立足海事机关档案管理现状探寻资料管理信息化路径

　　作为一种新型的管理手段，档案管理的信息化为海事行政机关提供了便捷的网络查询和档案归置服务，实现了档案管理的现代化。在计算机的普及的发展下，海事行政机关的各项工作和事务中也形成了大量的电子档案，档案的信息化管理在海事行政机关档案管理中的重要性也日臻突出。但实践中，观念、制度以及操作规程方面的不尽完善之处限制了海事行政机关档案管理信息化的发展，必须予以破解。

　　一、档案管理信息化概述

　　所谓档案管理的信息化，是指打破原本以档案实体保管为重点的档案管理模式，转向以信息化形式向社会提供服务，并以此作为重点。在档案管理的信息化之下，能够对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，最大化地提高档案管理的效率。较之于传统的档案管理模式，信息化管理更便于保存、修改和查询，且能够利用网络快速传递，提升档案管理的效果。

　　对于海事行政机关而言，在迈向档案管理信息化建设的过程中，首先要制定科学合理的总体规划。而这就需要建立在海事行政机关发展的总体战略上，立足于海事行政机关本身的特征和发展目标，通过深入的调查和科学的论证，制定行之有效的档案管理信息化规划，为有条不紊地推进奠定坚实的基础。要在更大范围内更好地实现地网络管理，有效提升各部门之间的工作衔接，推动档案信息化的协调发展步伐。与此同时，在档案管理信息化建设进程中，海事行政机关还需注重系统的实际应用效果，高度关注和重视系统对海事行政机关信息服务的目标支持，给未来的长远发展留足充分的空间。

　　二、海事行政机关档案管信息化建设中存在的问题

　　随着电子档案在海事行政机关管理工作中应用的日臻广泛，档案管理工作也逐步走向现代化和科技化。但纵观海事行政机关档案的管理和利用现状，一系列问题的暴露也说明了研究和探讨档案管理信息化建设的必要性。

　　（一）管理意识淡薄

　　目前，海事行政机关的档案管理因受技术、设备等条件制约，档案管理工作尚未完全实现信息化，在较长的一段时间内，档案工作将处于电子文件与纸质文件并存的阶段，档案管理工作也大多延续传统的人工管理模式，耗费了大量的人力、物力。但在传统思想观念中，工作人员往往认为各类红头文件以及具有实体载体的文件资料值得保存，将电子档案管理置于无关紧要的地位，从而忽视了对电子档案的收集管理，致使大量重要的海事档案、工作经验以及财务数据等流失。在淡薄的意识之下，海事行政机关档案管理的信息化建设工作仍任重而道远。

　　（二）档案信息化管理的制度不健全

　　档案信息化管理作为一种新兴的管理手段兴起时间较短，在海事行政机关中的普及还不能十分详尽，许多技术性的问题亟待破解。这就使得海事行政机关很难做到对其特性的完全了解和精准把握，对于管理和利用中的一系列问题不能及时解决或无法解决，从而直接影响了档案管理信息化的制度体系建设，造成了档案信息化管理和利用制度的不健全，缺乏专门的信息收集、整理、归档、保管等制度，电子档案的管理、利用难以与职各部门有效衔接和协调，制约了海事行政机关档案管理工作的信息化水平。

　　（三）归档程序不规范

　　在实际操作中，海事行政机关中的一些单位对于电子文件的归档程序不尽规范，通常做法就是对其进行简单分类处理，或是存储到光盘上了事。专门化的电子档案管理系统在海事行政机关尚未完全引入，正规化的电子文件规范程序极其缺乏。与此同时，电子文件鉴定环节的缺失也使得大量具有保存价值的档案散落在各部门，一旦需要则很难再次寻找和收集，从而贻误了正常的使用，给海事行政机关档案管理的长远工作带来不利。

　　（四）人员素质不高

　　由于对档案管理信息化建设工作的缺乏足够的重视，海事行政机关内的电子档案管理人员并非全部都是专职。为了完成档案管理工作，一些单位从其他部门抽调人员，这就使得档案管理人员无法将所有精力置于档案管理的信息化建设之上，对待档案管理工作的专业性不足。与此同时，对电子档案的规范管理和具体利用缺乏系统化的培训。面对日益发展的档案信息化趋势，非专职的档案管理人员在计算机水平和专业技能方面都有所欠缺，影响了电子档案管理和利用工作的正常开展，滞缓了档案管理信息化建设的发展进程。

　　三、海事行政机关档案管理信息化建设的路径

　　电子档案是未来档案管理工作的必然态势，对于提高档案管理效率、优化档案管理环节等方面有着重要作用。上述问题的存在极大限制了海事行政机关电子档案管理的信息化建设进程，必须通过针对性的解决措施逐一破解，从而为其他海事行政机关提供借鉴，推动我国海事行政机关档案管理的信息化建设。

　　（一）提高对档案管理信息化建设的重视程度

　　随着互联网的发展和计算机的普及，各行业的信息化程度都与日俱增。与传统的档案管理工作相比，电子档案不仅极大地减轻了工作人员的劳动强度，还有效地提升了工作效率。同时，电子文件可以实现快速复制和广泛传阅，其便捷性是纸质档案所难以企及的。

　　因而，海事行政机关要高度重视这一新兴的管理模式，制定科学的管理和利用制度，通过强化工作人员责任意识、提升其业务水平等途径实现对档案管理信息化建设的重视。与此同时，要在经费方面予以保障，通过适当的财政倾斜留足档案管理信息化建设资金，完善硬件设施，加大对人员培训的投入，并以此推动海事行政机关档案管理信息化建设的科学化和有序化。

　　（二）建立健全电子档案管理和利用制度

　　健全的制度是规范管理和科学利用的前提，针对海事行政机关档案管理信息化建设制度不完善的种种弊端，各单位要结合实际，制定详尽的电子档案收集、整理和归档制度，对电子档案管理和利用的各环节实行严格的约束和监督，确保有价值的电子档案能得到及时的收集和有效的保存，避免重要文件的散落而给正常工作开展带来的一系列消极影响。

　　与此同时，为保证电子档案信息的原始记录性，还必须注重对各部门档案的收集、管理。海事行政机关要将有关电子档案管理和利用的制度下发至各部门，将规范化管理和科学化使用的触角延伸到文件的形成、收集等环节，保证电子档案的真实性和完整性，实现对电子文件的全过程管理。

　　（三）实行文档一体化管理

　　对现代档案管理而言，文档一体化是大势所趋，它对于便捷文件传输、快速实现资源共享有着深刻的意义。在海事行政机关的电子档案管理中，为了最大化发挥档案的资源优势，可以在档案系统与海事行政机关的局域网系统之间搭建共享平台，借助信息化网络结构构筑完备的信息网络体系，在不同的软件环境下进行数据转换，从而达到共享资源、共享便利的目的。

　　但需注意的是，在实施一体化管理过程中，要强化对电子档案的安全防护，注重对原始信息的收集、保护，及时对支持档案的软硬件环境进行保管备份，将重要和有价值的电子档案拷贝存档。同时，要根据档案信息种类的不同设置不同的归档级别，采取不同的技术手段，使档案的信息化管理工作更具针对性，保证文件一体化管理的效果。

　　（四）提升档案工作人员的整体素质

　　在海事行政机关档案管理的信息化建设工作中，档案工作人员是具体的实施和操作者，是真正实现档案管理信息化的重要支持和保障。因而，档案管理工作人员业务水平的强弱和综合素质的高低直接关乎海事行政机关档案管理的现代化程度，影响着电子档案管理模式优越性的发挥。对此，就需强化档案管理工作人员的整体素质，在加深其专业知识的同时注重对其计算机理论和操作能力的提升，使得其能够灵活适应这一新兴的管理形式。

　　一方面，各海事行政机关要保证档案管理人员队伍建设的稳定性，采取适宜的人员选拔措施，将能胜任此项工作的人员揽入其中，促使海事行政机关档案管理的规范稳定，也避免人员流动造成的电子档案信息中断和缺失；另一方面，各海事行政机关还需加强对档案工作人员的业务培养和能力拓展，通过聘请教师授课、开展讲座以及组织进修学习等形式及时更新工作人员的知识结构，定期安排考核，使其能够快速掌握管理和使用技巧，大力推动海事行政机关电子档案管理工作的发展向前。

　　四、结语

　　随着信息化社会进程的不断加快，加大对档案信息资源的开发、提高档案利用的信息化水平已迫在眉睫。电子档案的应运而生对于解决海事行政机关信息资源繁杂、数量庞大、整理困难等问题作用巨大。但不可否认的是，在当前海事行政机关档案信息化建设中，管理意识淡薄、档案信息化管理制度不健全、归档程序不规范以及人员素质不高等问题的存在极大限制了海事行政机关管理的信息化建设步伐，成为了海事行政机关管理管理的信息化建设进程中的桎梏与阻碍。

　　因而，要充分发挥电子档案的优势，海事行政机关就必须认识到当前在档案信息化管理中的一系列误区，强化领导的现代化意识，建立健全管理和使用制度，不断提升档案工作者的整体素质，以此实现海事行政机关电子档案管理和利用的科学化、规范化、纵深化。