财务管理信息化系统的实施与评估

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【题目】高校财务管理信息化平台构建分析 
【第一章】财务信息化管理体系探析绪论 
【第二章】财务管理信息化的理论基础 
【第三章】基于信息化的财务管理现状分析 
【4.1 - 4.3.5】财务信息共享发布平台及酬金发放系统设计
【4.3.6 - 4.4】网上报账缴费平台及预算管理系统设计 
【第五章】财务管理信息化系统的实施与评估 
【参考文献】学校财务管理信息化环境建设研究参考文献

　　第五章 财务管理信息化系统的实施与评估

　　在设计了A高校财务管理信息化系统的系统功能后，项目小组需要结合A高校实际情况，提出财务管理信息化的实施步骤，并对实施方案后产生的直接效果和间接效果进行分析，评估系统实施的不足之处。

　　5.1 财务管理信息化系统实施的步骤

　　5.1.1 成立项目实施机构

　　项目实施机构首先包括项目领导机构。成员应包括校领导、财务等业务部门的负责人、系统集成商的项目总监等，其主要职责是总管项目，协调部门之间内部沟通，确定总体目标和范围，分配项目实施资源，制定实施政策、解决实施过程中遇到的非技术性困难。

　　其次，项目实施机构还应包括项目实施小组，成员应包括财务部门业务骨干、学校及系统集成商的技术人员。其主要职责是实施项目管理，通过需求调研统筹制定具体的项目工期和进度计划，解决系统实施过程中遇到各种技术性问题，并形成系统培训手册。

　　5.1.2 制定项目实施方案

　　财务管理信息化系统的实施方案是项目构建的基础，直接关系到系统构建的成败。项目实施小组应在明确系统构建目标的基础上，结合 A 高校的财务管理实际情况，同时借鉴其他高校的财务信息化实施经验，对各子系统目标的重要性、紧迫性进行合理分析，制定系统构建的众多目标分解到实施过程的各个阶段，最终形成系统实施可行性方案，提交项目领导机构批准。项目领导机构在经过反复讨论，并对方案瑕疵和漏洞进行修正后批准实施。

　　5.1.3 系统模块的配置及测试

　　在此阶段中，项目实施小组根据前期制定实施方案开始对财务管理信息化的各个系统目标进行硬件的选择与部署、软件的开发与程序设计，系统集成的对接等，在程序开发完成后，必须对其进行必要的系统测试，以确定其是否存在软件缺陷，是否能满足系统功能设计的目标。

　　硬件设备的获取包括系统构建所必须的计算机、服务器等网络硬件设备的招标、采购、部署、调试等。软件的开发与设计可以根据实际情况，采取向应用关键程序供应商购买、系统集成商开发或升级等方法。

　　系统的测试包括测试程序作为财务某一项单独财务应用子系统时的工作性能，以及程序作为学校财务管理信息化系统组成部分时的作用与功能。系统的测试应由项目实施小组实施，测试过程需要各业务部门和项目组技术人员共同参与，由各系统用户进行评估，领导层进行审查。当各方对新系统的运行符合其预期目标时，通过出具测试报告。

　　5.1.4 人员培训与知识转移

　　培训是成功实施信息化系统的重要因素。在系统配置测试完成后，投入试运行之前必须对信息化系统的管理人员和操作人员进行专业的培训，确保其能正确使用财务管理信息化系统，培训的过程即是系统知识转移的过程。

　　从培训对象上来看，人员培训应主要包括对系统管理人员的培训，培训重点侧重于系统的整体架构、系统的管理与维护；还包括对各业务系统操作人员的培训，培训重点侧重于对系统使用、操作的培训，提高业务系统操作熟练程度。

　　从培训的内容来看，主要应包括在系统构建过程中形成的各类系统说明和培训手册，通过培训使系统各级用户明确系统的实施将给业务带来哪些变化，实施信息化后各个岗位的人员如何进行新的工作方式。

　　5.1.5 系统上线试运行

　　在对用户进行系统的培训后，则进入了系统的上线试运行阶段。系统上线试运行时系统构建的关键阶段，试运行的顺利程度很大程度上取决了系统前期功能设计和配置的质量，是对前期工作的集中检验。

　　为将系统实施的风险降低到最低程度，给系统的调整预留足够的时间，系统的试运行必须满足三个月或更长的时间。在试运行过程中，通过不间断的监控，可以发现并调整系统实施过程中的一些偏差，从而使系统运行更加有效。

　　5.1.6 系统改进和完善

　　经过三个月或更长时间的系统试运行，系统运行逐渐平稳，系统的各级操作人员经过培训和试运行，业务流程已逐步熟练，财务管理信息化的优势逐步显现，新的财务管理信息化系统已实施完成。此时更重要的是系统平稳运行后，需要用户对其进行使用、管理，新系统功能的有效体现还要依靠用户的使用和管理，主要包括：

　　（1）系统责任单位的确立。财务部门作为财务管理信息化的实施单位，应为系统管理和维护责任部门，必须制定专人负责系统的日常维护和管理；而学校信息技术部门应为信息系统的日常维护提供技术支持。

　　（2）系统使用和管理制度的制定。在确定了新系统的责任单位和责任人后，应制定相应的责任。应对信息系统运行、管理、日常使用的过程进行规范，将责任单位和责任人对系统的使用管理以制度的形式约束起来，形成权责清晰、制度分明的系统运行管理结构。

　　5.2 财务管理信息化系统实施效果的评估

　　5.2.1 系统实施的直接效果

　　（1）财务运行成本和风险大幅降低

　　以无现金报销系统实施为例，根据 A 高校的财务日常业务报销量分析，每日平均财务须从银行提取的现金量在 20 万-30 万左右，财务需要配备专人、专车负责每日的现金提取及传递，产生了极大的财务运行风险和办公成本。通过实施无现金报销系统，财务报销基本上杜绝了现金的大额提取，不仅提高了财务现金管理的安全性，降低了财务办公成本，而且极大的方便了教职工报销业务。

　　（2）财务报销效率得到极大提升

　　以网络预约报销系统实施为例，根据对 A 高校财务报销核算业务量统计，财务每日的各类业务凭证量在 300 笔左右，且各校区分布极不均匀，巨大的业务量导致了财务前台的长时间排队等待、单据不符的反复签字、审核等，严重影响了报销的速度。实施网络预约报销系统后，通过对各小区报销业务量的分析，可以合理分配每日校区间的会计核算人员；通过对网络预约信息的处理，可以使经办人足不出户就能提交部分报销信息，并知晓报销内容的合规性，避免票据的反复退回、签字；通过对预约报销时间的确定，可以使报销经办人做到随到随报，无须在现场长时间排队等候，极大的提升了报销效率。

　　（3）工资薪酬等发放工作速度加快

　　以薪酬发放业务的分析为例，A 高校原有的各类发放业务包括每月 10 日的基本工资、月底的奖金、绩效，各二级单位的津贴、各类其他酬金，以及学生奖学金、勤工助学金等，发放人数从个位到上千不等，财务须对纸质文件和电子文件同时进行审核，制成 DBF 文件后邮件给银行，由银行进行工资发放。同时薪酬系统的实施，实现了经办人通过薪酬客户端随时提交发放信息，财务审核后将从工资系统匹配银行卡号，汇总计税后提交至银行代发工资业务客户端，实现自主实时发放，并且发放错误信息能够当场返回，以便修改后及时发放，极大的加快了发放速度。

　　（4）财务收缴费业务简化

　　以财务收费业务分析，A 高校原有的收费业务基本通过银行托收和现金收取两种方式，对各部门的收费项目需要进行人工处理后制作成银行需要的格式，转发给银行代扣，并且反馈信息较慢，财务收费业务的环节过多且复杂。实施财务网上缴费平台后，学生可通过缴费平台自助选择缴费项目、缴费方式、缴费银行、缴费时间，缴费信息实时反馈，避免了由于大量的人力手工操作带来的风险，减少了财务收费业务环节，简化了收费业务流程。

　　（5）学校运行成本的降低

　　以对一卡通班车消费系统的分析支持为例，学校教职工居住地分散，上下班依赖学校提供的交通服务，学校交通车运行成本较大，且各班车的人数分布也不均衡。根据学校管理部门对一卡通班车运行报表的数据分析发现，在最多的月份的学校日常工作日中，教职工刷卡乘车次数在 20 次以上的也只有 82 人，刷卡的次数也仅仅达到了 40 次，这意味着每天都需要乘坐校车上下班的只有 2 人。根据分析结果，学校调整了学校班车运行班次，只保留了早晚交通高峰时间段及晚间 9.30 后用于教职工上下班的交通车，将单趟刷卡人数在 10 次以下的车次陆续停开。班车调整后，学校采取了配套措施，通过提高交通补贴标准，使得全体教职工都能根据自己的需要选择合适的出行方式，同时节约了学校运行成本，提升了管理水平。

　　交通车不再作为教职工出行的唯一的选择，而仅仅作为一种补充方式。

　　（6）学校资金集中效益的体现

　　实施资金集中管理系统后，一方面，通过对学校下属单位、校办企业的资金集中管理后，实现了对学校银行账户的统一归口管理，实现了资金的集中管理和核算，部分原处于财务监管外资金在学校账户的不断积累，产生了一定的资金沉淀效益；另一方面，通过对学校银行账户之间资金的实施监控，可以随时了解学校资金收支情况，便于财务统筹安排还贷、大额支出、空闲资金的存款理财等，提高了资金运行效益。

　　（7）学校预算管理和执行的规范化

　　通过构建财务预算管理系统，实现了从预算编制、上传、审核、变更、执行、监督及评价的全过程控制。一方面、预算编制方法和预算科目的科学化使得预算上报的更加准确和科学，更好体现部门预算的目标；第二、对预算执行的动态控制，使得预算的执行和监督更加有效；第三、对预算执行的有效分析，使得学校预算的绩效考核变得有章可循、不仅可以对部门绩效进行考核，也可对员工绩效进行评价，对部门工作的主动性、积极性和能动性起到良好的激励作用。

　　（8）财务信息公开的标准、透明

　　通过财务信息标准和财务信息发布平台，实现了财务信息的透明化、公开化，师生员工可通过一卡通信息共享平台随时查询个人财务信息，及时掌握部门经费和科研经费使用情况；另外，通过平台延伸建立起来的网上预约报销、无现金化报销制度、都能极大地提升财务服务质量和水平，营造良好的财务环境。

　　5.2.2 系统实施的间接效果

　　（1）财务部门的工作形象的提升

　　财务作为学校运行和发展提供服务的重要部门，其工作形象取决于财务能提高的管理和服务水平。一方面，通过对财务报销、薪酬发放等业务进行一系列信息化改造，使得财务提供的服务质量得到广泛提升；另一方面，通过新开发的预算管理系统和决策分析系统，使得财务能够提供的服务内容得到扩展。利用先进的技术和分析方法，不仅提高了服务水平，而且大大降低了财务员工与报销人员之间的误解与矛盾，从而提升了财务部门的工作形象，利于财务工作的开展。

　　（2）财务员工满意度的提升

　　随着学校发展规模和水平的不断提高，一线财务人员的业务量在逐渐加大。网络预约报销、缴费平台等信息化系统的实施，改进了业务流程，减少了以往重复审核、签字等不必要的环节，极大的降低了一线会计人员的工作量，节约了大量数据核对、文件传递的时间，使得财务人员能从枯燥的报销业务中解脱出来，更多的投入到财务管理和财务分析等活动中来，从而提升了财务员工对于工作的认可和满意度。

　　（3）财务内部控制更加规范

　　财务预约报销等信息化系统的构建是严格按照财务内控制度进行设计和实施的，其每一步的业务流程都是经过了设计人员的周密设计，通过将财务各项制度规范和关键环节控制以软件的形式加以固化，使得财务核算的每一个步骤都不由财务经办人的主观意愿和业务水平而转移，这使得财务的各项内部控制制度在执行上更加的有效和规范。

　　（4）财务人员业务素质的提高

　　财务管理管理信息化系统的实施不仅给学校的财务运行和管理带来了极大的便利，同时也使广大财务人员学习了先进的信息化技术和现代财务管理思想、方法。对信息化系统的日常操作以及专业系统的信息技术培训，增强了财务工作人员的责任感和成就感，使其有更大的动力去不断学习，提升个人的财务业务水平。

　　5.3 财务管理信息化系统实施的不足

　　由于研究者的水平有限，以及项目实施过程中会面临的一系列其他不确定因素，对 A 高校财务管理信息化系统构建的研究还存在着一些不足，对于系统功能设计和实施过程的一些问题还有待于进行进一步的研究。

　　（1）财务管理信息化建设是学校校园信息化建设的重要组成部分，它的部分功能如身份认证等需要依赖于校园整体信息化建设的水平。本文主要是从学校财务处这一角度出发，分析其系统功能的设计以及具体的实施步骤，财务管理信息化的构建还可以纳入到信息化校园的整体实施中来分析。

　　（2）财务管理信息化是财务管理理论与信息技术的有效融合。本文主要是从功能的设计和实现角度对财务管理信息化的构建进行了分析，对其完整的分析研究还结合具体的信息技术，从硬件选择、网络架构、系统部署等技术角度进行综合性的分析。

　　（3）实现新的信息化解决方案不仅仅是安装硬件和软件的问题，学校还必须处理新的信息化解决方案带来的组织变化。对系统构建效果的实现还可以从学校组织机构调整、财务管理模式转化、业务流程重组等组织变革管理的角度进行研究和分析。

　　（4）财务管理信息化系统的实施需要遵循严格的项目实施管理制度。本文对信息化系统实施的研究主要集中于系统实施的步骤、各步骤的内容和目标上，还可以从项目管理的角度，对系统实施面临的各项风险管理、实施成本控制、实施绩效评估等角度进行研究。