浅谈办公室档案数字化的重要性

　　摘要：随着信息技术的迅猛发展, 人们已经彻底进入了信息时代, 网络已经成为人们在工作和生活中必不可少的工具, 为我国各行各业都提供了有力的支持, 大幅提升了工作效率、工作质量以及经济效益。而在办公室档案管理工作中应用网络技术也有着十分显着的优势, 在办公室档案管理工作中应用数字化是现代社会的需求。本文将详细阐述在办公室档案管理工作中数字化的重要性, 希望可以为相关单位和个人提供有用的参考。

　　关键词：人事管理,重要性,办公室档案,数字化

　　我国办公室档案管理工作经过多年的发展, 其重要性也是越发显着, 受到我国各单位和企业的重视。而目前是信息时代, 信息技术已经渗透到各行各业之中, 并取得了十分显着的成果。因此, 这就受到我国各大企业和事业单位的重视, 通过将数字化技术应用在办公室档案管理工作之中, 可以促进档案管理工作的开展, 大幅提升办公室档案管理工作的质量以及效率, 这也是未来的主要发展趋势, 这就需要进一步探究办公室档案管理工作数字化的重要性。

　　一、使人事管理工作更加科学规范

　　将数字化技术融入办公室档案管理之中, 可以为相关单位提供统一的档案管理平台, 可以对全省的所有档案信息进行统一的调度, 更好地查询档案资料, 还可以多点利用、多维印证, 从而更好地开展对新入职员工的审核工作, 准确任用和选拔领导干部, 为人事管理工作提供有力的数据支持。同时, 通过应用数字化技术进行办公室档案的储存, 可以将档案的原文、高清图像以及原始图像储存在系统之中, 在查阅相关的人员档案时, 可以获取其十分详细的资料, 从而可以有效避免出现涂改造假等各种违规、违法的问题。

　　二、使办公室档案的安全性大幅提升

　　随着现代信息技术的普及, 个人信息的安全问题是一个受到人们十分关注的问题。通过将数字化技术融入办公室档案管理工作之中, 可以大幅提升其安全性, 这也是建设安全信息的核心关键。由于办公室档案管理工作的流程比较复杂, 而相关的工作内容也十分繁琐, 这就导致在使用、分类、整理、采集以及保存档案资料的过程中, 很容易会因为相关工作人员出现疏忽, 造成个人档案信息的泄露, 这就留下了很严重的安全隐患, 还严重威胁了档案信息的安全, 极大地影响了档案管理的安全性。所以, 有必要在办公室档案管理工作中应用数字化技术, 为各种档案信息加上安全密码锁, 还可以对各种档案信息资料进行有效的备份, 这样不仅可以使档案的安全性明显提升, 还可以有效避免由于各种意外情况导致的数据丢失。这样如果有人想要查找档案信息资料, 就需要有专门的密码才可以查阅, 可以充分避免档案资料的遗失或者泄露, 使档案信息的安全性得到显着增强。

　　三、使领导可以更好地查阅办公室档案资料

　　通过将数字技术融入办公室档案之中, 可以更方便地挖掘所需要使用的各种信息, 为单位的领导提供准确的办公室档案信息。由于现代社会任何工作都需要由人来完成, 这就需要建设专业化的人才队伍, 才可以更好地促进社会的进步、国家的发展。所以, 单位的领导需要对单位的员工和招聘的人才有着充分的了解, 从而作出更加准确的决策, 这就需要办公室档案管理人员重视这个问题。而通过对办公室档案进行数字化处理, 单位领导就可以通过网络平台获取自己所需要的办公室档案资料, 可以对人员信息有着充分的了解。需要注意的是, 在建立数字化办公室档案时, 要注重将每个人的信息进行详细的标注, 要将每个员工的个人成就、工作履历以及学历等各种信息都记录在案。并且, 还要将各种信息根据其内容与类别进行准确的统计和整理, 为开展相关工作提供有效的参考。如, 开展培训工作, 根据人员信息开展有针对性的培训。

　　四、有效提升人事管理工作的综合能力

　　办公室档案数字化可以很好地增强人事管理工作的工作效率、准确性以及服务质量, 切实提升人事管理工作的综合能力。传统的办公室档案都是纸质资料, 在查找档案时往往需要耗费很多的时间, 而在分析档案资料时, 也无法进行准确的全面分析。而通过办公室档案数字化, 就可以大幅提升办公室档案的查找速度, 档案分析的准确性也大幅提高。并且, 通过建立完善的档案信息管理平台, 只需要输入档案的关键字, 就可以更好、更快地查找和检索所需的档案, 使得档案的查询和查找更加便捷, 使得服务质量也有明显的提升。同时, 数字化档案可以将个人详细信息资料全面地进行显示, 可以对每个人的实际情况有着准确的了解, 更好地开展分析工作。

　　结束语

　　总而言之, 通过对档案资料开展数字化管理, 能够建立统一的工作标准, 使档案管理工作可以按照相关的工作流程开展, 构建完善的人事管理体系, 切实提高档案管理工作的规范性和效率性。还可以为各种档案资料“加密”, 切实提升办公室档案的安全性, 有效避免遗失和泄露。并且可以提高档案的使用效率, 能够更快更好地获取所需的档案资料。同时使得人事管理工作的综合能力大幅提高, 全面提升人事管理工作的质量, 更好地开展人事管理工作。

　　参考文献
　　[1]刘洋, 王春梅.办公室档案数字化在人事管理中的重要性[J].企业改革与管理, 2016 (21) :111-111.
　　[2]官瑞霞, 李冬盎.浅议数字化信息应用在医院办公室档案管理中的重要性[J].中国卫生产业, 2017, 14 (19) :70-71.
　　[3]赵海龙.试论数字化信息在医院办公室档案管理中应用的重要性[J].信息记录材料, 2018 (2) :238-239