现阶段办公室行政精细化管理问题及实现

　　一、实现办公室行政精细化管理的必要性

　　1.办公室职能现代化发展下的必然要求

　　今年来，网公司不断地深化创先工作，办公室系统作为综合协调中心的地位不断加强，网省工作都在推进创先进办公室工作，可以说办公室工作要求在不断地提高。在某种意义上讲，办公室可以说是单位最小的组成部门，但这小的部门却承担着繁重的工作，一方面要负责传达和落实领导与上级部门的指导命令，兼具负责部门工作、调查统计、精确校对、会议筹备、监督检查等日常工作，办公室不仅要完成大量的日常工作，而且还要负责完成一定量的额外工作，如突发事件的处理等。另一方面，办公室作为与基层接触最多的部门，需要进行大量的基层调研，又由于它是单位组成的根基，因此需要时刻保障自身的有序性，如果因为日常事务而缺乏了自身的秩序性，脱离实践导致运转异常，则会影响单位整体工作，可谓牵一发而全身。因此，为了确保办公室职能的正常发挥，必须尽可能地掌握细节，对办公室的行政管理工作进行精细化处理。

　　2.有助于提高办公室工作效能

　　办公室的业务管理与行政管理往往是相辅相成的，以单一办公室成员为一个团队，如果缺乏相应的团队纪律，则可能造成办公室责任意识下降，人员工作态度不端正等问题。将行政管理工作精细化，能够有效减少日常工作中的不合理现象，避免一些管理隐患，使办公室管理更加有序同时也更为灵活。办公室工作达到了更高标准，则提升了单位形象，确保了单位整体效能。

　　二、现阶段办公室行政精细化管理尚存的问题

　　1.管理制度问题

　　制度是办公室行政管理的依据和纲要，他提现了单位对办公室的基本要求，同时强调了办公室的基本任务和职责所在，制度越合理则越能够引导办公室工作有序化开展。但是目前办公室制度普遍出现一系列问题，致使自身职能行使上受到很大的限制：①制度过于笼统，多数存在普遍性条款，而对于不同办公室特殊性应当拥有的相关特别规定较为欠缺，导致不同办公室工作相似，管理相似，但办事效果不理想；②过于追求“同心同德”，办公室人员整体办事，却分工不明，造成责任落实难，办事积极性不高；③奖惩制度难以落实，虽然部分推行绩效制度，但是由于模糊管理的原因，造成办公室行政管理出现混乱。因此，必须细化行政管理工作，促使条理清晰、责任明确、分工有序。

　　2.管理项目问题

　　一方面，办公室行政管理更多的是偏向于形式上的“纪律、作风”问题的管理，虽然有所效果，一旦推究细化项目上显得较为苍白，无法做到面面俱到，办公室行政管理应当向科学化发展，思考行政管理与业务管理之间的关系，如何实现两两促进，管理项目的划分将会是精细化发展的先行步骤，例如：纪律问题、作风问题、考勤、监督等均需要重新划分，并明确相应的项目管理标准。另一方面，在以往的办公室行政管理方面，常出现一些“力有未逮”的情况，即使付出相当的管理力度，但是仍旧收效甚微，这实际上是由于既有的管理项目难以涵盖所有的办公室工作，出现管理盲点，精细化管理正是要找出这些盲点，同时建立新的管理项，实现长远的量化管理。

　　3.管理意识问题

　　精细化意识是实现精细化管理的先决条件，例如作为单位和办公室领导，在参考设置办公室规章制度的同时，会根据自身的意识形态进行局部更改，包括管理项目和标准等，如果具备精细化意识，在考虑问题时便会更加客观细致，从而制定出更加科学的指标。但在现实工作中，往往会出现领导者精细化和经济化意识不足，造成形而上学的管理弊病，空有精细化的口号，却不知如何着手。

　　三、如何实现精细化管理

　　1.重视意识的养成与运用

　　领导方面：需要多调研基层办公室的实际情况，根据其工作职能的特点，结合单位的整体属性设计出隶属于办公室的专门管理办法。同时，始终做到以“细化”为标准，精确分解各种管理工作，并思考不同工作之间的联系，设计出一套能够有益于管理同时又能保障和提高业务水平的科学化制度。工作人员方面：必须认识到精细化管理的优势，同时具有先觉意识，主动采用精细化的办法，对自身所需完成的任务进行分工，从思想根源上接受和推崇精细化管理。要做到这两个方面，就必须注重单位的日常教育和宣传工作，最大程度上对所有人员的内在精神思想进行良性刺激。

　　2.重视制度精细化的构建

　　易制度为准绳能够将办公室的日常工作进行细致的划分，减少中间可能出现的一系列问题，提高工作效率。办公室虽然小，但是仍旧应当“五脏俱全”，制度的制定必须包含：考勤、档案管理、出勤、值班、监督、宣传、信息、财务、调研、评估等各个方面的工作内容，同时除了要硬性规定相关纪律之外，还应当匹配相应的工作流程、工作责任、工作方向和工作标准，实现有据可依、有责可循。各办公室之间应当相互配合，互为监督，建立除上下属之间的管理之外，还应当开通同级之间的相互监督与批评渠道，构建互动的行政监督管理机制。

　　3.重视管理项目的综合性

　　①着重细化日常工作记录。包括人员出勤、请假、工作量、工作时限等具体事宜，事无巨细做好每个细节的登记，便于日后检查。除了建立以办公室团队为单位的专属记录，还应当有以单个工作人员为主体的记录，着重登记个人在工作过程中的表现。②完善绩效考核制度，以绩效考核带动办公室管理。将绩效考核的项目与办公室工作细节进行挂钩，主张对办公人员的工作态度、工作质量、工作能力、工作效果等进行考评，绩效考核与硬性行政管理、业务管理相结合，实现张弛有度的管理过程。

　　四、总结

　　正所谓“天下大事，必作于细”，缺少了细节上的把握，极有可能导致团队整体工作效能不足。在网公司不断深化创先的背景下，办公室作为单位工作的主要协调部门，集中了部门人员以最小化的组成形成一个工作团队，作为一个团队相应的纪律和规定必不可少，因此必须思考如何将一些管理细节找出，实现与之对应专门化、科学化、精细化的管理，做到面面俱到。走精细化管理之路是办公室创先工作的必由之路。

　　参考文献
　　
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　　[2]　王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2013（，34）：128-129.
　　[3]　段绍斌.办公室精细化管理模式的应用分析[J].办公室业务，2013（，22）：19-20.