信息时代文秘工作与档案管理工作之间的关系研究

　　摘要：在办公室管理工作中，文秘工作与档案管理工作之间的联系十分密切，两者是相互促进的关系，管理部门必须加强文秘工作、档案管理工作的一体化。在科学技术水平快速提升的大背景下，计算机技术、网络技术已融入各个行业的发展中，核电行业也不例外。办公室需要明确信息时代文秘工作与档案管理工作之间的关系，深入分析两者存在的问题，并对其进行处理，确保文秘工作和档案管理工作的规范性。论文就加强办公室文秘工作与档案管理工作的一体化进行了分析。

　　关键词：办公室文秘工作； 档案管理工作； 一体化；

　　Abstract:In office management work, the relationship between secretarial work and archives management work is very close. The relationship between them is mutual promotion. The management department must strengthen the integration of secretarial work and archives management work. Under the background of rapid improvement of science and technology level, computer technology and network technology have been integrated into the development of various industries, including nuclear power industry. The office needs to make clear the relationship between the secretarial work and the archives management work in the information age, deeply analyze the existing problems of the two, and deal with them, so as to ensure the standardization of the secretarial work and archives management work. This paper analyzes the integration of office secretarial work and archives management work.

　　Keyword:office secretarial work; archives management work; integration;

　　1 引言

　　对于一个承担着国家第三代核电技术的国家电投二级子公司，如何在核电企业发展战略规划部署下，充分发挥企业自身的优势和作用，更好地行使本企业在整个集团布局中的历史使命，办公室工作是其中的关键内容，起着上呈下传的"桥梁"作用。秘书为了提升办事效率，有效地处理各项事务，必须积累更多的经验，将文秘工作和档案管理工作在整个企业业务发展和业务流程中进行融合贯穿。在办公自动化水平日益提升的大背景下，文秘工作和档案管理工作一体化趋势日益明显，并对两项工作提出了更加严格的要求。基于此，文章介绍了文秘工作与文书档案管理工作一体化的相关内容，阐述了文秘工作和文书档案管理工作之间的关系及衔接的重要性，总结了加强办公室文秘工作与档案管理工作一体化的策略。

　　2 办公室文秘工作与档案管理工作一体化概述

　　信息化已成为社会发展的一个重要标志。对于企业而言，更精确的信息过滤能力能更精准地为企业服务，为文秘工作、档案文书管理工作一体化提供了大力支持[1].办公室文秘工作与档案管理工作一体化又被称为文档一体化，企业需要充分利用计算机技术、行政办公管理系统，将文秘工作、档案管理工作进行有效融合，确保文秘工作、档案管理工作的一体化、智能化、先进性，将信息技术渗透到资料档案编制、审核、签发、归档全过程中，并对其进行监督、管理，保证文书档案管理工作呈现出一体化、标准化、规范化特点。

　　3 办公室文秘工作与档案管理工作之间的关系

　　在办公室管理工作中，文秘工作和文书档案管理工作是息息相关、相辅相成的关系，管理部门必须全面落实两项工作，有效地提升行政管理水平，并提供先进的优质服务，确保办公体系发展的规范性、有序性。

　　通常情况下，文秘工作主要是工作人员在做好日常工作任务后，根据工作规律、工作原则，针对文件、相关资料进行处理、整理，确保文件联系的密切性，充分发挥出文件的重要作用，为管理人员查找信息提供支持。同时，相关管理部门需要根据文件属性、自身特点，针对各项文件档案进行归类处理，确保后续档案管理工作的有效进行。文书档案管理工作普遍是在文秘工作基础上得以发展的，这项工作需要针对文书档案资料做好分类处理，突出各项资料的秩序性、高效性，还要重视文件存储安全工作，这就需要文秘工作人员及时向文书档案管理板块传达整理后的文件，并进行妥善保存、管理，文秘工作质量、效率对后期文书档案管理工作的开展具有重要影响[2].因此，文秘工作是文书档案管理工作的基础保障，文书档案管理工作为文秘工作提供了后续保障，两者是息息相关、相互制约的。

　　4 办公室文秘工作与档案管理工作衔接的重要性

　　从文秘工作性质的角度进行分析，相关管理部门必须加大文秘板块档案管理力度，认识到办公室文秘工作与档案管理工作衔接的重要性。首先，文秘工作与档案管理息息相关，文秘工作在实践过程中，可以突显出档案信息的重要性，文秘工作会涉及很多上呈下传的文件材料，相关工作人员需要及时将文件资料递呈给领导进行批阅，并做好催办、归档工作，有效地提升办公室管理工作的整体效率，并能深入贯彻落实上级管理部门的精神，为企业获取更有效的信息、更多的经济效益。文秘工作中的优质服务发挥着十分重要的作用，管理部门需要将基础档案管理作为基础，确保运作方法的规范性，促进文秘工作的规范、有序进行。其次，文书档案管理工作的实施可以确保文秘工作的系统性、科学性，很多重要的信息来源、物质基础与文秘工作的系统性、科学性息息相关，为了积极开展文秘工作，管理部门必须提供准确性、系统性、可选择性的档案资料。在现代化社会的发展中，完善档案管理制度可以满足文秘工作的实际需求，这是新时期的关键管理手段、工作任务。

　　5 加强办公室文秘工作与档案管理工作一体化的策略

　　5.1 提高文档一体化意识

　　文秘工作与档案管理工作的任务存在很大差异，具有一定的独立性，文书是档案的来源，档案为文书提供了保障，两者是文档工作中息息相关的环节。在本企业内部，文书、档案管理和信息化虽同设在办公室下，但在生产和工作中，"文件"与"档案"工作实际是相脱节的，信息化也未能完全融入其中，基本上各自仍处于单方面作业的状态。尽管企业的收发文有统一的对外接口，但业务部门在生产过程中产生的业务文件，基本是属于自行负责，包括文件的流转、控制分发和归档管理。因此，为了加强办公室文秘工作与档案管理工作一体化，相关管理部门必须树立系统思维意识，树立文档一体化意识，提高档案管理工作的整体水平。在文书档案管理过程中，相关管理部门必须掌握文书处理规范化内容，有效地开展档案管理工作规范化基础工作。同时，相关管理人员需要认识到文秘工作与文书档案管理工作一体化的重要性，既要为当前工作提供服务，又要为过去的工作负责，明确文秘工作是"文档一体化"的基础工作，根据"文档一体化"需求，确保各项公文办理的规范性。

　　5.2 规范文书立卷工作

　　在文书档案管理过程中，文书立卷工作发挥着十分重要的作用，既能够确保文书档案的体系化、标准化，又可以在文秘工作、档案管理工作的衔接中发挥重要作用。文书立卷工作是文秘工作的最终环节，也是文书档案管理工作的初始内容，管理人员必须认识到文秘工作、文书档案管理工作衔接的重要性。为了加大文书立卷工作力度，相关人员必须做好以下工作：首先，定期针对工作人员开展专业培训活动，培训的内容可以是公文、档案相关法律法规，引导工作人员认识到文书立卷的重要性，提高工作人员的档案意识，为各项工作的实施提供基础保障。其次，针对文书立卷工作进行规范、智能、日常管理。在现代化社会的发展中，很多管理部门已逐渐使用电子档案管理系统，工作人员需要收集整理、统一装订、分类排列纸质的档案资料，针对电子公文档案资料进行整理、归档，保证电子档案、纸质档案的完整性、准确性。最后，全面落实工作人员的岗位职责，文秘工作人员、文书档案管理人员必须进行协调、配合，明确各个员工的职责、分工，在开展文书立卷工作的过程中，严格按照工作程序进行，确保公文资料的真实性、准确性，为后续文书档案管理工作的有效性提供保障。

　　5.3 全面整合文书档案资源

　　文书档案资料与各项工作的有效进行息息相关，会涉及很多机密资料，为了确保企业快速发展，相关管理部门必须认识到文书档案管理资料的重要性，提升文秘工作的整体水平，强化文书档案管理工作，可以为工作人员提供高准确性的文件信息[3].例如，在文件登记过程中，相关管理部门必须做好文件资料分类工作，还需要强化相应的摘抄工作，准确记录负责人、标题、时间等内容，提高文件管理的整体效率，为后续资料的筛选、查阅工作的有效性提供支持，有效地开展文书档案管理工作和文秘工作。

　　6 结语

　　综上所述，为了强化办公室文秘工作与档案管理工作的衔接性，相关单位需要树立现代化管理理念，加大档案信息化、数字化管理力度，针对文秘工作人员做好专业技能培训工作，确保档案分类、归纳、整理的有效性，提高办公室文秘工作与档案管理工作的整体效率。

　　参考文献

　　[1]王丹。论文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].国际公关，2020（06）：149-150.

　　[2]李淑伟。论办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J].办公室业务，2017（20）：110+116.

　　[3]苏娟。规范与统一--文秘工作与档案管理的衔接[J].办公室业务，2016（24）：106-107.