汽车企业声像档案管理存在的问题及应对策略

　　汽车企业的声像档案是指企业在汽车产品研发、试制试验检测等各种相关科技活动中形成，对国家、企业发展具有重要保存价值的照片、影片、录音、录像带等以声音影像为主，文字为辅，以磁性材料、感光材料等为载体，并能再度翻阅的图像及影像。

　　它生动形象地记录着企业的各种生产管理科研活动，具有移动性强、即拍即得、拍摄传输存储都方便快捷的特点，可以更好地辅助于科研设计，因此近年来越来越多地应用于生产研发等活动中。声像资料是不可替代的第一手档案资源，具有重要的留存查阅再利用价值。尽管数字化技术发展很快，人们工作的重心却集中在只关注成果和产品上，对于活动中产生的声像资料意识不到其重要性，所以目前声像档案管理工作依然存在较多问题。

　　一、汽车企业声像档案管理存在的问题

　　1.数字化程度不高

　　数字化作为现代企业的标志，提升着企业的管理和工作效率。但汽车企业声像档案数字化程度不高，没有一个完备的数字化管理体系，数字化转换进程缓慢，严重制约着汽车企业的发展。汽车声像档案中包含着大量的产品研发设计、产品检验、动力碰撞试验参数等，为汽车生产和销售提供大量的基础性数据和资料，具有极强的科研价值和学术价值。

　　缺乏数字化的统一管理，会导致很多的科研材料散落在各个部门和科研人员手中，得不到有效的利用，更不可能将这些声像档案都融入到企业的生产、设计、研发管理系统中，导致其处于非常被动的局面。因此，提升汽车企业声像档案数字化管理工作迫在眉睫。

　　2.档案管理体系不完善

　　从档案管理角度可以将声像档案的管理分为收集、整理、归档、汇编和保存几部分。由于一些人员缺乏对声像档案管理的重视，导致设计部门、计划管理部门和档案管理部门沟通不畅，各行其事，认识不统一，工作中无章可循，缺乏系统性的档案管理指导和分类，再加上设备配备落伍，保存环境欠佳等因素，很难对声像档案进行系统的规划及统一管理。

　　企业对档案工作重视不够，档案管理人员专业性不强，导致企业档案工作的数字化进程断断续续。如某设计部门要查看汽车碰撞测试数据，却要到办公地点很远的管理部门的数据库查询，如此没有很好地将声像档案转化为汽车发展的内驱力，造成研发、生产效率低下。

　　3.收集渠道不畅

　　收集工作作为声像档案管理的第一步，收集多少与质量好坏直接关系到整个声像档案的质量和利用价值。而伴随着数字化时代的来临，各种便携式数码相机、摄像机等存储设备开始普及，手机的像素也节节攀升，汽车研发部门借助这些数字化设备对科研资料进行随拍随录，随之产生了大量的声像文件，很多都是珍贵的影像资料，但是大多散落在科研人员手中，很多人根本不知道他们在公务活动中形成的照片、录音录像等材料都是属于声像档案的范畴，误以为这些是属于他们个人所有的，谁拍的就是谁的，没有归档意识，也不移交给档案管理部门，造成声像档案大量流失，给声像档案管理造成极大的损失。因此，如何借助数字化手段改变当前声像档案收集不顺畅的现状，依然是需要大家思考的问题。

　　4.声像档案的质量不高

　　很多声像资料产生时没有专业的摄录人员到场，科研人员没有经过培训，不会考虑图像像素的大小、存储的格式、正光侧光逆光等问题，拍摄出的影像成像质量不高，没有形成统一的格式，直接影响了声像档案的质量，降低了声像档案的数字化工作效率。比如在拍摄汽车产品上公告照片时要求使用的镜头不能使用广角镜头，对汽车车身有无变形、车窗上是否有反光、拍摄的角度等都有很高的要求，拍摄空气阻力试验需要使用焦段400以上的长焦镜头，精确的计算需要专业的拍摄设备。只有经过专业培训的工作人员使用专业的设备，才能保证拍摄质量和工作效率，才能合理有效地推进声像档案数字化进程。

　　二、数字技术给汽车企业声像档案管理带来的新契机

　　以计算机技术、网络技术为代表的数字技术始于上世纪中叶，并逐步扩展到各个领域，档案管理也受到影响。对于声像档案管理而言，产生了两方面的影响：其一，大量的数字化载体的问世，以胶卷、缩微胶片为主的传统声像档案介质成为信息保存的新载体。其二，面对数字技术的冲击，汽车企业声像档案管理人员也积极通过各种途径，如扫描照片、胶卷，转录、转刻录像等方式对传统材质的汽车声像档案进行转化，使得数字化融入到声像档案管理中，统一由计算机进行程序管理。这两点影响从不同的起点诠释着相同的道理。因此，针对汽车企业档案管理部门而言，这种契机就是借助数字化技术，使得原本分散的声像档案集中起来，加强对这些信息的共享，提高汽车企业科研水平，并促使企业不断创新；另外通过数字化技术，为档案部门管理声像档案提供了一种更为方便和快捷的方式，改变了以纸质、录像录音带等实物保存为主的传统方式。

　　三、加速数字技术下的汽车企业声像档案数字化建设

　　1.加强数字技术下档案管理体系建设

　　汽车企业声像档案的数字化管理体系建设是声像档案管理工作的核心，收集、传输、管理、保存数字一体化，可以从根本上提升声像档案的实用价值，保障各项工作有序进行。因此处于数字化时代，首先要从根本上认识声像档案管理的重要性，变被动为主动，打开工作局面，将声像档案变为企业发展的内驱力，促进汽车企业创新。具体需从以下几个方面入手：

　　第一，加强对汽车企业声像档案的数字化收集与归档。数字技术条件下，声像档案的数字化处理第一步就是要进行数字化收集。针对当前散落在科研人员手中的声像材料，必须组建专门的声像档案管理委员会，从上至下，从部门、科室到个人建立层层负责制，由专人对口档案室的工作人员，及时对科研、研发、测试等活动中产生的声像材料进行在线收集，及时向数字化管理系统归档。档案管理人员也要定期深入到汽车企业各个设计部门、管理部门，对设计部门工作人员进行对口培训指导，并进行声像档案安全及重要性教育。其次，不断拓宽声像档案收集渠道，如通过企业内网、工作群等渠道实现对声像科研材料的全覆盖收集。这样才能保证声像档案不再失控和流失。数字化收集还需要多个设备同时工作，面对多个客户可以同时在线收集声像档案。

　　数字化收集能使我们在短时间内完成高质量、大容量的声像材料收集工作，为信息共享提供一个巨大的平台，从而方便后期档案部门声像管理人员对材料的斟酌和更为细致的处理。

　　第二，加强对声像档案的数据库编目。对于汽车企业的声像档案而言，数据库很庞大且种类繁多，为了更好地进行档案查询，应该进行相应的数据编目工作，如数字声像档案归档文件目录划分大类（如科研、产品、文书、荣誉）后，产品声像档案要以车型号为文件单位进行着录，再按年度期限分别编制件号。声像档案归档文件目录项目包括全宗号、类别代码、年份、保管期限、件号、题名、责任者、来源、形成时间等进行相应的目录设置。在进行编目时可根据人们的搜索习惯、常用的档案类型等建立常用材料推荐目录，从而让不同的人员对所需要的材料一目了然。另外加强数据库编目目录的明细编制，从而让用户在登录数据库后，通过明细目录即可直接找到所需的材料；同时加强互联网关键词搜索，提高数字化声像档案检索的精度，方便利用人员更快、更准确地搜索到需要的声像档案。

　　第三，加强对声像档案的数字化保管。为了统筹解决声像档案数字化工作中遇到的各种问题，应成立声像档案数字化领导小组，执行声像档案的界定、数字化转换标准及进行数字化工作应该配备的相关设备的确定，明确人员分工与数字化基本原则与标准，确定声像档案数字化工作时间表。开发与实际工作紧密相连便于维护升级的声像档案管理系统，确保声像档案数据存储的安全性，同时针对那些有永久保存需求的声像档案，进行多重备份和异地保存。另外，对具有较高价值的照片，要定期查询是否完整，禁止使用软盘 CF卡作为声像档案长期保存的载体，所存录像每十年复制一次，光盘每4年转存一个，原版同时保留时间不少于4年。
　　
　　2.加强汽车企业声像档案管理创新--专题汇编方式创新

　　加强对声像档案管理的创新，就是要不断满足汽车企业不同人群的需求。对此本文提出专题汇编的创新方式。声像档案专题汇编，是按照一定的题目，选定有关的声像档案材料，经过选择予以汇集和编辑形成的一种参考资料。声像档案专题汇编按某一专题汇编成若干份声像档案，突出专题性特点，使其产生系统效应，反映出该专题系统的声像信息，便于汽车企业相关人员对某专题的声像档案进行集中阅读、分析、对比和选用，便于总结经验、揭示规律和把握趋势。通过汇编不仅可供本单位利用，同时可在内部广泛交流，更有效地发挥声像档案在经济建设中的作用。例如：在进行J6解放卡车的研制工作中，由于这个项目研制的批次比较多，从最早的老车型，到现在的新车型，在各个时期的研制过程中都产生一些图纸和技术资料，有些技术资料是借用其他车型的，因此当技术人员进行查阅时既要查阅该车型的资料，又要查阅其他车型的技术资料，程序相当繁琐。对此将研制某一项目的资料进行专题编研，能方便科技人员查阅。又如针对家庭实用车型，则可以专门对当前主流的设计车型进行分类和汇编，当技术人员在查找用户喜爱的车辆样式的时候，可直观地查到最近几年市场比较流行的车型类型、设计参数等。

　　3.加强数字化背景下云计算平台的应用

　　在完成上述对声像档案的收集、存储、编目、管理等工作以外，还必须通过外包等形式开发更专业更符合汽车企业行业特点的声像档案管理信息系统，遵循先进性、可靠性、安全性、灵活性和经济性的原则，将各个分厂处室、各个部门分散的管理系统整齐划一，将全部的声像档案放置到网络中，从而通过无纸化、信息化的方式，实现对现代汽车企业数字化声像档案资源更好的共享和有效利用，解决声像档案收集不畅、数字化程度不高的问题，提高整体工作效率。

　　汽车研发无时无刻不在进行，其声像资料的更新速度也变得越来越快，数量越来越庞大。如何对大量的声像资料进行适时的整理和共享，是创新当前声像档案管理的重要途径。对此笔者提出通过构建汽车企业声像档案部门专用的云计算平台（如百度云、腾讯云等），实现对大量数据的存储。

　　综上所述，汽车企业声像档案数字化管理工作迫在眉睫，必须高度认识到对其管理的创新意义和实际效应，全面推行数字化处理技术和管理模式，为声像档案管理工作提供更方便、快捷的应用管理模式，以适应数字时代迅猛发展的需要。