XX稀土永磁材料公司内控体系诊断方法及问题分析

　　第3章 XX稀土永磁材料公司内控体系诊断方法及问题分析
　　
　　3.1 鱼骨图分析法
　　
　　3.1.1 制作鱼骨分析图
　　
　　稀土永磁材料公司家经过 20 年的发展，特别是 2010 年前后稀土材料暴涨近30 倍，该行业的产能像雨后春笋一样爆发，形成了目前的产能过剩。但该行业具有资金密集型和技术密集型的两大特点，特别是后者制约着新进入者的发展。

　　公司在技术方面有着核心竞争的优势，前不久与北京钢研院稀土研究所签署了合作协议，该研究所是国家十二五规划稀土应用篇章的起草单位，具有权威性。该研究所正在研制镧铈稀土替代镨钕稀土的技术，实验室的产品可替代 10%,而公司在量产的产品中已经替代 15%的水平，钢研院的院士到公司参观后都感到诧异，公司在该领域的研发可谓世界领先。镧铈稀土合金的价格目前是 5 万元每吨，而镨钕稀土合金的市场价格是 35 万元每吨，公司的材料使用成本低于同行业的10%以上，公司的价格优势在市场上十分明显，竞争环境的变化并不是公司业绩不好的主要原因。公司的内部管理问题才是公司亟需解决的问题，才能将经济效益由微亏，转化为盈利并快速增长。以下用鱼骨图分析公司经济效益不佳的原因，完全来至于管理问题。【1】

　　3.1.2 存在问题分析
　　
　　（1）产业链条短
　　
　　1）后续加工能力缺失公司生产的产品应该算是毛坯，机加工也仅局限在切片和磨光的表面简单处理，无电镀等表面处理工艺，也就无法将产品供货到多数的终端磁材使用公司家，电镀工艺环评审批非常严格，很难获取相关资质这是公司的一项短板。

　　2）原材料采购无议价能力因稀土是国家的战略资源，稀土出口都实行配额制，公司所用的主要原材料稀土合金均被国有企业包钢稀土等六大稀土集团所垄断控制，虽然不存在原材料的供应问题，但基本无议价能力。但稀土原材料的来源还有另一种渠道就是磁钢磨削产生的油泥以及报废设备等拆卸出的磁块可以通过提炼分解回收稀土合金，替代原矿稀土合金的使用，可大幅降低原材料的投入成本。

　　以上两点制约了公司进一步提高毛利率的水平。

　　（2）融资结构不合理
　　
　　公司目前为一人有限公司，与公司的发展极为不匹配，公司的融资结构全部为债权融资，既有银行贷款融资，又有民间资本融资，公司 2013 年度财务费用高达 2400 万元，占销售收入的 10%.因此在公司快速发展期必须要引进战略投资者，降低企业财务费用支出，降低企业财务风险。

　　（3）跑冒滴漏严重
　　
　　1）采购程序缺失多数辅助材料是采购员现金采购，举个简单例子，公司机加工钻孔用的合金钻头，报账价格每支 6 元，同质量的经到市场询价后得知实际价格为 2 元，每月公司至少用钻头 1000 支，每年损失近 5 万元，这只是材料采购的冰山一角。

　　2）存货控制缺失①公司产品价格较高，普通产品目前的市场价格也在每公斤 120 元，在山西华特承包经营期间，正逢材料价格暴涨时期，当时公司区外墙的小广告中写道一个磁块换一条玉溪香烟，工人因利益驱动经常发生盗窃现象。比如磨床工序，在接收烧结的 6mm 直径的圆柱产品时，是无法用数量计量的，只能称重计量，而磨削后的产品重量发生很大变化，浪费的或盗窃的，都会说是磨削损耗，如果没有有效的控制手段，物质很容易在生产线上丢失。

　　②公司的库房管理较乱，主要是生产所导致产品品种多达 7000 多个品种，据介绍 2013 年公司就清库 3 次，个别月份实盘数据与账载数据盘亏 60 多吨产成品，这当然不可能全部丢失，但库房物资的管理的确给流失物资提供了方便之门。

　　（4）产品质量问题
　　
　　1）员工操作问题公司产品生产过程真空保护，某个工序出现问题都对产品性能产生致命的伤害，前面介绍公司的发展历程可知公司经过几次搬迁，老员工基本流失，90%都是一年以内的新员工，公司的技术传播通常靠传帮带的方式进行，培养出来的员工越来越差，急需解决的是工序作业指导规程，明确工序的操作要求。操作不当造成公司副品增多，如黑皮、掉脚、大尺、小尺、沙眼、弱磁等等，按性能、规格再排列组合一下产品品种就变得奇多，给库房带来了很大压力，因为磁块外观是看不出性能的，如果给客户发货弄混将给公司带来很大的赔偿损失。公司目前副品的产生得在 20%左右，只能降价降等级销售。

　　2）工艺流程问题公司为了降低成本，大量使用其他公司的下脚料作为我公司的原材料进行制粉，但外购的下脚料的性能很混杂，导致粉料库的各种粉料品种很多，工艺人员在压型工序投料时，总是像老中医抓药方一样去混合配方，这也是产品质量不稳定的一个原因。

　　（5）生产与销售脱节
　　
　　因公司工艺的特点导致按特殊订单销售的生产周期较长，经常发生有订单的没库存，有库存的没订单的现象。公司的生产周期从粉料开始到成品发货按目前的工艺水平需要 20 天左右，而公司 50%的客户群体为档口式散户一般要求 10天以内交货，甚至更短，产销不对路造成资金周转率下降。这就需要梳理常规订单，在接订单时不能因散单扰乱生产秩序。

　　（6）销售体系不健全
　　
　　1）销售队伍建设不力公司年初销售不力，一方面国家整体经济下行造成的市场较淡，另一方面是原销售总监的离职，其手中掌握 50%的市场份额所导致。深层次的原因是销售体系的建立出现问题，销售员对公司的产品不熟悉，对潜在的客户认知程度差。

　　2）销售布局不合理长三角和珠三角是磁性材料使用的聚集地，也是磁性材料深加工的基地，通过对公司营业收入的地区分析，多数的销售员都在做无用之功，未能在集中的区域提高效率。

　　（7）无预算管控凡事预则立不预则废，但公司的预算居然是企管部门单方制定，相当于没有预算，谈不上可操作性和预算管控，导致公司整体运营效率低下。

　　3.2 实地研究法
　　
　　实地研究法是整合了资料分析法，访谈法，问卷调查等方法。与公司的副总经理以上级别人员分别沟通了解公司高管团队对公司的信心、发展前景及管理水平和能力。与公司法律顾问沟通了解公司在法律方面是否存在重大隐患，通过调取工商档案了解公司的历史沿革。与公司企管部门沟通，收集公司各层级的管理文件，分析公司的组织框架体系，内控制度是否健全。与公司技术部门沟通了解公司的生产工艺流程。与公司财务部门沟通，收集财务资料分析公司资产结构是否合理，资产配置是否有效，是否存在税收法律风险。与公司 ERP 信息部进行沟通，查看体系的建立是否与生产环节匹配。与公司品管部门沟通，了解公司产品质量的实际情况。与公司采购部门沟通，了解采购流程，收集采购及合同分析合同管理的现状。与公司销售部门沟通，了解公司产品的销售布局，分析行业市场状况，企业在行业中的地位。对各生产工序的班组长和部分职工进行访谈，了解其对公司的满意度。在生产现场进行跟踪，实地查看一线员工的工作状态和工作效率。

　　通过对公司生产流程、采购流程、销售流程、资金活动、资产管理的研究，调研发现公司搬迁新公司的近两年时间主要精力是放在债权融资，协调大宗材料的供应商铺货，处理政企关系，技术研发，而在内部控制管理方面显得很薄弱，应该说公司的低效运行就是用砸钱的方式来培养这只年轻的队伍，人治远高于法制，员工工作状态不佳。

　　3.3 本章小结
　　
　　本章用鱼骨图分析法结合实地研究法找出公司经济效益不佳的原因并非是市场竞争而导致，而是公司内部管理所造成，发现公司内部控制缺失，导致发展战略不清晰公司产业链条较短，公司筹资结构不合理，生产、采购、销售、资产管理各环节均控制不力，在无计划的状态下进行生产经营，必然产生经济效益不佳的结果。