档案管理论文
3. 物联网在档案管理中的应用前景
3.1 档案自动入库
目前档案入库采用的方法一般是人工活条码识别，存在一定的缺陷，入库操作自动化程度不高，人工依赖性大，还会存在误差。物联网的应用能使档案自动入库焕然一新。物联网在计算机互联网的基础上，利用电子标签为每一件档案赋予唯一的标志码，使档案无论何时何地都能相互交流，当档案入库时能获取档案原始信息并自动生成入库清单。
物联网中的射频技术还可以方便地实现自动化物品识别和信息采集，使得档案的自动入库成为可能，从而提高档案入库的自动化，降低了入库管理的人工干预程度。
3.2 智能调节库房环境
由于物联网核心技术可以在档案库房中安装各种感知芯片，并在芯片中存储设定信息，使其能“感知”档案库房的保存环境，及时自我调控，及时预警。包括温湿度自动测控、自动防盗报警、自动防火报警和灭火、自动通风换气、自动消毒灭菌、自动灯光照明状态监测等等，通过自动感知系统实现档案库房的智能化管理。只要感知系统正常供电它就能实时监控库房的情况，如果库房情况与系统编好的库房环境标准状态不匹配，系统就会自动给予补偿，使档案库房重新达到标准状态，还能提前预警。物联网技术能够使档案库房管理真正实现智能化。
3.3 智能化追踪管理
在档案形成之时贴上电子标签，使其能识别所附着的档案，存储其信息，包括档案的内容、形成时间、归档时间、存放地点、理化性状、来源、类型等信息，这就实现了档案的“通信”、移动管理全程追踪的条件。当档案入库时，通过物联网的感应器，档案馆（室）可以方便地获知该档案目前的位置、存放地点、现实状况等，并把这些信息通过读写器自动编码存储在电子标签中。当档案被借阅出馆，标签将对档案进行实时跟踪监控，时刻反馈给档案管理人员，使档案管理人员对出库的档案也能全程进行管理。当档案遭到破坏或非法涂改时，就能立即报警，自动把此信息发送给工作人员。同时把遭到破坏的时间、地点、事件等信息记录并存储在电子标签上，从而实现对档案智能化全程跟踪的移动管理。美国后勤管理总局使用了明尼苏达州矿业及制造公司，即 3M 提供的 RFID 档案跟踪系统，在每一份档案中嵌入具有唯一编码的电子标签，通过读写器和电子标签的信息交互，可以很方便地跟踪和记录档案在流动过程中的每个地点和每个事件，提高了档案管理的工作效率。
3.4 简化档案借阅手续
档案利用者只需将自己 RFID 借阅卡和所借阅的档案放在借阅设备上，系统就会自动扫描并识别读者个人的信息和档案标签的信息；完成借阅之后，打印机会自动打印出借阅清单，由档案借阅者保存；归还时同样只需将档案放在借阅设备上，就能自动扫描。这就简化了在查询利用档案过程中对档案利用者信息核对的麻烦，而且所核对到的信息是准确的。而在借还的过程中，也不需要工作人员进入库房寻找档案、取下档案或放回档案，电子标签能准确定位每份档案具体位置，这样就缩短了档案利用者的等候时间，也减轻了工作人员的劳动强度，提高了服务水平。
3.5 安全防盗自动报警
档案保管及利用安全问题是档案馆（室）的一项重要工作。除了一般的库房安全建设问题外，还需要完善安全防盗功能。物联网技术不仅可以定位档案本身，而且具有防盗报警功能。它采用无线电波防盗侦测门禁系统，将电子防盗功能和阅读设备整合在一起，使档案馆（室）的防盗系统更容易处理。未经许可的档案在被带离出馆（室）时会自动报警，同时能自动触发视频摄影设备即使是电子标签因磨损存在盲点，也可以检测到，保障了档案的安全。
4 物联网应用于档案管理应注意的问题
4.1 尽快统一技术标准
目前各国关于物联网的频率标准、编码标准、应用标准都不统一在编码领域有欧美的 EPC、日本的 UID、中国的 NPC 三种。而在频率方面也分配不同。如果各行其是，那结果将是灾难，大量的小而破的专用网，相互无法连通，不能进行联网，不能形成规模经济，不能形成整合的商业模式，也不能降低研发成本。因此，我国应积极与其他国家进行交流协调，尽快统一技术标准，形成一个管理机制，这是物联网应用于档案管理要面对的、必须解决的问题。
4.2 降低技术使用成本
目前，物联网发展还处于研究阶段，规模经济还不够，其技术的使用成本还很高。档案管理中应用物联网主要是通过 RFID 标签、RFID 阅读器等设备，还包括信号接收设备、计算机集成系统等综合系统的建设，这些设备的支出成本高。就 RFID 标签和解读器来说，一个 RFID 标签的成本为 4 元左右，一个解读器的成本近千元。虽然物联网在档案管理中的应用可以使得档案的自动识别、定位和跟踪得以实现，但这带来了巨大的成本支出，给档案管理带来了沉重的负担。
4.3 保障档案信息安全
物联网迅猛发展，在社会各领域广泛应用，也给人们带来了忧虑---怎么保护信息安全。
物联网技术可以对嵌有电子标签的对象进行识别、全程跟踪和信息记录，只要拥有一个同频率的读写器，就可以很方便的截取到数据信息和电子标签记录的所有信息以及档案所有者的基本信息。这样的技术漏洞给窥探者或不法分子提供了便利机会。而如果档案信息安全问题得不到解决，相信人们是无法接受这样的技术，这对物联网的普及就显得非常困难。因此，要增加对安全保密方面技术的研发力度，制订相关政策法规，保障档案信息安全。
4.4 提高环保技术水平
物联网 RFID 技术是通过电磁光谱辐射使读写器和电子标签进行通讯的，而电磁辐射对人体具有一定的危害，电磁辐射的轻度越强，持续的时间越久，对身体健康的危害就越大。RFID 技术应用于档案管理，对于即将长期处在电磁光谱强烈辐射工作环境下的档案管理人员健康伤害是很大的。因此，物联网在档案管理应用中，必须严格控制电磁辐射强度，使其处在一个对人体健康伤害安全的最小值。在努力改善工作环境的同时，加强防辐射研究，提高物联网 RFID 环保技术水平。
5 结语
物联网是第三代互联网技术，是下一代信息网络的主体，通过被植入芯片的物体对接互联网实现人与物、物与物的联接。物联网为档案管理提供一个新的发展平台，可以极大提升档案管理水平，但尚未得到充分应用。因此，对物联网在档案管理中的应用研究还有待于深入，对关键技术及其应用研究要有新突破，解决制约实际应用中的标准、成本、安全、技术等问题，实现档案管理的智能化。
参 考 文 献
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