商务英语说明书的特点、分类及结构

　　一、商务英语说明书

　　( 一) 商务英语说明书的概念

　　说明书,又称"产品说明书"或"使用说明书"等,是关于产品结构、用途、规格、质量保证、使用方法、维修保养、销售范围、免责声明等的文字及图示说明,达到使人认识、了解某产品的目的.说明书是由厂商促销产品时附在产品上的一种促销小册子,其主要以文体的方式对该产品进行相应的详细描述,使客户对所购买的产品的使用方法有一个正确的认识,以免因使用或保管不当而造成不良后果.英语中对于说明书的称谓有Instruction,Manual,Specification,Direction,Description.

　　( 二) 商务英语说明书的特点

　　产品说明书具有显着的特点,即表述真实,内容科学,说明条理,样式丰富,语言通俗易懂,图文带有广告性且强调产品的实用性.说明书虽然很小,却承载着十分重要的信息,除了向消费者说明相关的产品知识外,还担负着销售产品,扩大产品知名度的责任.因此,产品说明书的制作要实事求是,不可为厂家私利而夸大产品的作用和性能,这是制作产品说明书必须恪守的职业情操.

　　下面将进行详细说明:

　　1. 语言客观、真实

　　商品说明书主要是要让消费者真实地了解商品的各种性能、价值等,所以绝不能用任何不切合实际的话语来欺骗广大消费者,如产品使用与说明书不相符,会违反消费者合法权益,这样不但会给企业造成影响,还会使顾客对该产品造成心理阴影.因此说明书的编写应该是在描述真实性能的条件下,适当对其进行美化,给消费者留下深刻印象.另外,说明书除了介绍商品的优点外,还应明确指出该商品的不足或劣势,翻译时也必须加以如实反映.例如:

　　ST858 / ST858L 5 一 Band Stereo Radio Cassette RecorderDynamic power output is 18W total. Sharp MW / SWl / SW2 /SW3 / FM Stereo radio reception on the ST858. The ST858L deliverssuperb MW / LW / SW / WS2 / FM Stereo band reception. Full auto-stop and automatic quick Fogram search ( AQPS system ) . ALC /MLC recording. Full information lED indicators. A widestereo 2 -way,4 一 speakers system. Wow & flutter 0. 1% ( WRMS) . Fre-quency response: 30Hz 一 16 km( Cm) .

　　Power supply: ACl 10-127 /220-240V,50 /60Hz; 9 D-sizebatt. ; external DC 13. 5V with the adaptor.Dimensions: 520( W) 331( H) 147( D) mm.

　　译文:

　　ST858 / ST858L 五波段立体声收录两用机宏大的全输出功率为 18 瓦.ST858 可接收中波、第 1 短波、第 2 短波、第 3 短波、调频立体声,收音灵敏度很高.

　　ST858L 可接收中波、长波、第 1 短波、第 2 短波、调频立体声等波段.全自动停止装置.自动节目快查装置( AQPS 装置) .

　　自动电平调整、手动电平调整的两种录音方式.采用发光二极管的指示灯.广声场、立体声两路 4 喇叭扬声装置.颤动率 0.1% ( 加权均方根值) .频率响应 30 赫 ~ 16 千赫( 二氧化铬录音带) .

　　电源: 交流电源 1 10 ~ 127/220 ~ 240 伏,50/60 赫; 9 个 D型电池; 外部 13. 5 伏直流电源( 须使用适配器) .

　　尺寸: 520( 宽) ×331( 高) ×147( 深) 毫米.

　　2. 语言言简意赅,突出重点

　　在新产品,新技术更新不断加速的时代,随之而来的新词语也层出不穷,其中合成词与缩略语更是屡见不鲜,这些词使得产品说明书的语言简洁明了,大意清晰,重点明确,既可以达到宣传新产品的目的,又为厂家节约了宣传成本,可谓是"一箭双雕".例如:

　　①温度达 65℃.

　　译文: Temperatures to 65℃.

　　②扬程最大可达 25 千米.

　　译文: Heads to 25km.

　　消费者看后心领神会,语言虽言简意赅,宣传目的却相当明确.

　　二、商务英语说明书的分类及结构

　　( 一) 商务英语说明书的分类

　　产品说明书应用广泛,类型多种多样,通常,将其分为工业说明书和消费品说明书两种.

　　从具体的用途这一角度而言,产品说明书又分为三种: 使用说明书、维修说明书、推销说明书.

　　使用说明书: 主要是介绍产品的用途、方法、性能以及注意事项等.

　　维修说明书: 通常带有示意图,除了介绍产品的结构、特点、性能外,还详细说明导致故障的可能原因以及排除故障的主要方法.

　　推销说明书: 往往图文并茂,以文释图,兼有广告的某些特点.

　　另外,根据不同的分类标准还有多种划分方法,这要视其在各专业领域的具体情况而言.例如,从内容和用途方面: 可分为民用产品说明书、专业产品说明书、技术说明书等; 从表达形式方面: 可分为条款式说明书、文字图表说明书等,等等.

　　( 二) 商务英语说明书的结构

　　商务英语说明书一般包含标题和正文两大部分.内容较为复杂的说明书还可以印成折子、书本的形式,因此也就有了封面、目录、前言、正文、封底等部分.这种书本形式的说明书普遍应用在机电产品与成套设备出口中.

　　1. 封面

　　封面( Cover) 上一般印有"说明书"的字样和厂名,有的说明书还印有商标、规格型号、商品标准名称和图样等.如果想要加深顾客对产品的印象,还可以在封面上印上商品的彩照、表格等.封面的标题要鲜明、醒目.

　　2. 前言

　　在这里我们主要介绍以下前言的形式,前言( preface) 的形式有很多种,有的采用书信的形式,而更多的则是采用概述式的短文.

　　3. 标题

　　通常情况下,说明书的标题由产品名称或说明对象加上文种名称构成,一般放在说明书的第一行,为了强调其视觉效果,可以呈现出不同的形体设计.大致有以下几种情况:

　　( 1) 只有产品名称,不加标题,这种形式多见于一些简单的产品说明中.

　　( 2) 直接写"使用说明书"或"产品说明 书",这种形式多见于产品包装盒或产品外皮上的说明书中.

　　( 3) 商品名称加上文种名称,如类似于《双黄连口服液说明书》这一类的产品说明书.

　　( 4) 需要指出的是,与广告的标题相比,说明书的标题( headline) 的重要性就没那么强.因为对于一名顾客来讲,无论是买了什么产品,即使说明书没有标题,他也会仔细地阅读正文.然而这并不等于说产品说明书的标题不重要,从宣传角度来讲,标题仍起着引导性的重要作用.

　　4. 正文

　　正文( text) 是产品说明书的主要组成部分也是主体部分.一般是对商品的性能、规格、使用以及注意事项的具体说明.

　　我们知道,不同类型的产品,其性能和用途是不一样的,因此各类产品说明书的内容及说明方法也各不相同.例如,电子产品的说明书通常包括产品的性能、特征、规格以及操作程序和注意事项等; 而对于医药用品的说明书而言,则主要包括产品成分、主治、方法、药物用量、注意事项、食用禁忌以及可能产生的副作用等.一些特定的产品,其说明书内容还包括包装、净重及体积等.

　　因此说明书正文的内容要依据不同的产品而定.

　　5. 封底

　　为了便于以后客户联系,说明书的封底( back cover) 部位通常注明产品生产的厂址、含国家地区代号的电话号码、电报挂号等.

　　参考文献:

　　[1]秦荻辉. 实用科技英语写作技巧[M]. 上海: 上海外语教育出版社,2001.

　　[2]魏国辰,金海水,陈红丽. 怎样编写商品说明书[M]. 北京: 中国物资出版社,2002.

　　[3]朱植德. 工业产品使用说明书的英文文体特征及其中译英[J]. 中国翻译,2003( 2) .

　　[4]郑东方. 产品说明书的汉译英翻译语言特点[J]. 湖南邮电职业技术学院学报,2010( 3)