浅谈畜牧兽医科技档案管理现状

　　摘要：本文对畜牧收益科技档案管理进行分析, 首先分析当前畜牧兽医在档案管理中存在的问题, 然后分析了改进和创新方法, 帮助提升畜牧兽医科技档案的管理水平。

　　关键词：畜牧兽医; 科技档案管理; 创新;

　　随着科技水平的提升, 有了很多全新的方法能够使档案管理更加高效, 也暴露出在过去畜牧兽医科技档案管理中的问题[1]。必须要采取有效的措施, 解决当前的问题, 从而提高管理水平。

　　1 当前畜牧兽医科技档案管理存在的问题

　　1.1 档案管理人员素质不足

　　当前, 随着畜牧兽医的发展, 科技档案管理的队伍逐渐稳定, 保证了流程的稳定。但是, 依然存在档案管理人员专业素质能力不足的问题。很多档案管理人员缺少足够的文化程度, 在专业素质上也很难满足当前的档案管理工作需求, 随着信息化时代的到来, 档案管理需要的专业性也有了明显提高, 需要对信息进行深层次的开发和研究, 但是从当前情况看来, 能够进行相关工作的人员是十分匮乏的[2]。

　　1.2 档案管理方法不够规范

　　档案管理方法不规范是造成档案管理水平不足的另一个原因, 当前的不规范可以分为四点, 主要在档案的编号不规范、案卷标题不规范、一些案卷缺少内目录和组卷混乱, 这些问题的存在会导致难以真正将档案有效的管理起来, 也不利于档案的分类和储存, 影响到了档案的研究价值。

　　1.3 检索效率低

　　当前档案的检索方式分为手工检索和计算机检索, 手工检索由于管理方法不规范, 导致手工检索十分的困难, 很多有用的档案无法指导甚至丢失。同时, 传统的手工检索在当前的档案管理中还占据较大的比重, 甚至制造了各种工具来辅助检索, 但在实际的工作中并没有真正有效地提升档案的检索效率, 不能保证档案服务的质量[3]。另一方面, 还存在着信息化水平不足的问题, 很多科技档案都并没有进行信息化储存, 因此需要用手工检索的方法, 另外, 档案管理部门没有合理地建设数据库和搜索平台, 使得信息化的档案也不能被使用。

　　1.4 没有发挥服务作用

　　目前, 畜牧业的科技档案工作大多立足于档案管理, 比如每年进行了多少立卷归档工作, 提供利用多少次。但是, 对于服务对象具有哪些方向上的需要并没有太多的研究[4]。尤其是对当前的科学发展状态如何, 也缺少实际的认知, 并没有有效发挥档案的工作职能, 无法为社会服务, 使得一些畜牧科技的档案资料被浪费掉。

　　2 畜牧兽医科技档案管理的方法

　　2.1 健全畜牧业科技档案的管理制度

　　只有建立一套十分有效的档案管理制度, 才能保证档案手机工作的高效、有序地开展。可以有单位领导组建专门的档案管理网, 对归档科技文件、科技材料的工作进行监督, 加强组织管理, 保证科技档案有更加全面的内容, 更加完整和准确。比如, 在各个业务部门配备专门的档案管理人员, 负责各部门科技类型的档案收集, 而档案的管理员并不负责档案的实际形成过程, 他们主要负责定期对各部门的档案管理人员进行检查和指导, 提高分散在各部门的档案管理人员的水平, 保证得到的文件齐全、完整, 符合规范的要求。这样一种分散的形式, 有效地使用了各个部门人员的力量, 并且发挥出不同部门人员专业性的优势, 让每一份档案都可以及时归档, 减少了档案管理人员工作压力的同时, 也避免了因为档案管理人员在专业素质不足这一问题下可能导致了档案质量低的问题。

　　2.2 开发畜牧业科技档案的保存技术

　　自然因素和人为因素都可能造成档案的损毁问题, 必须要在平时加以防范, 提高整治, 并在发现档案存在问题时, 采取措施及时处理和修复才能保证档案的良好保存。因此要实行严格的档案查阅登记制度, 在调阅时要轻拿轻放档案, 读阅时要避免被茶水、烟头损坏, 禁止查阅人员在档案上涂抹, 翻折档案时要轻, 以免档案遭到损坏。

　　对于自然因素而言, 由于制作档案的材料主要是纸张, 如果采用劣质的纸张, 则之上容易老化, 如果墨水不耐腐蚀还存在字迹褪色的问题。因此在选择制作档案的纸张时, 应该选择纤维含量高、半纤维素和木素含量较少的纸张, 这样的纸张具有很强的内腐蚀性, 比如选择复印纸、文件用纸、工业技术用纸等。如果使用木素和半纤维含量较高的纸张, 在光和氧的作用下很容易出现氧化的问题, 因此档案必须要避免使用包装用纸和新闻用纸。选择书写材料时, 应该选择炭黑成分较多的碳素墨水, 减少因墨水的氧化导致字迹消失。最后, 档案室必须做好环境方面的建设, 控制档案室的温度和湿度, 做好驱虫, 避免档案发生损坏。

　　2.3 提高信息化管理水平

　　信息化技术已经放在现代的档案管理工作中得到了广泛的使用, 尤其是其查阅速度非常快, 相比传统的档案查阅有着很高的效率。为了能够做好畜牧兽医的档案管理, 首先需要对旧的资料进行数字化储存, 通过拍照和扫描, 储存电子版档案。另一方面, 对于新制作的档案, 需要制作两份, 一份纸质、一份电子版。最后, 需要完善档案查询平台建设, 方便网上的档案查阅, 一方面能够将纸质档案更好的储存, 并且也保证了查阅效率。

　　畜牧兽医的档案管理工作, 需要合理地利用各部门的人力资源, 保证档案的专业程度, 同时, 还需要有效使用信息技术, 提高档案的服务质量和查询效率。让档案管理跟上时代, 保证水平的稳步提升。

　　参考文献
　　[1]妮娜.浅谈畜牧兽医科技档案管理工作的创新[J].新疆畜牧业, 2013 (01) :25-26.
　　[2]王茹丽, 吕雪峰, 王永辉.立足本职不断创新——全面提升事业单位档案管理工作水平[J].吉林农业, 2010 (12) :55.
　　[3]嘉晓晶.畜牧业科技档案管理存在的问题及对策[J].青海畜牧兽医杂志, 2009, 39 (03) :47-48.
　　[4]陈明和.监利县畜牧兽医管理体制创新研究[D].长江大学, 2012.