企业应对固定资产管理风险的措施研究

　　一、引言

　　面对制造业产品逐步同质化、利润空间逐渐缩小的社会环境，企业正式向或已向集团化、跨国联盟经营的方向阔步前进，以实现空间、时间上的利润转换。在走向国际化市场的发展道路上，不管是国有企业还是民营企业等，首当其冲的是要强化自身，拥有一个“健康的体魄”，这是其实现“发展梦”的基本保障，也只有这样，企业才能在激烈的市场竞争中，站稳脚跟、享有一席立足之地。

　　哲学上有句话说的很好“内因，才是事物发展变化的根本原因”，因此，笔者认为，企业强化自身，狠抓内部管理是关键。企业内部管理，是指一个企业或单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性等，而在企业或单位内部采取的自我约束、决策、评价、控制等一系列活动的总称。

　　固定资产管理是企业强化内部管理的核心部分之一，它具有投资金额大、种类多、使用周期长、存放地点分散等特点，因此管理起来难度相对较大，另外，加强固定资产管理，不仅能协助企业高管层快速地掌控固定资产投资的总体状况，避免重复购置及浪费，提高资金利用效率，还有利于企业提高产品质量、降低产品成本，从而大大增强企业的竞争力。

　　基于此，文章将从固定资产管理的实际工作经验出发，剖析、论述固定资产管理的风险 ；并从固定资产管理的职能部门设计、流程管控两大方面，进行探索、研究固定资产管理的方法与对策，协助企业实现固定资产规范化管理的目标，提高企业整体应对风险的能力。

　　由于固定资产的内容较为广泛，所以文章只针对制造企业机器设备固定资产的规范管理进行研究。

　　近 5 年来，为更好地管控固定资产管理当中存在的风险，集团公司成立专项检查组，对设备整体管理情况，进行了近 10余次的轮回专项检查，现在总结实战工作经验的基础上，对固定资产管理存在的风险及应对的策略研究如下 ：

　　二、企业固定资产管理存在的主要风险

　　（一）内控制度运行环节出现的问题

　　1. 设备相关内控制度未落实，流于形式现象严重。

　　2. 设备相关内控制度执行不到位。

　　（1）采购预算流于形式，根本未发挥实质作用，管理层不加重视，普遍存在凭空定预算的现象。

　　（2）相关责任人随意简化采购程序，紧急设备采购业务屡屡发生，大型设备采购前又未进行相应的可行性研究分析，采购时也未执行招标及重大合同评审程序等，存在盲目投资的现象，事后又未及时采取有效的挽救措施，造成大批设备长期闲置不用，有的已经生锈，给集团公司带来严重的经济损失。

　　（3）财务部门资金总体调配能力不足，因资金短缺造成的设备采购合同违约事件 3 起，带来经济损失 XX 万元。

　　（4）验收环节，不严谨。仅使用部门、设备管理部门及设备供应商，三方参与，财务部门未参与验收，造成付款、收货两条线相平行无对接的现象。

　　（5）设备采购后 ：后期资料归档不规范。

　　（6）不重视对设备的保养，或用修理来替代保养，无形中缩短了设备的使用寿命。

　　（7）对非正常原因造成的设备报废，未进行责任追究。

　　（二）内控制度设计环节出现的问题

　　1. 制度存在多重标准现象。集团内部，内控制度与质量体系文件，对设备管理都作出了要求，且标准不一致，造成设备管理双重标准共存的尴尬局面，给实际工作带来一定的困难。

　　2. 设备管理台账制度缺失。存在已报废设备编号又重新起用、重复编号等的现象，造成新旧设备账目不清，引起管理的混乱。

　　3. 设备保养及大小修制度设计存在缺陷。内容过于宽泛，条款不周全、不具可行性，如新数控设备的保养、大小修处于失控状态等。

　　4. 设备保险制度等缺失。即对大型设备未进行投保，转移或规避因不可抗力因素发生而给企业所带来的经营风险。

　　三、企业应对固定资产管理风险的对策研究

　　（一）职能部门设计方面

　　为防止职责不清，责任不明，造成的责任推卸、扯皮现象，企业可以设置投资评审小组、招标工作小组、使用部门、设备管理部门、财务部门、采购部门等 6 大部门，共同完成固定资产管理工作，并对其职责与权限进行如下界定 ：

　　1. 投资评审小组，应当履行并完成但不限于如下工作 ：

　　(1) 审核使用部门上报的年度固定资产预算并上报董事会审议。

　　(2) 审核年度固定资产大修理计划。

　　(3) 组织重大设备项目的可行性研究。

　　(4) 在授权范围内审核固定资产购建申请等。

　　2. 招标工作小组，应当履行并完成但不限于如下工作 ：

　　(1) 总体负责固定资产招标工作，确定、审查投标单位的资格条件。

　　(2) 选择并确定预中标单位等。

　　3. 使用部门，应当履行并完成但不限于如下工作 ：

　　(1)提出固定资产购置、大小修理、报废、闲置退库申请。

　　(2) 对拟购置设备进行调研、选型及技术洽谈及购后验收。

　　(3) 负责固定资产的保管、保养及日常维修。

　　(4) 协助设备管理部门进行设备管理工作等。

　　4. 设备管理部门，应当履行并完成但不限于如下工作 ：

　　(1) 负责固定资产供应商管理，建立合格供应商名录。

　　(2) 编制固定资产购建预算和计划，并组织实施。

　　(3) 组织固定资产的预验收、终验收。

　　(4) 编制设备年度大小修理预算、设备保养计划，并组织实施等。

　　5. 财务部门，应当履行并完成但不限于如下工作 ：

　　(1) 开具固定资产购建工作令号。

　　(2) 建立固定资产台账并进行规范账务处理。

　　(3) 参与固定资产的验收、检查、报废和处置工作等。

　　6. 采购部门，应当履行并完成但不限于如下工作 ：

　　依据企业内控制度要求，具体负责固定资产采购工作等。

　　（二）程序控制方面

　　建议企业依据自身实际情况，确定重点与普通设备的界定标准。

　　具体细节操作上，可以对如下关键点进行环环管控。

　　1. 固定资产采购控制

　　（1）固定资产采购预算管控

　　①预算编制环节。

　　设备使用部门应于每年末提出次年的年度固定资产采购申请 ；设备管理部门，进行确认，并编制年度固定资产采购预算 ；投资评审小组进行预算初步论证并上报预算管理委员会审核、董事会审批。

　　②预算执行与考核设备管理部门应与财务部门联手对预算执行情况进行监督，对预算执行结果进行考核，以合理保证预算的有效执行。

　　（2）固定资产请购管控

　　①使用部门应依据年度预算提出请购申请。

　　②设备管理部门对请购申请进行初审，并依照授权审批权限要求，对请购事项进行逐级上报审签。

　　③财务部门应根据审批通过的固定资产请购单，开具工作令号，并传各使用部门、设备管理部门等相关部门备案。各部门据此作为办理固定资产账务处理的依据。

　　（3）供应商选择管控

　　①设备管理部门应建立固定资产合格供应商名录，并确保每类固定资产采购的合格供方至少 3 家及以上。

　　②各使用部门、设备管理部门、采购部门都可以推荐设备采购供应商，但应经投资评审小组批准后，方可进入合格供应商名录。

　　③采购部门应从合格供应商名录中选择供应商，进行采购。

　　④设备管理部门，应组织财务部门、各使用部门等，共同参与供应商的考评工作，以合理保证企业采购到物美价廉的设备，并防止舞弊现象的发生。

　　（4）采购方式及程序管控

　　因固定资产采购业务涉及金额较大，建议尽量采取招标的方式，以避免风险事件的发生，对特殊情况确实无法招标的，可以采取比价、零星等方式采购。

　　①招标采购。

　　a ：企业应依据国家相关法律规定及自身实际情况确定招标标准。

　　b ：招标工作小组应综合考虑各种因素后，确定自行或委托招标。

　　c ：定标后，设备采购合同、协议签定时，应经过企业内部或外部专业人士的评审，设备管理部门不得擅自做主，以防风险事件的发生。

　　②比价采购。

　　a ：企业首先应确定比价采购业务的金额标准。

　　b ：确定比价采购应选择的合格供应商数量，如可以规定至少选择 3 家及以上供应商进行比价采购。

　　c ：比价采购过程要有记录，谨防走过场现象的发生。

　　③零星采购。

　　通常来讲，零星采购是最易产生舞弊的一种采购方式，笔者认为企业应尽量避免采用。

　　（5）固定资产验收管控。

　　①重点设备验收。建议验收时尽量分预验收、到货验收、终验收三个阶段完成，以防祸患的发生。

　　a ：设备预验收时，尽量派设备管理部门、使用部门、研发中心等人员到供应商处，对设备配置、运行情况、技术状态等过程进行预验收，并出具预验收报告。

　　b ：设备到货验收时，至少应由设备管理部门、使用部门、财务部门人员的参与，并在供应商业务人员到达现场时进行开箱验收，并出具现场验收报告，所有上述参与人员应签字确认，以便责任到人。

　　c ：设备终验收，在设备安装、调试结束并正常运转一定时间后，由设备管理部门负责，组织财务部门、使用部门等相关责任部门，按照技术协议相关规定进行验收，并出具终验收报告，同时确保所有参与人员进行签字确认。

　　②一般设备验收，程序上可以简化，但必须确保至少应由设备管理部门、财务部门及使用部门的共同参与，以实现账、物的同步控制，防止脱节现象发生。

　　（6）付款管控。

　　①企业财务部门，统筹安排企业所需资金，准时按照合同规定支付款项，尽量杜绝违约情况的产生。

　　②设备款项支付时，应认真查看合同付款规定，并对内部付款申请的授权审批情况进行监督。

　　2. 固定资产日常管理控制

　　（1）建立固定资产台账和档案管控制度。

　　①设备管理部门、财务部门、使用部门，应分别建立固定资产台账并进行登记，依据各部门管控的侧重点不同，台账建立可以依据实际需要设置。

　　②设备管理部门、财务部门以及使用部门，应定期进行自查，核对相关账簿、记录和文件等，财务部门应不定期对设备管理部门及使用部门，固定资产管理台账及使用情况进行监督检查。

　　③使用部门对每台重点设备，应建立设备维修记录台账，登记设备的故障检修、换油、保养等信息，从而为设备是否进行大小修、设备投入产出总体效益分析等，提供详实的参考资料，以便管理者做出理性决策。

　　（2）设备的使用管控。

　　①重点设备，操作工必须经过特殊培训并考试合格，方可操作设备。

　　②人力资源部应联合设备管理部门，对使用部门新、老操作工人，进行不定期培训，不断提高员工的理论水平及实际操作能力。

　　（3）设备的维护保养管控。

　　①设备管理部门，应建立设备定期维护保养规范制度，并严格执行。

　　②设备管理部门，应建立设备保养考核细则，并严格执行。

　　（4）重点设备管控。

　　①加强对重点设备的日常管理，建议张贴“重点设备”标识牌，并实行日、周巡回检查制度。

　　②建立重点设备技术状况普查制度。要求使用部门每半年或每一年应对重点设备状况进行一次全面检查，并将结果上报设备管理部门，设备管理部门应对检查结果进行情况分析，并进行相应的妥善处理，以合理保证重点设备的安全性。

　　③采取风险共担的方式，为重点设备购买保险，减轻或转移水灾、火灾等不可抗力因素发生，给企业经营带来的风险。

　　（5）设备维修管控。

　　①日常维修，由使用部门及时进行修理，并如实记录故障修理情况，设备管理部门负责检查监督。

　　②设备大修。

　　a ：设备大修申请控制 ：使用部门依据提出大修计划申请，设备管理部门负责监督申请的合理性、科学性。

　　b ：大修执行时，财务部门应如同新采购设备一样，开具工作令号，作为安排大修工作，归集大修成本的依据，设备管理部门进行监督。

　　c ：大修完成后，设备管理部门、财务部门、使用部门及维修单位，应联合参与验收，以防推卸责任、扯皮现象的发生。

　　3. 固定资产盘点控制

　　（1）盘点方式管控。

　　建立账实突击盘点制度。不定期对固定资产进行盘点，对设备使用部门，产生一种无时无处不在的被监督压力，迫使其不敢违规作弊。

　　（2）盘点计划管控。

　　财务部门应加强与设备管理部门的横向沟通，联合制定盘点计划，并付诸实施 ；企业内审部进行监督。

　　（3）现场盘点及结果分析管控。

　　设备管理部门应对实物盈亏差异进行分析，并出具固定资产盘点情况报告 ；财务部门应按照国家相关法律法规规定，对上述情况作出账务处理。

　　4. 固定资产调拨、转移、处置控制

　　（1）使用部门内调拨及使用部门之间调拨管控。设备管理部门负责整体协调工作，应通过固定资产地点转移单来控制，以免造成管理的混乱现象。

　　（2）固定资产报废管控。

　　①使用部门对已达到报废标准的固定资产，应提前提出申请，不得擅自进行报废。

　　②设备管理部门，负责组织开展设备报废技术鉴定工作，并经企业内部相关领导层审批后，进行报废处理。

　　③报废固定资产的处理。

　　a ：实物处理。应当采取拍卖的形式，对固定资产残余物资进行处理。

　　b ：账务处理。设备管理部门应配合财务部门进行后期的账务处理、实物卡片注销等工作。

　　（3）闲置设备控制。

　　①对于不需要的固定资产，使用部门应作退库处理。

　　②设备管理部门应对闲置设备实行统一管理，以合理保证闲置设备的安全性。

　　③对闲置设备处置。

　　a ：实物处理。设备管理部门，应依据企业生产经营变化提出处理建议，高管层应召集投资评审小组，公司招标工作小组负责闲置设备的公开拍卖或变卖处理工作。

　　b ：账务处理。招标工作小组协助财务部门，进行固定资产后期的账务处理工作。

　　四、管理之道

　　现在很多企业在搞精细化生产，推行 6S、TNPM 等管理模式。这些管理模式，尤其是 TNPM，已在全世界范围内广泛运用，并受到各国企业界的欢迎，然而真正能推行成功的企业又有多少家呢？众所周知，矛盾都有其特殊性，由于企业环境不同、民族习惯不同、生产行业不同等等条件的约束，管理万不可生搬硬套，笔者认为，“拿来主义”固然有它的好处，但更为重要的是，拿来后后期的消化、吸收、创新，制定出一套适合自身的管理方式来，这才是搞好设备管理的关键，才是管理制胜的“秘方”。

　　总之，固定资产管理，首先应明确管理的目标，之后，合理设置职能部门、建立健全管控流程、不折不扣地执行、就事论事地监督并考核，做好这五件事，实现管理上的闭环，同时根据实际情况变化，不断地作出相应调整，形成有效的联动机制，这就是笔者研究得出的固定资产风险管控的“法宝”。

　　参考文献：
　　[1]中华人民共和国《会计法》.
　　[2] 王德敏，王刚，付伟等 . 企业内控精细化管理全案 [M]. 北京 ：人民邮电出版社，2009.
　　[3] 贺志东编著 . 新企业会计准则操作指南全书 [M]. 北京 ：机械工业出版社，2011.
　　[4] 财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制定的《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制配套指引》.