《食品安全法》视角下的食品企业档案管理分析

　　摘要：新《食品安全法》颁布实施以来, 对食品企业档案、刻录管理要求更加严格, 其在企业发展中的重要作用日益凸显。注重对食品企业档案记录的管理, 已经成为食品企业守法合规发展的重要内容, 是促进企业长远发展的重要保障。文章从食品企业档案记录管理的现状出发, 探析目前食品行业档案记录管理存在的问题和不足, 并在此基础上, 提出了加强食品企业档案管理的建议措施。

　　关键词：食品企业; 档案记录; 管理体制;

　　近年来, 我国食品行业发展迅猛, 全行业平均增速始终高于全国GDP年增长率。而随着新《食品安全法》2015年10月1日正式施行以来, 对企业的生产经营过程控制、原辅料采购验收、食品检验等提出了更高要求, 强调企业要全面履行主体责任, 同时更吸收借鉴了国外最新做法, 参考了ISO9000、22000等先进管理体系的规定, 对食品企业的档案及记录管理提出了更高要求。根据粗略统计, 新《食品安全法》中明确规定的档案管理、台帐记录要求就达十多处。

　　面对食品行业迅速发展的实际和法规要求的不断加严, 传统的档案、记录管理已经与现实需求不相适应。加强食品企业的档案管理、规范各类记录, 必须尊重档案管理已成为食品企业管理的重要组成部分的事实, 高度重视档案、台帐及记录管理工作, 对档案及记录管理进行创新升级, 发掘档案管理的价值, 辅助食品企业创造更多的经济利益, 充分发挥档案记录管理工作在食品企业中的积极作用。

　　1 食品企业档案记录现状

　　随着“放、管、服”改革的不断深入, 食品企业不断创新发展模式, 企业管理和经济效益都发生了翻天覆地的变化, 发展越来越快、装备日新月异。但是作为企业管理重要一环的档案记录管理, 则显得较为滞后。食品企业档案记录管理还需要结合法律法规的变化、结合监管的最新要求、结合企业日常生产经营中的经验和规章制度, 实现管理理念和管理模式上的转变创新, 实现档案记录管理升级和管理人员素质提升。如果食品企业及法人对档案记录管理工作重视不够, 就会导致日常档案资料保管不到位、关键记录缺失、生产过程无法追溯等问题, 从而影响档案、记录价值的有效利用。实现档案记录台帐等的规范化、标准化管理, 是促进食品企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件, 因此, 需要结合当前食品企业的发展特点, 积极创新方法, 利用先进管理手段和技术, 提高食品企业档案管理效率。[1]

　　2食品企业档案记录管理存在的问题和不足

　　2.1 档案记录管理的价值效用认识不足

　　众多食品企业及其法人、管理层对档案台帐资料管理重视不够, 认识不足。大多数人认为档案、台帐、资料更多只是纸上谈兵, 应付检查, 并无实际意义, 更有很多从业者认为档案、台帐资料、记录管理就是存档, 将各类档案记录采集和整理保存等同于档案管理, 没有为企业发展起到实质性的助推服务。这种落后的档案记录管理工作理念严重不符合食品企业发展的需要, 更无法深入挖掘各类台帐、记录等档案内容的精华, 更好地服务食品企业生产和发展。

　　2.2 档案记录管理工作人员综合素质不高

　　档案、记录管理拘泥于形式的现象十分普遍, 有些从业人员思想僵化, 档案记录管理意识不强、相关管理知识缺乏, 因此, 工作存在着机械式的重复, 业务能力不足以支撑, 进而导致自我价值无法提升, 积极性、主动性、创造性匮乏。同时, 企业对档案记录管理人员的专业知识和专业技能培训不够, 难以提高企业档案记录管理水平。

　　2.3 档案记录管理体制不够完善

　　仍然习惯于用陈旧的管理意识和管理模式进行档案和记录管理, 没有适应时代发展, 档案记录管理缺少完善的体制, 对档案资料大多只是简单的保管, 并没有发挥其真正的价值。各类台帐资料、过程记录档案编研工作力度不够, 管理工作和编研工作没有相互配合, 使得企业的发展受到了限制。

　　2.4 档案记录管理手段落后时代发展

　　不少中小企业依然还是沿用传统的手工记帐方式形成台帐和档案, 后期的汇总、分析、发掘利用更是无从谈起, 无法适应食品行业飞速发展的现状需求。

　　3 加强食品企业档案记录管理工作的建议措施

　　3.1 全面掌握法规对档案记录管理的全部要求

　　经全面梳理《食品安全法》及相关标准、审查通则、监管规范, 食品生产企业必须填写形成的档案、台帐记录包括: (1) 原辅材料进货查验记录原辅材料进货查验记录 (《食品安全法》第五十条第二款) ; (2) 原料验收记录 (《食品安全法》第五十条第一款) ; (3) 食品贮存记录 (GB 14881-2013食品生产通用卫生规范14.1.1) (出入库记录) ; (4) 投料记录 (《食品安全法》第四十六条) ; (5) 关键控制点记录 (《食品生产许可审查通则》1.11) ; (6) 清洁消毒记录 (GB14881-2013食品生产通用卫生规范8.2.1) ; (7) 洗涤剂、消毒剂使用记录 (《食品生产日常监督检查要点表》1.6) ; (8) 半成品检验 (《食品安全法》第四十六条) (过程检验) ; (9) 包装记录 (《食品安全法》第四十六条) ; (10) 成品检验记录 (《食品安全法》第五十二条) ; (11) 产品留样记录 (GB14881-2013食品生产通用卫生规范9.3) ; (12) 产品销售记录 (《GB 14881-2013食品生产通用卫生规范》14.1.1) ; (13) 运输交付记录 (《食品安全法》第四十六条) ; (14) 防鼠、防蝇、防虫害检查记录 (《食品生产日常监督检查要点表》1.7) ; (15) 温、湿度监测记录 (《食品生产日常监督检查要点表》3.12) ; (16) 生产设备、设施维护保养记录 (《食品生产日常监督检查要点表》3.13) ; (17) 卫生检查记录 (《GB14881-2013食品生产通用卫生规范》6.1.3) ; (18) 生产过程微生物监测记录 (《GB 14881-2013食品生产通用卫生规范》8.2) ; (19) 废弃物处置记录 (GB 14881-2013食品生产通用卫生规范6.5) ; (20) 食品召回记录 (《食品安全法》第六十三条) ; (21) 不合格食品 (原辅料、半成品、成品) 处置记录; (22) 职工培训计划 (《食品生产许可审查通则 (2016) 》4.2) ; (23) 食品安全管理人员、检验人员、负责人培训和考核记录。 (《食品生产日常监督检查要点表》7.2) ; (24) 职工培训记录 (《食品安全法》第四十四条第一款) ; (25) 从业人员健康档案 (《食品安全法》第四十五条) ; (26) 食品安全自查记录 (《食品安全法》第四十七条) ; (27) 排查食品安全风险隐患记录 (《食品生产日常监督检查要点表》8.1) ; (28) 食品安全追溯体系 (《食品安全法》第四十二条) (采购到销售全程记录) ; (29) 客户投诉记录 (GB 14881-2013食品生产通用卫生规范14.1.3) ; (30) 食品安全应急演练记录 (《食品生产日常监督检查要点表》8.2) 等共计30处。食品企业需要全面对照上述规定要求, 结合日常生产经营实际, 全面遵照执行。

　　3.2 提高对档案记录管理工作的认识

　　档案记录管理认识水平的提升是食品企业档案管理工作取得实质性突破的基础和关键。 (1) 食品企业法人应充分认识到档案记录管理在促进企业发展方面的积极作用, 注重以档案记录规范上等级为抓手, 不断加强档案记录管理工作。 (2) 调动从业人员积极性。大力宣传档案记录管理的真正意义, 可以通过组织相关讲座、举办相关展览、宣讲台帐记录实际意义等活动, 充分激发企业员工的兴趣, 调动他们参与档案记录工作的积极性, 认真记好每一项记录台帐、整理好每一份档案资料, 并为档案记录管理的各项工作提供最有效的基础保障。 (3) 推动档案记录管理合作化。由于档案记录管理涉及企业内部仓储、生产、检验、品管、销售等众多部门, 各部门形成的档案资料都具有重要价值, 对企业的经济效益都有重大影响, 所以食品企业相关部门、相关人员都必须参与档案记录管理工作, 在工作中规范、约束自身的行为, 促进档案资料规范性与准确性的提高。

　　3.3 提升档案记录管理人员的综合素质

　　注重提升档案记录管理人员业务水平和工作技能, 食品企业应多措并举、综合施策, 不断对从业人员加强专业培训, 鼓励自主学习, 营造浓厚氛围, 努力掌握档案台帐管理的新知识、新技能。 (1) 拓宽档案记录管理工作人员的任用和选拔, 要从整个企业的范围内进行人才挖掘, 对那些知识储备丰富、责任意识强烈、具有档案管理工作追求的高素质人才, 要委以重任重用, 从源头上提高档案台帐管理工作人员的素质。 (2) 建立健全档案管理工作人员素质提升规范体系, 可与档案主管机构或者高等教育院校协作, 通过继续教育、专业培训等形式, 开展信息技术的教育培训, 提升档案记录管理工作人员的知识储备和技能技法, 推动他们的综合素质不断提升。另外还可以挑选优秀员工, 送出去参加9000、22000等相关体系内审员培训, 全面掌握档案、台帐、记录形成及存档的有关要求。 (3) 主动邀请档案、记录管理业务专家来企业传经送宝, 或者派相关人员定期到档案记录确实优秀的企业中去学习先进的业务流程和管理经验。

　　3.4 创新档案记录管理工作体制

　　创新档案记录管理工作, 要借力现代化的高科技产品来从事档案记录管理工作, 确保档案记录管理工作的效益和效率。 (1) 积极推进企业档案管理数字化。将扫描技术、计算机技术、数据库存储技术运用到食品企业档案记录管理中去, 结合企业数字化管理的效能需求, 制定完善的档案管理数据库, 并应用加密技术手段保证数据库信息安全传输、存储, 避免因为出现档案记录管理信息泄露而造成的企业经济利益受损。 (2) 构建健全的档案记录资源征集、接受机制。档案记录管理要转变文件移交模式, 通过积极寻求、监控收发等手段的利用, 提升档案记录收集的及时性和全面性。还要及时收集与企业经营、生产相关的信息载体 (如音频、视频、图片等和拥有存储必要性的信息资料) , 并将重要档案记录信息进行电子备份, 不断充实数据库的信息量, 为实现后期的档案记录管理信息共享奠定坚实基础。 (3) 构建便捷的档案记录管理信息网络, 对食品企业档案记录管理系统进行研究与开发, 加大新媒体技术的利用, 加强档案资料的再开发利用, 将存储的档案信息资料的真正价值充分发挥出来, 实现档案记录信息资源的共享, 实现食品企业档案记录管理工作的最大效益。

　　注重食品企业档案记录管理向着多元化、服务化方向发展, 是实现食品企业档案记录管理的重要模式的转变[2]。随着我国食品行业的更快发展, 食品企业档案记录也逐渐成为企业经济发展中的关键点, 对现代企业档案信息管理的探究与创新, 必将推动食品企业内部资源的合理利用, 实现食品企业档案记录管理创新化、专业化、规范化, 从而促进企业创造更多的经济效益和社会效益。

　　参考文献
　　[1]杜娟.高校档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].城建档案, 2016 (5) :79-80.
　　[2]卜鉴民.以开放式创新理念完善和发展改制企业档案管理的“工投模式”[J].档案与建设, 2006 (10) :47-49.