档案管理实现数字化与网络化的策略

　　档案管理要想真正的实现数字化与网络化，需要做很多准备工作，建立完善的数据库体系就是其中之一，因为数据库建设质量如何直接关系到档案信息资源是否能够实现共享，满足所有网络用户的要求，因此相关人员应该根据自身档案管理部门的特点建立数据库，并且收集大量的电子文件，增加档案管理的内容。

　　1“数字化”的构建，给档案事业带来了前所未有的巨大发展机遇
　　
　　1.1 档案信息资源的合理配置是档案工作自身发展的必然选择。档案工作的根本目的，在于充分发挥档案信息资源的作用，为社会主义现代化建设服务。在知识和信息已经成为经济和社会发展首要资源的今天，要求档案工作必须提供方便、快捷、超越时空限制的信息服务。互联网络的迅速扩展，网站网页的大量涌现，以及信息服务的潮涌而至，无疑为我们开拓档案服务的时空范围，扩大社会化利用提供了难得的发展机遇。

　　1.2 城域网的建设，架起了连接档案馆和因特网的桥梁，使“天堑”变为“通途”.各级各类档案馆作为管理档案的机构，保存着大量的档案信息，但信息的利用率却相对较低，大量的信息资源锁在“深闺”.如果将这些信息公布于因特网上，凭着其历史记录的原始性、真实性、权威性特点，相信会吸引大量的读者阅览档案信息，从而使档案馆扩大影响，达到开发利用档案信息资源的目的，实现其社会功能。同时，也会给档案馆提供无限生机。

　　1.3 随着网络工程的深入开展，必将产生大量的电子文件，具有保存价值的电子文件，必须归档保存。电子文件归档后即形成电子档案。电子档案将逐步成为档案馆馆藏中的主流成分，对电子档案如何接收、管理、提供利用及信息共享与信息安全等，势必成为档案馆事业在新形下发展需要面对的新问题。

　　2 推进档案信息化建设的步伐，大力开发档案信息资源的措施
　　
　　2.1 积极主动地将馆藏档案与网络信息相结合，加快档案数字化管理进程。档案数字化，其手段就是对档案实现全文存储，它在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现档案图文信息的全文检索，用户界面友好，易于掌握。

　　2.2 加快数字档案馆建设，努力适应飞速发展的档案利用需求。数字档案馆是新型文件和档案管理信息化的必然结果。数字技术的应用完善并发展了档案馆的职能，妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾，使珍贵的档案原件能够保存得更加长久。数字档案检索系统方便、快捷，不仅极大地满足了利用要求，而且，利用者可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。利用网络的交互方式，数字档案馆能够向利用者提供更加专指、更具特色的档案咨询服务，改变档案馆信息“孤岛”的形象，改善档案服务的落后面貌。

　　3 档案信息资源数字化与网络化管理需要注意的问题
　　
　　3.1 着重数据库建设。档案信息资源管理要想真正的实现网络化，第一需要做的就是数据库建设，因为数据库的主要功能就是存放档案信息，如果建设质量存在问题，那么，网络上的档案信息很难实现共享，也就失去了网络化管理档案信息的价值。因为如果数据库建设存在问题，网络用户在查找相应的档案信息时，无论什么样的检索要求都不能满足检索条件，这就给使用者带来了一定的困扰，还有些数据库存在重复建设的现象，造成了网络资源的严重浪费。因此相关人员要将管理重点放在数据库的建设上面，使其成为内容丰富并且使用价值极高的数据库。

　　在数据库建设方面，最为重要的就是结构的设计，这并不是一项简单的工作，传统的结构设计只是单纯将单机数据库简单的地移到网络中即可，这种结构方式并不能实现档案信息的共享，因为在结构设计时，要由国家相关部门统一调配，有针对性的进行设计，逐渐优化结构设计方案，尤其是尽可能的避免单机数据库存在的问题，真正的实现档案信息资源的共享。

　　3.2 电子文件的收集。电子档案与传统的纸质档案相比，优势的确很多，但是存在的技术会更多更复杂，有很多的影响因素阻碍其发展，面对着些问题，档案管理部门在现阶段很难独立完成，因此可以将电子档案信息的生成部门、档案管理部门以及计算机管理部门有效的结合起来共同来管理档案信息。这其中电子档案生成部门因其是直接生成档案的部门，因此能够很快的识别出该档案是否具有原始性，也就是是否具有法律效力；而档案管理部门一直都在进行管理工作，对各项业务都了如指掌，因此可以掌握全局，发挥统筹作用；而计算机管理部门是档案信息实现数字化与网络的关键，它还掌握这最先进的网路技术。所以如果三者能够有机结合起来，对电子信息的发展将起到不可磨灭的作用。

　　3.3 要有完善的设备。主要设备就是计算机，但是要想真正的发挥计算机的性能，其硬件以及软件设备质量都要有所保证，要实时的更新设备，这是提高电子档案数字化程度的关键，还要定时去计算机进行杀毒，以防不法分子恶意侵入计算机中，盗取档案信息，造成严重损失。

　　3.4 提高电子档案管理人员的水平。这是实现档案管理数字化以及网络化的关键，如果没有高素质的人才做支撑，一切都无从谈起，因此需要相关部门加大人才培养和引进的力度。这些人才不仅要具有丰富的理论知识，还要具有一定的实践能力，有着丰富的电子档案管理经验，当发生问题能够及时的解决。电子档案管理人员不仅仅要具备档案管理的专业知识，还要对计算机操作有一定的了解，甚至要具备一定的计算机维修能力，以防计算机出现故障，能够及时解决，不影响工作效率。

　　综上所述，可知档案信息资源实现网络化以及数字化的管理并不是一件容易的事情，虽然在数字化时代，为档案信息资源管理的发展提供了强有力的支持，但是也需要各方面相互配合，比如电子档案生成部门以及档案管理部门之间的配合，才能真正实现档案信息管理的网络化，并且保证其安全。

　　参考文献
　　
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