标准，积极策划与组织各类培训等等，这一点在人才引进与使用中要明晰。其次，要建立健全种类档案类兼职队伍。由于地方性高校档案的各类数据分散地来源于各个院系、各个部门，要想有效地管理档案，保持数据一致性和有效性，建立健全兼职档案人员配备，则是极为关键的。最后，在档案人才的建设中，也要注意到除了专、兼职人才引进外，也要注意吸引跨专业复合型人才的吸引，才可以为提升档案工作质量提供一份活力[3]。

　　(三)加强基础性工程建设，突出网络服务体验

　　从目前建设情况来看，一大部分地方性高校的基础建设是具备的，但存在着开放程度较低、检索功能障碍、互动体验差等问题，因此，需要在大力夯实基础建设的同时，思考开放权限、检索与体验等问题。首先，可以在校园搭建完整档案系统，建立VPN或者在校外建立相应的查询端口，以供本校人员、师生以及社会人员查询。其次，可以提升更为智能化的检索功能，提供符合个体习惯的检索功能，并提供地理信息相关内容，以供使用者可以更加直观地进行档案查询。第三，增加档案查询的互动体验，设计一些互动化的窗口，实现人机互动、人人互动，在线求助等功能，提高个体查询的体验感与获得感。

　　参考文献

　　[1] 支凤稳，赵红颖.档案信息资源信息化融合服务模式研究[J].档案学通讯，2015(06):61-64.
　　[2] 丁华东.论社会记忆信息化与乡村档案记忆工程推进策略[J].档案学通讯，2015(04):36-39.
　　[3] 赵生辉，朱学芳.图书、档案、博物信息化服务融合策略探析[J].情报资料工作，2014(04):68-74.