制造业企业存货采购内部控制的重要性及改进建议

　　摘要：存货是制造企业重要的实物资产，存货在企业的周转包括采购、仓储、生产、再次仓储和销售五个环节，其内部控制对企业降低运营成本和提升盈利能力非常重要。本文对制造业企业存货采购内部控制的重要性和现阶段存在的主要问题进行了分析，并提出了改进建议。

　　关键词：制造企业； 存货采购； 内部控制；

　　一、制造企业存货采购内部控制的重要作用

　　存货是制造企业的重要实物资产，是生产的起点，存货在制造企业往往经过采购、仓储、生产、仓储、销售五个环节，将采购、仓储、生产、销售、财务等主要生产经营部门紧密联系在一起。因此，存货的管控在制造企业的内部控制中显得尤为重要，而存货采购环节的控制是源头，其重要性主要体现在资金占用和企业盈利能力两个重要方面。

　　从资金占用角度看，制造企业存货金额较大，在资产总额中占比很高，其金额常常占企业资产总额的三分之一，甚至更高比例，对企业资金影响很大，甚至决定着企业资金链的安全。如果不根据市场需求来制定企业的销售计划、生产计划和采购计划，盲目大量地采购和生产，势必造成存货的大量积压，积压的存货滞销，影响资金及时回笼，增大资金使用成本，增大财务费用，降低企业的盈利能力，严重时甚至有引发资金链断裂的危险，直接将企业推向生死存亡的边沿。

　　从对企业盈利能力的影响看，制造企业存货采购成本、采购数量、采购批次、运输方式、运输成本等直接影响企业的产品成本费用，从而直接影响企业产品的盈利能力和市场竞争能力，决定企业利润高低。

　　二、制造企业存货采购内部控制存在的主要问题

　　1. 原材料等存货采购量与生产销售不匹配

　　企业采购计划与实际市场需求偏离较大，导致原材料等存货采购量与生产销售不匹配。采购量少了，不能满足生产需求，无法及时向客户交货；采购量多了，又造成资金积压，增加仓储保管成本、资金占用成本、人工成本、原材料过期报废的成本损失。

　　第一，企业预算编制流于形式。未认真进行市场调研，企业战略目标定位不准确，导致销售计划偏离实际情况，影响生产计划的制定，从而影响采购计划的准确性。

　　第二，缺乏行之有效的预算调整机制。市场环境变化时，企业没有及时捕捉到相关信息，并及时调整自己的销售策略，同时调整生产计划和采购计划，使采购计划与实际需求不相符。

　　2. 企业缺乏行之有效的存货采购内部管控制度，不相容职务未相分离

　　（1）采购环节不相容职务存在未相分离的问题

　　采购环节不相容职务未真正相分离。有些不相容岗位由同一人担当，有些岗位虽然分离了，但相关人员也可以串通，影响供应商的选择，操控采购价格，从中收取好处费，损公肥私，给企业产品生产质量及生产成本埋下重大隐患。

　　供应商的调研、供应商的选用、合同价格的谈判、签订合同的审批、采购订单的申请、采购订单的审批、货物验收、采购订单支付审批等不相容职务未相分离。在当前市场竞争环境下，有少数供应商为了推销产品而采用不正当的竞争手段，采购人员若意志不够坚定就会做出有损企业的事来。如：在供应商调研和决定选用权由一人承担时，未就供应商的产品质量、经营能力、资产负债情况、企业信用等方面进行全面的综合评价，未选择到质优价廉、诚信、供货有保障的供应商，导致企业采购的原材料等存货产品质量不能满足企业经营需要，或者价格过高，这都会生产引起成本费用的增加，使用企业利润减少。

　　（2）企业缺乏行之有效的存货采购内部管控制度

　　企业内部各部门之间未建立行之有效的沟通机制。虽然有些企业有每月定期召开生产经营会，各部门负责人均会参会，但会议讨论内容几乎固定不变，未就市场环境变化而及时修改企业预算，调整生产销售计划，导致采购计划未能及时调整，市场应对能力下降。

　　3. 各采购环节管控不力，导致采购成本增加

　　第一，在签订大框架合同时，实际采购价格与采购订单申请不一致，往往是高于采购订单申请价格，如采购审核、财务付款审核不仔细，直接增大采购成本，导致企业利润下降。

　　第二，在原材料等存货入库验收时，没有严格按规定检查其包装是否完好无损、检验其产品质量是否合格、数量是否正确无误，未及时将不合格的物料联系供应商退回或换货，导致不合格的物料流入生产线，产生次品、不合格产品，增大生产环节不合格品率，从而增大产品成本，降低企业利润。此外，由于未准确清点数量，也为日后存货盘点留下了后遗症。

　　第三，采购需求订单未及时处理，采购人员将一些采购订单集中一起采购，或为了减轻自己的工作量，减少采购次数，人为地增大一次性采购量，增大库存，导致仓储成本、人工成本、资金占用成本增加，降低企业利润。

　　4. 企业采购决策容易受企业经营管理层的任期影响

　　企业采购决策不是根据市场规则而定，而常常受企业经营管理层的任期影响。企业经营管理层为了自身短期的业绩评价，也有可能做出错误的、不切合实际的生产采购销售计划，从而给企业正常生产经营留下祸患，甚至带来灭顶之灾。这一点在一些由外方母公司提供主要原材料的合资企业里面体现得较明显，外方母公司通过销售原材料即可获得利润，拿回自己的投资，若企业经营管理层不坚持按市场需求来制订采购计划，大量采购原材料，势必会造成存货的大量积压，产品存放时间越长，存货跌价损失的风险越大。

　　三、加强制造企业存货采购内部控制的对策建议

　　1. 建立科学的决策机制，减少人为干扰因素

　　第一，推行企业预算管理，每年最后一季度开始编制下一年度的预算。为了降低库存，减少存货积压，大多数制造企业在编制年度预算时按照以销定产的思路进行，根据市场行情进行销售预测，根据原材料价格变动趋势决定是否提前进行采购储备。如有的制造企业主要原材料是钢材，如果判断明年钢材会涨价，可以根据企业资金情况决定年末是否提前囤积一些钢材。

　　第二，每月定期召开采购、生产、销售、仓储、财务部门的联动会议，若有特殊情况发生，也可随时组织召开。根据当前市场环境变化，结合企业预算，编制切实可行的采购、生产、销售计划。杜绝为了个人目的人为调整采购量。

　　2. 建立科学的、行之有效的存货采购内部控制制度

　　制造企业存货采购环节至少包括以下几类不相容职务：供应商的考察、询价与确定供应商；采购合同的签订与执行；采购计划编制、采购业务的订单申请与审批；验收与供应商确定等采购环节岗位；采购、验收与出入库等相关会计记录；货款支付审批与支付执行。不得由同一部门，更不能由同一岗位办理完采购与付款业务的全过程。

　　3. 引入ERP系统加强对企业存货流通各环节的管控

　　第一，提高工作效率，让ERP系统代替人工完成传统工作中大量的繁琐事务，降低员工的工作量与繁琐度，降低企业运营人工成本；

　　第二，强化精细化管理能力。ERP能有效解决物料短缺、库存积压两大库存管理难题，MRP是ERP的核心部分，它正是为解决类似这样的难题而发展起来的，它要回答并解决以下四个问题：我们要制造什么产品；制造这些产品需要哪些原材料和零部件；现有库存有哪些原材料和零部件；哪些零部件或原材料还需要再准备。它可以解决企业运营过程中出现的信息流问题，减少信息孤岛行为。

　　第三，ERP可以改变企业中的部门本位观，增强各部门之间的协同，提高质量并降低成本。ERP强调制造企业生产经营管理活动的整体观，他把工程技术、采购、生产、财务、销售等各个子系统，运用信息技术结合成一个一体化的系统，各子系统在同一的数据环境中工作。这样，ERP就成为整个企业生产经营管理的一个通讯系统。信息传递准确及时，把所有人的精力集中在同一个目标方向上，用工作流程的观点和方式来规范企业的运营和管理。员工的工作更加有序，而不是忙于应对各种意外情况，部门之间推诿扯皮的事也减少了，工作质量和工作效率提高了，生产效率提高了，产品质量提升了，成本费用降低了，利润增加了，企业盈利能力和应对市场环境变化的能力增强了，最终员工个人的收益也会随之而增加。

　　4. 加强人员培训，增强岗位责任感，提高专业能力

　　采购的基本原则包括：成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竞争原则。采购人员培训应着重强调以下几个方面工作：

　　（1）新产品、新材料供应商的选择

　　对新供应商品质体系状况从产能、设备、交期、技术、品质等多方面进行评估、认证，以确保供应商自身优良，未来能满足制造企业的供货需求。

　　（2）与供应商的比价与议价谈判

　　应充分了解市场行情，从维护企业利益的角度出发开展工作，要能经受起各种诱惑和考验，防止有些供应商为了争取更好的价格，而采取不当的竞争手段。

　　（3）对于已经合作的供应商加强审核

　　为了确保供应商的稳定供货能力，应从价格、产能、品质、交期四个方面加强审核。及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升所采购的原材料品质并降低采购成本。

　　（4）编制采购计划。根据制造企业实际情况确定适宜的采购批次，并进行交期控制，加强与供应商、企业各部门之间的沟通协调。

　　5. 建立科学的考评体系

　　从供应商选择与管理、采购数量控制、采购价格下降率、采购物料合格率、物料交货期、采购合同管理、采购记录管理等方面对采购人员进行综合考核，并与自身绩效挂钩，是采购内控管理制度得以有力推行的必要保障。

　　参考文献

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