企业互联网远程办公的挑战与应对策略研究

　　摘要：互联网的迅猛发展使以之为基础平台的远程办公方式应运而生。在具有节约时间与成本等独特优势的同时，远程办公在推广运用时也遇到了员工身心健康和组织管理效率等问题。为有效防范远程办公的风险，实现企业员工事业与家庭、工作效率效果之间的平衡，最终实现企业和员工的双赢，管理者必须采取适当的策略。研究表明远程办公的挑战在于：工作与生活的边界模糊；员工对组织的归属感下降；管理者对员工监控困难；不利于组织知识共享；存在数据安全隐患。针对挑战提出如下应对策略：选择适合远程工作的员工；完善远程办公的制度、工作流程和绩效考核标准；塑造知识共享和相互信任的组织文化；加强技术支持确保数据安全性。

　　关键词：企业远程办公;互联网办公;员工管理;

　　1 引言

　　随着通信和网络技术的迅猛发展，便利的通信工具将人们连接起来，为远距离的数据传输和交换提供了基础，远程办公方式应运而生。远程办公指的是员工在常规工作时间运用现代信息通信技术，如智能手机及电脑等，在工作场所之外的其他地方处理工作事务[1]。与传统办公相比，远程在线办公使得企业的很多运营工作突破了时间和空间的限制，而在公司以外的地点开展，具有节约时间、节省成本等独特优势，但同时也面临着员工的身心健康、组织管理效率等问题。因此，管理者必须采取适当的策略以提高企业运作效率。

　　2 企业远程办公面临的挑战

　　2.1 远程办公的优势

　　远程办公的优势是显而易见的。其一，如果远程办公得到推广，办公空间的租赁、办公设备的购买将减少，企业会节省很多成本；其二，远程办公使得员工不用出行，减少了私家车的使用频率，对交通堵塞有一定的疏解作用；其三，由于交通出行减少，远程办公间接地降低了能源消耗，能够在一定程度上减少大气污染，缓解环境压力；其四，远程办公节省了大量的通勤时间，员工获得了更多的休息时间，充足的休息有助于他们精神饱满地进入工作状态，减少与同事在工作时间闲聊，从而尽可能提高工作效率；其五，远程办公使得员工不必接受太多的监管，在工作上还拥有更多的自主性和自我控制能力，因而可以激发员工的主观能动性。

　　2.2 远程办公的挑战

　　2.2.1 工作—生活边界模糊

　　第一，工作时间难以认定。

　　工作时间是测度劳动关系存在状态的时间标尺，用人单位正是基于工作时间内的劳动付出给予劳动者等量的劳动报酬[2]。远程办公的员工由于每天不用在上下班时间进出公司打卡，所以很难有自己在“上下班”的这种时间概念，企业对员工每天实际的工作时间很难认定，当领导以远程工作效率低下为由而要求员工提供工作时间之外的时间开展工作时，劳动者的休息权及获得劳动报酬权可能会得不到保障。

　　第二，工作与家庭活动容易混淆。

　　一方面，实行远程办公时，不管是在时间上还是在各种活动上很容易和家庭生活混淆，远程办公员工在工作时间开展一些家庭活动可能引发角色冲突。远程办公会受到家庭成员的“干扰”而分散注意力，例如在正常的办公时间内需要照看孩子、接待突然造访的亲友、接打电话、收取快递等，这些活动不仅影响工作，而且降低工作效率；另一方面，远程办公增加的工作压力会影响到个人的身心健康。例如，如果在常规的办公时间因效率降低而需要额外加班，就导致本该投入到家庭生活的时间与精力被工作干扰，例如与伴侣、孩子的相处时间会减少，从而间接的造成一些家庭矛盾；又如因无法有效兼顾家庭和工作有可能使员工身心健康受损，长此以往不利于工作的进行。

　　2.2.2 员工归属感下降

　　员工归属感是指员工对自己所在企业在思想上、感情上和心里上的认同和投入， 愿意承担作为企业一员所涉及的各项责任和义务， 并以主人翁的责任感和事业心努力工作[3]。当员工远程办公时，员工与组织之间传统的“物理联系”被打破，长期居家带来的结果就是与组织被动脱离，慢慢忽视集体观念和公司纪律，对组织的各种活动也缺少参与感，然后慢慢积聚不安全感。“面对面”被认为是社会性存在和丰富性水平最高的沟通方式，而远程办公减少了和同事、领导之间的面对面沟通，容易导致即时信息反馈和情感信号难以发出、维持和接收，从而对人际关系产生负面影响[4]。不在共同的区域办公，与同事的日常分享和资讯交流就会越来越少，异地合作可能会让员工与同事之间的关系开始疏离，与上司的联系也仅限于线上往来，可能会被上级忽视从而失去晋升机会。这些都会让员工的归属感开始下降，甚至提高离职倾向，进而影响组织的正常生产运营活动。

　　2.2.3 不利于监督和控制

　　第一，远程办公员工的工作可能会受到家庭活动干扰。相比于传统的办公室工作，公司管理者无法直接观察和监督远程办公员工在家里是否努力工作、是否达到了规定的工作时间。例如，无法准确观察到员工是在努力工作还是做家务活动、是在跟家人聊天还是在网上冲浪，由于缺乏上级和同事的监督导致这些活动难以知晓。因此，如何确保远程员工的工作效率和在传统办公场所时的效率一样高，如何对每个工作成员开展合理的绩效考核成为管理者所面临的一个现实挑战。

　　第二，远程办公员工即便在家正常地开展各项工作，但是管理者心里可能存在先入为主的观念，认为员工在家里办公可能会存在偷懒、磨洋工等行为，从而会相应地提高员工绩效考核标准，这样可能会导致员工在办公室和家里同样的工作状态却形成了不一样的绩效评定，跟以往在办公室的工作相比，员工可能会产生一种不公平感。

　　2.2.4 难以形成知识共享的组织文化

　　知识共享指员工个人的知识通过各种交流方式为组织中其他成员所共同分享，从而转变为组织的知识财富的过程[5]。知识共享可以提高组织中很多员工的工作效率。使组织资源得到最大限度的利用，还可以在组织中形成良好的互相学习的氛围，激发员工的创新意识和能力。因为远程办公员工不在同一地点，不会进行太多的常规工作之外的信息交流、知识共享，而且间接沟通不如面对面高效，因此阻碍了员工之间深入合作。长期依赖互联网办公，缺乏公司这样一个固定的交流场所，工作过程中很难碰撞出有益的思想火花并形成经验性的知识，员工在家没有领导的鼓励，也没有和同事竞争的氛围，就会缺乏将自己的想法在额外的时间进行分享或者添加到组织的知识库中的积极性。知识共享可以为公司带来潜在的巨大收益，而远程办公时进行知识共享的可能性减小，团队合作的效率可能会大打折扣。

　　2.2.5 信息安全问题

　　崔旭(2013)指出，现在的互联网环境并不是绝对安全，员工在信息传输过程中还存在一定的风险，可能会受到病毒的入侵或黑客攻击[6]。由于在远程办公过程中，同事之间协同办公需要利用互联网来进行文件的传输和交换，而在这个信息交流的过程中存在的各种不确定性可能会成为工作中的障碍，比如网络延迟、黑客攻击等。在日益激烈的市场竞争环境下，薄弱的信息安全会成为企业竞争中的“软肋”,如若出现机密数据被窃取的事件将会给企业带来不可逆转的伤害[7]。不仅如此，员工个人私自泄密数据的可能性也是存在的，这将加大组织数据安全的风险。

　　3 企业远程办公的管理对策

　　3.1 选择合适的员工

　　不同的员工因性格、价值观和作风存在明显差异，在组织内进行人才招聘的时候对各个员工做职业性格方面的测试(包括智力、态度、能力、性格测试等)并存档，可以对他们今后的工作表现与岗位是否匹配做出合理的预测。在选择适合远程办公项目时，组织可以结合员工的自愿要求和平时工作表现选择一些踏实肯干、有责任感的员工，因为这样的员工不需要管理者进行过多的监督就可以按时按量地完成自己的工作，他们有自我的评价标准，并且可以更好地掌控自己的行为。在大部分时候，他们都会妥善处理好工作和家庭之间的平衡关系，不会在工作时间频繁地被家庭琐事所打扰，也不会在非工作时间忽略了与家人的沟通。当管理者管理这样的员工时，只需要远程沟通掌握员工大致的工作进度，对主要工作进行核查和反馈即可。

　　3.2 增强远程办公的“纪律性”

　　远程办公也需要一定的“仪式感”,让员工在家工作也能有一定的组织氛围，这样可以提升员工的组织归属感。因此，在远程办公过程中也要强调工作时间的规章制度，让员工在家里也要明确工作时间、保证工作效率。具体策略包括：远程员工每天上下班时间进行云打卡，例如疫情期间很多公司使用的“钉钉”“QQ打卡接龙”等应用软件实现远程打卡；在公司群里实时交流工作进度；工作圆满完成进行一些红包互动、线下聚餐等。这些策略均有助于员工感受到自己的工作角色，强化员工与组织的联系，从而提升员工的归属感。

　　3.3 制定完备的工作流程和绩效考核标准

　　首先，针对远程办公监督困难问题，管理者可从完善工作计划入手制定专门流程从而提高远程管理效率。一是分时安排任务：管理者发布工作任务时根据任务难易程度规定提交的时间节点，员工按时上交以配合其他员工的工作，这样可以提高员工的工作专注程度；二是团队工作协调：管理者在必要时组织召开团队视频会议，通过线上沟通提高沟通效率，沟通协调之后继续整改直到完成工作任务；三是工作成果提交：员工每天将当天安排的工作结果汇总提交给上级，管理者只需要检查员工是否完成了当日的工作要求以及工作产出是否达标，将更多的注意力放在工作成果上而不仅仅拘泥于把控工作时间。

　　其次，组织还可以建立专门的绩效评估部门，每个月根据个人工作完成度合理评估远程办公绩效，将工作评估标准和实际表现整理之后传送给员工个人，让其感受到考评的公正性。薪酬设计可以采用浮动薪酬体系，即员工个人薪资取决于其绩效水平，这样可以达到激励员工的目的。

　　3.4 强化组织文化的作用

　　组织文化可以让员工认识到自己对组织的价值和意义，促进员工之间相互信任、相互学习并不断地成长，员工可以在尽可能少的监督下尽忠职守地完成分内工作。因此，管理者必须注重企业文化的作用，通过一些特定的组织行为去强调和维持组织文化，从员工培训、正式工作、薪酬考评等多方面融入文化元素。一是学习组织文化：管理者应在员工培训期间传达组织文化，让员工时刻感受到组织的价值观，从而使员工明确并认同公司的文化氛围；二是践行组织文化：开展工作后管理者可以建立微信群或者公司论坛让员工开展线上交流，相互分享有益的工作经验进行知识共享；管理者也可以定期举办线下团建让员工之间面对面交流，从而促进团队成员之间的信任与合作；三是将组织文化融入个人绩效考核：一旦组织文化深入人心，员工忠诚度会提高，远程办公的工作绩效也相应提高。

　　3.5 保障数据安全

　　由于公网以非加密的明文进行传输，保密性和安全性很差，虚拟专用网(VPN)技术以其公网连接、加密传输的优势赢得了很多企业的青睐。它通过私有通道来创建一个安全的私有连接，将远程用户、公司分支机构、公司的业务伙伴等与企业网连接起来， 形成一个扩展的公司企业网来保障信息安全[8]。除此之外，近年又有其他新技术的发展可以进一步保障数据安全。软件定义边界(SDP),其核心思想是构建起一个虚拟的企业边界，基于身份的访问控制对各类用户做最小授权，来应对边界模糊化带来的控制粒度粗、有效性差问题，以此达到保护企业数据安全的目的[9]。有了这些技术的支持，公司还要安排专门的人员对这些网上防火墙定期进行安全检查，维持它们的正常运行，让信息安全得到更大的保障。

　　4 结论

　　本文分析线上远程办公可能会产生的各种问题以及对管理带来的挑战，进而提出管理者需要选取合适的员工、成立专门的部门、强化企业文化、对信息安全进行维护与支持等，通过这些具体对策来解决远程办公的挑战，使得员工在平衡家庭和事业的同时，企业也可以保证工作效率和效果，以更低的成本去管理员工，为企业带来更多的收益。

　　远程办公时代企业的机遇和挑战并存，而高超的通信技术在一定程度上提高了数据传输的速率，为远程办公管理创造了更多的可能性。因此，管理者应该最大限度地发挥通信网络的作用，让远程办公最大程度地节省企业成本，提升员工的效率和办公积极性，获得潜在的竞争成本优势。

　　参考文献

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