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医院物资的流程化与信息化管理方案

来源:学术堂 作者:周老师
发布于:2015-08-17 共1991字
摘要

  1 医院物资管理存在的问题

  医院物资管理存在的主要问题 :① 物资采购管理不规范,多批次、小批量;② 科室需要物资时直接到仓库领取,以领代消,既浪费了临床人员去领物资的时间,也不利于物资的管理 ;③ 物资仓库一般货架简陋,物资的运送、装卸用小推车等,而非机械化装置和电子化设备 ;④ 对“零库存”认识不足,往往根据经验决定库存量,没有科学的库存管理方法 ;⑤ 受场地、习惯和设施的限制,医院还是采取原始的领货、发货方式,人流、物流通道没有分开,消耗大量的人力、物力,也相应增加了物流的运营成本 ;⑥ 大部分医院还是采取手工管理或简单的进销存管理[1-2],物资管理信息化相对滞后。本文针对医院物资管理存在的问题,提出以下解决方法。

  2 对医院的物资进行流程化管理

  1.1 对医院的物资在整个流通环节进行管理

  建立包括科室需求、采购管理、订单管理、仓库管理、科室申领、消耗管理、统计分析等物资管理流程。每个环节,环环紧扣,不同环节由不同的部门负责,实现全院式的物资管理系统。物资管理流程,见图 1.

  1.2 建立多层次的物资仓库

  医院建立多层次、多级别的物资仓库,见图 2.建立一级仓库、二级仓库、科室仓库,仓库之间可以实现物资转移,一级仓库有 :卫生材料仓库、后勤材料仓库 ;二级仓库有 :供应室仓库、手术室仓库、内科类仓库、外科类仓库、骨科类仓库等,针对每个临床业务科室建立小仓库[3-4].

  3 实现医院物资的信息化管理

  引进物流管理信息系统[5-6],系统主要模块功能如下 :

  (1)预警管理模块。预警管理模块是物资的入口模块,管理员输入物资的状态和相关信息,并自行设置预警的条件,系统将根据实际情况做出相应决策。系统预警信息包括材料保质期预警、材料资质认证预警、供应商有效证件预警、安全库存预警、短缺货预警、物资预算预警、物资计划预警、付款期预警 ;物资使用期、超高限及已申请购买还未到货预警等功能,另外系统支持预警自定义功能。

  (2)科室业务模块。包括科室需求计划、科室物资申领、科室材料登记和科室领用查询,各科室直接在系统上填申领单发送给仓库,仓库的配送中心根据物资领用单将物资送到各个科室,实现科室需求计划及物资申领信息化,减少手工操作,提高工作效率。

  (3)计划管理模块。该模块提供需求计划、需求计划汇总、采购计划、订单管理的功能,系统可按当前仓库的库存量、材料的库存基数及科室需求等生成采购计划,支持采购计划按需求计划汇总生成及订单按采购计划生成,同时支持符合条件的采购计划及采购订单的合并[7].

  (4)订单管理模块。具体功能 :① 系统提供采购订单管理功能,支持按采购计划自动生成采购订单 ;② 对采购订单进行编制、录入、修改、删除、审核、打印、查询与分析功能以及可以向供应商发催货单 ;③ 采购计划生成订单是按供应商分开生成,同时打印订单也是按供应商分开打印 ;④ 系统在订单的审核栏提供“备注”内容来说明审核是否通过。

  (5)库存管理模块。具体功能:① 材料出入库、退货、移库、调拨业务、科室申领、退库、盘点业务、库存账管理;② 满足自动生成入库、退货、出库、退库、报废、转让、盘点的单据与报表,且提供自定义报表的功能,单据允许修改和删除,便于管理人员查询。

  (6)条形码管理模块。根据医院物资的管理需要,提供品种码与个体码等多种模式的条形码,满足对低值耗材与高值耗材的条形码全过程跟踪管理,同时支持一维条形码与二维条形码等院内条码打印[8-9].

  (7)消耗管理模块。提供二级库管理及医嘱核销功能,能追踪收费材料的消耗情况。从 HIS 实时抓取材料收费信息,实现对医疗耗材的“实耗实销”管理。

  (8)付款管理模块。具体功能:① 提供付款管理功能,包括请款管理、发票管理、付款管理功能,支持在入库时,一张入库单维护多张发票号,同时发票信息在发票管理功能中统一管理 ;② 在耗材采购入库完成后,根据采购订单生成请款单到财务科进行请款和付款,付款结束之后,请款单做结账处理 ;③ 提供入库单未请款、已请款、已付款状态的统计。

  (9)报表查询模块。产出的物资分析报表完全符合医院新财务制度及新会计制度要求,同时支持医院自行定义物资分析报表。

  4 结论

  医院物资管理是医院管理的一项重要课题,本文从物资管理流程和物资管理信息化两方面出发,对医院物资管理提出了改进方法。同时设计并实现了物资管理系统,实践表明,该系统提高了医院物资管理的效率,并大大节约了成本。

  [参考文献]

  [1] 彭馨。医院库房管理问题的相关探讨[J].医学信息,2011,24(19):6346-6347.

  [2] 舒慧宇,赵蓉。探讨医用耗材及试剂集中网上采购管理[J].中国医疗设备,2013,28(12):94-95.

  [3] 邢斌。加强医院库存物资管理的探讨[J].卫生经济研究,2010,(5):40-41.

  [4] 段萍华,欧阳环宇,朱兴煌。探讨信息化在医院库存物资管理中的应用价值[J].中国卫生经济,2007,5(26):62.

  [5] 曾建中。浅谈如何做好工业企业的物资仓库管理[J].中国教育发展研究杂志,2010,5(7):93.

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