行政工作中如何合理安排时间

　　时下大家相见或联系，开头的一句寒暄多会是“近来忙不忙?”

　　受问的一方大多的回答是“忙”、“很忙”、“好像没有不忙的时候”……好像从没听过“不忙”的回答。“不忙”两个字似乎与“不勤奋”划等号，所以大家都说“忙”,都在“忙”,加班加点便理所当然地成了家常便饭。与此同时，“没时间看书”、“没时间陪家人”、“没时间运动”等此类的抱怨似乎越来越多地充斥于上班族之中。试问一下，咱们真有那么忙吗?忙得有方向、有价值吗?

　　一曲“时间都去哪儿了”道出了无数人的心声，为时下忙碌的人们增添了一缕亲情的暖色调，同时也引起了人们对时间飞逝的惆怅和对时间管埋的思考。思考时间的分配，也是在反思我们的生活节奏、人生观和生活习惯。忙碌的时代、忙碌的我们，是该静下心来对我们的生活、工作进行好好思考和梳理的时候了。下面结合自己在高校行政工作的性质、特点和生活实际，谈谈如何管理好时间，从而让自己过得既充实又不忙。

　　办公室作为机关事业单位的重要职能部门，行政工作在整体工作中起着协调左右、承上启下的重要作用。行政人员要做好服务单位、服务领导、服务群众的工作，每天要处理的事情非常多而杂，这也是行政工作的显著特征。基于此，目前大多数行政工作的现状是：

　　没有明确的目标和详实的计划、贪大求全或拘泥形式、做事分不清主次且容易拖延、重复处理出现的同一件事导致效率低下等。然而，行政工作效率的高低与行政人员对时间管理的好坏有着直接的关系。一名称职的行政人员应当以主动的心态当好时间的主人，学会管理时间、巧妙地分配和掌握时间，用有限的时间进行高效率的工作，让自己从繁忙的工作中解脱出来。如何在繁杂的事务性工作中既能理出头绪和重点，又能兼顾其它，做到抓大不放小，把工作做得有条不紊，力求圆满完成各项任务呢?以下谈一些思考。

　　一、勿贪大求全，要学会授权

　　行政办公室是单位的窗口，是联系内部和外部的桥梁，外部单位发来的通知、指示等首先到达办公室。在接到一份文件后，首先要区分应该归哪个部门来处理，属于人事、教务、党务、或学生工作，然后分发至相应部门来处理，而不是不加选择地揽在自己身上，要充分发挥各部门应有的职责。另外，时间的使用具有非线性。我们发现，在原本已经紧张的工作安排中，再加上哪怕1%的事情，造成的压力会远大于1%.更何况，本以为能在一定时间完成某件事，但时常会有别的事情不断“插队”进来，这样会拉长“战线”.所以说，贪大求全承载了太多的任务和“机会”,会感到压力非常大。所以，行政人员应当把自己的事做好，不要试图做整个团队的工作!

　　一个人的时间是有限的，合理有效的“授权”是最能节约时间的方式，尽管授权是有风险的。因为不管你如何授权，最终承担责任的永远是自己，这就是为什么日常工作中有很多行政管理者再忙也宁可自己做而不愿教下属的原因。这样一来必然会陷入恶性循环，即下属永远学不会、没进步，而管理者永远都有做不完的小事情，没时间去做该做的大事情，工作没有规划和方向，影响工作成效。正确的做法是：下属能做的，放手让他去做，授权是最好的训练方式；下属不能做的，辅导他，教会他，艰难时挺身而出，拿出方法，有能力有担当。行政管理者要有“育人”的胸怀，要“转换心态，做好服务”,对下属要“给予信心，积极期望”、“有效授权，辅导促进”.只有下属成长了，才更有能力接受你的授权，才能真正节省你的时间，让你有更多的时间去做重要事情、思考宏观问题。

　　二、工作要有计划性且留有必要的松动时间

　　整天都在忙，不代表真正有成效、有产出。制造出繁忙的表象很简单，处理电子邮件、会议准备、整理材料、环境保洁，一天的时间很快就过去了，可是一天结束的时候，可能没有很多实质性的东西。要有“实质性的东西”,就要弄清楚自己将要做什么，这就是计划性。常言道“凡事预则立，不预则废”,如果没有良好的计划，就会出现有工作来就做，再来工作再做，对工作疲于应付，导致手忙脚乱，工作质量和效率都大大降低；如果每天在开始工作之前花几分钟时间整理工作思路，对一天的工作进行一个规划，会给工作的顺利开展提供有益的帮助。合理的工作计划可以有效地管理和使用时间，不但有利于提高工作效率，还能留出更多的时间从事更重要的工作和学习思考。

　　行政人员可以将工作分成几大块，对每一块再进行细分。每天的工作任务确定之后，再按顺序进行整理，具体哪段时间完成什么工作，都有明确的目标和详细的计划，这样才能用最短的时间高效地对办公室业务进行全面把控，才不会导致一些重要或紧急的工作没有及时完成而影响下一步工作安排的后果，才能提高工作质量和效率，工作起来才会游刃有余。另外，要学会借助外在工具，譬如，利用电脑电子文档记录进行复制粘贴可以减少重复的文字工作，利用记事本、台历等有助于我们有计划地利用时间，甚至还可以用手机设置闹铃给自己提个醒。

　　此外，我们常说“计划赶不上变化”,尤其是行政工作，除了处理一些日常工作之外，时常会有很多意外的事情需要及时处理。如果不能有效地处理，这些“节外生枝”的事就会打乱既定的计划，使得一整天忙得团团转，却又不知究竟干了什么。为了能够更高效地工作，行政人员在时间管理的过程中不要将时间排得满满的，应把一天的工作进行合理的交错，为不确定性事件预留时间，以“固定住日常工作的时间安排，合理交叉安排临时性事务”为原则，在日常工作中穿插临时工作，才不至于遇到突发事件时手忙脚乱、不知所措。这样不但能够保证整个计划的顺利进行，还有利于调剂大脑，使工作效率更高。

　　三、弄清楚每天的时间是如何花掉的

　　凡事想要进步，必先理解现状。一个简单的方法是，挑一个星期，每天记录下每一小时所做的事情，并记录每件事的实际用时，然后做一个分类（例如：处理公文和邮件、接听电话、开会、文字录入、分发报纸、环境整理等）和统计，看看哪方面花了太多时间，并将未完成的工作写在记事本上，作为第二天首要开展的工作；每天结束后，把一整天所做的事情进行整理，以每15分钟为一个单位。在一周结束的时候，分析一下，这周有没有活动占太大的比例?这些时间可以如何更有效率地安排?下一周根据本周总结合理调节时间计划，不断调整时间方案，以更好地优化工作流程。

　　四、以“要事为先”的原则安排好每一天

　　在工作和生活中，每天都有干不完的事，唯一能做的就是分清事情的轻重缓急，这是行政人员在拟定时间计划表时首先要考虑的事情。把要做的事情按照重要程度加以排列，以“要事为先”的原则，先安排重要的事情，抓住关键性工作；运用“二八法则”,把主要精力投入到最有效的事情上。有人会说“自己没时间学习”,其实，换个说法就是“学习没有被排上优先级次序”.同时还要注意对时间做出适当的调节，这并不是简单地将重要的事情安排在前面解决，而是要结合自己的“生物钟”,把重要的事情安排在精力最旺盛、思维最清晰的时间段，用最佳的时间安排最重要的事情，以提高工作质量和效率。

　　五、提高会议效率

　　会议繁多是“中国会议文化”独具的特征。无从例外，由于高校管理任务重大，且上级部门的要求较高，日常各种会议比较多，有上级单位和部门召开的、有自己部门召开的，诸多的会议占去了大量的工作时间，让大家倍感奔波且深感无奈。所以，作为会议筹备者和组织者的行政人员，要破除“唯行文办会是正宗”的旧观念，用管理的理念去管理会议，按照“计划-组织-领导-控制”的流程组织安排好每一次会议，把握好会议管理的“一个中心、两个基本点”,即会议进程控制、会前准备和会后跟踪。会前首先要辨别什么会不需要开?确定什么时候必须开会?什么人需参加会议?要控制会议进程和提高会议解决问题的能力，改掉“会而不议、议而不决、决而不行、行而不实”的恶习，杜绝“陪会”现象，做到“少开会、开短会、忌空话、重实效”,会后做好事项通知和督办工作，切实提高会议效率，实现高效会议管理之目的。

　　六、平衡工作和家庭

　　行政人员在繁忙繁杂的工作之余，要学会忙中偷闲，学会平衡工作与生活。不要一投入工作就忽视了家人，对家人感情的投入将会得到超乎想象的收获，有时10分钟的体贴比10小时的陪伴更受用，良好的家庭生活会对工作产生积极的影响。据说一位女市长是这样平衡工作与家庭的：每天下班回到家门口时，在门口静站一会儿，归位自己的身份，调整好心态，时刻提醒自己：进了家门就不是市长了，要尽的是作为母亲、妻子或子女的责任了。家，永远是每一个人忙碌奔波之后得以停靠的安全避风港。与家人、爱人共度的美好时光不仅会给彼此带来好心情，让我们重新充满力量，我们也将收获更多能量，从而再度释放到工作中。所以说，只有家人的理解和支持，家庭幸福美满，我们才有充沛的精力去实现既定的工作目标。

　　综上，明确了计划，树立了信念，找准了方法，再加上切实的行动，一定能使我们摆脱“穷忙族”的束缚，从“瞎忙”中解脱出来，做时间的主人，从而把握住重要的事情，做一名上进而“不忙”的行政人，朝原定目标轻装前进!最后，愿再被问到“你忙吗”的时候，我们都能理直气壮地回答“不忙!但充实!”

　　参考文献：
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　　[2]马臻。入职后在时间管理方面的反思[J].科技导报，2012,30（15）。
　　[3]黄立新。会议与会务工作[M].北京：高等教育出版社，2011.