甘肃重大活动声像档案收集的情况及工作建议

　　本文所指重大活动是某一地域、某一系统或部门发生的具有重大影响和重要意义的活动或事件。在这些活动和事件中所形成的录音带、录像带、照片及光盘、磁盘、磁带等历史记录，是宝贵的历史财富，对今后编史修志、资政育人、科学研究、社会政治经济建设具有重要的利用价值。

　　重大活动包括：（一）党和国家领导人及全国着名人士在本省的活动；（二）外国政府首脑、政党领导和国际组织负责人、着名人士在本省的活动；（三）以党中央、国务院名义在本省召开的各种会议；（四）本级党委、人大、政府、政协主要领导的重要公务活动；（五）本级党委、人大、政府、政协、纪委召开的重要会议；（六）本地区、本系统的重大政治、经济、科技、文化、外事及宗教活动；（七）本地区、本系统的重要庆典、纪念活动；（八）本地区、本系统重点建设项目及城市重大改造工程的开工、竣工典礼等重大活动及主要建筑物的外貌；（九）严重自然灾害、重大突发事件与党和政府处置的情况；（十）其他具有重要意义、重大影响的活动或事件。

　　重大活动中形成的声像档案特别是照片档案，由于其直观形象立体的特点，是社会各界及档案部门进行传统教育、编史修志、历史研究的一个重要具点，但档案部门这方面的馆藏往往很少，主要原因是受以往各种条件的限制和人们重视程度不够，认识不到位，照片往往流落到个人手中致使单位没有存档，即使有些单位有少量照片档案也没有形成向档案馆移交的习惯，因此，省档案馆一直将接收、征集、采集各种声像档案作为一个重点工作来进行。

　　重大活动中形成的声像档案应由有关单位或所在地档案部门统一收集、整理、保管并按规定向社会各界提供利用。依法归档并向档案馆移交重大活动声像档案是机关档案部门义不容辞的历史责任，接收各单位重大活动中形成的声像档案，保存历史，丰富馆藏，是法律赋予档案馆的一项重要工作，这一工作越来越得到党和政府的高度重视。

　　一、声像档案收集现状
　　
　　档案材料收集对于加强国家档案资源建设至关重要，是维护机关、企事业单位历史面貌的重要手段，是档案馆和档案室接收和积累档案的主要方法，也是做好档案工作的重要基础。档案材料收集齐全与否直接影响到本单位及社会各方面对档案的有效利用。甘肃省档案馆历来重视对全省重大活动声像档案的采集、接收、整理和保管利用，特别是近10多年来配备了专业的录音、照相、摄影等声像器材，派出专人收集了党和国家领导人在甘肃、定西抗击非典、民乐2003.10地震、陇南5.12大地震、陇南群体性上访事件、舟曲泥石流、兰州国际民间艺术节、中山铁桥百年庆典、奥运火矩传递、兰州国际马拉松赛、学习实践科学发展观活动、保持共产党员先进性教育活动、兰州投资贸易洽谈会、甘肃省科技奖励委员会办公室等许多系列重大活动声像档案，保存了历史，丰富了馆藏。但从多年来的实践看，由于各种因素的影响，重大活动声像档案收集也是省档案馆一个薄弱的环节，还存在以下各种问题。

　　1.馆藏重大活动声像档案不丰富。多年来虽然收集了不少重大活动声像档案，但与兄弟省市档案部门的做法和效果比，与围绕党和政府中心工作服务的要求看，与全社会和各级领导的期望值看，与全省发生的重大活动的比例看，许多重大活动的声像档案没有收集进馆，馆藏还是不够丰富，工作只满足于被动等待“送货上门”,主动出击采集不够，重大活动声像档案没有形成系统和规模，人才缺少也是一个方面。

　　2.对重大活动声像档案认识不足、重视不够。省直各单位档案部门一直存在着重文书档案、轻声像档案的现象，主要原因是没有重视此项工作，认识不够，对重大活动中形成的声像档案没有及时立卷归档，有些没有配备拍摄设备，致使很多重大活动不能及时采集；有些是有拍摄设备，但工作结束后声像档案保存在个人手中，使重大活动中形成的声像档案流落在个人手中成普遍现象。

　　3.重大活动声像档案归档移交不及时。省委、省人大、省政府、省政协这四大机构组织、参与的重大活动比较多，列入重大活动收集范围的档案大多都掌握在这四大机构，但多年以来省上四大机构也存在着省直档案部门普遍存在的问题，对重大活动中形成的声像档案没有及时立卷归档，或保存在个人手中，极少向省档案馆移交，致使省档案馆查阅利用时往往无档可用，不能很好地为党和政府的中心工作服务。

　　4.新闻媒体的档案意识不强。甘肃广电总台、甘肃日报社参与拍摄的重大活动的录音、录像、照片等是非常多的，但因管理不善、意识不强，有些档案保存在记者个人手中，有些保存在各业务处室，很少向本单位档案室或省档案馆移交声像档案。因此，省档案馆在接收时往往无档可接，社会各界及省直单位要利用时往往无档可用。

　　我省对重大活动声像档案的工作历来比较重视，为了加强此项工作，中共甘肃省委办公厅、甘肃省人民政府办公厅曾于2002年10月8日印发了《甘肃省重大活动（事件）声像档案管理办法》（以下简称《办法》），《办法》对重大活动的范围、内容、拍摄录制、收集、整理归档、寄存或收购、接收移交等环节都做了明确的规定，是一份针对性、操作性、实用性很强的规范，但各有关单位及档案部门贯彻落实不够。依法按期移交档案，是各级党政机关、社会团体和企事业单位的法定职责，是各单位应履行的法定义务。各单位要充分认识到按期移交档案是确保本单位重要档案安全保管、合法利用、减轻档案库房压力的有效途经。国家档案局第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的发布和《国家基本专业档案目录》的出台，为建设覆盖广大人民群众的、内容丰富的、结构合理的档案资源体系，依法开展档案收集工作提供了法规依据。新修订的《甘肃省档案馆收集档案范围细则》已于2013年9月23日经国档案档案局审核通过，第一次将本行政区内发生的重大活动声像档案列入了接收范围，以确保对党和国家及人民群众有保存利用价值的各种门类、各种载体的档案应归尽归、应收尽收、应存尽存、齐全完整。

　　二、做好声像档案的几点建议
　　
　　为了更好地做好省档案馆重大活动声像档案的收集，根据多年来的工作实践，参考兄弟省市档案部门的做法，笔者认为应当从以下几个方面入手做好重大活动声像档案的工作：

　　1.成立甘肃省重大活动档案征集工作机构或领导小组办公室。明确4-5名工作人员，配备摄像和摄影设备，加强与重大活动主办单位、承办单位的联络，及时掌握重大活动的线索和信息，参与和指导重大活动的档案收集、整理、接收工作；重大活动专项经费列入了年度财政预算，保证重大活动档案管理工作的正常开展。报请省委办公厅、省政府办公厅同意，全省重大活动声像档案采集工作让省档案馆参与拍摄，凡全省所有重大活动省档案馆都要派专人参与拍照、录像，确保重大活动声像档案收集工作的顺利开展，这也是兄弟省市经过多年实践普遍采用的最有效最直接的办法。

　　2.建立重大活动档案管理协调机制。为保证重大活动档案管理工作的健康开展，逐步建立和完善一系列的协调机制。一是建立起省委常委重要活动信息通报制度和参与机制。积极主动与省委常委办联系，争取常委办对重大活动的帮助和支持。常委办每周一将省委常委活动安排书面通知省档案局，省档案局根据重大活动范围，把重大活动和常委的日常工作活动区分开来，选择参加一些省委常委的重要活动。二是建立跨区域重大活动档案收集协作制度，有一些跨市的重大活动，比如党和国家领导人视察甘肃活动，由省委、省政府及省级主管部门主办，省辖市协办的活动，省档案局与相关市档案局相互协调、合理分工，共同做好跨市重大活动档案收集工作。

　　3.认真贯彻落实《甘肃省重大活动（事件）声像档案管理办法》。加强领导，明确职责，对省直机关单位建立重大活动联系人制度、重大活动信息通报制度、重大活动档案备案制度和收集移交机制，将声像档案收集、归档、移交的工作落实到单位和人员。特别是省委、省政府、省政协、省人大，凡有重大活动时，本单位档案部门应对声像档案积极采集、收集、整理、立卷归档，在每次重大活动结束后按规定向省档案馆进行移交；甘肃广电总台、甘肃日报社参与拍摄的重大活动的录音、录像、照片等，不管是否经过新闻媒体采用，均应在每次活动结束后即向本单位档案部门移交存档。本单位档案部门应在每次重大活动结束后按规定向省档案馆进行移交（原件、复制件或数码照片均可）。

　　4.严格执行《甘肃省档案馆收集档案范围细则》（以下简称《细则》）。《细则》对全省重大活动声像档案的收集、归档、整理、移交都做了明确的规定，各级档案部门要大力宣传学习《细则》，将其贯穿业务指导过程，加强对重大活动声像档案的收集、归档、整理、移交。

　　5.建立重大活动档案管理奖惩制度。省直机关档案部门要切实加强对重大活动声像档案的重视，改变独家享有的观念，依法依规收集归档并向省档案馆移交，对在收集、整理、保管、利用重大活动档案工作中做出突出贡献的单位和个人，纳入省直机关档案工作先进单位和先进个人的表彰范围。各级档案行政管理部门要把重大活动档案管理纳入档案执法检查的范围，对未按规定收集、整理、移交重大活动档案的承办单位，责令限期整改；对不按规定收集、整理、移交应归档的声像档案或将声像档案据为已有的，以及损毁、丢失或擅自销毁、非法买卖声像档案的，省档案行政管理部门应依法进行督促整改或追究法律责任。

　　重大活动声像档案工作的收集重在付诸行动，只要档案人员都积极行动起来，认真贯彻执行《甘肃省重大活动（事件）声像档案管理办法》，就一定能推动重大活动声像档案工作迈上一个新台阶。

　　参考文献：
　　[1]甘肃省委办公厅。甘肃省重大活动（事件）声像档案管理办法（省委办发〔2002〕84号）[S].[2002-10-08].
　　[2]李宝玲，陈华，魏红。河南省重大活动档案管理的实践与思考[J].中国档案，2013:（12）：34.