如何提高办公室文秘工作的质量和水平展开分析

　　摘要：办公室文秘工作作为电力企业的核心，会直接关系到企业的发展、运行效率。办公室工作较为复杂，这是因为文秘需要处理电力企业中的各种信息，因此文秘人员的工作水平对于工作质量和工作效率有着至关重要的作用。基于此，文章对电力企业办公室文秘工作现状、办公室文秘工作对电力企业的重要性以及如何提高办公室文秘工作的质量和水平展开了具体分析，为相关工作提供参考。

　　关键词：办公室文秘； 工作质量； 工作水平； 电力企业；

　　随着社会经济的发展，电力企业迎来了较好地发展契机，办公室文秘涉及企业的日常经营活动、业务来往，因此对企业的未来发展方向起有着重要影响。由于办公室文秘工作人员每天接触到的业务数量较多，因此文秘工作人员必须有非常强的动手能力，熟悉业务流程，遇事能随机应变，并且能在第一时间内将各种信息传达到电力企业各个部门。

　　一、办公室文秘工作对电力企业的重要性

　　电力企业的办公室文秘工作通常是服务领导，日常工作包括规划领导每日活动、将领导日程等。如果电力企业领导需要外出办公或出差，文秘工作人员需要提前安排好领导活动流程、办公时间、交通出行等。

　　电力企业的办公室文秘还是领导的传话筒，当领导传达出某一意图或者指令后，文秘工作人员需要使用合理的传达方式将领导意图传到电力企业的各个部门中，一般情况下，文秘工作人员通常使用文件将领导意图转化为书面形式。办公室文秘工作是电力企业上下级传递信息的一个重要枢纽，对电力企业未来发展有着至关重要的作用。

　　二、电力企业办公室文秘工作现状

　　随着社会和时代的不断发展，电力企业所面临的市场环境和形势越来越严峻。一个企业若想在激烈的市场竞争中占据有利地位，必须留住人才，合理利用人才，将人才的作用最大化[1].

　　（一）办公室文秘人员没有明确的工作目的

　　电力企业办公室文秘工作人员每天面临的工作数量繁多，倘若工作缺乏条理性、规律性，将非常容易导致工作混乱，效率下降。办公室文秘工作人员要准确抓住领导意图，否则会出现错误传达领导意见的情况。出现这些问题的主要原因有：没有对工作内容进行统筹规划、无法平衡各项工作内容之间的关系、对公司现状理解不够透彻等。

　　（二）电力企业文秘工作人员综合素质较低

　　随着电力企业的不断发展，各个部门的人才需求量呈现上升趋势，工作难度也在不断增加，这样一来导致了两种消极现象的产生。（1）招收的文秘工作人员专业素质较低，不了解工作流程，无法负担起巨大的工作量，导致文秘工作效率不断下降。（2）原有的文秘工作人员知识系统较为陈旧，容易误解领导意图，引发失误现象[2].

　　（三）电力企业办公室文秘工作人员创新能力不足

　　当前的办公室文秘工作大多以传统工作方式为主，但随着时代发展，电力企业所面临的市场环境、产生的文件信息越来越多。在这样背景下，传统的文秘工作方式出现了落后趋势，文秘工作人员在安排、开展工作时经常会面临阻碍。并且电力企业内部许多员工对文秘工作的认识不足，潜移默化地影响了文秘工作人员心态，制约了工作质量提升。

　　三、电力企业办公室文秘工作质量和水平的提升策略

　　文秘工作者的职业能力和职业素质直接关系到办公室文秘工作的整体水平。提供文秘工作质量首先要求文秘工作者要提升自身职业素质，提高自己的创新能力和统筹能力，为做好文秘工作奠定基础。同时，文秘工作者要主动加强学习，不断提升自己的公文管理能力、文件起草能力以及会议管理能力。

　　（一）提升文秘工作者的职业素质

　　1. 提高文秘工作人员的整体素质。

　　工作人员素质与文秘工作质量和工作水平直接挂钩。一方面，电力企业应当系统性地对办公室文秘工作人员进行培训，让其充分了解文秘工作的流程、内容，提高文秘工作人员的表达能力、沟通能力、合作能力。办公室文秘工作人员势必要与电力企业的各部门打交道，因此良好地沟通、合作能力是文秘工作顺利开展的基础。另一方面，电力企业办公室文秘工作人员应当提高自主学习能力，不断更新个人知识系统、政治素养[3].

　　2. 提高文秘工作人员的创新能力。

　　受到文秘工作的性质影响，文秘工作模式会直接关系到文秘工作水平与工作质量，因此电力企业文秘工作人员应当摒弃效率较低的传统模式，通过探索、创新建立一套高效、简洁的工作方式。以文秘的公文管理为例，公文管理内容包括文件的保存、翻印、传达、销毁、保密，随着电力企业的发展，内部的文件越来越多，文秘管理人员应当积极引进信息化技术，利用大数据和互联网开展公文管理工作。以信息技术为基础建立的公文管理方式效率和质量都得到了明显提升。

　　3. 文秘工作人员应找准工作重点，统筹规划工作内容。

　　文秘人员的工作内容便是传达领导信息，工作人员若想提高工作效率，应当遵循企业规范，抓住工作技巧。办公室文秘工作人员的工作内容较多，一个优秀的文秘工作人员应能分清工作主次，按照重要程度罗列事项的先后顺序，既有条理、又高效地完成工作内容[4].电力企业的内部会议都是以工作人员宝贵的时间为基础。由于会议会涉及许多内容，因此文秘人员在会议开始之前要将重点全部罗列出来。例如文秘人员要熟知会议流程、明确会议目的、严格把控会议时间，将这几个重点全部明确后才能最大化会议效果。

　　（二）提升文秘工作者的职业能力

　　1. 公文处理能力。

　　公文管理是文秘工作的重要内容之一，所涉及的公文量多面广，所以必须严谨待之。做好公文管理必须注意以下内容。（1）坚持统一管理，做好文件登记工作。文秘人员要严格把好收文关口，专人转办，即收即核，及时登记。（2）准确理解领导批示，做好公文传阅工作。接收到的公文要分类摆放，按照文件的紧急性和重要性从上到下排序，依次让领导批示。（3）注重时效，灵活催办。公文在传递和处理的过程中通常有严格时效要求，不积压、不拖延、不误事这是公文管理最基本的要求。文秘人员处理公文时要有较高的时效观念，文件跟踪要灵活多变，主动跟踪，杜绝"不了了之".（4）认真细致，做好文书归档。公文处理完之后，文秘人员要将这些文件进行归档存放，要求存放有序，分门别类，便于查找。为了方便以后的工作，可以将利用率高的公文进行电子备份，便于日后的调阅。公文归档是文书处理工作的最后一个环境，文秘人员要本着对历史负责的态度，细致认真的做好文书归档工作。（5）在公文运行中往往会涉及一些保密文件，文秘人员要秉持遵守《保密法》的原则，做好涉密文件的保密工作。总而言之，公文管理能力的高低是对文秘人员职业能力的一种考验，提升公文管理能力，才会进一步提高文秘工作的质量。

　　2. 文件起草能力。

　　文书起草是最能体现文秘人员综合素质的工作内容之一，一名优秀的文秘人员必须有高水平的文书起草能力，能够灵活掌握各种文书的起草要求和起草方式。尤其是在文书内容方面，文秘工作人员一方面要具备思想修养和学识储备，这对文件写作质量、文风有着重要影响，另一方面要对领导的讲话意图、语言风格有一个大致把握。其中，领导的讲话意图便是文秘文件起草目的，如果意图并不明显文秘工作人员需要利用自己的电力专业知识与领导的语言风格发挥主观能动性。文秘人员要想提升文书起草能力，必须从以下方面入手：（1）加强理论学习，打好理论根基。要想公文起点高、有深度和宽度，必须的坚实的理论基础。只有理论扎实了，思维会更清晰，眼光更长远。（2）不断扩大自身的知识积累。良好的公文起草能力不是一蹴而就，而是需要经过长时间的知识积累浑然而成的。作为电力企业的文秘人员，应该深入了解本行业，积累专业知识。（3）多练习，多写作。提升公文起草能力没有捷径可走，只有在"干中学",多写作常练习，才会积累更多的经验。除了完成领导交办的文书起草工作，在业余时间也应该多加练习，默默提升。（4）打破局限，放眼全局。文秘工作是一项细致与统筹兼顾的工作，在文书起草方面同样如此。文秘人员应该着眼全局，熟悉全局，只有这样才能写出优秀的文书。（5）思路开阔，创新思维。公文起草不能局限于眼前，除了要着眼全局之外，继往开来，求新求变。

　　3. 会议管理能力。

　　会议管理是文秘工作的核心之一，也是一项能够文秘人员统筹能力的工作内容。会议是一种很好地总结工作、总结经验教训、交流讨论、安排任务等地工作方式，在电力企业中会议管理是文秘人员一项重要的工作。要想切实提升会议管理水平，应该从以下几个方面入手：（1）制定完善的会议管理制度。从企业全局出发，会议管理制度建立是保证所有会议有序开展的前提。（2）对于文秘人员来说，处理好会议全程的工作是重点。会前要做好充分地准备，清楚本次会议的议题，领会领导意图。做好会前的基础工作，例如会议资料的准备等。如遇重大会议，文秘人员还要负责工作动员，对每一个细节、每一个程序考虑周到。（3）会议管理是一项系统性工作，涉及的部门较多，所以要求文秘人员要有较强的统筹协调能力。文秘人员要做好精密的会议计划，从接待、材料、新闻报道、会议纪要等方面都要有严谨的计划和细节，只有这样才能做好会议工作。

　　四、结语

　　电力企业办公室文秘工作虽然内容复杂，但其工作职能在整个电力企业中都非常重要。作为连接上下级之间的枢纽，办公室文秘工作质量与工作水平会直接关系到企业的未来发展规划，因此文秘工作人员应当适当优化工作方式，协调好各项内容，提高文秘工作的条理性。

　　参考文献

　　[1] 卢辛怡。办公室文秘工作素质提升策略研究[J].卷宗，2020,10（06）：191.

　　[2] 邢宪博。提高办公室文秘工作质量和水平的措施分析[J].企业文化（中旬刊），2020（01）：279.

　　[3] 赵红燕。浅析办公室文秘工作质量和水平的优化策略[J].卷宗，2019,9（36）：338.

　　[4]杨中兴。企业办公室文秘工作质量提升方案分析[J].办公室业务，2019（22）：104.