涩北气田物资管理信息系统的设计与应用

　　0、应用系统的基本介绍

　　物资管理通过物资计划、采购、运输、仓储、保管及领用等过程，解决物资供需之间的矛盾，确保生产建设的顺利进行。企业的物流是否合理、畅通，对企业的生产经营活动有着直接影响，此外，物流和资金流直接相关，直接关系着企业的成本。因此，很多企业已把加强物资管理作为提高企业效益的一种有效手段，纷纷引进先进管理技术，提高企业的物资管理水平。

　　1、项目背景及研究过程

　　1.1 研究背景

　　物资管理是企业管理的一个重要组成部分,随着信息化时代的发展，传统的手工作业已经远远不能满足工作需求。因此,利用现有的内部网络,实现物资管理信息化已经势在必行。

　　实现物资管理信息化的意义：

　　（1）对物资信息进行有效控制和统计,实现数据资源共享；（2）加快物资信息流通,实现数据的实时性；（3）提高了企业的工作质量和工作效率。

　　天然气开发公司物资管理信息系统是由物资装备部立项开发的新型在线物资管理平台，全面反映物资的需求计划、入库情况、出库情况、库存情况、以及公司各用料单位物资领用情况。同时借助查询及报表功能使管理人员能及时、准确地了解所需信息,为成本三级核算和工程结算提供依据，为公司的决策提供了正确、便捷的支持平台,更有效、更全面地管理物资。

　　1.2 研究过程

　　物资管理信息系统是由勤哲公司开发的Excel服务器为平台，对于Excel服务器的选择基于以下四个方面：（1）大批量数据的处理要求，能够满足大批量数据的有序管理；（2）数据交换速度和效率的要求，能够满足实时性流转的需求；（3）软件兼容性的要求，能够广泛应用于物资管理工作的各个操作层面；（4）多点、并发流量的要求，能够满足多用户、多界面同时操作应用的局面。

　　物资装备部就Excel服务器的特点，重点清理物资管理工作的各项业务流程，绘制业务流程图分析讨论各业务流程的合理性以及系统语言实施的可能性，确定物资管理工作中重点控制节点的分配以及可控性要求，以模块化管理的方式表述各业务流程，同时重点清理中心材料库库存物资明细，为物资管理信息系统的建立提供基础数据支持。

　　为保证物资管理信息系统运行的稳定性，物资管理信息系统进行了为期三个月的试运行，作为新生事物，部分操作流程较原来有所改变，试运行阶段使得用料单位操作人员对系统的操作方法有一个初步认识，发布系统操作手册，方便操作人员对照操作流程尽快熟悉和认知本系统，多次组织用料单位操作人员参与系统的培训工作，提高操作人员应用能力。并定时跟踪用料单位操作人员对于系统合理的意见和建议，及时对过繁、过简以及与现实不符的流程模块、记录表单、查询界面进行修改调整，使物资管理信息系统处于持续更新的状态中，以满足公司物资管理工作的要求。

　　2、可行性研究

　　面对庞大的物资信息量，如何有效地管理库存物资，对企业来说是非常重要的，充分考验着库存管理员的工作能力，工作量的繁重是可想而知的，所以这就需要由物资管理信息系统来提高物资管理工作的效率，这对信息的规范管理、科学统计和快速查询，同时对于调动广大员工的工作积极性，提高企业的生产效率，都具有十分重要的现实意义。

　　2.1 技术可行性

　　物资管理信息系统是由勤哲公司开发的Excel服务器为平台，将Excel的应用范围扩展到网络和服务器，搭建一个自主、高效的个性化信息管理界面，结束了多年来电子表格只能局限于单机应用的局面，结合流程再造功能的开发应用，将公司物资管理工作的数据结构化、网络化，各部门在统一的平台上协同工作，实现数据的集中管理，为公司物资管理工作提供了低成本、高效率的解决方案。

　　2.2 经济可行性

　　为公司开发一个完整、合理的物资管理系统，可大大节余人力，以前需要多人干的工作，使用本系统只需一个人或几个人就能完成，且工作量和劳动强度大大降低，所以开发本软件可以为公司带来很好的经济效益。

　　2.3 操作可行性

　　物资管理信息系统是为规范涩北气田物资管理工作开发的，用户对象包括物资管理工作所涉及的人员，结合日常物资管理工作的各项业务流程而开发出友好型界面，并附有详细的使用说明，用户只需懂得简单的计算机操作知识，就能自由应用本系统。

　　从以上几个方面的分析来看，物资管理信息系统的构建是完全可行的。

　　3、系统的结构及具体功能

　　3.1 物资管理信息系统结构组成

　　【１】

　　【２】

　　3.2 系统功能模块概述

　　本系统共设计计划管理、验收入库、中心库发放出库、针线库发放出库、物资退料、废旧物资回收专业业务流程6个，设计中心料库物资查询、针线簸箩库消耗物资查询、针线簸箩库库存物资查询、部门消耗物资查询、计划物资进度查询、查询物资入库通知单等多个专项查询报表，设计常用物资到货周期、未出账物资明细表、已出账物资汇总、中心材料库物资总表、物资信息统计表等多个指导性表单，涵盖公司物资管理工作的计划管理、物资入库、物资出库、库存管理、报表统计、物资回收等全部内容，高度集成各项功能模块，数据流相互关联，实现数据的实时共享。

　　（1）物资信息查询模块

　　①中心料库物资查询，提供物资名称、库位、入库时间三种查询条件，方便用料单位查询所需物资的库存情况。

　　②站点消耗物资查询，分站点统计消耗明细，方便三级成本核算的开展，指导用料单位成本分析。

　　③针线簸箩库物资查询，提供单一查询与全库查询两种查询条件，将物资管理细化到三级管理。

　　④物资综合信息查询，实现各类物资库存动态查询，物资的出、入库数量以及金额的实时显示，指导报料工作。

　　（2）物资计划管理模块

　　①计划物资进度查询，跟踪查询物资需求计划的处理进度，以督促岗位人员及时处理流程工作。

　　②物资需求计划汇总表，定时汇总用料单位物资需求计划，方便审核、审批工作。

　　③物资库平汇总表，汇总需求计划库平物资，便于仓储保管岗人员调配库存物资，充分利用库存，减少资金沉淀。

　　④工程材料统计表，按照工程名称汇总统计各项工程需求物资，便于查询与核对。

　　⑤物资需求计划单，各用料单位按时上报物资需求计划，详细描述需求物资各项参数，保证到货准确性。

　　⑥物资计划分解表，计划供应岗人员通过修改计划分解表内容，实现编码查询、计划提报、入库通知、价格录入等功能。

　　⑦班组物资需求计划单，由三级单位提报需求物资，结合生产现场实际，准确提报需求物资名称、规格型号、需求数量。

　　⑧已完成物资计划，仓储保管岗完成物资入库，计划供应岗完成合同价格与物料凭证号的录入，系统显示该项物资“已完成”，汇总便于查询与核对。

　　（3）物资入库管理模块

　　①查询物资入库通知单，提供物资名称点对点查询，显示该项物资计划详细信息。

　　②物资到货验收台账，仓储保管岗接收入库通知物资，录入实物验收意见，并四号定位入库，更新库存。

　　③到库物资通知单，按照报料单位生成通知单，转发物资计划提报人员，通知到库领用需求物资。

　　（4）物资出库管理模块

　　①物资领用申请单，由用料单位班组长填写，按照流程流转，经过各级审核与审批，通知仓储保管岗人员发料。

　　②物资发料单，经领料人员签字确认后，由仓储保管岗人员实物发料出库，物资发料单存档，作为材料结算依据。

　　③针线簸箩库物资领用单，作为三级单位物资需求申请，由三级单位专职仓储保管人员负责本部门库房物资发放工作。

　　（5）物资退料管理模块

　　①物资退料申请单，由需退料单位填写，经过三级审批后，转仓储保管岗人员处理。

　　②物资退料入库单，作为退料入库凭证，由仓储保管岗人员填写相应数据，入库更新库存。

　　（6）物资库存管理模块

　　①针线簸箩库物资表，提供各部门详细库存明细，便于查询与统计。

　　②中心料库物资总表，中心材料库库存物资明细查询，作为定期库存盘点的依据，显示实时库存动态情况。

　　（7）报废资产管理模块

　　①物资报废申请单，由班组长填写，对需要报废的物资提出申请，经有效审批后，实施报废处理流程。

　　②报废物资汇总表，显示报废物资明细，便于查询与统计。

　　（8）物资报表模块

　　①交班盘库对账表，班组工作交接库存核对依据，详细统计库存物资明细，保证交接班“帐、卡、物、资金”四对口，交班不遗留问题物资。

　　②月报，生成月度物资收发存汇总表，提供月度统计数据。

　　（9）系统管理模块

　　①提供各类功能模块补充及修改接口，提高系统可维护程度。

　　3.3 用户权限概述

　　物资管理信息系统设置用户权限10个，依据总体流程要求，明确各用户权限具体职能分工。

　　（1）Administrators系统管理员：拥有全部权限，全局管理系统运行具体事宜。

　　（2）公司领导：拥有物资需求汇总计划、急料计划的审批权限，物资信息查询、物资计划管理、物资入库管理、物资出库管理、物资退料管理、报废资产管理、物资报表的查询权限。

　　（3）部门领导：拥有物资需求计划、物资领料申请、物资退料申请、物资报废申请的审核权限，物资信息管理、物资计划管理、物资出库管理、物资退料管理、报废资产管理的查询权限。

　　（4）计划员：归属于物资装备部的用户权限，拥有物资计划管理的查询和修改、物资领料申请审核权限，物资信息查询、物资入库管理、物资出库管理、物资退料管理、物资库存管理、报废资产管理、物资报表的查询权限。

　　（5）保管员：归属于物资装备部的用户权限，拥有物资入库管理、物资出库管理的查询和修改权限，物资信息查询、物资计划管理、物资退料管理、物资库存管理、报废资产管理、物资报表的查询权限。

　　（6）计划汇总员：归属于物资装备部的用户权限，拥有物资需求计划汇总上报审批的权限。

　　（7）物装领料审批：归属于物资装备部的用户权限，拥有物资领料审批权限。

　　（8）申报计划：拥有需求计划提报权限，物资信息查询、物资计划管理、物资出库管理、物资退料管理、报废资产管理的查询权限。

　　（9）领料申请：拥有物资领用申请单的填报权限，物资信息查询、物资计划管理、物资退料管理、报废资产管理的查询权限。

　　（10）针线库领料：拥有针线簸箩库物资领用申请单填报、退料申请单填报、物资报废申请单填报的权限，物资信息查询、物资计划管理的查询权限。

　　4、涩北气田物资管理信息系统应用效果分析

　　该项目研究人员在一年多的辛勤工作下，按项目设计书的要求进行了开发设计，对取得的资料进行了认真的分析总结和研究，细化梳理天然气开发公司物资管理流程，制定了物资管理信息系统实施方案，构建操作性强、涵盖面广、功能齐全的实用性系统，取得了比较好的使用效果。

　　4.1 实现了物资管理工作的精细化运作

　　物资管理信息系统的构建，以加强物资需求的计划性、保证供需平衡为前提，在实施应用的过程中，从根本上改变了公司物资管理工作的传统观念，加强了管理部门、用料单位对于物资管理工作的重视程度。

　　（1）由以往粗放式物资管理模式转变为精细化管理模式，物资管理工作涵盖的内容更加全面，操作流程更加简便。

　　（2）由以往物资需求随意性提报转变为物资需求计划性提报，解决基层单位保供意识造成的材料囤积现象，实现减少投入、平稳产出的效益最大化。

　　（3）通过实施流程节点的控制，实现在线审核、审批，并且实时记录所形成的表单及工作日志，明确界定各岗位分工，促使系统操作人员规范、高效的完成必要工作，提高了流程介入人员的责任意识，减少非需用料、重复报料等现象的发生，有效的控制了材料费用的支出。

　　（4）由规范管理摸索转变为规范管理实施，均衡分配经营风险控制节点，符合内控体系的要求，总体上物资管理工作进入规范化实施阶段，就目前运行效果来看，已达到预期的目标。

　　4.2 减少库存物资积压，加快物资周转速度

　　降库、利库以及合理库存结构是物资管理工作的重点，物资管理信息系统通过功能模块的设置，有效控制并提高物资入库、出库环节的信息传递效率，保证保管员到货入库与用料单位未知入库之间的及时沟通，达到即领即用以及合理储备的效果，加快物资周转速度。

　　【４】

　　通过对比可以看出，2013年物资周转效率在2011年的基础上提高了176%，综合考虑同等仓储条件和管理人员的条件下，物资的收入、发出同比可带动全年相当于7500万元资金的快速流转，减少了库存物资积压的同时降低资金沉淀所带来的经营风险。

　　4.3 提高物资管理工作效率

　　物资管理信息系统的应用，将信息载体由以往纸质单据的传递转变为在线电子式流转，同时方便用户的使用设置了表单的下载功能，极大的提高了工作效率和信息流通效率。

　　（1）物资需求计划管理

　　以前需要打印纸质物资需求计划表，报部门负责人、公司领导审核、审批，工作量大且纸张消耗量大，不便于统计。

　　现在只需在系统内填报“物资需求计划表”，按照流程的设置电子签名审核、审批后自动化流转，并且提供“计划物资进度查询”功能，方便报料人员跟踪需求计划处理进度。

　　（2）物资入库管理

　　以前到货物资入库工作繁琐，与计划岗人员沟通核对到货物资参数，并填写各类通知单和台账。

　　现在所有的到货物资信息可以通过查询表单获得，详细填写到货信息及库位信息后即可完成入库操作，并且新增“到货物资通知单”功能，实现到货信息及时传递。

　　（3）物资出库管理

　　以前出库前需要填写手工出库单，并且无法监控领用材料的去向，成本核算到基层单位，无法进一步延续，并且消耗数据统计工作复杂且不具规范性。

　　现在物资出库管理工作仅需要填写物资领用申请单，按照流程的设置执行审核、审批的在线流转，实时记录所生成表单便于查询与核对，新增“针线簸箩库物资领用申请”功能，表单细化约束物资使用的消耗点、设备类型、设备名称的填写，以此指导三级成本核算到单井、单台设备。

　　（4）物资信息查询

　　以前通过电话沟通、现场测量等方式核对材料参数及库存数量，没有一个简便的方式提供直观的参考，领料前的核对工作时间长、效率低下。

　　现在可以通过“中心料库物资查询”功能搜索需用材料的参数及库存动态，并且可以通过图片查询功能直观的查看库存物资现状，简化了领料前的参数核对工作，提高了工作效率。

　　提供了部门消耗物资、工程项目消耗物资查询平台，可以通过时间点、站点的设置因需查询所需消耗数据的明细，大大简化了以往繁复的消耗数据统计工作。

　　细化了针线簸箩库的管理工作，提供“针线簸箩库物资查询单”和“针线簸箩库消耗物资查询表”，实时提供各针线簸箩库的库存动态情况，通过下发的针线簸箩库存限额指标的考核，规范管理基层单位材料使用情况。

　　5、结论及应用扩展分析

　　5.1 结论

　　物资管理信息系统是由物资装备部立项开发的新型在线物资管理平台，经过流程细化、资源共享的整合之后，已具备物料查询、计划提报、在线审批、计划查询、到货验收、入库通知、领料申请、发料汇总等多项功能。可简化物资计划提报、验收入库、发放统计的流程，缩短物资供应周期，保证工程、生产用料及时到位，保证公司三级成本核算的准确性及工程结算的及时性，极大的提高了物资管理工作的效率，收到了使用单位的一致好评；明确界定各岗位分工，通过用户权限的区分以及工作日志的记录，促使系统操作员规范、高效的完成必要工作，环环相扣便于单项物资、单项计划、单项工程的溯源管理，为规范公司物资管理工作起到了积极促进的作用。

　　5.2 应用扩展分析

　　就物资管理信息系统运行现状，结合进一步应用的思考，对物资管理信息系统的应用扩展做如下分析：（1）基于常用物资消耗数据的分析，在系统中引入“安全库存”管理模块，设置常用物资库存限额预警机制，实现常用物资库存保有量逐步趋于合理化，优化库存结构，以期更加符合现场管理要求；（2）时刻关注油田公司集中仓储管理模式的推行进度，认真学习集中仓储管理模式的规章制度及实行标准，思考物资管理信息系统调整改进的方向，以期更好的适应集中仓储模式下的物资管理工作；（3）深化物资管理信息系统统计分析模块的应用，细化消耗数据的组成并提高准确性，添加图表分析、重点部位消耗等功能，实现单井、单台设备投入与产出的对比，为日常生产运行提供数据支持；（4）需求计划以物资编码为统一的检索标准，梳理公司常用物资编码，建立标准编码库，以统一的物资编码贯穿主线，便于及时、准确地提报物资，快速、便捷的查询单项需求计划信息。

　　参考文献：
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