系统科学视角下高校物业管理系统构建

　　高校物业管理是高校日常工作的重要组成部分,为高校教学和行政工作的顺利进行提供强有力的后勤保障。随着高等教育改革的不断深人,高校物业管理的社会化改革也被提上议事日程。在具体操作层面,选择改革模式、确定改革范围、细化改革步骤就显得尤为重要。

　　在系统科学视角下,高校物业管理是一个复杂的系统,对其改革也是一项系统工程,这为高校物业管理改革的研究提供了新的视角和方法。

　　一般系统论精要系统是由相互作用和相互依赖的若干要素结合而成的具有特定功能的有机整体。系统普遍存在于自然界和人类社会的各个方面,可以说任何事物都是以系统的形式存在的。朴素的系统思想萌芽古已有之,而全面地认识系统并概括出科学的系统思想则始于20世纪上半叶。美籍奥地利生物学家贝塔朗菲(LudwigVonBerta-lanffy)在研究复杂的生物机体的基础上,概括了科学的系统思想,并将其研究领域广泛扩展,创立了一般系统论。一般系统论奠定了系统科学的基础,并提出了以下基本观点:

　　1.整体性

　　系统的整体性表明,系统是相互作用的诸要素组成的有机整体,其功能不是各要素功能的简单相加,系统整体拥有要素所不具备的新功能和特性。要素的内部结构和组织关系,影响系统整体功能的发挥,要素的联系越有序,系统整体的功能越强。

　　2、.动态性

　　系统的动态性是指,系统处于积极运动的状态,系统内部的要素结构是动态变化的。同时,系统是开放的,通过与外界环境进行物质、能量与信息的交换,以维持系统的活力。

　　3、有序性

　　系统的有序性,首先表现在有序的要素结构是系统存在的前提;其次,系统具有层次分明的结构,层次的逐级组合,形成越来越高级的系统;再次,动态系统的运动方向,也保持由无序到有序的趋势。

　　4.预决性

　　系统的预决性又称目的性,即系统的动态发展方向不是随机和偶然的,而是有其自身所具有的发展方向和目的。人造系统的目的性则更为明显,具体表现为系统的功能。高校物业管理系统高校物业管理的工作内容丰富,服务对象多样。从系统论的角度来看,高校物业管理本身就是一个复杂的系统。下图直观地展示了高校物业管理系统所包含的要素与具体工作。

　　高校物业管理作为一个系统具有以下几个特点:

　　1、高校物业管理系统是由多个子部门和具体工作组成的有机整体

　　(l)高校物业管理的内容。高校物业管理是一个包含多个子部门的复杂系统,涵盖多项具体工作。由图1可以看出,高校物业管理主要由保安消防管理、工程维修管理、保洁绿化管理和公共服务管理等几个要素组成,且每一个要素又包含多项具体工作。

　　(2)高校物业管理的特点。与社会上的物业管理相比,高校物业管理具有显著的特点。首先,高校物业管理涉及许多社会物业管理所没有的专项工作,如多媒体教学设备管理与维护、实验室设备管理等;其次,高校物业管理的公共服务管理要素较为发达,食堂、水房、浴室、体育场馆等是学生校园生活的重要场所,且商业化特征明显,是高校物业管理系统创收的主要渠道;再次,高校物业管理还承担着后勤育人、无烟校园创建等特殊职能,这也是社会物业管理所不具备的。

　　(3)高校物业管理的功能。高校物业管理的核心功能,是为广大师生创造优良的工作与学习环境,为高校的教学、科研、行政工作保驾护航。这是高校物业管理系统独特的整体功能,是任何单个内部要素所不具备的。当然,各要素具体功能的实现,保证了整个高校校园的安全、整洁、有序,各要素的有效运作,是高校物业管理系统整体功能实现的基础。

　　2.面对外界环境和师生需求的变化,高校物业管理系统也在动态发展

　　(l)高校物业管理系统一直是在动态地发展。为了适应高等教育发展的需要,传统的高校后勤管理一直在探索变革的途径,如今各地高校探索出多种改革模式,现代化的物业管理理念与方法被引人,新的高校物业管理系统正在逐步建立并完善。

　　(2)高校物业管理系统的主要服务对象学生是不断动态变化的,而且随着时代的发展,师生的需求也在不断变化。为了满足广大师生的需求,高校物业管理增加了自助洗衣、无线上网、代收发包裹等新的服务项目。与传统的后勤管理相比,现代的高校物业管理提供的服务更多、更专业,极大地方便了广大师生的生活与学习。

　　3、科学高效的结构是高校物业管理系统功能发挥的基础

　　高校物业管理系统承担着高校运行后勤保障的重要任务,其目的是通过创建安全、整洁、秩序良好的校园,打造高校教学、科研和行政工作顺利开展的外部环境基础。图1显示,高校物业管理系统不但具体工作多样,而且具有明显的层次性。高校物业管理系统内部各要素在分工的基础上紧密合作,才能保证整体功能的有效发挥。

　　虽然在部门设置上各要素分属保卫处、后勤处、保洁队、资产处等多个部门管理,但在实际工作中各要素之间关联紧密,如食堂对保洁工作有较高要求,安保工作涉及的监控、门挡等多种设备需工程维修部门维护管理等等。各要素间只有密切配合、协作运行,才能在整体上保证高校物业管理工作的顺利开展。

　　以系统的观点看事物有助于建立全局视角,并关注内部要素的紧密联系,以及系统与外部环境的关系。高校物业管理作为一个复杂的系统,也具有系统的特点,动态地看待物业管理系统的发展,是系统科学在高校物业管理领域的进一步深化。

　　高校物业管理改革是一项系统工程在高校扩招、高等教育快速发展的大背景下,传统的高校后勤管理越来越难以满足需求,社会化改革势在必行。高校后勤管理改革的过程,就是现代物业管理手段与理念逐步引人的过程,在系统视角下,高校物业管理改革是一项明确系统目标、变革系统结构、协调内部要素关系的系统工程。在改革实践方面,围绕着“社会化”,各地高校进行了广泛的探索和实践,形成了校内模拟甲乙方、校内独立甲乙方、完全市场化管理、园区合作管理等多种改革模式。这些不同的模式各有利弊,在各高校推进物业管理改革的过程中,应当遵循以下原则,系统地加以分析、运用。

　　1.整体优化

　　受视角和认识能力的限制,人类习惯用还原论的方法解决工作中的各种问题。这种自下而上、注重个体的方法,适用于解决具体的一般性问题。我们对高校后勤管理改革的认识,也经历了这样的过程。在高校扩招、办学规模不断扩大的背景下,高校面临后勤资源不足等问题,我们首先想到的是,在原有的后勤管理框架下追加各种资源,简单地扩大后勤管理的规模。但在实践中这种做法暴露出许多问题,如管理的不到位导致服务质量下降;简单地扩大规模也无法满足广大师生新的服务需求等。

　　高校后勤管理改革是一项复杂的系统工程,传统的还原论,无法完全解决“按下葫芦浮起瓢”问题,这就需要以整体优化的原则,看待高校后勤管理的改革与发展。整体优化的核心,是从全局出发,对问题进行系统全面的思考,从整体上把握其本质,并寻求有效的解决策略。与还原论不同,整体优化是一种面向全局的方法,在整体视角下,自上而下地分解复杂问题,再对部分进行协调,最后实现整体的优化。

　　面对传统高校后勤管理的困境,小范围的修补无益问题的解决,因此,整体的改革就势在必行。“社会化”就是在整体优化的视角下提出的改革路径,它将现代化物业管理的资源、方法、理念引人高校管理,从整体上改变传统的管理体制。随着改革的不断深人,高校后勤管理的社会化程度越来越深,多种现代化的高校物业管理模式纷纷出现。实践证明,整体优化的高校物业管理效果明显,是高校后勤改革的可行之路,而且在未来的进一步深化改革中,依然需要站在全局的高度,全面、整体地推进高校物业管理改革。

　　2.协调有序

　　协调有序,是指系统内部的各要素、对象、手段,乃至管理主体之间的结合关系和方式都处于最佳状态,元素之间不仅互补匹配,而且相互融合,系统有序度达到最大。有序的结构是系统存在的基础,且要素之间的相互关系越有序,系统的整体功能就越强。

　　高校后勤管理改革的重要工作之一就是打破传统的部门分割。现代的高校物业管理强调系统结构的科学性和内部各要素的紧密联系,保安、保洁、工程维修、公共服务等各部门信息互通,相互配合开展工作十分必要。师生感受到的高校物业管理效果,是多个部门工作共同努力的结果,不同工种间互相支撑、配合工作能有效地提高工作效率。例如,保洁人员在工作中遇到可疑的人或事件及时向安保人员通报;安保人员在巡逻过程中发现路灯不亮等设施设备问题通知工程人员维修。在高校这种人员聚集场所发生火灾、地震等突发事件时,更需要物业管理各部门高效有序的协作,如安保部门负责秩序维护、工程部门负责水电供应和设施设备修复、公共服务部门负责餐饮安置等后勤保障、保洁部门负责公共场所的卫生防疫等。

　　3、动态平衡

　　有序的系统结构有利于系统功能的发挥,但结构的有序性不等于一成不变,系统的结构是动态变化的,其内部要素之间的关系也在不断地调整。发展中的高校物业管理系统的动态性更为明显。改革使高校物业管理更加开放、灵活,实践证明这种动态变化带来了活力,进一步促进了高校物业管理的发展。

　　高校物业管理系统的发展,也伴随着其内部要素关系的持续变化,随之而来的是系统控制方案的创新。与传统的后勤管理相比,现代高校物业管理模式的管控更加精细,绩效评价更受重视,带来的是服务效果的提升。对外界环境的适应性,是衡量高校物业管理系统动态变化效果的重要标准。高校物业管理系统在运作过程中,必须时刻关注外界环境要素的变化,并及时调整相关管理参量,以保证系统的运行适应外界环境的要求。

　　鉴于高校物业管理服务对象的多变性和服务内容的多样性,保持积极运动的稳定与新的动态平衡是十分必要的。

　　4.与时俱进

　　与时俱进要体现时代性,把握规律性,重视创造性。在经济社会飞速发展的今天,不创新就意味着落后与淘汰,传统高校后勤管理难以满足高等教育快速发展的要求,改革创新成为必由之路。从“形式上分家,本质是一家”的校内模拟“甲乙方模式”,到资产完全分离的“校内独立甲乙方模式”,再到引人社会力量的完全市场化管理模式,以及规模化运作的园区合作管理模式,各地高校围绕时代发展的要求,进行了广泛的探索与创新,推进后勤社会化改革不断深人,建立了现代化的高校物业管理体系。

　　在具体的管理与服务中,高校物业管理系统也需要创新的思维和发展的态度,创造性地开展工作,开发服务项目,在满足广大师生新的服务要求同时,实现自身的良性发展。

　　总之,以系统观看待高校物业管理、以系统工程的方法探索其发展,给高校物业管理研究提供了新的视角。系统科学强调的全局意识、协作配合等观点,恰恰是当今高校物业管理发展过程中急需建立的。通过系统科学的应用,让高校物业管理科学发展,能够更好地服务于广大师生,为高等教育的发展“保驾护航”。