搞好办公室文书工作的具体方式

　　一、用心做事，努力提高办文质量

　　做好公文收发工作，对机关工作能正常高效运转起着至关重要的作用。所以，每收到一份公文都要严格按照《国家行政机关公文处理办法》要求办理，做到急件随到随办，一般性文件一周内办结归档的原则，及时准确的将上级单位及相关单位来文登记送于部门主任分办，并按照部门主任分办意见送公司主管经理批示及相关部门阅办。有阅办要求和时限要求的公文，要紧密跟踪文件流程情况，真正做到紧急公文跟踪催办，一般公文定期催办。在催办、查办、督办中有效避免文件迟办、漏办现象的发生。对于公司领导明确批示有办理要求的公文，承办部门负责人在文件办理完毕后，要在公文处理单中，明确签署办理落实情况、办理人姓名和办理日期。

　　随着办公系统化不断完善与升级，各企业都相应开发了适合本企业发展的办公系统，这就要求文书要与时俱进，不断学习新知识，学习新技术，转变思想，快速领会新系统的先进性，全面提高自己的业务水平，更好的服务于企业。但有的企业考虑到资金投入较大，简化了办公系统设置，使整个办公系统没有电子邮箱功能。这就使企业之间、部门人员之间在传递信息时没有统一的渠道与路径，有的用126邮箱，有的用163邮箱，有的用QQ邮箱等等，这就增加了文书的工作难度，甚至容易出现漏办、迟办的现象。这就要求文书人员在处理好办公系统正常来文的同时，还要时刻保持清醒与耐心，随时关注各类通信渠道的临时性文件。一些紧急程度较高且通常是今天收到明天就要求上报材料的文件往往会从这里发送，为了给承办部门腾出更充分的时间准备材料，要求时刻关注，随时接收，随到随办，在备注清楚来文要点后，第一时间发送到承办部门负责人，如遇紧急文件一定要做到电话提醒。公文处理上容不得一点马虎与拖延怠慢，准确性与时效性是处理公文的要点，迟办、漏办任何一件公文都可能影响公司全局工作。所以每天下班前文书必须做到对当天办理的文件梳理一遍，做到当日文件当日清。

　　为了督促、提醒各承办部门不延误上报时间，文书人员可以制作出文件催办、督办汇总表，简要记录文件的名称、来文时间、需要上报材料的时限，主承办部门、承办负责人及上报时间、是否按要求上报等等，实时追踪文件办理情况。并将承办情况以报表的形式发给公司领导和相关部门，把每个月的承办情况列入机关部室绩效考核内容，超时扣罚，高效奖励。

　　文件管理归口要统一。《国家行政机关公文处理办法》和《集团公司公文管理办法》等有关细则、标准对公文处理的程序做出明确规定：办公室是所有文件的归口部门。办公室负责上级及相关单位文件、会议材料的接收、登记、分办、送签发、承办、督办催办、归档工作。实际工作中，还会有一些单位或部门的人员，在收到外单位纸质来文不能够及时交予办公室办理，而是自行直接找主管领导批示，这就使办公室不能够及时掌握、跟踪文件办理情况，容易发生一件工作多人重复在做，也容易造成一件工作多个领导批示且批示意见不统一，使办公室失去协调工作的良好时机，陷与被动，导致后期工作无法顺利开展，影响公司整体形象。

　　二、用心工作，发文突出精

　　发文质量直接影响企业的形象和各项工作的有效落实。工作中，要紧密围绕发文流程，严格按照发文规定，从每一个细节入手，严格规范，精心思考，创新完善，不断提升发文管理水平与发文效果。在办理公司发文时，从文件的起草、审核、签发、编号、排版、用印、封发传阅范围都有严格的规程，不充许随意越级拟办或批办。在查看公司领导对发文签发情况的同时，要仔细检查行文格式是否规范正确，文件的内容是否符合公司实际工作情况，措辞的使用、表述是否准确，条理是否清晰。对不符合要求的文件要及时退起草人修改或重办。修改无误后对发文进行编号、排版、加盖公章，并按照封发要求对文件进行封发。

　　需要做好保密工作的，一定要特别注意，不得随意泄露文件内容。要按文件规定进行传阅，不得随意传阅、摆放，要及时做好档案归档、管理、保存工作等。

　　遵守发文、收文、归档等办文程序，是提高办文质量、提高工作效率的有效途径，任何一道程序的敷衍塞责，甚至忽略，都会彼此脱节，留下一些矛盾和问题，给公文质量和后续工作的开展带来一定的影响，我们一定要严格按照执行《国家行政机关公文处理办法》和《集团公司公文管理办法》、《保密法》等相关法律法规、标准、规定的要求来认真处理每一份文件。

　　三、发文拟稿中容易出现的常识性错误，常见的有：

　　1.公文文种使用错误，行文不符合规则。下级单位向上级单位行文，文种一般用“请示”、“报告”、“意见”等。报告中不能夹带请示事项。有的单位在呈送上级单位的“报告”中提出一些请求帮助解决的困难和问题，违反了“报告”中不得夹带请示事项的规定。请示要一文一事，不能一文多事。有的单位报送的“请示”一文多事，涉及多个部门的职能，在公文办理时无法确定主办部门，影响了公文的正常运转。

　　2.标点符号使用不规范。有的单位公文审核不严，在文件标题中就出现错误，标点符号使用不规范。公文标题一般由发文机关、事由及文种三部分组成，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但有的公文标题文字冗长，随意使用标点符号，且词不达意，影响了公文的严谨性。

　　3.本应联合行文的各自行文。有的文件涉及内容广泛且专业型强，需要两个部门共同起草发文，但有的部门却自行行文，这就违反了行文规则。

　　4 . 公文固定语序、短语语序不能随意变动。如：邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观是一脉相承的马克思主义理论，是我们工作的指南，其排列顺序是固定的；也可以写成以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，进一步解放思想，深化改革开放。。。公文短语语序不能变，短句在公文结尾段中经常出现，如“认清形式”、“解放思想”、“勇于创新”、“扎实工作”为顺承关系，不能随意颠倒。

　　四、印章突出严

　　在做好文件收发的同时，文书一般还肩负着公司内部所有印章的保管与使用。工作中要严格把关，按规定使用。每一项用印办理前，都会要仔细查看“印章利用审批单”领导批准情况，对重要文件及公司合同用印时，要仔细核对合同评审记录与实际合同中的合同金额、合同签订单位等是否一致。还要坚决做到空白表格、空白纸张不得用印。

　　办公室是公司对外的窗口，所以在工作中无论处理业务往来、接打电话还是接人待事都要时刻注意自己的言行举止，做到常请示、勤汇报，对自己高标准严要求，做到不因个人原因而影响到企业形象。每次接待来机关办理用印、查阅文件或办理事宜的，不论认识的还是陌生的，都要像对待朋友一样热情友善。特别是遇到来自施工一线的职工群众，要设身处地为他人着想，要理解办事人员长途跋涉的艰辛与不易。遇到办理用印手续不齐全又特别着急的，在不违反公司用章管理规定的情况下，尽量特事特办，尽量想办法，沟通协调，让每一个来办事的职工群众都争取能办成事，办好事。部门之间遇到其他同事来查阅文件或是调阅电子文档，都要及时登记办理；遇到下属机构前来咨询或者要求帮助的，都要第一时间给予解答。力争做到不让应该抓紧办理的事情在我这里延误，不让该传递的文件在我这里积压，不让各种差错在我身上发生，不让来机关办事的同志在我这里受到冷落，不让机关的形象在我这里受到影响。要实实在在地为前来办事人服务，给来访者、来办事的人员一个满意的答复，做到“来有迎声，问有答声，走有送声”，咨询办事一样热情，生人熟人一样和气，干部、群众一样尊重，忙时闲时一样耐心。

　　五、结语

　　面对新的形势与任务，办公室办文、办事的工作任务将更加繁重，各种各样的矛盾、风险、考验和挑战，都对办公室所有人员的思想观念、思维方式和工作方法提出了新的要求。今后的工作中，办公室文书更要勇于承担并肩负起责任，在职责和角色需要的时候，毫不犹豫，敢于担当、甘于担当，全力履行自己的义务，与办公室全体人员携手为做好办公室工作努力奋斗。

　　参考文献：
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