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办公室管理遇到的问题及解决途径

来源:未知 作者:傻傻地鱼
发布于:2014-04-21 共2822字
论文摘要
  
  办公室综合管理工作,在单位各项工作中发挥着纽带的作用,是整个组织的润滑剂,可以促进整体工作的流畅性与统一性,实现整体工作的全面落实。针对办公室综合管理工作,已经逐渐形成了相应的管理模式,但是随着社会的不断发展与进步,综合管理模式也要进行相应的创新,这样才可以促进办公室职能的全面发挥,实现社会经济的可持续发展。
  
  一、办公室管理中存在的问题
  
  1.管理思想偏激。长时间以来,已经逐渐形成了一定的办公室综合管理模式,在此思想的影响下,还无法全面适应现代化的管理模式,无法全面开展现代化的综合管理工作。在开展具体工作的时候,经常存在着一些偏激管理思想。部分单位为了彰显自我,经常在实际工作制定一些盲目、不可实现的目标,脱离实际情况,导致目标太高,实现过程太难,致使其无法完成。这样的情况对工作人员的热情是一种极大的打击,无法有效调动工作人员的积极性。而且还有部分单位制定的工作目标太低,完全可以在短时间内予以完成,这样也就导致工作人员经常延误工作,使工作效率严重下降,长此以往,必然导致工作人员形成惰性。
  2.传递信息效率低。在办公室综合管理中,传递信息的时候需要进行一层层的传递,这样也就降低了信息传递效率,同时信息传递的准确性也有待明确。通常情况下,办公室之间的信息传递,一般都是利用书面材料的形式,将信息由一个部门传递给另一个部门,这样的传递方式比较落后,并且传递效率较低,无论是对人力资源,还是办公室资源,都是一种浪费。同时,在上下级之间进行信息传递的时候,需要设置一些专门筛选人员,这样不仅会浪费一些人力,还会浪费很多的时间,导致信息传递效率严重下降。
  3.管理体制落后。在办公室开展综合管理工作的时候,一定要制定相应的管理体制,这样才可以保证办公室工作的全面落实,同时,管理体制作为综合管理的一种指导思想与准绳,是随着综合管理水平的提高而创新,并不是一直不变,或者不断改变的。然而,在一些单位中,落实管理体制的时候,只是循规蹈矩,没有与时俱进,致使工作人员无法全面开展工作,并且无法有效处理一些新生事务,对综合管理效率产生了严重的影响。
  
  二、提升办公室综合管理水平与效率的途径
  
  1.构建有效体制,规范日常工作。在办公室开展综合管理工作的时候,一定要重视管理体制的构建,加强对日常工作的规范,实现办公室工作的全面落实,有效促进办公室综合管理水平与效率的提高。
  首先,一定要构建有效的会议体制。在办公室日常工作中,会议是一项不可缺少的交流形式,同时不定期与定期会议的召开,充分反映办公室的工作状况与工作内容的布置情况。在传统办公室会议工作中,普遍存在着会议内容空泛、灵活性较差、时间较长等不足。所以,要想有效提高办公室综合管理水平与效率,就一定要加强对会议内容的完善,并且对会议时间等方面进行灵活的处理,保证会议精神的有效传达,同时完善相关工作的安排,有效处理工作问题。
  其次,一定要构建有效的沟通体制。在一定程度上而言,办公室综合管理效率就是信息传递效率,在传统办公室管理工作中,上下级之间的信息传递效率比较慢,普遍存在着决策层与实施层交流不畅的问题,致使互相之间不了解,进而导致工作实施出现问题。在开展具体工作的时候,可以在办公网上布置工作内容,之后在执行的时候,进行手机短信的提醒,进而有效促进办公室工作效率的提高。要想构建有效的沟通体制,就要加强对信息传递系统的建立与完善,实现各层次之间信息的有效传递,提高信息传递的效率,同时保证信息传递的准确性,实现互相之间的了解、沟通,促进办公室综合管理水平与效率的提高。
  最后,一定要构建有效的保密体制。在办公室综合管理工作中,保密工作是一项至关重要的组成内容,和整个单位的工作开展以及经济效益的获取有着密不可分的关系,一定要予以高度重视。在开展具体工作的时候,一定要对保密材料进行严格的管理,安排专门人员进行整理,同时对办公室工作人员进行相关的保密培训,形成一种高效、责任分明的保密体制,实现办公室综合管理水平与效率的提高。
  2.加强人力资源管理,落实以人为本原则。在办公室综合管理中,一定要强调人力资源管理工作的重要性,加强人性化管理思想的落实,同时在长时间的管理工作中,也说明了这是一个十分有效的管理模式,可以促进办公室各项工作的全面展开。并且落实以人为本原则,也是开展办公室综合管理人力资源工作的基础与前提。
  首先,一定要加强对办公室工作人员的人文关怀。通过改善办公室的工作环境与氛围,在外部环境中逐渐调动工作人员的工作积极性,不断调整工作人员的工作情绪,使工作人员一直处在轻松、和谐、愉快的工作环境当中,实现办公室工作的全面落实。
  其次,一定要构建有效的奖惩体制。从工作人员自身角度考虑,以工作人员利益为标准,明确工作人员的工作目标,严格落实奖惩体制。针对奖惩体制的构建而言,一定要加强人性化的考虑,合理奖励与惩罚工作人员,促进工作人员工作热情的调动。在构建这一体制的时候,一定要加强对办公室实际情况的考虑,促进工作人员工作职能的有效发挥,提高办公室综合管理的水平与效率。
  3.强调风险管理,重视监督作用,确保工作的全面落实。办公室综合管理工作涉及的内容非常多,进而面临的问题也就比较多,存在着一定的工作风险。要想有效提高综合管理水平与效率,就一定要避免工作风险的发生,此时就要全面落实责任制,进行合理的分工,加强监督工作的落实,保证工作人员可以在规定的时间内完成相关工作,在规避工作风险的同时,也提高了工作效率。在提高工作效率的基础上,可以促进工作的全面落实,实现单位横向与纵向的深入发展,有效激发了工作人员的工作热情,促进了单位的可持续发展。针对横向发展而言,通过管理工作效率的提高,可以明确任务分配,保证各部门与人员之间的有效配合,在规定的时间内完成相关的工作内容,达到预期的发展目标;针对纵向发展而言,通过具体工作的层层落实,每一个层次的工作人员对工作都有着具体的规划与落实方案,具有明确的目标,进而实现工作的统一性与高效性,促进了办公室综合管理水平与效率的提高。
  
  三、结语
  
  总而言之,通过办公室综合管理水平与效率的提高,可以有效促进办公室工作的全面落实,提高集体利益,实现单位的可持续发展。在开展办公室综合管理工作的时候,一定要制定有效的管理体制,保证奖惩体制的全面落实,实现管理工作的规范性、科学性、系统性。强调以人为本原则的落实,重视工作人员在办公室工作中发挥的作用,积极调动工作人员的热情,促进办公室工作的全面落实。同时,一定要加强监督工作的落实,保证工作人员具有一定的风险意识,全面开展办公室工作,有效管理各项事务,实现办公室综合管理的可持续发展。
  
  参考文献:
  [1]邹蓓,石红文,方超.关于提升办公室综合管理水平的研究[J].管理观察,2013(10).
  [2]刘欣.提高创新服务能力 培养高素质后勤人员[J].科学咨询(决策管理),2010(03).
  [3]张亮.小议怎样提升办公室管理水平[J].新闻天地(下半月刊),2010(13).
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