“流水号识别现刊管理法” 的特点及实施

　　近年来， 通过对一些图书馆的走访考察， 笔者深深感受到国内图书馆事业蒸蒸日上、 长足发展的脚步，计算机电子化、 现代化的管理服务模式已广泛地运用于文献管理的各个方面， 广大图书馆人以传播文化事业为己任， 想方设法尽最大努力为读者服务。

　　但馆藏期刊的管理尚未尽如人意。 从目前开发的期刊应用管理软件来看， 大体都是简单套用图书管理的业务模式， 并没有抓住期刊管理的年度周期性和年内稳定性， 以及 “现刊” 不予外借等特点， 导致管理方法与管理需求不相匹配， 工作过于繁复， 又达不到希望的效果。 在理想的管理模式还没有显现之前， 期刊管理方法必然呈现出因人而异、 各抒己见的态势，致使以下问题依然普遍存在： （1） 期刊展示缺乏 “分类指示航标”， 读者进入期刊室如同坠入五里云中， 摸不清方向； （2） 期刊的 “分类指示航标” 或因标注困难而无法实施； （3） 期刊的 “索刊号” 标注专业性太强， 读者看不懂， 从而影响了读者的查阅效果和兴趣；（4） 期刊的上架 、 “归架 ” 难度较大 ， 工作人员疲于“守摊”， 工作被动， 质效不高， 工作成就感低。

　　笔者在近几年的期刊管理工作中采用 “流水号识别现刊管理法”， 工作质效显着提高， 既节约了大量时间， 又基本达到了预期的管理效果， 得到读者的认可和好评。 现对 “流水号识别现刊管理法” 的应用情况进行研究， 希望与广大期刊管理工作者互相交流学习，不断提高期刊管理工作水平， 更好的服务于读者。

　　1 “流水号识别现刊管理法” 的特点和优点

　　期刊的流水号识别管理法是建立在计算机应用软件 “电子表格” 基础之上的。 “流水号识别” 是指一个流水号只能代表一个期刊并识别该期刊的独特信息。

　　“现刊的流水号识别管理法 ” 包括 “现刊流水号管理 ”和 “现刊展示位流水号管理” 两部分， 见附图。

　　“ 现刊流水号管理 ” 是指在电子表格中 ， 在 “ 类目” 列标题下对期刊进行分类编目， 并以 “类目” 列为 “主要关键字” 进行排序。 这一排序动作的重要作用是能够使这一电子表格中的所有期刊能依 “类目”呈现出 “树形 （知识） 目录结构” 的特定排序状态，在此基础上， 以 “流水号” 的方法对这一排序加以固定， 见附表。 其本质是用 “流水号” 对整个期刊馆藏的 “树形目录 （知识） 结构” 加以固定， 并识别出每本期刊所在知识范畴中的相应位置。

　　“现刊展示位流水号管理 ”， 是指对 “期刊架 ” 或“期刊盒” 也要以编制流水号的方式进行管理。 “现刊流水号” 和 “现刊展示位流水号” 一一对应， 最终使所有期刊以 “树形” 知识体系的形态呈现于读者面前。

　　“ 现刊流水号管理法 ” 的优点主要表现在以下方面： （1） 便于对所展示的期刊做清晰明确的 “标引导航” （如附图）， 从而有效地引导读者自助检索。 比如在期刊展示架上方放置一块标牌， 标明 “56-66 哲学”（数字标明流水号， 文字标明分类）； （2） “现刊展示位” 只标数字流水号即可， 一次标明永久使用， 无需每年更改； （3） 便于加工。 在每本期刊的左上角处只需标明流水号即可； （4） 便于上架。 按流水号上架比按 “索刊号” 上架容易得多； （5） 只需利用电子表格即可完成全方位管理。 电子表格是十分成熟的应用软件， 用途广泛、 功能完善。 使用电子表格进行管理，比其它应用软件更加方便灵活， 不会受到限制。2 利用电子表格实现 “流水号识别现刊管理法” 的可行性一般来说， 图书馆所订期刊多者几千种， 少者几百种， 目前有条件的大中型图书馆大多使用专门的应用型数据库系统来管理期刊， 规模较小的图书馆也都能不同程度地利用电子表格结合传统手工对期刊进行管理。

　　“流水号识别现刊管理法” 正是借助于电子表格来实现的。 它所带来的管理效果是传统手工无法做到的，也是一般期刊软件难以完成的。 因此， 使用电子表格管理现刊， 无论是从期刊管理环节来看还是从读者服务环节来看， 都是完全可行的。

　　2.1 电子表格用于期刊管理环节的可行性

　　图书馆藏期刊的管理一要做到管理简单方便， 二要做到期刊科学分类摆放， 三要检索查找方便。 利用电子表格， 可以使上述 “三要” 做到完美统一。

　　（1） 电子表格使用普及 、 方便灵活 ， 一般图书专业技术人员都能较好的掌握使用。 期刊管理者可以根据本馆期刊管理的需要， 有计划、 有目标、 有针对性的灵活自主地加以运用。

　　（2） 电子表格功能全面 ， 有完善的文件编辑 、 查找、 检索、 排序、 筛选、 计算、 汇总等多种功能， 期刊管理中各个环节的问题基本都能解决。

　　（3） 电子表格空间很大 ， 以 Excel 2003 为例 ， 一个工作簿中最多可以建 255 个工作表， 每个工作表又可容纳 65 536 行和 256 列。 完全可以对任何一个大中型图书馆的所有期刊进行有效管理。

　　（4） 它的使用方便灵活性 ， 几乎能够达到 “随心所欲” 的管理效果。

　　（5） 电子表格有多种排序功能 ， 特别是当英文字母与阿拉伯数字相结合时， 电子表格能够自动按 “位”识别， 契合了期刊分类编目排序管理的需要。

　　（6） 电子表格的 “查找 ” （即搜索 ） 功能 ， 用于期刊 “登到” 环节也是再适合不过的。

　　（7） 电子表格同样可以类推于 “过刊” 的管理。

　　2.2 电子表格用于读者服务环节的可行性

　　图书馆专业应用软件在期刊管理中， 在读者查询方面存在一定的问题。 用户界面过于繁复、 操作不便，通过搜索查询只能显示搜索的内容， 读者很难全面了解馆藏期刊。 因此， 现实中使用率很低， 基本上成为摆设。 而电子表格 “平易近人”， 便于读者使用。

　　（1） 有条件的图书馆可以把制作好的期刊电子表格工作簿设定为 “只读” 状态供读者查询， 并可根据使用情况按日、 周、 月、 季更新内容。

　　（2） 制作成功的电子表格具有全面 、 高效 ， “立体表达” 馆藏期刊的效果， 读者只需滚动鼠标就能轻松地了解馆藏期刊的内容。

　　3 “流水号识别现刊管理法” 的流程要点

　　3.1 期刊的流水号管理 （如附表）【图略】

　　（1） 创建期刊管理 Excel “工作簿 ”。 工作簿下设“邮发非邮发”、 “人大复印资料”、 “外刊”、 “赠刊”等若干电子表格， 电子表格的数量可以根据所订期刊的多少来安排设计。 为了避免内容相近的期刊分散摆放， 可以将邮发、 非邮发期刊整合在一张电子表格之中统一编排； 如果所购期刊数量庞大， 为避免一张电子表格中行数过多的问题， 也可以在编排工作完成之后按一级目录将表格拆分成若干个不同标签的电子表格。

　　（2） 设计电子表格的 “列标题”。 “列标题” 是期刊各种信息的反映， 是期刊电子表格的 “纲”， 纲举才能目张， 因此一定要根据各馆的管理需要全盘考虑，不出现遗漏。 为便于期刊管理， 以下 “列标题” 一般是不可少的： 大类名称 （制作大类指示牌时需要用到）、 期刊征订渠道 （以标明邮发还是非邮发）、 期刊代码、 流水号、 类目、 期刊名称、 订数、 单价、 刊期、月份等。

　　（3） 分类编目。 “分类编目” 是期刊管理的基础，是最费时间和精力的工作， 编目精准度的高低直接影响到期刊上架展示的效果。 编目的目的是将相同学科的期刊资料组织在一起， 同时体现出各学科之间的关联和层次结构； 也可以将相关期刊资源有所偏重地加以组织， 以适应读者的需要， 为读者查阅提供最大的方便， 提高期刊资料的利用率。 “人大复印资料” 是已经编好类目的， 所以直接录入 “类目” 列中即可。在现阶段期刊没有统一编目的情况下， 邮发与非邮发期刊、 外文期刊、 赠阅期刊可以根据本馆管理需要，参照 《中国图书分类法·期刊分类表》、 《中国核心期刊目录》 等进行分类编目， 编好的 “类目” 填入相应列标题下的空格之中。

　　（4） 排序。 以 “类目 ” 列标题为主要关键字 ， 选择 “升序” 对电子表格进行排序。 这是流水号期刊管理的 “点睛之笔”， 是不可缺少的关键环节。 不以 “类目” 列标题为主要关键字进行排序， 前面的编目工作就会失去其意义。 之所以选择 “类目” 列标题而不选择其它列标题作为主要关键字进行排序， 是因为只有这样才能使期刊管理做到井然有序， 才能反映馆藏期刊的 “树形目录 （知识） 结构”。 需要特别指出的是，必须以 “类目” 列标题为 “主要关键字” 对 “现刊管理 Excel 工作簿” 中的所有电子表格都进行排序， 才能达到理想的效果。

　　（5） 添加 “流水号”。 这是 “流水号现刊管理法 ”在电子表格的制作过程中最后的关键环节。 流水号的作用从表面上看是固定某一期刊在期刊架上的位置，从本质上看是表明这一期刊在树形知识结构中所处的位置。 通过按照 “流水号” 上架期刊， 可以使之前的“编目 、 排序 ” 工作成果展现在期刊架上 。 以 “拖拉法” 或 “自动填充法” 在 “流水” 号列标题下为所有期刊添加流水序列编号即可完成。 需要注意的是， 所有展示期刊应该统一在一个大 “流水” 之中。

　　（6） 标注 “流水号”。 在期刊的左上角处标注流水号码， 这项工作在期刊 “签收登到” 时进行。 在电子表格中用 “查找” 法搜索期刊并 “登到”， 同时将期刊对应的流水号抄写到期刊封面的左上角处即可。

　　（7） 期刊上架 。 期刊的流水号与期刊展示架的流水号一一对应上架。

　　3.2 期刊展示位的流水号管理 （如附图）【图略】

　　期刊展示位流水号管理的目的是给每一个 “展示位” 或期刊盒取一个名字， 使其具有惟一性和有序性特征。 管理方法如下：

　　（1） 编、 贴 “流水号”。 将期刊展示架上的每一个展示位全部编上流水号并贴上标签。 注意标签不要贴在容易被期刊遮挡的地方。

　　（2） 制作期刊分类指示标牌 。 根据当年制作的期刊流水号管理表制作指示标牌， 并置于期刊展示架的醒目位置。 分类指示牌不仅是读者泛舟书海的灯塔、行走书山的路标， 同时也是揭示馆藏的重要手段。 分类指示牌由流水号和目录名组成， 如： “56-66 哲学”、“241-270 人大复印资料” 等等。 由于各馆所订期刊一般每年都有变化， 所以分类指示牌也要每年更换一次。

　　4 “流水号识别现刊管理法” 存在的问题和解决渠道

　　期刊编目工作专业性强、 工作量大， 是规范性管理不可缺少的环节。 目前绝大部分图书馆都在分类编目方面花费不少的人力物力， 多少年来大家都在为同一本刊物做着同样的分类编目工作， 这不仅是社会财富的浪费， 更是人力资源的浪费。 如果所有公开出版的期刊都能够效法 “中国人民大学复印资料” 的做法，按照国家统一标准从 “源头” 上做好分类编目， 并如期刊代码一样在期刊的征订和印刷信息上加以反映，那么上述问题便可以迎刃而解， 期刊管理工作也必将更加规范高效、 更上一层楼。

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