OA与ERP的集成软件系统设计和使用

　　摘    要：　OA（办公自动化）系统自20世纪70年代被提出，经过半个世纪的发展已经广泛应用到了现代各个领域的企业中；ERP（企业资源计划）自1990年被美国Gartner Group公司提出，旨在建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。然而，当今企业已经不能仅仅满足于OA系统或ERP系统，两种软件并行使用又加重开发、使用等负担，所以将ERP系统与OA相结合，是在“工业4.0”概念下的主要发展方向。

　　关键词：　OA; ERP; 系统整合; 资源高度共享; 信息化;

　　Abstract：　OA(office automation) system was put forward in the 1970 s, after half a century of development has been widely used in modern enterprises in various fields; ERP(enterprise resource planning) was proposed by Gartner Group in the United States in1990, aiming to establish a management platform that provides decision-making means for enterprise decision makers and employees with systematic management ideas on the basis of information technology. However, today's enterprises can no longer just be satisfied with OA system or ERP system, and the parallel use of the two kinds of software increases the burden of development and use, so the combination of ERP system and OA is the main development direction under the concept of "industry 4.0".

　　Keyword：　OA1; ERP; system integration; highly shared resources; informatization;

　　1 、背景

　　随着企业的不断发展，智能化、系统化以及信息化的企业管理逐渐在各个企业中不断萌芽，各种企业管理信息技术也不断开发。传统的办公自动化系统往往已经不能满足于现代企业的业务逻辑，OA系统正在变得不再主流。同时ERP系统又不能很好地兼容企业办公管理。所以，在信息化发展的推动下，OA与ERP的整合是自动化管控现代企业业务的主要途径。
 

　　2 、OA和ERP的特点

　　OA的本质是管理企业的日常办公，涉及行政、人事、财务、客户、项目、资金、开发等方面，企业不同，细节的个性化差异很大，是一个服务监管型的系统。OA系统由多个工作模块事件流组成，表面看这些事件流不相关联，实际上又数据互通，使得信息传递的速度提升、规范提高。OA系统目的是整体化的企业管理。OA系统有着易用、健壮、开放、严密、实用的特点。这些特点提供给企业各种数据的总体概览、数据可视化、月度年度数据报表可视化。

　　图1 办公自动化系统结构示意图

　　ERP是对企业资源进行重新规划和系统管理的一种重要系统，同时ERP是针对物资资源、人力资源、财务资源、以及信息资源所结合成一体化的企业管理软件。ERP将客户资源、企业内部活动和供应商资源相结合，形成企业完整的供应链。

　　图2 通过资源数据的监控来管理业务流程

　　3、 OA与ERP的集成软件系统的设计

　　那么OA和ERP软件提供的功能类似吗？OA是否可以被ERP取代呢？首先，这两种系统都是信息化的产品，而OA侧重于办公管理，ERP则侧重于业务流程管理，如果这两者可以集成，可以减少许多管理的漏洞，而且两种系统的整合集成将很好地解决和弥补各自的劣势，使得整个整合系统使用起来更加灵活，管理更加方便。在软件的设计上需要做到以下几点：

　　OA与ERP的集成将实现系统中数据的高度共享。ERP可以根据OA中的数据安排物料、人力、财务等业务进度和资源,相应的OA还可以根据ERP管控业务的相关数据，合理安排企业资源；

　　为了实现数据资源的高度共享，系统设计应统一数据库，以提高系统中数据的完整性、准确性和一致性；

　　做到这些以后，因为数据的统一和共享，那么在算法处理上要保证高效、实时传输数据，在系统内部自动处理数据，实现数据的及时性和完整性；

　　在开发中要考虑到目标企业各个部门在协同工作上的账户权限问题，严格管控用户权限，保证用户完成自己工作的同时不会权限溢出，追踪责任，保障数据安全；

　　OA系统本身具有开放性可拓展，设计时要考虑将OA系统做根基构建其他功能模块，更大程度的使系统高内聚、低耦合。

　　4 、OA与ERP的集成软件系统的应用

　　由于不同企业的生存环境、业务重点、工作流程、管理模式、工作习惯等的差异，不同企业在软件需求上有很大的差异,如果开发办公自动化系统，开发企业资源规划系统，成本高,并且两个未使用的软件系统的并行使用会造成更多的工作重复和复杂的数据。两个系统的开发花费大量人力物力，却并不能有效地提高工作效率。实际使用空间低，经常无法满足企业业务需求。为了解决这一尴尬问题，基于OA系统良好的扩展性，基于OA集成ERP的软件系统的应用将是企业办公软件的主要发展方向。

　　举个例子，在企业工程施工时，工程人员要根据库存去判断要购买多少零件，购买后库存管理者要管理物资资源变化，物资资源的变化有直接影响到财务的资金管理，而所有的一切还需要报告给行政部门进行审批与留档。OA与ERP集成后，在库存中可以查看每一件零件的使用情况；施工流程信息中又能追踪到每一环节应用到的人力物力资源。

　　图3 办公自动化系统结构示意图

　　基于OA集成ERP的软件系统具有良好的扩展性和模块化设计特点。在开发中要考虑升级与维护。在实际应用中，应定期进行数据备份、源代码备份、数据库备份和系统日志备份。制定安全合理的用户组织框架。做好网络安全防护、内网和互联网隔离，确保数据安全。

　　5 、结束语

　　OA与ERP集成系统汲取了两种系统各自的优势即高效办公和业务管理，有效地规避了原系统使用上与企业实际工作流程不一致、不贴合等问题。系统中的数据共享和传输提供了便利和及时性；为领导的审批操作带来了便捷和高效；全面提升了员工的办事效率；给系统开发人员带来方便。

　　参考文献

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