浙江某新材料股份有限公司的管理现状及控制措施

　　摘要：本文将结合浙江某新材料股份有限公司的管理现状，对加强存货的内部控制管理，减少资源浪费，提出相关措施建议，以使公司内部各个部门之间既相互配合又相互监督，最终提高公司的总体收益。

　　关键词：内部控制； 存货管理； 控制措施；

　　在当今这个信息高速发展的时代，信息技术特别是计算机、通讯和网络技术的发展，使企业分工越来越细，产品生命周期越来越短，商品的品种和数量越来越多，客户对交货时间的要求越来越短，对商品和服务的期望值越来越高、个性化。企业的生存也越来越难，使得企业之间的竞争慢慢转向从成本降低的潜力中去挖掘更多的利润，更加重视自身的内部管理工作。存货作为成本组成最基本的要素，它在生产经营活动中不断变换着购入、生产、销售阶段的角色，对企业财务状况变动影响很大，为了确保存货安全、完整，防止各种财产物资被盗，毁损和流失，必须要做好存货的日常管理工作。良好内部控制管理不但能保护存货的安全，可有效防止错误的存货出入库记录和舞弊行为的发生，而且使企业采取降低成本措施、提高存货使用效率、巩固企业在市场上的核心竞争能力，获取竞争优势。

　　一、存货内部控制的内容

　　存货作为公司利润的实现者，它的存在形式一般是与生产或销售有关的实物形式为主，如原材料、生产成本、产成品及包装物等，也有无形的存货成本，如购入的存货所用的资金是借入的，那么长期占用的资金成本也属于存货的组成部分。

　　从存货的实物流动过程看，存货是从收货环节进入库房，开始被系统地记录、追踪、直到执行出货任务后，商品被打包发出，这样一系列过程所管理的内容，都是为了保证存货资产的安全，包括验收、入库、仓储、领用、出库即相互配合又相互制约的内部控制内容。从存货使用效益角度来看，如何加速存货周转，提高存货资金使用效率，要在存货的采购预算、库存盘点、库存过剩处理手段等环节上加以管控。存货的内部控制主要对存储的货物进行有效整合，充分发挥资源的有效利用，减少存货积压与腐烂，保障存货资产的安全完整，加速存货资金周转，提高存货资金使用效益。

　　二、中小企业库存管理现状------以浙江某新材料股份有限公司为例

　　近年来，我国经济的发展虽然效益上不断增长，规模和实力也逐渐增强，并有世界工厂之称，但与国外许多企业相比，我国企业有很多自身不足的现象，存在行业的整体水平较低，产品技术含量不高，产品运营成本高、竞争力不足等问题。下面以浙江某新材料股份有限公司（以下简称新材料公司）为例，来谈谈存货内部控制存在的问题：

　　（1）公司简介

　　新材料公司主要从事膨润土等非金属矿的高技术研发、生产和销售业务。总公司下辖6家全资子公司，1家控股子公司，现有员工390余人，其中工程技术人员100余人，研究开发人员50余人。企业注册资本8842万元，公司拥有固定资产1.99亿元，公司产品生产用原料白矿土、黄土粉等泥坯土大部分由外来厂商提供，经下属子公司生产为有机膨润土、粘土等半成品后，再由公司研究开发成各种高技术产品后，销往国内外。

　　（2）新材料公司存货管理现状及原因分析

　　公司的存货基本流程如下，生产制造部门根据生产预算和计划，制订采购申请，安排采购部门根据申请进行物资采购。产品经验收入库后进入领料发货生产制造环节。仓库定期对存货进行盘点清查。

　　（1）存货的请购。存货采购量是根据销售订单需求，由生产部门核算，出具订货单，经生产部负责人签字审批后直接下达采购部门进行采购。因为没有仓库部门的一起参与，需要采购的数量存在不适用的问题，存货库存量没有盘点统计，形成了浪费。

　　（2）存货的采购。采购部根据生产部出具的申请单，经本部门负责人签署后，由采购人员安排购入。业务人员是否按相关程序操作，是否进行充分价格协商，对供应材料问题有无质量保证，等因缺乏相应制约机制，没有相应的程序进行有效的监督。

　　（3）存货的验收检查。公司虽然有质量保证相关的验收制度，但是验收人员没有实际参照应用，执行起来自行其是，存在与供应商之间合作关系可避风险的侥幸心理，不能保障存货的质量，从而使公司容易遭受不必要的损失。

　　（4）存货的日常管理。公司对仓库保管工作不予重视，对保管人员的要求不高，入岗前大部分存货管理人员没有参加过系统的业务技能培训，不具备应有的相关业务知识，对入库物资没有定期检查，储存物资管理混乱，对变质存货未及时处理。

　　（5）存货的领用发出。领用材料手续不齐，仓库人员仅凭着生产部负责人签字的领用单发货，缺少领用单审查手续，产品出厂时，仓库人员虽然能仔细核对产品的发货单明细，审批人签署，但对大批量的发货单还不够谨慎，缺少再三确认环节。这样就会错发，增加公司的运输风险，加大公司意外损失。

　　（6）存货的盘存处理。平时存货盘点也由仓库管理人员进行，财务根据仓库提交的盘点情况表与账面核对，对盘盈或盘亏实物报财务负责人签字后进行账务处理。造成账面与实物核对只是形式化，容易造成盗窃丢失，私自挪用等不良现象的发生。

　　（3）新材料公司存货内部控制原因分析

　　（1）并未设立专门内部控制部门，没有形成科学有效内部控制制度，虽有存货管理制度，但缺乏经营活动之间的相互监督，包括部门与部门之间，以及部门内各成员间的相互监督。各项管理制度都是条款式的规章制度，有部门负责人检查，监督本部门的工作完成情况。这种控制行为是纵向性的，没有横向的部门与部门间的监督检查制度，会造成贪污、舞弊行为，如果部门间的沟通不善，无法从公司整体利益出发，会形成浪费、办事效率低的现象，增加企业的经营成本。

　　（2）公司领导层没有对内部管理引起足够重视，人员素质不高使内部管理制度形同虚设。内部控制需全员参与、共同合作，每个人都要认真履行职责。为配合公司实现总体目标，虽然公司对各部门都有相关考核目标，但是部门之间人员分工不明确，采购、验收、仓管等流程的人员缺乏相关知识，岗前培训不足，实际操作经验匮乏。

　　三、加强企业存货内部控制的应对措施

　　1. 设立内部控制部门

　　企业可以设立内部控制部门，制定细致的岗位职责，明确各部门工作权限，制定业务流程图和权限指引等相关文件，也可以根据存货业务的流程和特点，借助计算机权限设置等方式自动实现不相容职务的相互分离，并对出现的问题及时处理，提出改进措施。同时为提高员工的整体素质，按要求定期进行相关培训，熟悉内部控制工作的内容并指导员工开展自我检查。

　　2. 制定合理库存量

　　基于集团公司生产的连续性特征，企业可以参照现代比较受关注的存货供应链管理手段，力求实现成本最小化的存货总库存合理化管理。合理库存量取决于两个主要因素：客户需求量与供应商供货能力。客户需求量一般根据年销售量占比较大主要客户近几年的情况进行统计，企业根据需求量配备尽可能少的存货库存。对于材料类存货还需充分利用合作密切的供货商，要求其具有快速补货、满足储存量作为企业相互合作的基本条件，以备生产不时之需。同样也需与下游企业如代理商，分销商之间相互产品调度，达到供需企业间信息共享、利益共享、风险分担的合作模式。

　　3. 制定科学的采购计划

　　对于采购的授权和权力制定明确范围，要注重采购过程的监督和控制，对采购过程进行细分，从采购审批到入库批准的每一环节由专人管控，清除每个环节死角，确保优良的材料品质，采购价格最低化，采购过程透明化。企业在进行主要产品采购行为时，应当通过招标方式确定供应商，签订合同应约束其按时、保质、保量的发货。

　　4. 严格执行存货验收程序，加强日常管理

　　外购存货入库前应由品质管理部门负责检验，采用专业科学方法对物品数量和质量进行验收，检查采购申请单，入库通知单和产品合格证等原始单据的信息是否相符，对验收不符的货物，应及时办理退回手续。入库货物应摆放有序、勤整理，并及时关注存货量的变化，以免资金积压。如出现库存过剩，可采取如下手段：用降价、买赠、捆绑销售等手段扩大市场份额或建立供应商滞销退货条款，将货物直接退回供应商，以减少库存压力，增加存货周转率等。

　　5. 加强员工素质培训，净化公司内部环境

　　营造良好的公司内部环境，公司领导人员首先要建立公司文化，提升职工素养，使每个人都形成存货内控观念，加强员工职业培训，提高组织管理意识，为存货内控工作提供保障。对于工作态度不积极影响工作进程的人员予以警示，让其意识到自身的问题并加以调整。另外，对于利用工作便利谋取私利，损害企业利益的行为进行严格整治，为企业的管理营造一个透明干净的环境。

　　6. 工作人员可直接向管理层汇报工作

　　在内部控制执行过程中，为提高存货管理工作效率，任何部门和个人对经营活动中产生的有损公司利益行为都有直接向管理层汇报的权利，这样有助于在监督中发现问题并解决问题，更有利于获得上层的支持，方便各个相关部门之间的沟通与协调。

　　四、结语

　　改革开放以来，我国市场上的企业迅速蓬勃壮大，经济取得飞速发展，企业在得到政策支持的外部环境的同时，更应着手整治企业的内部管理环境，而作为企业管理最基本的存货管理是反映企业整体管理水平的，良好的存货内部控制管理可以为企业节约资金占用额，提高资金使用效益，夯实企业的发展基础，每个企业都应注重自身的内部管理，根据自身情况，加强存货的内部控制管理，争取实现企业利润最大化，为社会的经济发展做出更大的贡献。

　　参考文献

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